Excel操作技巧
（1）、快速給單元格重新命名
EXCEL給每個(gè)單元格都有一個(gè)默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會(huì )看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，就可以輸入一個(gè)新的名字了。
（2）、去掉默認的表格線(xiàn)(網(wǎng)線(xiàn))
單擊“工具”菜單中的“選項”，再單擊對話(huà)框中的“視圖”，找到“網(wǎng)格線(xiàn)”，使之失效(將左邊的“×”去掉)。
（3）、增加工作簿的頁(yè)數
單擊“插入”菜單下的“工作表”，即可在底部看到一個(gè)新名稱(chēng)的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。
（4）、快速給工作表命名
雙擊當前工作表下部的名稱(chēng)，如“Sheet1”，再輸入新的名稱(chēng)即可。
（5）、實(shí)現條件顯示
統計學(xué)生成績(jì)時(shí)，希望輸入60以下的分數時(shí)，能顯示為“不及格”，輸入60以上的分數時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱(chēng)之為“條件顯示”，用IF函數可以實(shí)現。
假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現不同的等級：
=if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”兩個(gè)等級
=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優(yōu)秀”)) 分三個(gè)等級
=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優(yōu)秀”))) 分為四個(gè)等級
注意：符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。
（6）、跨表操作數據
設有名稱(chēng)為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容。則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式：=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
（7）、兩次選定單元格
有時(shí)，我們需要在某個(gè)單元格內連續輸入多個(gè)測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按Enter鍵，活動(dòng)單元格均默認下移一個(gè)單元格，非常不便。此時(shí)，你肯定會(huì )通過(guò)選擇“工具”\“選項"\“編輯"，取消“按Enter鍵移動(dòng)活動(dòng)單元格標識框"選項的選定來(lái)實(shí)現在同一單元格內輸入許多測試值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：
單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格（此時(shí)，單元格周?chē)鷮⒊霈F實(shí)線(xiàn)框）。
（8）、 “Shift＋拖放"的妙用
在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭“?"，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標在單元格間邊界處會(huì )變?yōu)橐粋€(gè)水平“工"狀標志，左右拖拉時(shí)會(huì )變?yōu)榇怪?#8220;工"狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡(jiǎn)單的方法節省了幾個(gè)剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。
（9）、超越工作表保護的訣竅
如果你想使用一個(gè)保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯"\“復制"、“粘貼"，將其拷貝到一個(gè)新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。
（10）、數據填充技巧
在Excel97表格中填寫(xiě)數據時(shí)，經(jīng)常會(huì )遇到一些在結構上有規律的數據，例如1997、1998、1999；星期一、星期二、星期三等。對這些數據我們可以采用填充技術(shù)，讓它們自動(dòng)出現在一系列的單元格中。
填充功能是通過(guò)“填充柄”或“填充序列對話(huà)框”來(lái)實(shí)現的。用鼠標單擊一個(gè)單元格或拖曳鼠標選定一個(gè)連續的單元格區域時(shí)，框線(xiàn)的右下角會(huì )出現一個(gè)黑點(diǎn)，這個(gè)黑點(diǎn)就是填充柄。打開(kāi)填充序列對話(huà)框的方法是：?jiǎn)螕?#8220;編輯”菜單下的“填充”中的“序列”即可。
一、數字序列填充
數字的填充有三種填充方式選擇：等差序列、等比序列、自動(dòng)填充。以等差或等比序列方式填充需要輸入步長(cháng)值(步長(cháng)值可以是負值，也可以是小數，并不一定要為整數)、終止值(如果所選范圍還未填充完就已到終止值，那么余下的單元格將不再填充；如果填充完所選范圍還未達到終止值，則到此為止)。自動(dòng)填充功能的作用是，將所選范圍內的單元全部用初始單元格的數值填充，也就是用來(lái)填充相同的數值。
例如從工作表初始單元格A1開(kāi)始沿列方向填入20、25、30、35、40這樣一組數字序列，這是一個(gè)等差序列，初值為20，步長(cháng)5，可以采用以下幾種辦法填充：
1利用鼠標拖曳法
拖曳法是利用鼠標按住填充柄向上、下、左、右四個(gè)方向的拖曳，來(lái)填充數據。
填充方法為：在初始單元格A1中填入20，再在單元格A2中填入25，用鼠標選定單元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至單元格A5時(shí)放手即可。
2利用填充序列對話(huà)框
在初始單元格A1中填入20，打開(kāi)填充序列對話(huà)框，選擇“序列產(chǎn)生在”列、類(lèi)型是“等差序列”、“步長(cháng)值”填入5、“終止值”填入40，然后“確定”。
3利用鼠標右鍵
在初始單元格A1中填入20，用鼠標右鍵按住填充柄向下拖曳到單元格A5時(shí)放手，這時(shí)會(huì )出現一個(gè)菜單，選擇菜單的“序列”命令，以下操作同利用填充序列對話(huà)框操作方法一樣。
二、日期序列填充
日期序列包括日期和時(shí)間。當初始單元格中數據格式為日期時(shí)，利用填充對話(huà)框進(jìn)行自動(dòng)填寫(xiě)，“類(lèi)型”自動(dòng)設定為“日期”，“日期單位”中有4種單位按步長(cháng)值(默認為1)進(jìn)行填充選擇：“日”、“工作日”、“月”、“年”。
如果選擇“自動(dòng)填充”功能，無(wú)論是日期還是時(shí)間填充結果相當于按日步長(cháng)為1的等差序列填充。利用鼠標拖曳填充結果與“自動(dòng)填充”相同。
三、文本填充
在涉及到文本填充時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：
1文本中沒(méi)有數字
填充操作都是復制初始單元格內容，填充對話(huà)框中只有自動(dòng)填充功能有效，其它方式無(wú)效。
2文本中全為數字
當在文本單元格格式中，數字作為文本處理的情況下，填充時(shí)將按等差序列進(jìn)行。
3文本中含有數字
無(wú)論用何種方法填充，字符部分不變，數字按等差序列、步長(cháng)為1(從初始單元格開(kāi)始向右或向下填充步長(cháng)為正1，從初始單元格開(kāi)始向左或向上填充步長(cháng)為負1)變化。如果文本中僅含有一個(gè)數字，數字按等差序列變化與數字所處的位置無(wú)關(guān)；當文本中有兩個(gè)或兩個(gè)以上數字時(shí)，只有最后面的數字才能按等差序列變化，其余數字不發(fā)生變化。
例如，初始單元格的文本為“第4頁(yè)”，從初始單元格開(kāi)始向右或向下填充結果為“第5項”、“第6項”……；從初始單元格開(kāi)始向左或向上填充結果為“第3項”、“第2項”……再如初始單元格的文本為“(3)2班第4名”，向下填充時(shí)它的變化依次為“(3)2班第5名、(3)2班第6名……”
（11）、語(yǔ)音字段的使用技巧
在日常的工作表中，常會(huì )遇到一些生僻的字(如“邗”)，影響了對表中內容的理解。Excel97為我們很好地解決了該問(wèn)題，它增加了“語(yǔ)音字段”這一功能，你可以為這些生僻的字加上拼音注釋。
1插入語(yǔ)音字段 你可以選擇“插入”中“語(yǔ)音字段”命令來(lái)為“邗”字加語(yǔ)音字段，具體操作為：(1)選中“邗”字所在的單元格，雙擊該單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài)；(2)將光標定位在“邗”字之前，選擇“插入”中“語(yǔ)音字段”命令，“邗”字變?yōu)榫G色，在該字上方出現一個(gè)小框，在框中輸入字的拼音：han2，其中2代表陽(yáng)平；(3)按兩次回車(chē)鍵，以確認拼音的輸入。
2顯示/隱藏語(yǔ)音字段 添加拼音后，拼音并不顯示。采用以下方法可顯示拼音：(1)選擇欲顯示拼音的單元格；(2)選擇“格式”菜單中的“語(yǔ)音信息”，按下“顯示語(yǔ)音字段”，左側的圖標處于凹下?tīng)顟B(tài)即可。重復以上步驟就可隱藏語(yǔ)音字段。
3編輯語(yǔ)音字段 你可以按插入語(yǔ)音字段的操作方式進(jìn)入編輯。選擇欲更改拼音的單元格，再按下“插入”菜單的“語(yǔ)音字段”，然后更改拼音，按兩次回車(chē)鍵確認更改。若語(yǔ)音字段所在單元格正處于編輯狀態(tài)，你可以用Alt＋Shift＋上箭頭或下箭頭組合鍵在拼音和單元格中移動(dòng)光標。
4改變語(yǔ)音信息的字體 (1)選擇欲更改語(yǔ)音字體的單元格；(2)選擇“格式\語(yǔ)音信息\定義”命令；(3)在字體列表框中選擇要更改的字體，在“大小”的列表框中選擇字體大小。另外，你還可以按下“字體設置…”按鈕來(lái)改變拼音樣式、顏色及添加字符的特殊效果等?！?2〕、ActiveX 控件在 Excel 中的運用
Excel97在工作表或圖表上可使用ActiveX控件，根據我使用的體會(huì )，在工作上處理控件時(shí)，必須注意和了解如下事項：
(一)用Excel5.0/95工作簿文件格式保存Excel97工作簿時(shí)，將選擇ActiveX控件信息。當用戶(hù)通過(guò)雙擊鼠標來(lái)編輯內嵌在其它應用程序文檔中的Excel97工作簿時(shí)，該工作簿上的控件將不會(huì )正常工作。如果用戶(hù)是通過(guò)用右鍵單擊工作簿，然后選中快捷菜單上的“打開(kāi)”命令來(lái)編輯工作簿的話(huà)，工作簿上的控件就能正常工作了。
(二)當ActiveX控件處于激活狀態(tài)時(shí)，將禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和屬性。
例如，當某一控件激活時(shí)，就不能使用Sort方法，故下述按鈕單擊事件處理過(guò)程中的代碼將失敗(因為用戶(hù)單擊按鈕后，該按鈕就處于激活狀態(tài))。
PrivateSubCommandButton1Click
Range(〃a1:a10〃)SortKey1:=Range(〃a1〃)
EndSub
解決辦法是通過(guò)選激活工作表上其它元素的方法來(lái)繞過(guò)這種問(wèn)題。例如，可用下列代碼對單元格區域排序：
PrivateSubCommandButton1Click
Range(〃a1〃)Activate
Range(〃a1:a10〃)SortKey1:=Range(〃a1〃)
CommandButton1Activate
End Sub
(三)在MicrosoftExcel中，用OLEObjects集合中的OLEObject對象代表ActiveX控件。
如果要用編程的方式向工作表添加ActiveX控件，可用OLEObjects集合的Add方法。例如向第一張工作表添加命令按鈕。
Worksheets(1)OLEObjectsAdd〃FormsCommandButton1〃，_
Left:=10,Top:=10,Height:=20,Width:=100
因為ActiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject對象代表，所以也可用該集合中的對象來(lái)設置控件的屬性。例如要設置控件“CommandBotton1”的“左邊位置”屬性。
Worksheets(1)OLEObjects(〃CommandButton1〃)Left=10
那些不屬于OLEObject對象屬性的控件屬性，可通過(guò)由Object屬性返回的實(shí)際控件對象來(lái)設置。例如要設置控件“CommandButton1”的標題。
Worksheets(1)OLEObjects(〃CommandButton1〃)
ObjectCaption=〃runme〃
因為所有的OLE對象也是Shapes集合的成員，所以也可用該集合設置若干控件的屬性。例如要對齊第一張工作表上所有控件的左邊框。
ForEachsInWorksheets(1)Shapes
IfsType=msoOLEControlObjectThensLeft=10
Next
請注意，當在控件所在工作表的類(lèi)模塊之外使用控件的名稱(chēng)時(shí)，必須用工作表的名稱(chēng)限定該控件的名稱(chēng)。在工作表上ActiveX控件的事件處理過(guò)程中，Me關(guān)鍵字所指向的是工作表，而非控件。
〔13〕、巧解線(xiàn)性方程組
線(xiàn)性方程組在工程技術(shù)、經(jīng)濟等領(lǐng)域有著(zhù)廣泛的應用。許多實(shí)際問(wèn)題可以歸結為一個(gè)線(xiàn)性方程組的解，因此線(xiàn)性方程組的解法已成為廣大工程技術(shù)人員、經(jīng)濟工作者必須掌握的知識。在線(xiàn)性代數領(lǐng)域，Excel可以通過(guò)插入函數來(lái)直接求行列式的值，逆矩陣和矩陣的乘積。但Excel并沒(méi)有直接求解線(xiàn)性方程組的功能，本人發(fā)現Excel的規劃求解可用來(lái)解線(xiàn)性方程組，現把這種方法介紹給大家。
例如要解線(xiàn)性方程組
x1+x2+2x3+3x4=1
3x1-x2-x3-2x4=-4
2x1+3x2-x3-x4=-6
x1+2x2+3x3-x4=-4
可按如下的步驟來(lái)解這個(gè)方程組：
1.打開(kāi)Excel。
2.由于在本方程組中未知數有4個(gè)，所以預留4個(gè)可變單元格的位置A1—A4。
3.將活動(dòng)單元格移至B1處，從鍵盤(pán)鍵入：=A1＋A2＋2＊A3＋3＊A4：然后回車(chē)(此時(shí)B1顯示0)。即在B1處輸入方程組中第一個(gè)方程等號左邊的表達式。
4.在B2處從鍵盤(pán)鍵入：=3＊A1－A2－A3－2＊A4；然后回車(chē)(此時(shí)B2顯示0)。即在B2處輸入方程組中第二個(gè)方程等號左邊的表達式。
5.在B3處從鍵盤(pán)鍵入：=2＊A1＋3＊A2－A3－A4；然后回車(chē)(此時(shí)B3顯示0)。即在B3處輸入方程組中第三個(gè)方程等號左邊的表達式。
6.在B4處從鍵盤(pán)鍵入：=A1＋2＊A2＋3＊A3－A4；然后回車(chē)(此時(shí)B4顯示0)。即在B4處輸入方程組中第四個(gè)方程等號左邊的表達式。
7.點(diǎn)擊工具規劃求解，出現規劃求解參數對話(huà)框。
8.對話(huà)框中第一欄為：設置目標單元格，在相應的框中填入$B$1。
9.對話(huà)框中第二欄為：等于；后有三個(gè)選項，依次為最大值，最小值，值為。根據題意B1表示方程組中第一個(gè)方程等號左邊的表達式，它的值應為1，因此點(diǎn)擊值為前的圓圈，輸入1。
10.對話(huà)框中第三欄為：可變單元格；我們預留的可變單元格為A1—A4，所以在可變單元格框內鍵入 A 1： A 4。
11.對話(huà)框中最后一欄為：約束；首先點(diǎn)擊添加按鈕，屏幕出現添加約束對話(huà)框。
12.在添加約束對話(huà)框的單元格引用位置鍵入：B2；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：－4；然后按添加按鈕，屏幕出現空白的添加約束對話(huà)框。
13.在添加約束對話(huà)框的單元格引用位置鍵入：B3；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：－6；然后按添加按鈕，屏幕出現空白的添加約束對話(huà)框。
14.在添加約束對話(huà)框的單元格引用位置鍵入：B4；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：－4；然后按確定鍵，返回規劃求解參數對話(huà)框。特別注意在最后一個(gè)約束條件鍵入后，按確定鍵(而不是像前面一樣按添加鍵)。
15.按求解鍵，出現求解結果對話(huà)框。此時(shí)在A(yíng)1－A4的位置依次為：－1，－1，0，1；這就是說(shuō)，原方程組的解為：X1=－1,X2=－1,X3=0,X4=1。這樣我們就求出了方程組的解。
〔14〕、如何避免 Excel 中的錯誤信息
在Excel中輸入或編輯公式后，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一個(gè)錯誤信息，引起錯誤的原因并不都是由公式本身有錯誤產(chǎn)生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤信息，以及如何糾正這些錯誤。
錯誤信息1—＃＃＃＃
輸入到單元格中的數據太長(cháng)或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，在單元格中顯示不下時(shí)，將在單元格中顯示＃＃＃＃?？梢酝ㄟ^(guò)調整列標之間的邊界來(lái)修改列的寬度。
如果對日期和時(shí)間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時(shí)間必須為正值。如果日期或時(shí)間產(chǎn)生了負值，將在整個(gè)單元格中顯示＃＃＃＃。如果仍要顯示這個(gè)數值，請單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數字”選項卡，然后選定一個(gè)不是日期或時(shí)間的格式。
錯誤信息2—＃DIV/0!
輸入的公式中包含明顯的除數0，例如－120/0，則會(huì )產(chǎn)生錯誤信息DIV/0!。
或在公式中除數使用了空單元格(當運算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值)或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
錯誤信息3—＃VALUE!
當使用不正確的參數或運算符時(shí)，或者當執行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。
在需要數字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類(lèi)型。這時(shí)應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格B3中有一個(gè)數字，而單元格B4包含文本，則公式=B3＋B4將返回錯誤信息＃VALUE!。
錯誤信息4—＃NAME?
在公式中使用了Excel所不能識別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯誤信息＃NAME??？梢詮囊韵聨追矫孢M(jìn)行檢查糾正錯誤：
(1)如果是使用了不存在的名稱(chēng)而產(chǎn)生這類(lèi)錯誤，應確認使用的名稱(chēng)確實(shí)存在。在“插入”菜單中指向“名稱(chēng)”，再單擊“定義”命令，如果所需名稱(chēng)沒(méi)有被列出，請使用“定義”命令添加相應的名稱(chēng)。
(2)如果是名稱(chēng)，函數名拼寫(xiě)錯誤應修改拼寫(xiě)錯誤。
(3)確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1：C10)。
注意將公式中的文本括在雙引號中。
錯誤信息5— ＃NUM!
當公式或函數中使用了不正確的數字時(shí)將產(chǎn)生錯誤信息＃NUM!。
要解決問(wèn)題首先要確認函數中使用的參數類(lèi)型正確。還有一種可能是由公式產(chǎn)生的數字太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改公式，使其結果在－1×10307和1×10307之間。
(15)、給你的 Excel 加個(gè)計算器
Excel 是目前最流行的電子表格軟件，功能極為強大。按理說(shuō)，Excel 具有如此強大的計算功能，我們似乎不再需要什么計算器來(lái)幫忙了。不過(guò)一些剛入門(mén)不久的新用戶(hù)因為對 Excel 還不太熟悉，需經(jīng)常借用一下 Windows 自帶的計算器程序，而老用戶(hù)在進(jìn)行有關(guān)函數運算時(shí)使用計算器也似乎更方便一些。但很多用戶(hù)都是通過(guò) Windows 的“開(kāi)始”菜單來(lái)查找和啟動(dòng)計算器，非常麻煩。其實(shí)，Excel 自己也帶了一個(gè)計算器，我們直接調用它的計算器要方便得多。缺省情況下，用戶(hù)并不能直接使用 Excel 的計算器，為達到目的，我們必須采用如下方法將它添加到快捷工具欄上：
1．執行Excel“工具”菜單的“自定義”命令，系統彈出“自定義”對話(huà)框；
2．在“自定義”對話(huà)框中選擇“命令”標簽；
3．從“類(lèi)別”列表框中選擇“工具”選項；從“命令”列表框中選擇一個(gè)計算器樣式的“自定義”命令（注意，該列表框中有幾個(gè)不同的“自定義”命令按鈕，我們應選擇那個(gè)在“說(shuō)明”按鈕中顯示為“計算器”的按鈕）；
4．用鼠標將該命令拖到 Excel 快捷工具欄的合適位置；
5．此時(shí) Excel 的快捷工具欄上就會(huì )出現一個(gè)計算器樣式的“自定義”命令按鈕，用鼠標右擊該按鈕，打開(kāi)鼠標右鍵菜單；
6．執行快捷菜單中的“命名”命令，將其改名為“計算器”；
7．你也可以采用類(lèi)似方法為 Excel 的菜單欄也添加一個(gè)“計算器”命令菜單；
8．單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“自定義”對話(huà)框。
這樣，Excel 的快捷工具欄上就會(huì )出現一個(gè)名為“計算器”的命令按鈕，我們只需單擊該按鈕即可調用系統的“計算器”程序，進(jìn)行不同進(jìn)制、不同單位的四則、函數等運算，從而簡(jiǎn)化了在使用 Excel 時(shí)調用計算器的步驟。
本站僅提供存儲服務(wù)，所有內容均由用戶(hù)發(fā)布，如發(fā)現有害或侵權內容，請
點(diǎn)擊舉報。
