在接待工作中，拍照是一項非常常見(jiàn)的活動(dòng)形式。一次較為正式的會(huì )面，賓主雙方往往需要合影留念。通過(guò)合影，雙方進(jìn)一步加深了感情，能夠更好地記住對方，也為雙方的交往留下了正式的憑據和美好的回憶。在正規的接待活動(dòng)中，無(wú)論是接待單位，還是被接待的來(lái)訪(fǎng)人員，無(wú)一不對合影相當重視。正是因為合影在接待雙方的交往中能夠起到“催化劑”的作用，可以鞏固賓主雙方的友誼，所以接待人員要重視拍照禮儀，講究拍照禮儀。
盡管在人們的普遍認識中，拍照是一件很簡(jiǎn)單的事情，但拍照事實(shí)上是有很多講究和忌諱的。對于接待人員來(lái)說(shuō)，要處理好合影的問(wèn)題，通常要求關(guān)注下述4個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題：
一、合影準備
既然合影有著(zhù)十分重要的意義，那么正式進(jìn)行之前，具體負責操辦此事的接待人員就應該進(jìn)行認真的準備，千萬(wàn)不可掉以輕心。在進(jìn)行準備工作時(shí)，必須特別注意以下4個(gè)方面的細節：
(一)主隨客便
所謂主隨客便，是指在合影之前，接待人員所在的主辦方應該先征求來(lái)賓的意見(jiàn)，只有在來(lái)賓們都同意的情況下才能夠進(jìn)行拍照。如果是正式的會(huì )晤或會(huì )議合影，最好在請柬上就注明有拍照等事宜，以便來(lái)賓提前做好著(zhù)裝等準備。如果來(lái)賓不愿照相，可以好言勸說(shuō)，熱情邀請；但如果來(lái)賓由于種種原因而堅持不照的話(huà)，合乎禮儀的做法是以來(lái)賓的意見(jiàn)為主，切勿強人所難。例如有些外國人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌諱拍照，因而他們對合影多會(huì )有抵觸情緒，接待人員應該尊重外賓所屬?lài)奈幕土曀住?br> (二)布置場(chǎng)所
在拍照活動(dòng)中，合影場(chǎng)所的選擇和布置是一個(gè)十分重要的環(huán)節。它能夠反映出主辦方對此次活動(dòng)的重視程度。如果合影場(chǎng)所十分隨便或是簡(jiǎn)陋，則會(huì )相應地降低會(huì )晤或會(huì )議的檔次。應該說(shuō)，越是正式的合影，就越應該先期選擇好場(chǎng)地，并進(jìn)行認真的布置。臨時(shí)湊合，往往欠妥。
1．選擇好合適的場(chǎng)所。在場(chǎng)所選擇方面，又分為室內和室外兩種情況。在室內照相時(shí)，要注意場(chǎng)地的大小和光線(xiàn)的明暗等問(wèn)題。在室外照相時(shí)，則要重點(diǎn)考慮天氣和位次等問(wèn)題。特別要注意的是，若是大風(fēng)天、陰天或是十分寒冷、炎熱的天氣，不宜在室外進(jìn)行拍照。如果因為拿不準天氣的情況而事先不好做決定時(shí)，最佳方法是提前做好兩手準備，到時(shí)再根據現場(chǎng)情況臨時(shí)決定，以防手忙腳亂。
2．考慮到背景的布置。比如是否要掛橫幅、橫幅上如何書(shū)寫(xiě)、橫幅講究與否都是事先就應該安排好的問(wèn)題。同時(shí)，如果合影人數較多，還要考慮來(lái)賓在拍照時(shí)所用座椅的擺放問(wèn)題。在必要的時(shí)候，也可以去租借專(zhuān)門(mén)用于合影的背景站架。
(三)備好器材
拍照時(shí)所需要使用的一切器材，如照相機、閃光燈、三角架、膠卷以及根據合影規模而選擇的相應的鏡頭等等，均應提前備好、備足，防止在合影時(shí)發(fā)現短缺，令人措手不及以致影響到合影的效果。在正規的拍照活動(dòng)中，最好請專(zhuān)業(yè)的攝影師，使用專(zhuān)業(yè)的攝影器材進(jìn)行拍攝，因為這樣才能保證拍照效果的到位。同時(shí)在拍照活動(dòng)中，相同的場(chǎng)景最好也多拍幾張，以防萬(wàn)一，更不能拿著(zhù)“傻瓜機”進(jìn)行拍照。
(四)確定時(shí)間
正規的合影，在必要時(shí)要向所有參加者通報具體的時(shí)間，使大家有所準備。此外，還應要求大家遵守時(shí)間、準時(shí)到場(chǎng)。同時(shí)，在拍照活動(dòng)中，要抓緊時(shí)間，講究效率。用最快的速度組織參與拍照的人員排好位次，開(kāi)始拍照。拍照活動(dòng)最忌諱的就是無(wú)人組織或者是組織不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照當成了聊天敘舊和自由活動(dòng)。這樣，不但耽誤大家的時(shí)間，而且還會(huì )顯得主辦方組織能力欠缺，使接待人員在專(zhuān)業(yè)水準的表現上“丟分”。
二、合影排位
合影時(shí)，有時(shí)需要排定具體位次，有時(shí)則不必。但是在正式場(chǎng)合所拍攝的合影，一般應當進(jìn)行排位。在非正式場(chǎng)合所拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影參加者的具體位次時(shí)，應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時(shí)，還應注意以下7點(diǎn)：場(chǎng)地的大??；人數的多少；背景的陳設；光線(xiàn)的強弱；合影參加者具體的身份，高矮和胖瘦；方便與否。
在一般情況下，正式合影的總人數宜少不宜多。在合影時(shí)，所有的參與者一般均應站立。在必要之時(shí)，可以安排前排人員就座，后排人員則可在其身后呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現場(chǎng)擺設便于辨認的名簽，以便參加者準確無(wú)誤地各就各位。
在安排合影的具體排位問(wèn)題時(shí)，關(guān)鍵是要知道內外有別，注意以下幾點(diǎn)：
(一)了解國內合影的排位習慣
國內合影時(shí)的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來(lái)看，它又有“人數為單” (見(jiàn)圖4～26)與“人數為雙” (見(jiàn)圖4～27)的分別。在合影時(shí)，國內的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。
(二)堅持涉外合影的排位慣例
在涉外場(chǎng)合合影時(shí)，應遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開(kāi)。簡(jiǎn)而言之，就是講究“以右為上” (見(jiàn)圖4～28)。
三、拍照表現
在正規場(chǎng)合拍照是一件很?chē)烂C的事情，因此各方人士都要認真對待。具體到個(gè)人表現時(shí)，主要講究的是著(zhù)裝正規、儀表整潔和表情自然這3方面。
(一)著(zhù)裝正規
在拍照場(chǎng)合中，合影的參與人員的著(zhù)裝要求是正統、端莊、規范。一般說(shuō)來(lái)，參與人員在拍照場(chǎng)合最為標準的著(zhù)裝，主要是深色的西裝、套裙或制服。具體而言，男性的著(zhù)裝應做到正規、干凈、文明、整潔，而女性的著(zhù)裝則應力求達到高雅、莊重、嚴肅。通常，男性可以穿上下同色、同質(zhì)的毛料中山裝、西裝或民族服裝。女性則可以穿各式套裝或者長(cháng)裙等等，要努力從服裝上顯示出自己的修養和氣度。在正規拍攝場(chǎng)合，一般來(lái)說(shuō)，都不宜穿著(zhù)夾克衫、牛仔褲等便裝，更不能穿著(zhù)短褲或背心。同時(shí)，要注意鞋襪的搭配，不要在褲腳露出襯褲，或者是深色的鞋褲中有一截淺色襪子，更不要出現“三截腿”的情況。從總體上說(shuō)，女性要根據“TPO”原則和自己的特點(diǎn)來(lái)選擇服飾，使服裝與時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境相匹配，要懂得“揚長(cháng)避短”，不要把自己打扮成“花蝴蝶”而以遭側目。男性則要特別講究“三色原則”，以防自己的服裝出現三種以上的顏色而顯得雜亂無(wú)章。
(二)儀表整潔
儀表整潔是每一個(gè)人在社交場(chǎng)合中的首要禮儀要求，在拍照場(chǎng)合就更應該如此。因為照片成型后就無(wú)法再改，所以在參與拍照活動(dòng)時(shí)，個(gè)人儀表通常都會(huì )備受關(guān)注。作為第一印象，儀表將影響到他人對自己的整體評價(jià)。因而參與合影人員應該依照規范并且參照個(gè)人條件。對儀表進(jìn)行必要的修飾，揚其長(cháng)，避其短，設計和塑造出美好的個(gè)人形象，令人賞心悅目。具體而言，要做到儀容美，就要注意干凈整潔、略加修飾。所謂干凈整潔，是指要注意個(gè)人衛生，其日常儀容必須做到無(wú)異物、無(wú)異味。所謂略加修飾，則是指對個(gè)人儀容的修整和裝飾，如理發(fā)，修剪鼻毛、耳毛、指甲等。尤其要注意的是，通常來(lái)說(shuō)，人們講究“上看頭、下看腳”，所以參與合影的人員應特別注意發(fā)型的選擇和設計。此外，女士應該適當地進(jìn)行化妝，但切記一定是“清水芙蓉”，淡妝示人。
(三)表情自然
對于參加拍照的人員來(lái)說(shuō)，在拍照活動(dòng)中，不論是神態(tài)表情過(guò)度夸張，還是過(guò)于沉重，或者根本沒(méi)有任何神態(tài)表情，都是不應該的。拍照時(shí)的基本表情應當和藹、親切、友善。所謂表情和藹，是指其在拍照場(chǎng)合中要努力使人感覺(jué)易于接近。而所謂表情親切、友善，則是指表情要放松，要自然，能夠令人感到與人為善，一見(jiàn)如故，沒(méi)有距離，平易近人。若態(tài)度冷漠、沉重、呆板、做作甚至懷疑、敵視，是絕對不會(huì )令人感到親切的?？傮w而言，在拍照過(guò)程中，大家要有友好的眼神、真誠的笑容以及自然的表情。
(四)舉止有禮
在拍照時(shí)，還要注意行為舉止必須彬彬有禮，特別講究“站有站相、坐有坐相”。比如，手不能隨意插在褲袋里。無(wú)論天氣怎樣炎熱，都不能當眾解開(kāi)紐扣或脫下衣服。不要在排列隊伍中標新立異，與眾不同，還要注意不要遮擋了別人的鏡頭。同時(shí)，如果不是患有眼疾，一般情況下不應該戴著(zhù)墨鏡照相。
四、拍照忌諱
在拍照活動(dòng)中，對于接待人員而言，除了注意上述的禮儀要求之外，還要特別注意防止犯忌。
(一)提供照片
合影之后，主辦方應主動(dòng)向參與合影的各方人士提供照片，并保證人手一張。不能“虎頭蛇尾”，更不能“有頭無(wú)尾”。那樣會(huì )讓合影的各方人士產(chǎn)生自己是“道具”之感，是很不禮貌的。
(二)忌諱他用
接待人員切記，公務(wù)合影照片，只宜作為資料或紀念。一般不宜用于商務(wù)活動(dòng)，更不能在沒(méi)有征求拍照參與者同意的情況下就隨便發(fā)表。
