Benjamin Lieberman, Ph.D., 首席軟件架構師, BioLogic Software Consulting, LLC
2008 年 5 月 29 日
信息內容管理涉及到確定有用的信息、將該信息組織到直觀(guān)的結構中，以及控制對該信息所做的更改。內容具有多種形式，包括文本、圖形、表格、圖表、圖解、記錄、地圖、視頻、音頻以及其他許多形式。了解如何通過(guò)分類(lèi)和組織內容以適合受眾，從而將該信息組織到可維護和便于使用的結構中。
非常令人驚訝，在不過(guò)就是一段數據的臨時(shí)對象上，能寄予多少價(jià)值呢？但是信息并不是憑空存在的；它由其環(huán)境上下文中的所有活動(dòng)事物所使用。從感知化學(xué)梯度以定位食物的細菌，到依賴(lài)儀器以安全重返地球大氣層的太空宇宙飛船宇航員，信息僅在特定的上下文中對特定的用戶(hù)具有價(jià)值。如果沒(méi)有正確的信息確定、捕獲、管理和表示，您將很難做出任何決策——業(yè)務(wù)、個(gè)人或政府決策——更不用說(shuō)做出好的決策了。要正確管理信息，必須了解信息的使用方式、信息的用戶(hù)和用途。
管理內容的第一步是確定值得管理的內容（似乎有點(diǎn)自相矛盾）。并非所有信息都具有相同的價(jià)值，特別是因為價(jià)值是由對數據感興趣的用戶(hù)確定的。對于管理如何在流行網(wǎng)站上定期顯示重新募集資金廣告的能力來(lái)說(shuō)，廣告主管要比普通網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)對其更感興趣。信息的價(jià)值評估必須基于主要受眾的主觀(guān)需要。內容的用途是用于產(chǎn)生收入還是提供教育？受眾由兒童還是成人組成？信息是否用于娛樂(lè )？用于業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)？用于闡明政策？
如 圖 1 所示，您可以從以下三個(gè)關(guān)注事項中的任何一個(gè)開(kāi)始確定任何數據集合的價(jià)值：受眾（用戶(hù)）、信息的用途（上下文）或信息本身（內容）。
數據的使用方式這個(gè)上下文不僅影響數據的確定，而且還指導著(zhù)信息的捕獲和表示。例如，業(yè)務(wù)主管可能對某筆潛在投資的財務(wù)狀況具有極大的興趣，但是很容易被大量的詳細財務(wù)報表弄得不知所措，從而導致猜測而不是理由充分的決策。在此例中，該上下文涉及到必須如何對數據進(jìn)行總結或建模，以消除無(wú)關(guān)數據并集中于核心問(wèn)題——該筆投資是合理的還是充滿(mǎn)了風(fēng)險？上下文全都涉及到如何提出正確的問(wèn)題以了解所管理的信息的最終用途。
內容并非始終可容易地訪(fǎng)問(wèn)，并且可能不是處于可管理的形式。例如，以美國政府的 1040納稅申報表形式為例。雖然許多人利用納稅申報表的直接電子提交方式，但有大量的人仍然向 IRS辦公室郵寄紙張形式的報表。如果要求以電子方式管理所有稅務(wù)提交（很快就會(huì )有這樣的要求），則 IRS信息管理人員將面對將報表從紙張形式轉換為電子形式的問(wèn)題。信息的形式將會(huì )直接影響管理機制，也許還會(huì )將可能的解決方案限制到基于非計算機的管理。
作為另一個(gè)例子，請考慮一下您當地的圖書(shū)館：舊的卡片目錄很久以前就已轉換為電子形式，但是內容（圖書(shū)、膠片、地圖等等）仍然由必須存儲在書(shū)架上或盒子中的物理對象組成。
最后，信息用戶(hù)是個(gè)混合體。有些用戶(hù)是信息能手，能夠找到準確的正確關(guān)鍵字集，而其他用戶(hù)在查找有用的信息時(shí)卻非常費勁。而且，并非所有用戶(hù)都具有相同的需要；有些用戶(hù)更喜歡復雜、詳細的顯示，而其他用戶(hù)則更喜歡允許自由瀏覽的簡(jiǎn)化表示形式。這類(lèi)似于堅決的購物者與其他購物者之間的對比，堅決的購物者知道自己想要的確切商品，而其他購物者則只是希望四處閑逛并查看可能感興趣的商品。有效的信息管理策略必須同時(shí)支持這兩種類(lèi)型的用戶(hù)。
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只有在上下文中才能理解信息……
信息管理的一個(gè)關(guān)鍵要素是能夠確定有價(jià)值的信息，并組織該信息以最適合特定的受眾。此任務(wù)要求您能夠以批判的思維考慮什么內容重要和什么內容不重要。批判思維代表著(zhù)教育、經(jīng)驗和研究的結合。
教育為信息管理人員和預期受眾提供了一個(gè)共同的起點(diǎn)；語(yǔ)言、導航工具、分類(lèi)和表示形式全都基于您和您的信息用戶(hù)之間的共同認識。經(jīng)驗是通過(guò)嘗試多種方法并發(fā)現哪種方法有效來(lái)獲得的——經(jīng)典的“反復試驗”方法。研究使您可以通過(guò)其他人所犯的錯誤而不是通過(guò)您自己的繁重工作來(lái)獲得好處。信息管理人員必須熟悉批判思維，以推理出所要管理的信息集合。從信息確定到分類(lèi)以至控制、利用和存檔，在信息管理的每個(gè)階段都需要做出判斷。
信息遵守熵定律……
在沒(méi)有外力作用下，信息存儲庫趨向于往無(wú)序的方向發(fā)展。必須連續不斷地對數據進(jìn)行管理，否則數據將陷入混亂狀態(tài)。請再次考慮一下您當地圖書(shū)館的例子。如果允許用戶(hù)不僅可以從書(shū)架上取走圖書(shū)，而且還可以將圖書(shū)放回原處或增添新圖書(shū)，則遺漏或登記錯誤會(huì )導致不可收拾的混亂局面。不幸的是，許多內容管理方法寄望于用戶(hù)能夠自己管制自己（例如，“共享驅動(dòng)器”），這些方法聊勝于無(wú)，通常會(huì )導致災難性的后果。
信息存儲庫必須由訓練有素的人員團體進(jìn)行管理，他們充當圖書(shū)管理員并保持組織的策略按計劃執行。從根本上講，該角色需要定期檢查存儲庫中的資料，以確保既定的管理策略得到遵守。隨著(zhù)信息在管理生命周期（將在本文稍后進(jìn)行討論）中的推進(jìn)，必須不斷對其進(jìn)行監視以確保正確和一致地使用分類(lèi)。信息管理人員負責了解既定的模式，并選擇最佳的分類(lèi)以進(jìn)行長(cháng)期的信息捕獲。
信息必須可訪(fǎng)問(wèn)才會(huì )有用……
即使信息得到了正確的捕獲、高超的組織和巧妙的管理，也必須可由用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)才能具有任何用途。對復雜的信息集合的訪(fǎng)問(wèn)需要某種簡(jiǎn)單但完善的搜索和篩選機制，以避免非信息（向用戶(hù)顯示非所需的結果）或誤報（誤導用戶(hù)以為該信息適用）。
非信息 (non-information) 的一個(gè)常見(jiàn)例子是當我在 Google 中輸入我的名字時(shí)獲得了 5千萬(wàn)個(gè)搜索結果：前面十多個(gè)命中結果與我毫不相干，而是涉及到某個(gè)與我同名（并且明顯很受歡迎）的人。第二個(gè)問(wèn)題（即誤報）更不易被覺(jué)察，是由于過(guò)分信任搜索算法而導致的。例如，當您在線(xiàn)搜索某個(gè)產(chǎn)品的廉價(jià)版本，例如某個(gè)“著(zhù)名”提供商推出的 25美元的勞力士手表時(shí)，就會(huì )發(fā)生這種情況。存儲庫管理人員應該非常精通信息搜索（關(guān)鍵字、主題、權威來(lái)源、分類(lèi)等等）和信息篩選（例如按搜索關(guān)鍵字實(shí)例的統計相關(guān)性或者按限定詞或短語(yǔ)進(jìn)行篩選）技術(shù)，以確保搜索和搜索結果的準確性。
信息在具有審美品質(zhì)時(shí)最有用……
信息的表示通常是信息管理中最容易被忽略的方面。實(shí)質(zhì)必須始終優(yōu)先于形式，但是表示上欠佳的內容具有風(fēng)險，可能導致用戶(hù)對內容預期要達到（通常是以很大的代價(jià)）的目的感到混淆。存儲庫管理人員至少應該基本熟悉人類(lèi)適用性 (human-usability)原則：適當使用顏色、字體、布局和導航。如果存儲庫的界面令人混淆、復雜和沒(méi)有吸引力，那么即使世界上最好的信息模型也會(huì )被閑置不用。
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信息管理遵循一個(gè)生命周期……
有些信息始終具有價(jià)值，例如投資帳戶(hù)余額；其他信息具有已定義的價(jià)值時(shí)間段，例如飛機起飛和到達信息；還有其他一些數據則只是周期性地具有價(jià)值，例如業(yè)務(wù)智能。然而，所有信息都具有一個(gè)對其進(jìn)行確定、捕獲、組織、控制、利用和最終存檔的生命周期。圖 2 演示了信息生命周期中的這六個(gè)原則性步驟。
確定信息
正如前面提到過(guò)的，信息管理中的第一個(gè)步驟是確定要管理的內容。例如，如果您在為一個(gè)開(kāi)發(fā)團隊創(chuàng )建需求存儲庫，起初可以將業(yè)務(wù)需求、系統需求和測試需求確定為有價(jià)值的項。要管理的大多數（如果不是全部的話(huà)）信息都可以歸入這其中一個(gè)類(lèi)別。這樣還可以幫助您了解數據源；取決于更新的形式和更新之間的時(shí)間段，數據源的管理可能非常容易，也可能非常困難。與定期以可容易地訪(fǎng)問(wèn)的形式進(jìn)行更新的信息相比，經(jīng)常更新并具有不可訪(fǎng)問(wèn)的格式的信息源需要復雜得多的模式。此方法還提供了工作范圍界定，從而防止試圖管理與開(kāi)發(fā)新系統或修改現有系統有關(guān)的所有內容。
捕獲信息
確定信息以后，下一步是將該信息捕獲到可管理的存儲庫中，存儲庫中的內容格式會(huì )顯著(zhù)影響存儲需求。假設所有相關(guān)信息都是二進(jìn)制（情況并非始終如此，更不用考慮在線(xiàn)內容管理系統了），則主要存儲問(wèn)題就是大小和帶寬。文件的大小確定了主要的存儲需求（包括備份）和捕獲及最終顯示信息所需要的帶寬級別。諸如視頻或音樂(lè )等大型文件需要更大的存儲空間和傳輸能力?？梢允褂靡韵鹿絹?lái)估算存儲需求：
文件存儲需求 = (平均文件大小 * 文件數量 + 索引大小 * 索引數年) * 2（針對備份需求）
如果使用壓縮，那么您通?？梢詫⒔Y果除以一個(gè)最大為 2 的因子，具體取決于文件是否已經(jīng)壓縮（例如 JPEG 和 MPEG 文件）。還要注意，文件元數據存儲需求通常僅占總體存儲需求的一小部分。
如果需要適應一些超大型文件，可以對平均數使用一個(gè)權重因子來(lái)擴展這個(gè)簡(jiǎn)單計算。無(wú)論存儲機制如何（數據庫、網(wǎng)絡(luò )設備 [磁帶]或文件系統），存儲需求都是相似的。請記住，您必須為將來(lái)的需求提供足夠的擴展余地，并提供足夠的帶寬以滿(mǎn)足用戶(hù)進(jìn)行內容下載。至于處理器能力，如果按照搜索需要對與文件關(guān)聯(lián)的元數據正確建立了索引（僅命中索引），則處理器需求往往與用戶(hù)的負載呈線(xiàn)性比例關(guān)系。
組織信息
內容的組織意味著(zhù)必須以某種方式標記所有信息，以便以后用戶(hù)能夠容易地定位信息。此標記可以像文檔標題一樣簡(jiǎn)單，也可以像美國國會(huì )圖書(shū)館的元分類(lèi) (metacategory) 方法（請參見(jiàn) 參考資料）一樣復雜。在任一種情況下，最好在正式的元數據定義文檔中開(kāi)發(fā)控制詞匯，以指導初始的存儲庫開(kāi)發(fā)和新資料的獲取。控制詞匯是適用于存儲庫中所有信息的分類(lèi)標簽層次結構。對于大多數目的，單個(gè)層次結構就足夠了，例如用于簡(jiǎn)單的文檔檢索；但是如果存儲了多種內容形式，您可能需要在交叉引用的二級層次結構中組織資料（例如，第一維可以描述內容，第二維可以表示內容形式——戲劇/視頻或紀錄片/錄音書(shū)籍）。
對于任何控制詞匯，為每個(gè)級別的標記層次選擇正確的粒度對于維護和信息導航來(lái)說(shuō)都是一個(gè)關(guān)鍵決策。這是信息組織工作中最困難的部分，并且是最可能在添加新的資料方面導致長(cháng)期困難性的部分。本系列中的下一篇文章將討論對于控制詞匯的開(kāi)發(fā)非常重要的抽象和矯正問(wèn)題。
通過(guò)最終用戶(hù)熟悉的術(shù)語(yǔ)選擇，可以直接影響對存儲庫搜索的返回結果集進(jìn)行導航和篩選的能力。如果資料的組織方式對您的用戶(hù)沒(méi)有意義，那么建立受控的資料組織方式將沒(méi)有任何用處。在為內容開(kāi)發(fā)元數據標記時(shí)，務(wù)必要花時(shí)間了解信息上下文的性質(zhì)。
管理信息
存儲庫的管理涉及到在存檔較舊的資料和添加較新的資料時(shí)定期更新資料。取決于信息的技術(shù)存儲機制（數據庫、內容管理系統或文件系統），配置變更控制機制要么直接由存儲軟件提供（例如對于內容管理系統），要么必須在信息存儲之上進(jìn)行分層（例如對于文件系統）。
配置管理提供了多種信息管理用途：
利用信息
正如前面所指出的，如果最終用戶(hù)無(wú)法有效地找到他們正在查找的信息，那么存儲庫將不會(huì )有效，并且很可能被廢棄不用。正確的信息利用涉及到兩個(gè)相互聯(lián)系的功能：搜索和導航。搜索 基于與存儲庫資料相關(guān)聯(lián)的元數據；基于預期搜索分類(lèi)的索引設計可以顯著(zhù)加速具有正確標簽的資料的發(fā)現。導航 是指在信息空間中快速四處移動(dòng)以定位相關(guān)信息的能力。用戶(hù)并非始終能夠肯定所要查找的內容，因此要記住允許他們直接從搜索結果中進(jìn)行瀏覽（例如包括指向相關(guān)分類(lèi)的鏈接或對搜索的細化）。許多商業(yè)性網(wǎng)站或其他組織網(wǎng)站為可能知道或可能不知道所要的確切商品的購物者提供了此類(lèi)支持。
信息表示也是影響信息利用的一個(gè)關(guān)鍵因素；有關(guān)可用性設計的后續文章將討論此主題。對于信息管理來(lái)說(shuō)，信息表示涉及到確保數據的準確性。準確性 指的是確保標記的信息歸入所分配的類(lèi)別，這非常類(lèi)似于將圖書(shū)放在正確的書(shū)架上。允許維護人員查看和瀏覽特定分類(lèi)的內容的表示工具是非常有價(jià)值的，在從信息源自動(dòng)捕獲內容的情況下尤其如此。
信息存檔
存檔的目的是保存而不是迅速訪(fǎng)問(wèn)。當信息開(kāi)始對用戶(hù)社區失去直接價(jià)值時(shí)，信息就到達了其生命周期的結尾。此時(shí)，讓該數據占據主信息存儲中的空間不再經(jīng)濟合算；您應該將該數據移動(dòng)到可降低長(cháng)期維護成本的存檔位置。目前，這意味著(zhù)將內容移動(dòng)到磁帶或磁盤(pán)存檔陣列。
移動(dòng)內容意味著(zhù)重復信息確定步驟，只不過(guò)是反過(guò)來(lái)；現在您將查找不再由用戶(hù)社區經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的信息，并將該信息遷移到存檔，從而為新的信息獲取騰出空間。有關(guān)有趣的長(cháng)期存檔策略，請參見(jiàn) 參考資料。
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到目前為止的討論產(chǎn)生了一組重要的信息管理里程碑：
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信息管理是一個(gè)龐大的主題，可涉及到有關(guān)內容管理策略、分布式訪(fǎng)問(wèn)、聯(lián)合安全性等的討論。本文只是粗淺地觸及了這個(gè)有趣領(lǐng)域的表面，但是為您提供了一個(gè)起點(diǎn)，以便為特定的需求創(chuàng )建有效的信息管理策略。后續文章將介紹各種各樣的組織技術(shù)：數據建模、分布式數據收集、業(yè)務(wù)智能，以及對信息打包以銷(xiāo)售給感興趣的客戶(hù)。這一切全都從識別有價(jià)值的信息的能力開(kāi)始，然后組織該信息以便存儲、訪(fǎng)問(wèn)并最終向特定的受眾進(jìn)行展示。
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| | | Benjamin A. Lieberman 擔任 BioLogic Software Consulting 的首席架構師，該公司提供與各種軟件開(kāi)發(fā)主題相關(guān)的服務(wù)，包括需求分析、軟件分析與設計、配置管理以及開(kāi)發(fā)流程改進(jìn)等。Lieberman 博士還是一位著(zhù)名的專(zhuān)業(yè)撰稿人，是 The Art of Software Modeling 和數目眾多與軟件相關(guān)文章的作者。Lieberman 博士擁有科羅拉多州立大學(xué) (University of Colorado) 的生物物理學(xué)與遺傳學(xué)博士學(xué)位。 |
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