與洽談會(huì )、發(fā)布會(huì )、贊助會(huì )、展覽會(huì )等其他類(lèi)型的商務(wù)性會(huì )議相比，茶話(huà)會(huì )恐怕是社交色彩最為濃重，而商務(wù)色彩最為淡薄的一種類(lèi)型。所以，有人將其稱(chēng)為“商界務(wù)虛會(huì )”。
所謂茶話(huà)會(huì )，在商界主要是指意在聯(lián)絡(luò )老朋友、結交新朋友的具有對外聯(lián)絡(luò )和進(jìn)行招待性質(zhì)的社交性集會(huì )。因其以參加者不拘形式地自由發(fā)言為主，并且因之備有茶點(diǎn)，故此稱(chēng)為茶話(huà)會(huì )。有的時(shí)候，也有人將其簡(jiǎn)稱(chēng)為茶會(huì )。從表面上來(lái)看，茶話(huà)會(huì )主要是以茶待客、以茶會(huì )友，但是實(shí)際上，它則往往是重點(diǎn)不在“茶”，而在于“話(huà)”，即意在借此機會(huì )與社會(huì )各界溝通信息、交流觀(guān)點(diǎn)，聽(tīng)取批評、增進(jìn)聯(lián)絡(luò )、為本單位實(shí)現“內求團結、外求發(fā)展”這一公關(guān)目標，創(chuàng )造良好的外部環(huán)境。從這個(gè)意義上來(lái)講，茶話(huà)會(huì )在所有的商務(wù)性會(huì )議中并不是無(wú)足輕重的。
茶話(huà)會(huì )禮儀，在商務(wù)禮儀之中特指有關(guān)商界單位召開(kāi)茶話(huà)會(huì )時(shí)所應遵守的禮儀規范。其具體內容主要涉及會(huì )議的主題、來(lái)賓的確定、時(shí)空的選擇、座次的安排、茶點(diǎn)的準備、會(huì )議的議程、現場(chǎng)的發(fā)言等幾個(gè)方面。
茶話(huà)會(huì )主題確定：
茶話(huà)會(huì )的主題，特指茶話(huà)會(huì )的中心議題。在一般情況下，商界所召開(kāi)的茶話(huà)會(huì )，其主題大致可分為如下三類(lèi)：
其一，以聯(lián)誼為主題。以聯(lián)誼為主題的茶話(huà)會(huì )，是平日所見(jiàn)最多的茶話(huà)會(huì )。它的主題，是為了聯(lián)絡(luò )主辦單位同應邀與會(huì )的社會(huì )各界人士的友誼。在這類(lèi)茶話(huà)會(huì )上，賓主通過(guò)敘舊與答謝，往往可以增進(jìn)相互之間的進(jìn)一步了解，密切彼此之間的關(guān)系。除此之外，它還為與會(huì )的社會(huì )各界人士提供了一個(gè)擴大社交圈的良好契機。
其二，以?shī)蕵?lè )為主題。在娛樂(lè )為主題的茶話(huà)會(huì )，主要是指在茶話(huà)會(huì )上安排了一些文娛節目或文娛活動(dòng)，并且以此作為茶話(huà)會(huì )的主要內容。這一主題的茶話(huà)會(huì )，主要是為了活躍現場(chǎng)的局面，增加熱烈而喜慶的氣氛，調動(dòng)與會(huì )乾人人參與的積極性。與聯(lián)歡會(huì )所不同的是，以?shī)蕵?lè )為主題的茶話(huà)會(huì )所安排的文娛節目或文娛活動(dòng)，往往不需要事前進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的安排與排練，而是以現場(chǎng)的自由參加與即興表演為主。它不必刻意追求表演水平的一鳴驚人，而是強調重在參與、盡興而已。
其三，以專(zhuān)題為主題。所謂以專(zhuān)題為主題的茶話(huà)會(huì )，是指在某一特定的時(shí)刻，或為了某些專(zhuān)門(mén)的問(wèn)題而召開(kāi)的茶話(huà)會(huì )。它的主要內容，是主辦單位就某一專(zhuān)門(mén)問(wèn)題收集反映，聽(tīng)取某些專(zhuān)業(yè)人士的見(jiàn)解，或者是同某些與本單位存在特定關(guān)系的人士進(jìn)行對話(huà)。召開(kāi)此類(lèi)茶話(huà)會(huì )時(shí)，盡管主題既定，仍須倡導與會(huì )者暢所欲言，并且不拘情面。為了促使會(huì )議進(jìn)行得輕松而活躍，有些時(shí)候，茶話(huà)會(huì )的專(zhuān)題允許寬泛一些，并且許可與會(huì )者的發(fā)言稍許有所脫題。
茶話(huà)會(huì )來(lái)賓確定禮儀：
茶話(huà)會(huì )的與會(huì )者，除主辦單位的會(huì )務(wù)人員之外，即為來(lái)賓。邀請哪些方面的人士參加茶話(huà)會(huì )，往往與其主題存在著(zhù)直接的因果關(guān)系。因此，主辦單位在籌辦茶話(huà)會(huì )時(shí)，必須圍繞其主題，來(lái)邀請來(lái)賓，尤其是確定好主要的與會(huì )者。
在一般情況下，茶話(huà)會(huì )的主要與會(huì )者，大體上可被區分為下列五種情況：
其一，本單位的人士。具體來(lái)講，以本單位人士為主要與會(huì )者的茶話(huà)會(huì )，主要是邀請本單位的各方面代表參加。意在溝通信息，通報情況，聽(tīng)取建議，嘉勉先進(jìn)，總結工作。有時(shí)，這類(lèi)茶話(huà)會(huì )亦可邀請本單位的全體員工或某一部門(mén)、某一階層的人士參加。有時(shí)，它也叫作內部茶話(huà)會(huì )。
其二，本單位的顧問(wèn)。以本單位的顧問(wèn)為主要與會(huì )者的茶話(huà)會(huì )，意在表達對有助于本單位的各位專(zhuān)家、學(xué)者、教授的敬意。他們受聘為本單位的顧問(wèn)，自然對本單位貢獻良多。同時(shí)，特意邀請他們與會(huì )，既表示了對他們的尊敬與重視，也可以進(jìn)一步地直接向其咨詢(xún)，并聽(tīng)取其建議。
其三，社會(huì )上的賢達。所謂社會(huì )賢達，通常是指在社會(huì )上擁有一定的才能、德行與聲望的名界人士。作為知名人士，他們不僅在社會(huì )上具有一定的影響力、號召力和社會(huì )威望，而且還往往是某一方面的代言人。以社會(huì )上的賢達為主要與會(huì )者的茶話(huà)會(huì )，可使本單位與社會(huì )賢達直接進(jìn)行交流，加深對方對本單位的了解與好感，并且傾聽(tīng)社會(huì )各界對本單位的直言不諱的意見(jiàn)或反映。
其四，合作中的伙伴。合作中的伙伴，在此特指在商務(wù)往來(lái)中與本單位存在著(zhù)一定聯(lián)系的單位或個(gè)人。除了自己的協(xié)作者之外，還應包括與本單位存在著(zhù)供、產(chǎn)、銷(xiāo)等其他關(guān)系者。以合作中的伙伴為主要與會(huì )者的茶話(huà)會(huì )，重在向與會(huì )者表達謝意，加緊深彼此之間的理解與信任。這種茶話(huà)會(huì )，有時(shí)亦稱(chēng)聯(lián)誼會(huì )。
其五，各方面的人士。有些茶話(huà)會(huì )，往往會(huì )邀請各行各業(yè)、各個(gè)方面的人士參加。這種茶話(huà)會(huì )，通常叫做綜合茶話(huà)會(huì )。以各方面的人士為主要與會(huì )者的茶話(huà)會(huì )，除了可供主辦單位傳遞必要的信息外，主要是為與會(huì )者創(chuàng )造出一個(gè)擴大個(gè)人交際面的社交機會(huì )。
茶話(huà)會(huì )的與會(huì )者名單一經(jīng)確定，應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例，茶話(huà)會(huì )的請柬應在半個(gè)月之前被送達或寄達被邀請者之手，但對方對此可以不必答復。
茶話(huà)會(huì )時(shí)空選擇禮儀：
一次茶話(huà)會(huì )要取得成功，其時(shí)間、空間的具體選擇，都是主辦單位必須認真對待的事情。
舉行茶話(huà)會(huì )的時(shí)間問(wèn)題，進(jìn)而言之又可以分成三個(gè)具體的、相互影響的小問(wèn)題，即舉行的時(shí)機、舉行的時(shí)間、時(shí)間的長(cháng)度。
一是茶話(huà)會(huì )舉行的時(shí)機。在舉行茶話(huà)會(huì )的時(shí)間問(wèn)題上，舉行的時(shí)機問(wèn)題是頭等重要的。惟有時(shí)機選擇得當，茶話(huà)會(huì )才會(huì )產(chǎn)生應有的效益。通常認為，辭舊迎新之時(shí)、周年慶典之際、重大決策前后、遭遇危險挫折之時(shí)等等，都是商界單位酌情召開(kāi)茶話(huà)會(huì )的良機。
二是茶話(huà)會(huì )舉行的時(shí)間。舉行的時(shí)間，在此是指茶話(huà)會(huì )具體應于何時(shí)舉行。根據國際慣例，舉行茶話(huà)會(huì )的最佳時(shí)間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時(shí)候，亦可將其安排在上午十點(diǎn)左右。需要說(shuō)明的是，在具體進(jìn)行操作時(shí)，自可不必墨守成規，而主要應以與會(huì )者尤其是主要與會(huì )者的方便與否以及當地人的生活習慣為準。
三是茶話(huà)會(huì )時(shí)間的長(cháng)度。對于一次茶話(huà)會(huì )到底舉行多久的問(wèn)題，可由主持人在會(huì )上隨機應變，靈活掌握。也就是說(shuō)，茶話(huà)會(huì )往往是可長(cháng)可短的，關(guān)鍵是要看現場(chǎng)有多少人發(fā)言，發(fā)言是否踴躍。不過(guò)在一般情況下，一次成功的茶話(huà)會(huì )，大都講究適可而止。若是將其限定在一個(gè)小時(shí)至兩個(gè)小時(shí)之內，它的效果往往會(huì )更好一些。
舉行茶話(huà)會(huì )的空間問(wèn)題，指的是茶話(huà)會(huì )興辦地點(diǎn)、場(chǎng)所的選擇。按照慣例，適宜舉行茶話(huà)會(huì )的大致場(chǎng)地主要有：一是主辦單位的會(huì )議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負責人的私家客廳。四是主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。五是包場(chǎng)高檔的營(yíng)業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等處，均不宜用來(lái)舉辦茶話(huà)會(huì )。
在選擇舉行茶話(huà)會(huì )的具體場(chǎng)地時(shí)，還需同時(shí)兼顧與會(huì )人數、支出費用、周邊環(huán)境、交通安全、服務(wù)質(zhì)量、檔次名聲等諸問(wèn)題。
茶話(huà)會(huì )座次安排：
同其他正式的工作會(huì )、報告會(huì )、紀念會(huì )、慶祝會(huì )、表彰會(huì )、代表會(huì )相比，茶話(huà)會(huì )的座次安排具有自身的鮮明特點(diǎn)。從總體上來(lái)講，在安排茶話(huà)會(huì )與會(huì )者的具體座次時(shí)，必須使之與茶話(huà)會(huì )的主題相適應，而絕對不應當令二者相互抵觸。
具體而言，根據約定俗成的慣例，目前在安排茶話(huà)會(huì )與會(huì )者的具體座次時(shí)，主要采取以下四種辦法：
茶話(huà)會(huì )茶點(diǎn)準備：
茶話(huà)會(huì )，顧名思義，自然有別于正式的宴會(huì )，因此不上主食、熱茶，不安排品酒，而是只向與會(huì )者提供一些茶點(diǎn)的。不論是主辦單位還是與會(huì )者，大家都應當明白，茶話(huà)會(huì )是重“說(shuō)”不重“吃”的，所以沒(méi)有必要在吃的方面去過(guò)多地下功夫。設想一下，若是在茶話(huà)會(huì )上上了美酒佳肴，大家一味地沉浸于口腹之樂(lè )，哪里還有閑情逸致去發(fā)表高見(jiàn)呢？
商務(wù)禮儀規定，在茶話(huà)會(huì )上，為與會(huì )者所提供的茶點(diǎn)，應當被定位為配角。雖說(shuō)如此，在具體進(jìn)行準備時(shí)，亦需注意如下幾點(diǎn)講究：
對于用以待客的茶葉與茶具，務(wù)必要精心進(jìn)行準備。選擇茶葉時(shí)，在力所能及的情況之下，應盡力挑選上等品，切勿濫竽充數。與此同時(shí)，要注意照顧與會(huì )者的不同口味。對中國人來(lái)說(shuō)，綠茶老少咸宜。而對歐美人而言，紅茶則更受歡迎。
在選擇茶具時(shí)，最好先用陶瓷器皿，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套，千萬(wàn)不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不銹鋼杯或紙杯，也不要用熱水瓶來(lái)代替茶壺。所有的茶具一定要清洗干凈，并且完整無(wú)損，沒(méi)有污垢。
除主要供應茶水之外，在茶話(huà)會(huì )上還可以為與會(huì )者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話(huà)會(huì )上向與會(huì )者所供應的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要對路、數量要充足，并且要便于取食。為此，最好同時(shí)將擦手巾一并上桌。
按慣例在茶話(huà)會(huì )舉行之后，主辦單位通常不再為與會(huì )者備餐。
其一，環(huán)繞式。所謂環(huán)繞式排位，指的是不設立主席臺，而將座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會(huì )場(chǎng)的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽(tīng)任與會(huì )者在入場(chǎng)之后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話(huà)會(huì )的主題最相符，因而在當前流行面最廣。
其二，散座式。所謂散座式排位，多見(jiàn)于舉行于室外的茶話(huà)會(huì )。它的座椅、沙發(fā)、茶幾的擺放，貌似散亂無(wú)序，四處自由地組合，甚至可由與會(huì )者根據個(gè)人要求而自行調節，隨意安置。其目的，就是要創(chuàng )造出一種寬松、舒適、愜意的社交環(huán)境。
其三，圓桌式。圓桌式排位，指的是在會(huì )場(chǎng)上擺放圓桌，而請與會(huì )者在其周?chē)杂删妥囊环N安排座次的方式。在茶話(huà)會(huì )上，圓桌式排位通常又分為下列兩種具體的方式：一是僅在會(huì )場(chǎng)中央安放一張大型的橢圓形會(huì )議桌，而請全體與會(huì )者在其周?chē)妥?。二是在?huì )場(chǎng)上安放數張圓桌，而請與會(huì )者自由組合，各自在其周?chē)妥?。當與會(huì )者人數較少時(shí)，可采用前者。而當與會(huì )者人數較多時(shí)，則應采用后者。
其四，主席式。在茶話(huà)會(huì )上，主席式排位并不意味著(zhù)要在會(huì )場(chǎng)上擺放目了解的主席臺，而是指在會(huì )場(chǎng)上，主持人、主人與主賓應被有意識地安排在一起就座，并且按照常規，居于上座之處。例如，中央、前排、會(huì )標之下或是面對正門(mén)之處。
就總體而論，為了使與會(huì )者暢所欲言，并且便于大家進(jìn)行交際，茶話(huà)會(huì )上的座次安排尊卑并不宜過(guò)于明顯。不排座次，允許自由活動(dòng)，不擺與會(huì )者的名簽，乃是其常規作法。
茶話(huà)會(huì )的會(huì )議議程：
相對而言，茶話(huà)會(huì )的會(huì )議議程，在各類(lèi)正式的商務(wù)性會(huì )議之中，都可以稱(chēng)得上是最為簡(jiǎn)單不過(guò)的了。
在正常的情況之下，商界所舉辦的茶話(huà)會(huì )的主要會(huì )議議程，大體只有如下四項：
第一項議程是：主持人宣布茶話(huà)會(huì )正式開(kāi)始。在宣布會(huì )議正式開(kāi)始之前，主持人應當提請與會(huì )者各就各位，并且保持安靜。而在會(huì )議正式宣布開(kāi)始之后，主持人則還可對主要的與會(huì )者略加介紹。
第二項議程是：主辦單位的主要負責人講話(huà)。他的講話(huà)應以闡明此次茶話(huà)會(huì )的主題為中心內容。除此之外，還可以代表主辦單位，對全體與會(huì )者的到來(lái)表示歡迎與感謝，并且懇請大家今后一如既往地給予本單位以更多的理解，更大的支持。
第三項議程是：與會(huì )者發(fā)言。根據慣例，與會(huì )者的發(fā)言在任何情況下都是茶話(huà)會(huì )的重心之所在。為了確保與會(huì )者在發(fā)言之中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先均不對發(fā)言者進(jìn)行指定與排序，也不限制發(fā)言的具體時(shí)間，而是提倡與會(huì )者自由地進(jìn)行即興式的發(fā)言。有時(shí)，與會(huì )者在同一次茶話(huà)會(huì )上，還可以數次進(jìn)行發(fā)言，以不斷補充、完善自己的見(jiàn)解、主張。
第四項議程是：主持人略作總結。隨后，即可宣布茶話(huà)會(huì )至此結束散會(huì )。
茶話(huà)會(huì )現場(chǎng)發(fā)言禮儀：
業(yè)已指出，與會(huì )者的現場(chǎng)發(fā)言，在茶話(huà)會(huì )上舉足輕重。假如在一次茶話(huà)會(huì )上沒(méi)有人踴躍發(fā)言，或者是與會(huì )者的發(fā)言嚴重脫題，都會(huì )導致茶話(huà)會(huì )的最終失敗。
根據會(huì )務(wù)禮儀的規范，茶話(huà)會(huì )的現場(chǎng)發(fā)言要想真正得到成功，重點(diǎn)在于主持人的引導得法和與會(huì )者的發(fā)言得體。
在茶話(huà)會(huì )上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持會(huì )議，更重要的，是要求他能夠在現場(chǎng)上審時(shí)度勢，因勢利導地引導與會(huì )者的發(fā)言，并且有力地控制會(huì )議的全局。在眾人爭相發(fā)言時(shí)，應由主持人決定孰先孰后。當無(wú)人發(fā)言時(shí)，應由主持人引出新的話(huà)題，就教于與會(huì )者；或者由其懇請某位人士發(fā)言。當與會(huì )者之間發(fā)生爭執時(shí)，應由主持人出面勸阻。在每位與會(huì )者發(fā)言之前，可由主持人對其略作介紹。在其發(fā)言的前后，應由主持人帶頭鼓掌致意。萬(wàn)一有人發(fā)言嚴重跑題或言辭不當，則還應由主持人出頭轉換話(huà)題。
與會(huì )者在茶話(huà)會(huì )上發(fā)言時(shí)，表現必須得體。在要求發(fā)言時(shí)，可舉手示意，但同時(shí)也要注意謙讓?zhuān)灰c人進(jìn)行爭搶。不論自己有何高見(jiàn)，打斷他人的發(fā)言插嘴，都是失當的行為。在進(jìn)行發(fā)言的過(guò)程中，不論所談何事，都要使自己語(yǔ)速適中，口齒清晰，神態(tài)自然，用語(yǔ)文明?？隙ǔ煽?jì)時(shí)，一定要實(shí)事求是，力戒阿諛?lè )畛?。提出批評時(shí)，態(tài)度要友善，切勿夸大事實(shí)，調整挖苦。與其他發(fā)言者意見(jiàn)不合時(shí)，要注意“兼聽(tīng)則明”，并且一定要保持風(fēng)度。切勿當場(chǎng)對其表示出不滿(mǎn)，或是在私下里對對方進(jìn)行人身攻擊。
