1. 城建檔案信息化的內涵
城建檔案信息化的內涵是什么? 這是啟動(dòng)信息化工作之前應明確的問(wèn)題。目前理論界對此并無(wú)系統的分析研究,也無(wú)明確統一的結論。作者認為,圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的,利用是檔案管理工作的價(jià)值所在。那么,城建檔案信息化就是在新的時(shí)代背景下, 為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進(jìn)行的系列的綜合的科學(xué)的管理工作。具體來(lái)說(shuō), 城建檔案信息化是指:通過(guò)運用現代信息技術(shù),配置城建檔案計算機
輔助管理的基礎設施, 建立和完善城建檔案信息資源庫,依據城建檔案信息化的標準規范體系,以城建檔案網(wǎng)絡(luò )為平臺,依托高素質(zhì)的信息人才,有效地開(kāi)發(fā)和利用城建檔案信息, 實(shí)現城建檔案管理與服務(wù)的現代化和高效化,為城市建設、規劃和管理活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的動(dòng)態(tài)的系統化的管理工作。
2. 城建檔案信息化工作的主要內容
2. 1 做好城建檔案的計算機輔助管理工作, 此為技術(shù)支撐和基礎保障因素。
(1) 應有符合計算機設備運行要求的工作場(chǎng)地及滿(mǎn)足城建檔案管理軟件運行性能要求的計算機設備與相應的輔助設備。
(2) 城建檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)研制與功能設計必須符合國家有關(guān)城建檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業(yè)務(wù)技術(shù)標準; 城建檔案管理軟件的研制、安裝和使用,必須符合國家有關(guān)安全保密法規與標準。
(3) 城建檔案管理軟件應具備數據管理、整理編目、檢索查詢(xún)、實(shí)體管理、安全保密、系統維護等基本功能, 覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統計六大環(huán)節。
(4) 城建檔案管理軟件應具有良好的實(shí)用性、通用性及可擴展性, 并做到界面友好, 用語(yǔ)規范, 操作簡(jiǎn)單,使用方便;城建檔案管理軟件應考慮檔案管理電子化、遠程化、協(xié)同化、圖文一體化的趨勢,擴充電子檔案管理、與地理信息系統相結合、遠程管理等其他功能或預留相應接口。
(5) 城建檔案管理軟件應具備較強的數據獨立性, 確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數據的完整、安全遷移及有效利用。
2. 2 逐步建立和完善城建檔案信息數據庫, 此為物質(zhì)基礎因素。
(1) 通過(guò)文字信息著(zhù)錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數字化、電子文件轉換與裝載等多種手段,做好城建檔案信息基本數據庫的建庫工作, 構建城建檔案目錄庫、城建檔案基本信息庫、城建檔案原件庫、城建檔案多媒體庫等各種基礎數據庫。
(2) 在基礎數據庫的基礎上進(jìn)行數據的挖掘、提煉與整合,形成各種專(zhuān)題數據庫,提高城建檔案信息的針對性與效用度。
(3) 數據庫中的城建檔案信息應保持真實(shí)性、完整性與有效性,提高城建檔案信息的權威性。
(4) 城建檔案信息庫數據結構設計應符合檢索優(yōu)先的原則,能夠以DB F 文件格式或通過(guò)XML 及
其他通用格式文檔進(jìn)行數據交換, 并具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類(lèi)型的城建檔案數據, 其文件格式均應盡量采用通用文件格式。推薦的通用文件格式為: 文字型數據采用XML 文檔和R TF 、TXT 格式; 掃描圖像數據采用J P EG、T IF F 格式; 視頻數據采用MP EG、AV I 格式; 音頻數據采用MP3、WAV 等格式。
2. 3 通過(guò)信息化手段,做好城建檔案利用工作,
充分發(fā)揮城建檔案信息的作用。此為目的因素。
(1) 應提供簡(jiǎn)單易用的檔案信息檢索系統,對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化,滿(mǎn)足用戶(hù)對查全率、查準率的要求。
(2) 應實(shí)現由單一的文字信息向圖文聲像一體化信息利用的轉變, 設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能。
(3) 應實(shí)現由封閉型利用向開(kāi)放型利用的轉變, 改專(zhuān)用檢索查詢(xún)系統為通用檢索系統, 改專(zhuān)用設備定點(diǎn)查詢(xún)?yōu)檫h程查詢(xún)利用。
2. 4 探索對城建電子檔案的接收與管理, 加速城建檔案信息化進(jìn)程, 此為當前信息化工作的重要內容。
(1) 提前介入城建電子文件的管理,對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過(guò)程的管理與監控,保證城建電子檔案的質(zhì)量。
(2) 根據城建電子檔案載體的特性,創(chuàng )造適宜的庫房保管條件,做好保管工作,并根據信息技術(shù)的發(fā)展情況,做好城建電子檔案的遷移工作。
(3) 充分利用城建電子檔案的數字化優(yōu)勢,通過(guò)直接復制數據及數據轉換等手段和必要的安全措施,縮短檔案接收到檔案利用之間的時(shí)間,做好利用工作。
(4) 探索利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠程城建電子檔案接收與管理,增加檔案接收途徑。
2. 5 研究城建檔案信息與地理信息系統的結合,拓寬城建檔案信息的應用前景,此為目的因素的派生因素。
(1) 做好一般的城建檔案信息與地理信息系統的結合, 發(fā)揮城建檔案的歷史記載功能與地理信息系統的綜合分析優(yōu)勢, 對城建檔案信息進(jìn)行分析與整合, 形成針對性強、綜合性高的專(zhuān)題信息, 提高城建檔案信息的權威性。
(2) 做好地下管線(xiàn)檔案信息等與地理信息系統密不可分的城建檔案信息的分析與整合, 使之得到更有效的應用。
2. 6 加強領(lǐng)導與組織、交流與溝通,發(fā)展壯大自身。
(1) 加快制訂信息化工作的法規政策、標準規范, 統一思想, 綜合協(xié)調, 大力推進(jìn)信息化工作的進(jìn)程。
(2) 加強城建檔案管理部門(mén)與歸口管理部門(mén)之間、城建檔案管理部門(mén)與建設單位之間的縱向溝通聯(lián)系,爭取更多的支持與理解,同時(shí)也通過(guò)信息化建設提供更有效的服務(wù),提升自身的作用與地位。
(3) 加強各級城建檔案管理部門(mén)之間、城建檔案管理部門(mén)與相關(guān)政府機關(guān)及企事業(yè)單位之間的橫向交流與合作, 通過(guò)資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、優(yōu)勢互補等措施,形成合力,共同推進(jìn)信息化工作的順利開(kāi)展。
(4) 利用互聯(lián)網(wǎng)的信息溝通優(yōu)勢, 加強對外宣傳,擴大自身影響,提高全社會(huì )對城建檔案事業(yè)的關(guān)注。
2. 7 通過(guò)信息化工作的推進(jìn)來(lái)加強自身的建設。
(1) 通過(guò)信息化建設來(lái)促進(jìn)城建檔案管理人員觀(guān)念的更新與知識的更新,按照分層次、分階段和根據業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓的原則, 做好領(lǐng)導層、管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓工作,提高總體信息化應用水平,使之更能適應時(shí)代發(fā)展的要求。
(2) 通過(guò)信息化建設來(lái)建立一支熟悉業(yè)務(wù)、結構合理、骨干力量穩定、專(zhuān)業(yè)化程度較高的技術(shù)骨干隊伍和對業(yè)務(wù)系統熟悉使用的業(yè)務(wù)人員隊伍, 保障自身發(fā)展的后續力量。
(3) 通過(guò)信息化建設來(lái)改造城建檔案管理的工作流程和機構設置,提高工作效率和管理水平,增加業(yè)務(wù)透明度,促進(jìn)勤政廉政建設。
2. 8 建立健全城建檔案信息化的標準規范體系,此為信息化工作科學(xué)、有效開(kāi)展的重要保障。
城建檔案信息化工作是一個(gè)龐雜的體系, 涉及方方面面。無(wú)規矩不成方圓,城建檔案信息化的標準規范體系是城建檔案信息化工作快速、持續、有效、健康、規范發(fā)展的重要保障, 同時(shí), 還可規范和協(xié)調信息化內容體系各要素之間的關(guān)系。城建檔案信息化的標準規范體系主要包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的內容。而當前,由于信息技術(shù)在城市規劃、建設中的廣泛應用,城建電子文件的管理問(wèn)題日益突出,盡快制定出各個(gè)層面的城建電子文件歸檔與電子檔案
管理規范體系是標準規范體系建設工作的主要內容。
3. 城建檔案信息化工作的集成模式
3. 1 集成的內涵
李寶山、劉志偉在《集成管理-高科技時(shí)代的管理創(chuàng )新》一書(shū)中, 對集成的內涵作了全面系統的闡述。集成的哲學(xué)內涵是指由系統的整體性及其系統核心的統攝、凝聚作用而導致的使若干相關(guān)部分和因素合成為一個(gè)新的統一整體的建構、序化過(guò)程;從管理的角度來(lái)說(shuō), 集成是指一種創(chuàng )造性的融合過(guò)程, 即在各要素的結合過(guò)程中, 注入創(chuàng )造性的思維在里面, 使得各要素有機的結合在一起, 充分實(shí)現優(yōu)勢、功能及結構的互補,實(shí)現整體優(yōu)勢最大化。由此,集成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,是構造系統、尤其是構造高級系統的途徑和方式。因此,集成理論的精髓就是優(yōu)勢互補、整體優(yōu)化、動(dòng)態(tài)開(kāi)放、過(guò)程管理及創(chuàng )造性融合。從根本上講, 集成的最大價(jià)值在于能夠形成一個(gè)相互融合的整體和功能最強、效果最優(yōu)的系統。
3. 2 城建檔案信息化工作集成模式的內涵
城建檔案信息化工作的集成模式實(shí)質(zhì)上就是運用集成理論指導城建檔案信息化工作的實(shí)踐過(guò)程和工作系統。具體來(lái)說(shuō),就是將集成的思想、理念和原則創(chuàng )造性的用于城建檔案信息化工作的實(shí)踐活動(dòng)中,實(shí)現城建檔案信息化工作中城建檔案信息技術(shù)、城建檔案信息資源、城建檔案信息規范、人力資源、工作流程、城建檔案信息服務(wù)等諸要素的全方位優(yōu)化, 促進(jìn)各項要素、功能和優(yōu)勢之間的互補與匹配, 從而促進(jìn)整個(gè)城建檔案信息化工作的效率和效果提高的實(shí)踐過(guò)程和工作系統。
3. 3 城建檔案信息化工作集成模式的主要內容
(1) 城建檔案信息及信息化工作標準和規范的集成。就是將城建檔案信息及信息化工作的有關(guān)標準、規范形成一個(gè)綜合體系,化解城建檔案信息化工作領(lǐng)域縱向、橫向及不同層次標準規范之間的矛盾、沖突和不一致。集成的標準、規范綜合體系應具有兼容性、一致性、連貫性、可持續性和動(dòng)態(tài)發(fā)展性。標準和規范的集成是集成模式中其他要素集成得以實(shí)現的基礎和前提。
(2) 城建檔案信息技術(shù)、信息系統的集成。
當前,信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,不同的城建檔案部門(mén), 或同一城建檔案部門(mén)的不同的信息化業(yè)務(wù)環(huán)節,會(huì )采用不同的多種多樣的信息技術(shù),使用不同的信息系統。這樣就形成了信息資源共享利用的壁壘。集成模式就要求將這些孤立的、不兼容的信息技術(shù)和信息系統進(jìn)行集成, 從系統的角度實(shí)現技術(shù)的兼容和系統的共用, 建立一個(gè)綜合的城建檔案信息網(wǎng)絡(luò )系統,避免人力、物力、財力的浪費,給有效的信息資源共享利用一個(gè)平臺。例如, 廣州市城市規劃局現正開(kāi)展統一信息平臺的工作, 要建立一個(gè)統一的網(wǎng)站, 以實(shí)現整個(gè)規劃系統信息的集成利用。
信息技術(shù)、信息系統的集成是信息資源集成的技術(shù)保障。
(3) 城建檔案信息資源的集成。
就是將城建檔案信息資源諸要素有機地連接成為一個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過(guò)程, 是對城建數字信息的重新組織。城建檔案信息資源的集成可根據實(shí)際需求分為城建檔案信息資源間的集成和城建檔案信息資源同其他城市建設信息資源的集成。當前, 要實(shí)現的是第一個(gè)層次?？v向來(lái)說(shuō),就是建設、規劃、設計、施工、監理等單位形成的檔案的集成; 橫向來(lái)說(shuō)就是館際間的檔案信息集成。通過(guò)集成建立節約化的、豐富的、系統的城建檔案信息資源庫, 為城建檔案信息資源的共享利用提供物質(zhì)基礎。
(4) 城建檔案信息化工作流程的集成。
城建檔案信息化工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節, 把這些業(yè)務(wù)環(huán)節看作一個(gè)大系統的子系統, 通過(guò)集成, 將這些子系統進(jìn)行有效的融合, 使其流程化, 實(shí)現大系統的整體優(yōu)化, 避免因各環(huán)節的孤立而造成人、財、物的浪費。同時(shí), 業(yè)務(wù)流程是檔案信息的產(chǎn)生源, 檔案信息資源的集成需要以業(yè)務(wù)流程的集成為基礎。
(5) 城建檔案信息服務(wù)的集成。
服務(wù)集成建立在以上諸要素集成的基礎之上。傳統的城建檔案館的服務(wù)模式是單一的, 孤立
的, 服務(wù)功能是分散而脫節的, 滿(mǎn)足用戶(hù)需求的過(guò)程往往要跨越多個(gè)部門(mén)經(jīng)過(guò)一系列的服務(wù)來(lái)完成, 因而, 服務(wù)效率低, 質(zhì)量差, 用戶(hù)滿(mǎn)意度低。服務(wù)的集成模式就是集咨詢(xún)、信息檢索、原始信息提供和知識服務(wù)為一體。此外, 通過(guò)各種關(guān)聯(lián)和鏈接的建立, 通過(guò)城建檔案信息資源的互操作和整合, 通過(guò)打破原各部門(mén)之間的嚴重分離, 建立起城建檔案信息綜合集成服務(wù)體系, 真正實(shí)現“一站到位”的高效、高質(zhì)、高滿(mǎn)意度的信息服務(wù)。這是我們城建檔案工作者的立命之本。
當然, 集成模式是多層次、多源、多時(shí)空、多維和多變量的。以上諸要素是相輔相成的, 不應僅是孤立地進(jìn)行自身的集成, 而應將實(shí)現城建檔案信息化工作的系統化、整體優(yōu)化、成效的最大化作為最終目標。集成模式是城建檔案信息化建設深入發(fā)展的必然選擇。
參考文獻:
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(廣州市,510030)
(責任編輯王傳宇)
[ 作者簡(jiǎn)介] 鄭向陽(yáng),男, 1964 年生,光學(xué)碩士,高級工程師,廣州市城市建設檔案館館長(cháng),發(fā)表論文近二十篇。
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