以請柬為例，首先將請柬的收件人信息（包括姓名、職務(wù)等）在excel里制作成一份表格。將光標固定在word的請柬抬頭處（尊敬的XXX)，找到工具欄郵件選項的“開(kāi)始郵件合并”，點(diǎn)擊郵件合并向導。

第一步選擇文檔類(lèi)型，一般選信函；第二步選擇開(kāi)始文檔，點(diǎn)擊使用當前文檔。

第三步郵件合并，選擇“使用現有列表”，點(diǎn)擊瀏覽，把excel表格選中，彈出郵件合并收件人對話(huà)框，全選，點(diǎn)擊確定。

第四步，撰寫(xiě)信函，點(diǎn)擊其他項目，插入合并域對話(huà)框中選擇姓名，這樣就能在尊敬的XXX插入所有人的姓名，可以自動(dòng)打印N份內容一樣、姓名不同的請柬了。

第五步預覽信函中，我們可以在主頁(yè)上查看不同姓名的信函，若要讓自動(dòng)生成的所有信函都顯示出來(lái)，我們可以點(diǎn)擊編輯單個(gè)信函。

點(diǎn)擊打印可以把所有信函都打印，若要針對某個(gè)人的信函進(jìn)行細微改動(dòng)，可以點(diǎn)擊編輯單個(gè)信函，找到所屬信函進(jìn)行編輯，然后點(diǎn)擊打印即可。