有的文字秘書(shū)可能文字基礎非常好，但不一定能寫(xiě)好機關(guān)公文稿，只能說(shuō)具備了寫(xiě)好機關(guān)文稿的條件。這是因為機關(guān)文稿有其獨特的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用，起草機關(guān)文稿有其獨特的思維方式和寫(xiě)作要求，如果把握得不好、不準，即使你駕馭文字的能力再強，文章也未必能對得上路。
機關(guān)文稿無(wú)論是領(lǐng)導講話(huà)、重要文件、工作總結、調研文章等“大塊頭”文章，還是通知、批復、紀要、信息等“小塊頭”文章，都必然涉及政治、經(jīng)濟、歷史、哲學(xué)、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、軍事、保密、統一戰線(xiàn)等多方面的知識，每一門(mén)知識又包括了方針政策、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)、不同時(shí)期的任務(wù)與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方面的知識，不僅材料寫(xiě)不下去、寫(xiě)不對路，還難免說(shuō)外行話(huà)，甚至還可能說(shuō)錯話(huà)。這一點(diǎn)，對于黨委、政府文字綜合部門(mén)的工作人員尤為重要。
作為專(zhuān)業(yè)部門(mén)的秘書(shū)人員，也許你對部門(mén)工作的相關(guān)知識爛熟于心，但你也不能不了解其他有關(guān)方面的專(zhuān)門(mén)知識。因為一個(gè)部門(mén)的工作不可能孤立運行，而要在黨委、政府統一領(lǐng)導下，與其他各部門(mén)各單位的工作協(xié)調、配合運行。如果各部門(mén)文秘人員不努力掌握多方面的知識，僅僅知道或者僅僅強調本部門(mén)的工作和利益重要，寫(xiě)起材料來(lái)各行其是，那就有可能出現政策打架、步調不一的現象，就會(huì )影響機關(guān)總體工作的有效運轉。
所以，作為一名稱(chēng)職或者基本稱(chēng)職的文字秘書(shū)，除了要掌握語(yǔ)言文字基礎知識和各種機關(guān)文稿的寫(xiě)作常識外，還要重點(diǎn)掌握以下方面的基本知識：
一是歷史知識。以史為鏡，可以知替興。忘記歷史意味著(zhù)背叛，不懂歷史意味著(zhù)淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業(yè)于歷史專(zhuān)業(yè)，不可能都對歷史有全面的、詳細的了解，但對人類(lèi)社會(huì )發(fā)展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經(jīng)驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、建國以來(lái)的發(fā)展史特別是改革開(kāi)放以來(lái)的發(fā)展史更應熟記于心，對地方史和有關(guān)專(zhuān)業(yè)史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時(shí)候會(huì )用到歷史知識，不少領(lǐng)導同志發(fā)表講話(huà)也會(huì )運用有關(guān)史實(shí)，或用于探討事物發(fā)展規律，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀(guān)點(diǎn)、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會(huì )陷入對某個(gè)問(wèn)題知其然不知其所以然，想說(shuō)清楚但說(shuō)不清楚，想說(shuō)透徹但說(shuō)不透徹的窘境，文章就會(huì )欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。
二是理論知識。理論來(lái)源于實(shí)踐又指導實(shí)踐，沒(méi)有正確的理論就沒(méi)有正確的實(shí)踐，而理論的運用又經(jīng)常且大量地出現于機關(guān)文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來(lái)是非觀(guān)念的模糊和政治立場(chǎng)的偏頗。因此必須努力學(xué)習和掌握馬列主義、毛澤東思想，在現階段特別要全面、準確地領(lǐng)會(huì )和把握鄧小平理論，用這一理論武裝頭腦，指導寫(xiě)作。也許有同志會(huì )說(shuō)，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的干嗎要學(xué)？學(xué)了用得著(zhù)嗎?芽這話(huà)大錯特錯。首先，既然你在機關(guān)從事文秘工作，理論不能不學(xué)，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學(xué)、不愿學(xué)或者裝模作樣地學(xué)，但文秘人員非得老老實(shí)實(shí)、認認真真地學(xué)不可。其次，說(shuō)到用得著(zhù)用不著(zhù)的問(wèn)題，關(guān)鍵看你怎么用。不動(dòng)腦筋，照抄照搬，當然沒(méi)用；空洞說(shuō)教，脫離實(shí)際，當然沒(méi)用；望文生義，牽強附會(huì )，當然沒(méi)用；固守教條，缺乏創(chuàng )意，當然沒(méi)用。我們所需要的是，通過(guò)打牢理論功底，增強對實(shí)際問(wèn)題的理性思考，學(xué)會(huì )用馬列主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)、方法觀(guān)察問(wèn)題和分析問(wèn)題，并以此貫穿于文稿寫(xiě)作之中。
三是經(jīng)濟知識。經(jīng)濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個(gè)中心來(lái)進(jìn)行。很難想象，一個(gè)不懂得起碼經(jīng)濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門(mén)和各職能部門(mén)的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個(gè)文明建設起核心領(lǐng)導作用的，組織、紀檢、宣傳、統戰等各項工作無(wú)不與經(jīng)濟工作密切相關(guān)，而客觀(guān)上，文秘人員接觸黨務(wù)工作多，接觸經(jīng)濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個(gè)方面的經(jīng)濟問(wèn)題，所以在學(xué)習經(jīng)濟知識方面應比其他部門(mén)文秘人員更主動(dòng)、更自覺(jué)一些。政府綜合部門(mén)和專(zhuān)業(yè)經(jīng)濟部門(mén)的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經(jīng)濟政策、報表、動(dòng)態(tài)乃至各種矛盾和問(wèn)題打交道，但也有一個(gè)懂得多與少、深與淺的問(wèn)題。概而言之，無(wú)論哪個(gè)行業(yè)的文秘人員，都必須努力學(xué)經(jīng)濟、懂經(jīng)濟。這包括經(jīng)濟理論、經(jīng)濟發(fā)展規律、經(jīng)濟政策及常用名詞術(shù)語(yǔ)等，尤其要注意學(xué)習市場(chǎng)經(jīng)濟理論和有關(guān)知識，把握市場(chǎng)經(jīng)濟運行的規律和特點(diǎn)；隨著(zhù)我國加入ＷＴＯ和知識經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)，還必須學(xué)習有關(guān)新理論、新概念和涉外經(jīng)濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實(shí)際需要，通過(guò)起草文稿為加快發(fā)展獻計出力。
四是科技知識?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展離不開(kāi)科技，因而起草機關(guān)文稿也離不開(kāi)對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，了解科技創(chuàng )新對于經(jīng)濟發(fā)展的重大意義，了解國內外高新技術(shù)發(fā)展趨勢，以適應推進(jìn)科技進(jìn)步、轉變經(jīng)濟增長(cháng)方式的需要。同時(shí)要積極掌握現代化辦公有關(guān)技能，使自己成為學(xué)科學(xué)、懂科學(xué)、用科學(xué)的新型人才。
五是法律知識。依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著(zhù)我國社會(huì )主義法制的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經(jīng)濟和社會(huì )活動(dòng)，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來(lái)越為推動(dòng)經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步所必需。因此，作為機關(guān)文秘人員，毫無(wú)疑問(wèn)要努力學(xué)法、懂法，包括基本法和有關(guān)專(zhuān)門(mén)性的法律法規，即使不可能全部學(xué)深學(xué)透，也要盡可能地多學(xué)、多懂一些。這樣，起草文稿時(shí)才能體現依法辦事的原則，正確使用有關(guān)法律概念和規定，不至于出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關(guān)和行政執法部門(mén)的文秘人員，則應學(xué)得更精、懂得更多一些，在學(xué)法、守法、用法方面當表率。特別在對外經(jīng)濟交往當中，很多關(guān)系需要依*法律來(lái)調整，很多矛盾需要運用法律來(lái)解決，所以不僅單位負責人要懂法，文秘人員也應懂法，否則就可能給經(jīng)濟造成不必要的損失。
六是領(lǐng)導科學(xué)知識。文秘人員雖然不是領(lǐng)導，但所從事的工作是直接為領(lǐng)導服務(wù)的，就必須懂得一定的領(lǐng)導科學(xué)知識。領(lǐng)導科學(xué)所包含的內容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過(guò)程和決策實(shí)施方面的知識，駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場(chǎng)經(jīng)濟條件下如何改進(jìn)工作方法、提高領(lǐng)導水平方面的知識等等，都應有一定的了解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準確地領(lǐng)會(huì )和反映領(lǐng)導意圖，才能在決策中當好領(lǐng)導的參謀助手。實(shí)際上，文秘人員天天與領(lǐng)導打交道，包括請示匯報、參加會(huì )議、陪同搞調查研究等，對領(lǐng)導的決策過(guò)程、領(lǐng)導方法和工作風(fēng)格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，不善于捕捉和積累這方面的知識，自覺(jué)不自覺(jué)地把自己隔離于領(lǐng)導活動(dòng)之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學(xué)什么和思考什么。
除上述方面之外，還有其他一些必須掌握的知識，各部門(mén)也還有各自的專(zhuān)業(yè)知識，這里就不一一列舉了?？傊?，學(xué)歷史可以使人深刻，學(xué)理論可以使人清醒，學(xué)經(jīng)濟可以使人精明，學(xué)科技可以使人聰慧，學(xué)法律可以使人機敏，學(xué)領(lǐng)導科學(xué)可以使人成熟，一句話(huà)，有了這些知識，工作中就能得心應手，左右逢源。當然，如果能懂得一些文學(xué)和音樂(lè )知識，那就更好了。
世界上的知識浩如煙海，一個(gè)人的精力和時(shí)間是有限的，這就需要我們掌握一些正確的學(xué)習方法，不斷充實(shí)和更新知識。第一，根據本人的知識基礎和工作需要，采取缺什么補什么的方法，做好學(xué)習計劃，選定一批必讀的書(shū)目；第二，根據難易程度和業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)程度，把必讀書(shū)目分為粗讀和通讀兩大類(lèi)，粗讀即一般了解，把主要的東西記住就可以了，哪怕一目十行也不要緊；通讀要逐字、逐句、逐段認真閱讀，做到基本弄懂弄通；第三，在粗讀、通讀的同時(shí)，擇定個(gè)人的主攻領(lǐng)域，即“專(zhuān)”的方向，然后重點(diǎn)研讀這方面的書(shū)目，即精讀，并結合實(shí)踐進(jìn)行思考，舉一反三，加深記憶和理解，達到觸類(lèi)旁通、融會(huì )貫通的目的；第四，在精讀的同時(shí)，不能疏忽了粗讀和通讀有關(guān)書(shū)目，即不能片面求“專(zhuān)”而疏于求“通”，要通過(guò)合理分配學(xué)習時(shí)間?穴如零碎時(shí)間用于粗讀和通讀、整塊時(shí)間用于精讀?雪、采用不同記憶方法?穴如一般內容記大意、重點(diǎn)內容記原意?雪，區別不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使學(xué)到的知識既全面又有重點(diǎn)，既不因過(guò)于寬泛而停留于一知半解，又不因過(guò)于偏狹而顯得孤陋寡聞。
在市場(chǎng)經(jīng)濟不斷發(fā)展、知識經(jīng)濟新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問(wèn)題、新知識層出不窮，如果我們不注意不斷充實(shí)和更新知識，就跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐，就難以勝任本職工作。為此，我們必須以一種強烈的“知識恐慌”感迫使自己：學(xué)習、學(xué)習、再學(xué)習
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