十四、Excel幫你選函數
在用函數處理數據時(shí)，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開(kāi)“插入函數”對話(huà)框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求（如“計數”），然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關(guān)的函數挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內的數據
有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheet1）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個(gè)單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來(lái)實(shí)現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開(kāi)“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開(kāi)“添加監視點(diǎn)”對話(huà)框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點(diǎn)”。以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要打開(kāi)“監視窗口”，即可查看所有被監視點(diǎn)單元格內的數據和相關(guān)信息。
十六、為單元格快速畫(huà)邊框
在Excel2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開(kāi)“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫(huà)上邊框。提示：①如果畫(huà)錯了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫(huà)出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線(xiàn)條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫(huà)邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對角的斜線(xiàn)。
十七、控制特定單元格輸入文本的長(cháng)度
你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現這一功能，對Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。例如我們將光標定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(cháng)度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(cháng)度”為“4”。同時(shí)，我們再來(lái)到“出錯警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數據時(shí)顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份?！弊謽?。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數時(shí)，Excel就會(huì )彈出示的警告對話(huà)框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類(lèi)型的數據格式可選，比如“文本類(lèi)型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開(kāi)Excel，軟件總是默認打開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì )需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標題欄上的名稱(chēng)出現了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么，我們發(fā)現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì )彈出“填充成組工作表”的對話(huà)框，在這里我們選擇“格式”一項，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫(xiě)
在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫(xiě)。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉換的函數。它們分別是：“=UPPER（源數據格）”，將文本全部轉換為大寫(xiě)；“=LOWER（源數據格）”，將文本全部轉換成小寫(xiě)；“=PROPER（源數據格）”，將文本轉換成“適當”的大小寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車(chē)后得到的結果將會(huì )是“EXCEL”。同樣，如果我們在A(yíng)3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà)，最好使用“=RIGHT（源數據格，提取的字符數）”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話(huà)，則要使用“=LEFT（源數據格，提取的字符數）”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數據中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標單元格中輸入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A(yíng)5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。
二十一、把基數詞轉換成序數詞
將英文的基數詞轉換成序數詞是一個(gè)比較復雜的問(wèn)題。因為它沒(méi)有一個(gè)十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實(shí)現起來(lái)似乎很復雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（value（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。該公式盡管一長(cháng)串，不過(guò)含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無(wú)效，則檢查最后一個(gè)數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2
原則都無(wú)效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實(shí)現得如此輕松和快捷。
二十二、用特殊符號補齊位數
和財務(wù)打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”，那就是將金額中的空位
補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類(lèi)的符號。其實(shí)，在Excel中也有類(lèi)似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號”，填充位數）”。
比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT
#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠專(zhuān)業(yè)，要在A(yíng)5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話(huà)，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LENTEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿(mǎn)足你的要求。
二十三、創(chuàng )建文本直方圖
除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng )建由純文本組成的直方圖。
它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長(cháng)短不一的比較效果。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將
“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來(lái)。具體步驟如下：
在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動(dòng)
“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果；接著(zhù)在G3單元格中寫(xiě)入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能
的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀(guān)，簡(jiǎn)單明了。
二十四、計算單元格中的總字數
有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個(gè)問(wèn)題，
除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動(dòng)用“TRIM”函數來(lái)刪除空格。比如現在A(yíng)1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來(lái)幫忙：
“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng )建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的
空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。
二十五、關(guān)于歐元的轉換
這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時(shí)選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過(guò)，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會(huì )自行安裝了。
完成后我們再次打開(kāi)“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個(gè)獨立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國貨幣轉
換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過(guò)鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專(zhuān)業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。
Excel鍵盤(pán)快捷鍵大全
Alt+菜單欄字母顯示相應菜單(如Alt+F,顯示菜單欄中的”文件”)Shift+F10顯示快捷菜單
Shift+F11或Alt+Shift+F1插入新工作表。
Ctrl+Esc顯示W(wǎng)indows"開(kāi)始"菜單。
Ctrl+W或Ctrl+F4關(guān)閉選定的工作簿窗口。
Ctrl+F5恢復選定的工作簿窗口的大小。
Ctrl+F6打開(kāi)多個(gè)工作簿窗口時(shí)，切換到下一個(gè)工作簿窗口。
Ctrl+F7當工作簿窗口未最大化時(shí)，執行該工作簿窗口的"控制"菜單上的"移動(dòng)"命令。使用箭頭鍵移動(dòng)該
窗口，完成操作后按Esc。
Ctrl+F8當工作簿窗口未最大化時(shí)，執行工作簿窗口的"控制"菜單上的"大小"命令。使用箭頭鍵調整窗口
大小，完成時(shí)按Esc。
Ctrl+F9將工作簿窗口最小化為圖標。
Ctrl+F10最大化或還原選定的工作簿窗口。
PrtScr將屏幕圖片復制到剪貼板中。
Alt+PrintScreen將選定窗口的圖片復制到剪貼板中。
Tab或Shift+Tab選擇被選定工具欄上的下一個(gè)或上一個(gè)按鈕或菜單。Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+Tab
選擇被選定工具欄的下一個(gè)或上一個(gè)工具欄。Alt+空格鍵顯示Excel窗口的"控件"菜單。
Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12顯示"打印"對話(huà)框。
Ctrl+PageDown移動(dòng)到工作簿中的下一張工作表。
Ctrl+PageUp移動(dòng)到工作簿中的上一張工作表。
Shift+Ctrl+PageDown選定當前工作表和下一張工作表。若要取消選定多張工作表，請按Ctrl+Page
Down，或者，若要選定其他工作表，請按Ctrl+PageUp。
Ctrl+箭頭鍵移動(dòng)到當前數據區域的邊緣。
Home移動(dòng)到行首。Ctrl+Home移動(dòng)到工作表的開(kāi)頭。
Ctrl+End移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格，該單元格位于數據所占用的最右列的最下行中。
PageDown向下移動(dòng)一屏。PageUp向上移動(dòng)一屏。Alt+PageDown向右移動(dòng)一屏。Alt+PageUp
向左移動(dòng)一屏。Shift+F4重復上一次"查找"操作（等同于"查找下一個(gè)"）。
Shift+Enter在選定區域內從下往上移動(dòng)。
Shift+Tab在選定區域中從右向左移動(dòng)。如果選定單列中的單元格，則向上移動(dòng)。
Shift+空格鍵選定整行。
Ctrl+A選定整張工作表。
Ctrl+Shift+*（星號）選定活動(dòng)單元格周?chē)漠斍皡^域（包圍在空行和空列中的數據區域）。在數據透視
表中，選定整個(gè)數據透視表。
Ctrl+/選定包含活動(dòng)單元格的數組。
Ctrl+Shift+O（字母O）選定含有批注的所有單元格
Ctrl+\在選定的行中，選取與活動(dòng)單元格中的值不匹配的單元格。Ctrl+Shift+|在選定的列中，選取與
活動(dòng)單元格中的值不匹配的單元格。Ctrl+[（左方括號）選取由選定區域中的公式直接引用的所有單元格。
Ctrl+Shift+{（左大括號）選取由選定區域中的公式直接或間接引用的所有單元格。
Ctrl+}（右方括號）選取包含直接引用活動(dòng)單元格的公式的單元格。Ctrl+Shift+]（右大括號）選取包含
直接或間接引用活動(dòng)單元格的公式的單元格。
Alt+;（分號）選取當前選定區域中的可見(jiàn)單元格。
Ctrl+Z撤消上一次操作。Ctrl+D向下填充.Ctrl+R向右填充。Ctrl+K插入超鏈接。
Ctrl+;（分號）輸入日期。
Ctrl+Shift+:（冒號）輸入時(shí)間。
Alt+向下鍵顯示清單的當前列中的數值下拉列表。
F1顯示"助手"氣球（如果"Office助手"關(guān)閉，則F1將打開(kāi)"幫助"窗口）
F2可編輯單元格
F4或Ctrl+Y重復上一次操作
F5定位
F7查找拼寫(xiě)錯誤
F10或Alt選定菜單欄，或者同時(shí)關(guān)閉打開(kāi)的菜單和子菜單。
F11插入圖表
F12另存為
Ctrl+1設置單元格格式
Ctrl+7顯示或隱藏"常用"工具欄。
Ctrl+9隱藏整行
Ctrl+0隱藏整列
Alt+Enter在單元格內換行
