1.制作考勤表的基本框架
1.制作考勤表的基本框架
首先要進(jìn)行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
?。?）啟動(dòng)Excel，新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表，分別記錄每個(gè)月的考勤狀況，將每個(gè)月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。
?。?）在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A(yíng)2單元格中輸入第1個(gè)員工的姓名，接著(zhù)選擇A2、A3單元格，然后點(diǎn)擊“合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為1個(gè)單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名。
?。?）在單元格C1中輸入“1-1”，程序將自動(dòng)轉成“1月1日”（這里假定考勤從1月1日開(kāi)始）。用鼠標點(diǎn)選單元格C1，并移動(dòng)鼠標到單元格的右下角，待出現實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，這樣在1月1日后便形成了一個(gè)日期序列。
?。?）點(diǎn)擊日期序列最后的“自動(dòng)填充選項”智能填充標記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不計入考勤日期。
?。?）默認情況下日期格式是某月某日，其實(shí)我們可以統一去掉前面的月?？蜻x整個(gè)日期行，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現的“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)擊“數字”選項卡。在“分類(lèi)”列表中點(diǎn)選“自定義”項，在類(lèi)型框中輸入“d"日"”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。這樣選區中的日期格式就全變了。
2.錄制記錄上下班時(shí)間的宏
在制作完考勤表的基本框架后，我們接著(zhù)就需要錄制一個(gè)記錄員工上下班時(shí)間的宏：
?。?）點(diǎn)選工作表中的任意單元格，然后點(diǎn)擊“工具→宏→錄制新宏”菜單命令，進(jìn)入“錄制新宏”對話(huà)框。在“宏名”框中輸入準備錄制的宏的名稱(chēng)——“返回當前時(shí)間”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段。
?。?）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車(chē)鍵，接著(zhù)點(diǎn)擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制。
這樣，“返回當前時(shí)間”宏便錄制完了，執行此宏將在活動(dòng)單元格中返回當前的日期和時(shí)間。
3.制作宏按鈕
接下來(lái)就是在B列中制作一些按鈕，用來(lái)調用“返回當前時(shí)間”的宏，以記錄員工上下班時(shí)間。下面我們就一起來(lái)看看其具體制作步驟：
?。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單命令，打開(kāi)“繪圖”工具欄，接著(zhù)選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項。這一步的主要目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大。
?。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→窗體”菜單命令，打開(kāi)“窗體”工具欄，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著(zhù)在單元格B2中拖動(dòng)鼠標繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開(kāi)“指定宏”對話(huà)框，點(diǎn)選其中的“返回當前時(shí)間”宏，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當前時(shí)間”宏指定給按鈕，這樣，點(diǎn)擊按鈕便會(huì )執行此宏。
?。?）點(diǎn)擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進(jìn)行設置。然后點(diǎn)擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問(wèn)題更改為“下班”。
注意：如果不按下“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，則點(diǎn)擊按鈕后，將執行“返回當前時(shí)間”的宏命令。
?。?）確認“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，點(diǎn)擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點(diǎn)擊“上班”按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。點(diǎn)擊Ctrl鍵，用鼠標將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復制到B列的其余單元格中。
4.記錄出勤
有了前面的制作，出勤的記錄就非常簡(jiǎn)單了：只需點(diǎn)選待插入上下班時(shí)間的單元格，點(diǎn)擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。當然如果是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。不過(guò)點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕返回了很長(cháng)一串數字，其實(shí)我們只需要諸如“13:30”這樣的時(shí)間即可。因此，需要作如下設置：
選中整個(gè)考勤記錄區域，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現的“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)擊“數字”選項卡，在分類(lèi)框中選中“時(shí)間”，在“類(lèi)型”框中點(diǎn)中“13:30”，最后點(diǎn)擊“確定”即可。
接下來(lái)我們需要做的一件事情是：把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時(shí)間數值。否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，點(diǎn)擊右鍵選擇“復制”命令，點(diǎn)選“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對話(huà)框中選中“數值”項，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。
5.月末統計
一般來(lái)說(shuō)，月末會(huì )是考勤員最忙的時(shí)候。為什么呢？因為他們需要對整月的考勤進(jìn)行統計，但在本例中，只需要用簡(jiǎn)單的公式和函數，便能很容易進(jìn)行月末統計，具體操作如下：
?。?）在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行。
?。?）點(diǎn)擊單元格Z2，然后鍵入公式“=COUNTIF （C2:Y2，">830"）”（這里假設上班時(shí)間為8:30），并按回車(chē)鍵，Z2單元格中便會(huì )出現“XX”所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在A(yíng)A2單元格中輸入公式“=COUNTIF（C3:Y3，"<17:30”"）”（假設下班時(shí)間為17:30），并按回車(chē)鍵，AA2單元格中便會(huì )出現“XX”所有早于17:30下班的工作日天數。
?。?）點(diǎn)擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF （C2:Y3，"事假"）”，并按回車(chē)鍵確認，AB2單元格中便出現了“XX”本月的事假次數。按照類(lèi)似的方法在單元格AC2、AD2、AE2輸入公式，公式的具體內容跟AB2中的類(lèi)似，只需將“事假”改成相應的“年假”、“病假”、“產(chǎn)假”即可。這樣“馬英偉”的本月考勤就統計完了。
?。?）接下來(lái)其他人的統計就不用這么麻煩了，我們可以利用Excel的公式和相對引用功能，用拖拉的方法瞬間便能完成所有人的考勤統計。用鼠標選中Z2:AE2區域，將鼠標移到所選區域的右下角，等光標變成黑色的實(shí)心“十”字狀時(shí)按住左鍵往下拖，直到最后一行。
?。?）點(diǎn)擊“工具→選項”菜單項，在出現對話(huà)框中點(diǎn)擊“重新計算”選項卡，并點(diǎn)擊“重算活動(dòng)工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來(lái)了。
注意：一般無(wú)法將所有員工整個(gè)月的考勤在一個(gè)屏幕中顯示出來(lái)，這時(shí)我們就需要對窗口進(jìn)行拆分和凍結。此例中可以將“姓名”、“日期”所在的列和行凍結起來(lái)，這樣不管我們怎樣移動(dòng)滾動(dòng)條，都能看到相應的姓名和日期。
6.改進(jìn)宏
前面宏命令的實(shí)質(zhì)就是向當前活動(dòng)單元格中插入一個(gè)返回當前系統時(shí)間的公式。為了不讓因重新計算而改變各單元格的數值，我們前面采用“復制→選擇性粘貼”的方法，將公式結果轉化成數值。其實(shí)，我們只要對宏命令稍加修改便能解決此問(wèn)題，避免每次無(wú)聊的重復操作。具體修改步驟如下：
?。?）點(diǎn)擊“工具→宏→宏”菜單命令，在出現的“宏”窗口中選擇“返回當前時(shí)間”，然后點(diǎn)擊“編輯”按鈕。
?。?）在彈出來(lái)的VB編程器窗口，我們可以看到“返回當前時(shí)間”宏的程序代碼，將語(yǔ)句“Active Cell.FormulaR1C1 = "=NOW（）"”改成“ActiveCell = NOW（）”，然后保存退出。
這樣，再點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕，插入活動(dòng)單元格中的就不再是“=NOW（）”公式，而是具體的時(shí)間數值了。以后不管重算多少次，插入的數值絕不會(huì )隨系統時(shí)間的變化改動(dòng)一次。
首先要進(jìn)行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
?。?）啟動(dòng)Excel，新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表，分別記錄每個(gè)月的考勤狀況，將每個(gè)月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。
?。?）在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A(yíng)2單元格中輸入第1個(gè)員工的姓名，接著(zhù)選擇A2、A3單元格，然后點(diǎn)擊“合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為1個(gè)單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名。
?。?）在單元格C1中輸入“1-1”，程序將自動(dòng)轉成“1月1日”（這里假定考勤從1月1日開(kāi)始）。用鼠標點(diǎn)選單元格C1，并移動(dòng)鼠標到單元格的右下角，待出現實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，這樣在1月1日后便形成了一個(gè)日期序列。
?。?）點(diǎn)擊日期序列最后的“自動(dòng)填充選項”智能填充標記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不計入考勤日期。
?。?）默認情況下日期格式是某月某日，其實(shí)我們可以統一去掉前面的月?？蜻x整個(gè)日期行，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現的“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)擊“數字”選項卡。在“分類(lèi)”列表中點(diǎn)選“自定義”項，在類(lèi)型框中輸入“d"日"”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。這樣選區中的日期格式就全變了。
2.錄制記錄上下班時(shí)間的宏
在制作完考勤表的基本框架后，我們接著(zhù)就需要錄制一個(gè)記錄員工上下班時(shí)間的宏：
?。?）點(diǎn)選工作表中的任意單元格，然后點(diǎn)擊“工具→宏→錄制新宏”菜單命令，進(jìn)入“錄制新宏”對話(huà)框。在“宏名”框中輸入準備錄制的宏的名稱(chēng)——“返回當前時(shí)間”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段。
?。?）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車(chē)鍵，接著(zhù)點(diǎn)擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制。
這樣，“返回當前時(shí)間”宏便錄制完了，執行此宏將在活動(dòng)單元格中返回當前的日期和時(shí)間。
3.制作宏按鈕
接下來(lái)就是在B列中制作一些按鈕，用來(lái)調用“返回當前時(shí)間”的宏，以記錄員工上下班時(shí)間。下面我們就一起來(lái)看看其具體制作步驟：
?。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單命令，打開(kāi)“繪圖”工具欄，接著(zhù)選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項。這一步的主要目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大。
?。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→窗體”菜單命令，打開(kāi)“窗體”工具欄，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著(zhù)在單元格B2中拖動(dòng)鼠標繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開(kāi)“指定宏”對話(huà)框，點(diǎn)選其中的“返回當前時(shí)間”宏，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當前時(shí)間”宏指定給按鈕，這樣，點(diǎn)擊按鈕便會(huì )執行此宏。
?。?）點(diǎn)擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進(jìn)行設置。然后點(diǎn)擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問(wèn)題更改為“下班”。
注意：如果不按下“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，則點(diǎn)擊按鈕后，將執行“返回當前時(shí)間”的宏命令。
?。?）確認“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，點(diǎn)擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點(diǎn)擊“上班”按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。點(diǎn)擊Ctrl鍵，用鼠標將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復制到B列的其余單元格中。
4.記錄出勤
有了前面的制作，出勤的記錄就非常簡(jiǎn)單了：只需點(diǎn)選待插入上下班時(shí)間的單元格，點(diǎn)擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。當然如果是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。不過(guò)點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕返回了很長(cháng)一串數字，其實(shí)我們只需要諸如“13:30”這樣的時(shí)間即可。因此，需要作如下設置：
選中整個(gè)考勤記錄區域，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現的“單元格格式”對話(huà)框中點(diǎn)擊“數字”選項卡，在分類(lèi)框中選中“時(shí)間”，在“類(lèi)型”框中點(diǎn)中“13:30”，最后點(diǎn)擊“確定”即可。
接下來(lái)我們需要做的一件事情是：把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時(shí)間數值。否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，點(diǎn)擊右鍵選擇“復制”命令，點(diǎn)選“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對話(huà)框中選中“數值”項，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。
5.月末統計
一般來(lái)說(shuō)，月末會(huì )是考勤員最忙的時(shí)候。為什么呢？因為他們需要對整月的考勤進(jìn)行統計，但在本例中，只需要用簡(jiǎn)單的公式和函數，便能很容易進(jìn)行月末統計，具體操作如下：
?。?）在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行。
?。?）點(diǎn)擊單元格Z2，然后鍵入公式“=COUNTIF （C2:Y2，">830"）”（這里假設上班時(shí)間為8:30），并按回車(chē)鍵，Z2單元格中便會(huì )出現“XX”所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在A(yíng)A2單元格中輸入公式“=COUNTIF（C3:Y3，"<17:30”"）”（假設下班時(shí)間為17:30），并按回車(chē)鍵，AA2單元格中便會(huì )出現“XX”所有早于17:30下班的工作日天數。
?。?）點(diǎn)擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF （C2:Y3，"事假"）”，并按回車(chē)鍵確認，AB2單元格中便出現了“XX”本月的事假次數。按照類(lèi)似的方法在單元格AC2、AD2、AE2輸入公式，公式的具體內容跟AB2中的類(lèi)似，只需將“事假”改成相應的“年假”、“病假”、“產(chǎn)假”即可。這樣“馬英偉”的本月考勤就統計完了。
?。?）接下來(lái)其他人的統計就不用這么麻煩了，我們可以利用Excel的公式和相對引用功能，用拖拉的方法瞬間便能完成所有人的考勤統計。用鼠標選中Z2:AE2區域，將鼠標移到所選區域的右下角，等光標變成黑色的實(shí)心“十”字狀時(shí)按住左鍵往下拖，直到最后一行。
?。?）點(diǎn)擊“工具→選項”菜單項，在出現對話(huà)框中點(diǎn)擊“重新計算”選項卡，并點(diǎn)擊“重算活動(dòng)工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來(lái)了。
注意：一般無(wú)法將所有員工整個(gè)月的考勤在一個(gè)屏幕中顯示出來(lái)，這時(shí)我們就需要對窗口進(jìn)行拆分和凍結。此例中可以將“姓名”、“日期”所在的列和行凍結起來(lái)，這樣不管我們怎樣移動(dòng)滾動(dòng)條，都能看到相應的姓名和日期。
6.改進(jìn)宏
前面宏命令的實(shí)質(zhì)就是向當前活動(dòng)單元格中插入一個(gè)返回當前系統時(shí)間的公式。為了不讓因重新計算而改變各單元格的數值，我們前面采用“復制→選擇性粘貼”的方法，將公式結果轉化成數值。其實(shí)，我們只要對宏命令稍加修改便能解決此問(wèn)題，避免每次無(wú)聊的重復操作。具體修改步驟如下：
?。?）點(diǎn)擊“工具→宏→宏”菜單命令，在出現的“宏”窗口中選擇“返回當前時(shí)間”，然后點(diǎn)擊“編輯”按鈕。
?。?）在彈出來(lái)的VB編程器窗口，我們可以看到“返回當前時(shí)間”宏的程序代碼，將語(yǔ)句“Active Cell.FormulaR1C1 = "=NOW（）"”改成“ActiveCell = NOW（）”，然后保存退出。
這樣，再點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕，插入活動(dòng)單元格中的就不再是“=NOW（）”公式，而是具體的時(shí)間數值了。以后不管重算多少次，插入的數值絕不會(huì )隨系統時(shí)間的變化改動(dòng)一次。
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