如果我們在用Excel XP處理龐大的數據信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話(huà)，很可能會(huì )花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP，來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)Excel XP用戶(hù)非常關(guān)心的話(huà)題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。
1、快速輸入大量含小數點(diǎn)的數字
如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數位的數字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數字原樣大小直接輸入，例如現在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數字時(shí)，我們會(huì )把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數點(diǎn)的數字時(shí)，我們再按照上面的方法輸入的話(huà)，每次輸入數字時(shí)都需要重復輸入小數點(diǎn)，這樣工作量會(huì )變大，輸入效率會(huì )降低。其實(shí)，我們可以使用Excel XP中的小數點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數字的小數點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠標依次單擊“工具”/“選項”/“編輯”標簽，在彈出的對話(huà)框中選中“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”復選框，然后在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點(diǎn)右面的位數就可以了。以后我們再輸入帶有小數點(diǎn)的數字時(shí)，直接輸入數字，而小數點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話(huà)，可以在上面的設置中，讓“位數”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車(chē)以后，該單元格的數字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？
2、快速錄入文本文件中的內容
現在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數據制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì )這樣做；將菜單上的數據一個(gè)個(gè)復制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在Excel XP編輯區中，依次用鼠標單擊菜單欄中的“數據/獲取外部數據/導入文本文件”命令，然后在導入文本會(huì )話(huà)窗口選擇要導入的文本文件，再按下“導入”鈕以后，程序會(huì )彈出一個(gè)文本導入向導對話(huà)框，您只要按照向導的提示進(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數據轉換成工作表的格式了。
3、快速輸入大量相同數據
如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費好長(cháng)時(shí)間，而且還比較容易出錯。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數據，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數據的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數據。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數據。
4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換
一張工作表常常會(huì )既包含有數字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現自動(dòng)切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著(zhù)打開(kāi)“有效數據”對話(huà)框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數字的單元格區域，在“有效數據”對話(huà)框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。
5、快速刪除工作表中空行
刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要刪除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標單擊菜單欄中的“ 插 入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數據，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。 與時(shí)(fortime.net)
6、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調整
在使用Excel XP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數據都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話(huà)，工作量將會(huì )變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號調整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP根據單元格的寬度調整字號的單元格區域；其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當你在這些單元格中輸入數據時(shí)，如果輸入的數據長(cháng)度超過(guò)了單元格的寬度，Excel XP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數據調整到與列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬，但是對這些單元格原設置的字體字號大小則保持不變。
7、快速輸入多個(gè)重復數據
在使用Excel XP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復的數據,如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的?，F在我們可以借助Excel XP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復輸入的數據的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時(shí),計算機就會(huì )重復所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著(zhù)再用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序將自動(dòng)對所進(jìn)行的各方面操作記錄復制。
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8、快速處理多個(gè)工作表
有時(shí)我們需要在Excel XP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話(huà)，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因為我們同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們該如何實(shí)現這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理；接著(zhù)在選中的工作表標簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設置……”，將選中的多個(gè)工作表設成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項，在多個(gè)工作表范圍內進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著(zhù)在“工具”菜單中選擇“選項……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。
