單位傳統的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統計分析麻煩等特點(diǎn)，現在已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，為何不用電腦來(lái)幫我們進(jìn)行考勤呢？用Excel 2002制作簡(jiǎn)單、快捷、準確的考勤表，你就能切身
體會(huì )到信息時(shí)代的方便與快捷。
一、基本框架設置
首先要進(jìn)行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
1.啟動(dòng)Excel 2002，新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表?！ ?
2.在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A(yíng)2單元格中輸入第1個(gè)員工的姓名，接著(zhù)選擇A2、A3單元格，然后單擊“合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為1個(gè)單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。
圖一 3.在單元格C1中輸入“7-1”，程序將自動(dòng)轉成“7月1日”(這里假定考勤從7月1日開(kāi)始)。用鼠標點(diǎn)選單元格C1，并移動(dòng)鼠標到單元格的右下角，待出現實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，這樣在7月1日后便形成了一個(gè)日期序列?！ ?
4.單擊日期序列最后的“自動(dòng)填充選項”智能填充標記，在彈出來(lái)的菜單中點(diǎn)選“以工作日填充”項，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不記入考勤日期?！ ?
5.選中整個(gè)日期行，在“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)選“數字”選項卡。在“分類(lèi)”列表中點(diǎn)選“自定義”項，在類(lèi)型框中輸入“d日”，然后單擊“確定”按鈕。
二、錄制宏
1.點(diǎn)選工作表中的任意一個(gè)單元格，然后單擊“工具→宏→錄制新宏”菜單項，進(jìn)入“錄制新宏”對話(huà)框。在“宏名”框中輸入準備錄制的宏的名稱(chēng)--“返回當前時(shí)間”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段(如圖2)。
圖二 2.輸入公式“=now( )”，然后按回車(chē)鍵，接著(zhù)單擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制?！ ?
三、制作宏按鈕 1.單擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單項，調出“繪圖”工具欄，接著(zhù)選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項。
中國公務(wù)網(wǎng) 2005-6-29 10:36:00 2.單擊“視圖→工具欄→窗體”菜單項，調出“窗體”工具欄，然后單擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著(zhù)在單元格B2中拖動(dòng)鼠標繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開(kāi)“指定宏”對話(huà)框，點(diǎn)選其中的“返回當前時(shí)間”宏，并單擊“確定”按鈕(如圖3)。
圖3 選擇“返回當前時(shí)間”宏 3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進(jìn)行設置。然后單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住“Ctrl”鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問(wèn)題更改為“下班”?！ ?
4.確認“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，單擊“下班”按鈕，然后按住“Shift”鍵再單擊“上班”按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。單擊“Ctrl”鍵，用鼠標將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復制到B列的其余單元格中。最后效果(如圖4)。
圖四 四、記錄出勤
選中待插入上下班時(shí)間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時(shí)會(huì )返回很長(cháng)一串數字，其實(shí)我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時(shí)間即可。單擊“格式→單元格”菜單項，在彈出來(lái)的“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)選“數字”選項卡，在分類(lèi)框中點(diǎn)選“時(shí)間”，在“類(lèi)型”框中點(diǎn)選“13:30”，最后單擊“確定”即可。
要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時(shí)間數值，否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，單擊右鍵選擇“復制”，點(diǎn)選“編輯→選擇性粘貼”菜單項，在“選擇性粘貼”對話(huà)框中選中“數值”項，然后單擊“確定”?！ ?
五、統計結果
1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行(如圖5)。
圖5 創(chuàng )建相關(guān)統計項目 2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,>8：30)”（這里假設上班時(shí)間為8:30），并按回車(chē)鍵，Z2單元格中便會(huì )出現選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,>17：00)”(假設下班時(shí)間為17:00)，并按回車(chē)鍵，Z2單元格中便會(huì )出現選中員工所有早于17:00下班的工作日天數?！ ?
3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,事假)”，并按回車(chē)鍵確認，AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數?！ ?
4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來(lái)完成?！ ?
5.單擊“工具→選項”菜單項，在彈出的對話(huà)框中點(diǎn)選“重新計算”選項卡，并單擊“重算活動(dòng)工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來(lái)了。
