領(lǐng)導文稿，既可被理解為領(lǐng)導者的文稿，也可被理解為領(lǐng)導機關(guān)的文稿。本文所說(shuō)的領(lǐng)導文稿是指領(lǐng)導者的文稿，其中包括領(lǐng)導者交辦的不以領(lǐng)導者名義使用的文稿(如法定公文)。領(lǐng)導文稿，是指領(lǐng)導者在公務(wù)活動(dòng)中，即在從事領(lǐng)導工作中使用的所有文稿。凡是從事領(lǐng)導工作的領(lǐng)導者都需要領(lǐng)導文稿。領(lǐng)導文稿，是領(lǐng)導工作之必需，是領(lǐng)導者實(shí)施領(lǐng)導的重要手段和重要形式。領(lǐng)導文稿起草，不僅是領(lǐng)導者的一項重要工作，更是領(lǐng)導機關(guān)秘書(shū)部門(mén)的一項重要工作。領(lǐng)導文稿起草，在領(lǐng)導機關(guān)工作中具有相對獨立性。領(lǐng)導文稿起草，既是一個(gè)行業(yè)，又是一門(mén)學(xué)問(wèn)。
一、領(lǐng)導文稿的概念
本文所謂的領(lǐng)導文稿，是領(lǐng)導者在公務(wù)活動(dòng)，即從事領(lǐng)導工作中的文稿，不是領(lǐng)導者在個(gè)人生活中的文稿。領(lǐng)導者在個(gè)人生活中的文稿不在本文討論之列。領(lǐng)導機關(guān)的法定公文文稿也不在本文重點(diǎn)討論之列。
本文所說(shuō)的領(lǐng)導文稿，主要是指以領(lǐng)導者個(gè)人的名義使用或發(fā)表的文稿，還包括領(lǐng)導者交辦的不以個(gè)人名義使用的部分文稿。因此，在嚴格意義上，領(lǐng)導文稿是工作用文，也是機關(guān)文書(shū)，但不是法定通用公文。領(lǐng)導文稿與機關(guān)法定通用公文的主體有所不同，前者是領(lǐng)導者個(gè)人，后者是領(lǐng)導機關(guān)。在個(gè)別法定通用公文中，也有以領(lǐng)導者個(gè)人名義發(fā)布的，如國家主席令、軍委主席令、省長(cháng)令等，但這些屬于法定通用公文，不能視作一般的個(gè)人行為。領(lǐng)導文稿大多是以個(gè)人名義出現的。盡管領(lǐng)導文稿可以代表領(lǐng)導集體、甚至是經(jīng)領(lǐng)導集體討論通過(guò)的，但也只能算作個(gè)人文稿，而不能視為嚴格意義上的公文(即領(lǐng)導機關(guān)法定通用的公文)，盡管它帶有“準法定文書(shū)”的性質(zhì)。有的領(lǐng)導文稿經(jīng)法定程序可上升為法定公文，但已不是本來(lái)意義上的領(lǐng)導文稿。
領(lǐng)導文稿，不同于領(lǐng)導講稿。領(lǐng)導講稿，是指領(lǐng)導者的講話(huà)稿和講演稿。講話(huà)稿，用于內部會(huì )議和聚會(huì )，講話(huà)對象是領(lǐng)導、管轄范圍或與之有關(guān)的人員，講話(huà)內容限于與領(lǐng)導工作有關(guān)；講演稿則用于外部會(huì )議和場(chǎng)合，講演對象通常是工作系統外的人員，講演內容不僅限于本職工作。
領(lǐng)導文稿，包括領(lǐng)導講稿；領(lǐng)導講稿是領(lǐng)導文稿的重點(diǎn)內容，但領(lǐng)導文稿不僅限于領(lǐng)導講稿。
本文所說(shuō)的領(lǐng)導文稿，是指領(lǐng)導者在工作中的所有文稿：講話(huà)稿(包括書(shū)面講話(huà)稿)、講演稿(本文不予展開(kāi)論述)、發(fā)言稿、談話(huà)稿、匯報稿、主持詞．致辭，報告稿(工作報告、情況報告，調研報告)、署名文章、信函(以個(gè)人名義的介紹信、邀請信、賀信、慰問(wèn)信、感謝信、證明信等)、批示、作序、按語(yǔ)、題詞、賦詩(shī)等。其中需說(shuō)明的是：發(fā)言稿，一是指在上級或平級召開(kāi)的會(huì )議上介紹情況、介紹經(jīng)驗、談體會(huì )等；二是指在工作研討性會(huì )議上，談個(gè)人看法，發(fā)表個(gè)人見(jiàn)解；三是在領(lǐng)導班子成員集中學(xué)習或民主生活會(huì )上談體會(huì )、作批評與自我批評等。匯報稿，是指向領(lǐng)導班子集體或上級作匯報的文稿。報告稿，有兩種情況：一是在會(huì )議上作報告用的報告稿，屬會(huì )議用稿；二是以文字形式報告工作的報告稿。情況報告和調研報告，通常是指文字報告，屬非會(huì )議用稿。
綜合以上情況，領(lǐng)導文稿可分為兩大類(lèi)18種：話(huà)語(yǔ)類(lèi)文稿，即為領(lǐng)導者個(gè)人以話(huà)語(yǔ)表達而準備的文稿；純文字類(lèi)文稿，即領(lǐng)導個(gè)人不須話(huà)語(yǔ)表達的文稿。常用的話(huà)語(yǔ)類(lèi)領(lǐng)導文稿共有8種：會(huì )議報告、講話(huà)、演講、發(fā)言、匯報、談話(huà)、主持詞、致辭等。常用的純文字類(lèi)文稿共有10種：工作報告(非會(huì )議用)，情況報告、調研報告(包括考察報告)、署名文章、信函、批示、作序、按語(yǔ)、題詞、賦詩(shī)等。因領(lǐng)導者所承擔的由文秘人員完成的法定公文文稿不在本文重點(diǎn)討論范圍，故未列入。
二，領(lǐng)導文稿的特性
既然領(lǐng)導文稿是一種特別重要的公務(wù)文書(shū)，那就有其特性，即特殊的規定性。領(lǐng)導文稿至少應有三大特性：
一是權威性。領(lǐng)導文稿的權威性來(lái)自領(lǐng)導者的權威性。領(lǐng)導者均擔負一定的領(lǐng)導職務(wù)，在公務(wù)活動(dòng)中可以代表所在領(lǐng)導集體，其言論應與其身份相符，有著(zhù)一定的權威性，不能混同一般工作人員和普通老百姓。因此，作為領(lǐng)導言論重要載體的領(lǐng)導文稿有著(zhù)一定的權威性。這種權威性，來(lái)自領(lǐng)導者的身份，來(lái)自言論的客觀(guān)性，來(lái)自嚴密的邏輯性，來(lái)自思想的深刻性，正確性，來(lái)自語(yǔ)言的準確性、生動(dòng)性，來(lái)自對工作的指導性。
二是公務(wù)性。領(lǐng)導文稿的這種公務(wù)性，首先決定了領(lǐng)導文稿用于公務(wù)活動(dòng)，并適用于公務(wù)活動(dòng)；其次是領(lǐng)導文稿必須符合領(lǐng)導機關(guān)公務(wù)文書(shū)(盡管不是法定通用公文)的規定性，語(yǔ)言簡(jiǎn)明、平實(shí)、莊重，與文學(xué)作品(含蓄、曲折、細膩)有著(zhù)明顯的區別。領(lǐng)導文稿(包括所有機關(guān)公文)與文學(xué)作品使用的思維方式不同，前者是邏輯思維(形式邏輯和辯證邏輯)，后者是形象思維．正因為如此，領(lǐng)導文稿起草工作者不一定適合搞文學(xué)創(chuàng )作，搞文學(xué)創(chuàng )作的人也不一定適合領(lǐng)導文稿起草?？傊?，領(lǐng)導文稿屬機關(guān)公務(wù)文書(shū)，應具備公務(wù)文書(shū)的特性。
三是領(lǐng)導個(gè)性。因領(lǐng)導文稿是供領(lǐng)導個(gè)人使用或在領(lǐng)導個(gè)人指導下起草的，所以它必然帶有領(lǐng)導者個(gè)人的特性(痕跡)。這種領(lǐng)導個(gè)性體現在許多方面。首先，文稿要與領(lǐng)導者的職務(wù)、地位相符，這也是最基本的特性。其次，文稿是對領(lǐng)導者個(gè)人素質(zhì)的反映。從領(lǐng)導文稿可以看出領(lǐng)導者個(gè)人的理論水平、思維方式、工作魄力、領(lǐng)導藝術(shù)等。文稿水平反映領(lǐng)導水平。還有，文稿是對領(lǐng)導者個(gè)人性格、習慣以及語(yǔ)言特點(diǎn)的反映?！拔娜缙淙恕睂︻I(lǐng)導文稿同樣適用。領(lǐng)導文稿的個(gè)性，是一種客觀(guān)存在，不論是以自覺(jué)或不自覺(jué)的方式，它總要得以表現。無(wú)個(gè)性的領(lǐng)導文稿是沒(méi)有的。無(wú)個(gè)性的領(lǐng)導文稿就不能算其為領(lǐng)導文稿。對領(lǐng)導文稿的個(gè)性，起草人(無(wú)論是領(lǐng)導者還是文秘工作者)都必須予以高度重視。
三、各種領(lǐng)導文稿的特點(diǎn)
十八種領(lǐng)導文稿，各不相同，各有特點(diǎn)，本文予以簡(jiǎn)要概述．
(一)會(huì )議報告。這種文稿多用于法定性會(huì )議(如黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì ))，報告人應是黨委、人大、政府、政協(xié)、法院．檢察院或部門(mén)的主要負責人。因此，報告稿的特點(diǎn)是正規性，莊重性，全面性最強，篇幅也最長(cháng)(特殊情況除外)。會(huì )議報告稿的特殊要求：對工作要做出全面總結，既講成績(jì)又講不足和問(wèn)題，用語(yǔ)要特別講究客觀(guān)、實(shí)際，出言有據：對工作作出全面部署，原則性、指導性強．報告稿，經(jīng)會(huì )議討論原則通過(guò)，修改定稿后，即成為法定性公文。
(二)講話(huà)。通常多用于部署工作。此種文稿與工作形勢結合緊密；談?wù)J識，思想深刻，觀(guān)點(diǎn)明確；提要求，堅決、有力，明確、具體。此種文稿的特點(diǎn)是說(shuō)服力、號召力、可操作性強。此種文稿，密級較低的，通常在會(huì )上發(fā)給與會(huì )人員，會(huì )后經(jīng)處理在機關(guān)內刊上正式印發(fā)；密級較高的，會(huì )上不印發(fā)，會(huì )后再正式印發(fā)，也有的是只講話(huà)不印發(fā)。
(三)演講。此種文稿通常不是部署工作，而是闡明觀(guān)點(diǎn)和主張。因此，演講主要是靠深刻的思想內容而不是華麗的詞藻，去打動(dòng)、征服聽(tīng)眾。此種文稿，一般情況下，都可公開(kāi)發(fā)表。
(四)發(fā)言。這種文稿一般適用介紹經(jīng)驗做法、談學(xué)習體會(huì )或工作體會(huì )，在研討會(huì )上講看法、見(jiàn)解。發(fā)言人以普通與會(huì )者的身份而出現，也就是說(shuō)發(fā)言對象不是被領(lǐng)導者。因此，態(tài)度要謙虛，語(yǔ)氣要平和，說(shuō)話(huà)要留有余地。
(五)匯報。這種文稿多用于向上級或領(lǐng)導班子集體匯報有關(guān)情況。向上級匯報，要特別注意滿(mǎn)足上級要求，簡(jiǎn)繁得當，防止不著(zhù)邊際、拖泥帶水。向領(lǐng)導或領(lǐng)導班子集體匯報有關(guān)會(huì )議精神，要簡(jiǎn)要介紹會(huì )議有關(guān)情況；匯報會(huì )議精神，要特別注意匯報會(huì )議的新提法、新精神、新要求；要提出貫徹落實(shí)會(huì )議精神的意見(jiàn)和措施。匯報工作，要摸清匯報對象的需要，簡(jiǎn)要介紹工作過(guò)程，重點(diǎn)匯報工作完成情況，工作成績(jì)和問(wèn)題、工作體會(huì )。此類(lèi)文稿，一般只供匯報使用，不必刊發(fā)，特殊需要除外。
(六)談話(huà)。顯然， 此種文稿不用于會(huì )議，而用于小范圍的對話(huà)，多用于與上級、外地、海外來(lái)賓的交談，少量用于同下級的談話(huà)以及新聞媒體的采訪(fǎng)．談話(huà)稿應回答談話(huà)對象所提出，關(guān)心或可能提出的問(wèn)題。談話(huà)稿之所以必要，是因為有時(shí)要做到有備而擊。談話(huà)稿可有而不可顯，談話(huà)稿的內容只能成竹在胸，而不能照本宣科。談話(huà)稿，一般是答問(wèn)式，而不是做文章。
(七)主持詞。從道理上講，作為會(huì )議的主持人，一般不必專(zhuān)門(mén)準備主持詞，但在高級的會(huì )議和特別莊重、嚴肅的會(huì )議上，準備好文字的主持詞是必要的：一是為了表述準確，防止隨意性；二是為了節省時(shí)間。主持詞，通常要講會(huì )議的意義，強調主題講話(huà)的重要性，以及貫徹落實(shí)會(huì )議精神的意見(jiàn)。簡(jiǎn)短的主持詞，一般不印發(fā)；內容較多、比較重要的主持詞除外。
(八)致辭。致辭， 通常是對會(huì )議的召開(kāi)或活動(dòng)的開(kāi)展給予充分肯定，對會(huì )議和與會(huì )者致以良好的祝愿。這種文稿的特點(diǎn)是熱情洋溢，生動(dòng)活潑，短小精練，要起到舒暢心情，活躍氣氛的作用。
(九)工作報告(非會(huì )議用的書(shū)面報告)。這種文稿，通常要講清工作進(jìn)程，完成情況、工作中遇到的問(wèn)題、工作打算，目的是讓上級、領(lǐng)導或領(lǐng)導集體掌握情況、指導工作。
(十)情況報告(書(shū)面)。這種文稿，多用于向上級或領(lǐng)導報告出現的新情況，提起注意。文稿要把“情況”交代清楚，分析事由，預測發(fā)展趨勢，提出擬采取的對策。
(十一)調研報告(指書(shū)面報告，包括考察報告)。這種文稿，通常是寫(xiě)給領(lǐng)導班子集體的，有時(shí)是寫(xiě)給上級的。作為調研成果，調研報告的內容，要有情況、有分析、有觀(guān)點(diǎn)，有對策?？傊?，對報告對象(領(lǐng)導班子或上級等)的決策，要有參考價(jià)值；否則，就沒(méi)有意義。
(十二)署名文章。這種文稿(主要用于公開(kāi)發(fā)表)，必須要有新意，要么，提出新的見(jiàn)解，要么，比已有的認識更深刻?？傊?，文中的見(jiàn)解要高于當時(shí)一般認識水平；否則，文章就毫無(wú)價(jià)值，就沒(méi)有撰寫(xiě)、發(fā)表的必要．因此，撰寫(xiě)署名文章，必須對問(wèn)題要有深刻研究，要有獨到見(jiàn)解。署名文章最能體現領(lǐng)導者的理論水平。
(十三)信函。這種文稿，在領(lǐng)導者的公務(wù)活動(dòng)中有時(shí)會(huì )用到，通常由領(lǐng)導者直接書(shū)寫(xiě)，但讓文秘人員代為起草的情況也是有的。信函的特點(diǎn)是態(tài)度誠懇、觀(guān)點(diǎn)明確，篇幅簡(jiǎn)短。
(十四)批示。一般由領(lǐng)導者直接書(shū)寫(xiě)，但有的批示可由文秘人員起草。搞好“批示”的起草，關(guān)鍵是對所要批示的材料或工作要全面把握，所擬“批示”要能夠代表領(lǐng)導者的意見(jiàn)?！芭尽彪m短，但要領(lǐng)導采用特難．寫(xiě)好領(lǐng)導“批示”，文秘人員須達到相當高的水平。
(十五)作序。這種文稿，多為專(zhuān)著(zhù)、文集的作者代為起草．因為領(lǐng)導者對書(shū)的內容不可能全面掌握。知書(shū)者，著(zhù)者也。為書(shū)作序，必然要對書(shū)和編著(zhù)者做出一個(gè)基本的肯定性的評價(jià)。因此，“序”必須贊譽(yù)適當、表述得體，不能寫(xiě)那些讓領(lǐng)導者感到言詞無(wú)據、底氣不足的話(huà)語(yǔ)。代為作序，應把握這樣一個(gè)分寸：既要借助權威，又不難為領(lǐng)導。
(十六)按語(yǔ)。即為將要印發(fā)的材料特別加寫(xiě)提示性的話(huà)語(yǔ)。按語(yǔ)，領(lǐng)導者直接編寫(xiě)的有之，文秘人員代為領(lǐng)導起草的也有之。按語(yǔ)，應概括準確、評價(jià)適當，簡(jiǎn)明扼要。因此，寫(xiě)好按語(yǔ)，必須對材料的內容有一個(gè)比較全面的把握，對所評價(jià)的事物的本質(zhì)看得十分清楚。寫(xiě)出的按語(yǔ)若能完全代表領(lǐng)導者的看法，實(shí)屬不易。
(十七)題詞。領(lǐng)導手書(shū)題詞，是純粹的領(lǐng)導行為，但草擬領(lǐng)導題詞的內容卻可以含有秘書(shū)行為。題詞雖簡(jiǎn)，但它表明的是領(lǐng)導的看法，觀(guān)點(diǎn)和態(tài)度。領(lǐng)導題詞，有兩種情況：一是事先無(wú)準備的現場(chǎng)題詞。即使是這種情況，秘書(shū)工作人員也可以在現場(chǎng)以口頭形式發(fā)揮參謀作用。二是預約題詞。通常由秘書(shū)工作人員草擬幾個(gè)內容不同的題詞，供領(lǐng)導者選用。盡管題詞的情況少見(jiàn)，但畢竟是領(lǐng)導者在公務(wù)活動(dòng)中可能遇到的一項內容。因此，在本文中不能不提及。
(十八)詩(shī)詞。這也是一種少見(jiàn)的領(lǐng)導文稿形式。雖然少見(jiàn)，但不可排除。詩(shī)詞的主要特點(diǎn)是講究格律。正因為如此，更需要秘書(shū)工作人員發(fā)揮參謀助手作用。
原載于《秘書(shū)工作》 2005年02期
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