如果您設計的幻燈片雜亂無(wú)章、文本過(guò)多、不美觀(guān)，那么就不能組成一個(gè)吸引人的演示來(lái)傳遞信息。本文提出的這些建議將幫助您開(kāi)發(fā)出專(zhuān)業(yè)且引人注目的演示。 #1 保持簡(jiǎn)單 PowerPoint從水平或橫向使用幻燈片。該軟件可方便地顯示圖形信息，并支持解說(shuō)與附錄功能?；脽羝旧韽膩?lái)不是演示的主角。（當然，觀(guān)眾才 是主角。）人們來(lái)傾聽(tīng)、感受或接受您傳達的信息（或二者兼而有之）。不要讓幻燈片喧賓奪主，所以它們不必過(guò)于繁雜或充滿(mǎn)Edward Tufte所謂的“圖表垃圾”；您的幻燈片應力求簡(jiǎn)潔。 您的幻燈片應該留有大量的空白空間，或實(shí)體周?chē)目臻g。不要被迫用妨礙理解的標識或其它不必要的圖形或文本框來(lái)填充這些空白區域?；脽羝系幕靵y越少，它提供的視覺(jué)信息就越直觀(guān)。 #2 限制要點(diǎn)與文本數量 演 示的對象是觀(guān)眾。但用一條又一條的要點(diǎn)令觀(guān)眾生厭可沒(méi)有好處。應用文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒(méi)有文本。由于今天人們過(guò)于依賴(lài)文本型幻 燈片，這聽(tīng)起來(lái)可能有些荒唐，但沒(méi)有解說(shuō)（由您來(lái)做），最優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片就幾乎沒(méi)有什么意義。記住，幻燈片的目的在于支持解說(shuō)者的敘 述，而不是使解說(shuō)者成為多余的人。 經(jīng)常聽(tīng)到有人這樣說(shuō)：“對不起，我沒(méi)有看到您的幻燈片。聽(tīng)說(shuō)它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎？”但如果它們是不錯的幻燈片，沒(méi)有您的解說(shuō)，它們就沒(méi)有多大用處。 所 以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準備一份書(shū)面資料，強調并詳細說(shuō)明演示中的內容。向觀(guān)眾發(fā)送說(shuō)明幻燈片的詳細書(shū)面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利于觀(guān)眾理解演示的內容。在演示完成以后，再向觀(guān)眾發(fā)放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來(lái)填充 PowerPoint幻燈片。 我們將在下面的交付部分說(shuō)明更多細節，但只要涉及到文本，請記住一點(diǎn)，決不能將背朝向觀(guān)眾，逐字閱讀幻燈片上的文字。 這幀幻燈片很普通，但它不是一個(gè)視覺(jué)教具，更像是一個(gè)視力檢查表。 盡力避免使用這樣的文字過(guò)多（并讓人昏昏入睡）的幻燈片。 使用上面這類(lèi)針對性強的幻燈片。 這幅的效果更好。 #3 限制過(guò)渡與動(dòng)畫(huà) 謹慎使用動(dòng)畫(huà)與幻燈片過(guò)渡。應該使每個(gè)幻燈片上的動(dòng)畫(huà)，如要點(diǎn)活動(dòng)起來(lái)。加入一些動(dòng)畫(huà)當然不錯，但應堅持使用最精致、專(zhuān)業(yè)的動(dòng)畫(huà)（類(lèi)似于您在晚間電視新聞上看到的動(dòng)畫(huà)）。 對 于要點(diǎn)來(lái)說(shuō)，使用簡(jiǎn)單的從左至右顯示（通過(guò)動(dòng)畫(huà)菜單）就行了，但移動(dòng)(Move)或漂動(dòng)(Fly)動(dòng)畫(huà)就顯得過(guò)于沉悶與緩慢（然而，今天許多演示還使用這 種形式的動(dòng)畫(huà)）。一幀接一幀的動(dòng)畫(huà)很快就會(huì )讓聽(tīng)眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過(guò)渡，只需要使用二到三種類(lèi)型的過(guò)渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。 #4 使用高質(zhì)量的圖片 使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數碼相機拍攝高質(zhì)量的相片，購買(mǎi)專(zhuān)業(yè)圖庫，或使用網(wǎng)絡(luò )上的大量?jì)?yōu)質(zhì)圖像資源。（但要小心版權問(wèn)題。）決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡(jiǎn)單拉伸，使它適合幻燈片的布局——這樣做只會(huì )進(jìn)一步降低圖片的分辨率。 避 免使用PowerPoint剪貼畫(huà)或其它卡通式的藝術(shù)線(xiàn)條。而且，如果軟件中包含這些內容，觀(guān)眾以前就看過(guò)無(wú)數次。在1993年使用這些內容可能會(huì )讓人感 興趣，但如今還應用剪貼畫(huà)則會(huì )降低制作人的專(zhuān)業(yè)水準。當然也有例外情況，并不是所有的PowerPoint剪貼畫(huà)都讓人生厭，但還是小心謹慎地使用它們?yōu)?好。 我經(jīng)常在幻燈片中使用人物圖片，因為人物照片有助于增加觀(guān)眾與幻燈片之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位，我就降低不透明 性，并在Photoshop中增加一個(gè)高斯模糊或動(dòng)態(tài)濾鏡；如果相片位于主要區域，我希望觀(guān)眾注意它（例如產(chǎn)品圖片），那么圖片可以變得更為顯著(zhù)，且不必 要多少（或根本不需要）文字說(shuō)明。 避免使用這類(lèi)低劣的剪貼畫(huà)。 這幅經(jīng)過(guò)編輯的庫圖片更為顯著(zhù)專(zhuān)業(yè)。 在這個(gè)字幕幻燈片中，圖片占主要地位。 這個(gè)幻燈片來(lái)自同一演示，首先經(jīng)過(guò)Photoshop的編輯，圖片變得次要，并被推到背景部分
#5 建立一個(gè)視覺(jué)主題，但避免使用PowerPoint模板 
很明顯，在整個(gè)演示中，您需要一個(gè)一致的視覺(jué)主題，但PowerPoint中的大多數模板觀(guān)眾已經(jīng)看了無(wú)數次（另外，用模板開(kāi)始演示的效果并不那么強烈）。
觀(guān)眾期待看到一個(gè)包含新鮮內容（至少對他們來(lái)說(shuō)是這樣）的獨特演示；此外，觀(guān)眾為什么要參加您的演示呢？沒(méi)有人會(huì )對千篇一律的演示感興趣，因此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見(jiàn)的PowerPoint設計模板，它只能說(shuō)明演示非?？贪?，或提前就設計完成了。
您可以制作自己的背景模板，它能夠更為適應您的需要。然后您可以將這個(gè)PowerPoint文件保存為設計模板（擴展名為.pot），這個(gè)新模板就會(huì )出現在微軟標準模板中，方便以后使用。您還可以在線(xiàn)購買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的模板。
#6 應用適當的圖表
經(jīng)常問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題：“我需要多少細節？”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過(guò)多的數據。有幾種以圖表形式顯示數據的方法；以下是需要緊記的工具：
圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。
柱狀圖：用來(lái)顯示一段時(shí)間內數量的變化情況。將豎條的數目限制在4-8條最佳。
條形圖：用來(lái)比較數量。例如，比較公司四個(gè)部門(mén)的銷(xiāo)售額。
曲線(xiàn)圖：用于說(shuō)明趨勢。例如，下面這幅簡(jiǎn)單的曲線(xiàn)圖說(shuō)明我們的銷(xiāo)售在逐年增長(cháng)。增長(cháng)趨勢良好。最后的箭頭強調一個(gè)問(wèn)題：我們將來(lái)的發(fā)展似乎不錯。
通常來(lái)說(shuō)，表格最適于比較并行數據資料。
但是，表格可能缺乏視覺(jué)效果。例如，如果您希望說(shuō)明您們做出的貢獻顯著(zhù)高于其它兩個(gè)部門(mén)，最好以條線(xiàn)圖（見(jiàn)下圖）的形式進(jìn)行說(shuō)明。但如果您希望弱化您們的貢獻低于其它部門(mén)這一事實(shí)，用表格傳達信息就可減少人們的注意力或感情色彩。
#7 使用好色彩
色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說(shuō)服與促進(jìn)能力。研究表明色彩能夠提高興趣，改善學(xué)習過(guò)程中的理解與記憶能力。
您不必成為顏色理論專(zhuān)家，但至少了解一些這方面的知識有會(huì )好處。一般顏色可分為兩類(lèi)：冷色（如藍和綠）和暖色（如橙或紅）。冷色最適合做背景色，因為它們不會(huì )引起我們的注意。暖色最適于用在顯著(zhù)位置的主題上（如文本），因為它可造成撲面而來(lái)的效果。因此，絕大多數PowerPoint幻燈片的顏色方案都使用藍色背景，黃色文字也就不足為奇了。但您不必強迫使用這種顏色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。
如果您將在暗室（如大廳）中進(jìn)行演示，使用深色背景（深藍、灰等）再配上白或淺色文字可取得不錯的效果。但如果您計劃將燈打開(kāi)（這是相當明智的），白色背景配上深色文字處理會(huì )得到更好的效果。在燈光明亮的房間內，用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會(huì )更好地維持視覺(jué)效果。
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#8 選擇適當的字體
字體可傳遞微妙的信息，所以我們要仔細選擇字體。在整個(gè)幻燈片演示中使用相同的字體，補充字體不要超過(guò)兩個(gè)（如Arial和Arial粗體）。確信自己了解serif字體（如Times New Roman）和sans-serif字體（如Helvetica或Arial）之間的差異。
含有大量文本的材料大多用serif字體。據說(shuō)這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對于屏幕演示而言，由于幻燈機的分辨率相對較低，使用這種字體可能不夠清晰。
sans-serif字體一般用來(lái)制作PowerPoint演示，但應盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經(jīng)常使用GillSans字體，因為它界于serif字體與sans-serif字體之間，看起來(lái)專(zhuān)業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個(gè)字體，都必須保證在房間后面看得清文字。
Times
Arial黑體；Arial
#9 應用視頻或音頻
適當的時(shí)候使用視頻或音頻。應用視頻短片對具體的例子進(jìn)行說(shuō)明，可提高主動(dòng)認知能力，這是人們自然的學(xué)習方式。在PowerPoint中，不必利用應用程序或打開(kāi)錄像機就可使用視頻短片。應用視頻不僅可以更好地說(shuō)明您的觀(guān)點(diǎn)，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀(guān)眾的興趣。
您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯（如采訪(fǎng)過(guò)程）。但避免使用PowerPoint中的嘈雜音效（如過(guò)渡幻燈片時(shí)使用的號角聲或掌聲）。在動(dòng)畫(huà)中使用過(guò)量的聲效肯定會(huì )使觀(guān)眾喪失興趣。
#10 花時(shí)間對幻燈片進(jìn)行細分
根據多媒體學(xué)習理論的細分原則，當信息以小塊或小片段的形式呈現時(shí)，更易于人們理解。離開(kāi)幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個(gè)視圖中，您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀(guān)眾的角度了解幻燈片的總體效果。并且發(fā)現更多可以被刪除的無(wú)關(guān)緊要的視覺(jué)數據，增加幻燈片的視覺(jué)清晰度，提高信息傳達效果。
PowerPoint中的幻燈片細分視圖
Garr Reynolds當前在關(guān)西外國語(yǔ)大學(xué)任管理學(xué)副教授，她在那里講授營(yíng)銷(xiāo)學(xué)、全球營(yíng)銷(xiāo)與多媒體演示設計。Garr是日本社區的活躍成員，并經(jīng)常主持與設計、品牌和高效企業(yè)溝通有關(guān)的主題。除網(wǎng)站外，他還有一個(gè)博客——演示經(jīng)典——為專(zhuān)業(yè)演示設計提供啟示。
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