Excel工作表不僅大小懸殊，并且一個(gè)文件的打印范圍也是多種多樣的。另外，Excel文件的打印結果是各類(lèi)報表，因此它的可讀性顯得格外重要。下面筆者就以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設置的一般方法，我們的目標是增強文件的可讀性。
1. 建立頁(yè)眉和頁(yè)腳
工作表的頁(yè)眉和頁(yè)腳包含了許多有用信息，例如報表的頁(yè)碼或工作表標題等等，用戶(hù)只需單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項卡。(如圖1所示)
如果需要使用內置的頁(yè)眉和頁(yè)腳，就要打開(kāi)“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”下拉列表，從中選擇“第1頁(yè)”、“第1頁(yè)，共?頁(yè)”之類(lèi)的內容。
如果需要自行建立自己的頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以單擊“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”打開(kāi)對話(huà)框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著(zhù)十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來(lái)設置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來(lái)設置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內容。
2. 打印行或列標題
如果Excel制作的報表大小超過(guò)了一頁(yè)，要保證第一頁(yè)以后的各頁(yè)均能看到行或列的標題，以便正確標識各行或列數據的具體含義。
辦法是單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“工作表”選項卡。當每一頁(yè)需要重復打印列標題時(shí)，請將光標插入“頂端標題行”框，然后用鼠標選中包含列標題的所有單元格即可輸入引用，或者將列標題的單元格引用直接輸入“頂端標題行”框。(如圖2所示)
如果每一頁(yè)需要重復出現行標題(一般在A(yíng)列)，可以按相同方法將光標插入“左端標題列”框，然后按上面介紹的方法設置行標題的引用。
3. 使所有數據可見(jiàn)
如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬，那么打印出來(lái)的文本將被截斷，打印出來(lái)的數字則會(huì )顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數據可見(jiàn)。
如果發(fā)現了某一列的寬度不夠，只需將光標放到該列列標右側的邊線(xiàn)處，待光標變成雙向光標后雙擊邊線(xiàn)，即可自動(dòng)增加列寬以適應數據的長(cháng)度。
也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開(kāi)“單元格”對話(huà)框的“對齊”選項卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數據自動(dòng)換行以適應列寬。
4. 使用容易查看的格式
國內的各種報表習慣設置網(wǎng)格線(xiàn)，我們可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線(xiàn)”即可。也可以選中需要設置網(wǎng)格線(xiàn)的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開(kāi)對話(huà)框從中選擇需要的邊框樣式。
另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色，但是使用黑白打印機進(jìn)行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來(lái)的內容就不夠清晰。
另外，也可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。
5. 使報表居中
如果使用的打印紙能夠容納整個(gè)報表，就可以設置水平居中或垂直居中。
前者可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)邊距”選項卡，選中“居中方式”下的“水平”復選項，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復選項。兩者同時(shí)選中時(shí)，報表會(huì )在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。
6. 調整報表四周的空間
Excel報表的四周包括頁(yè)邊距和上、下的頁(yè)眉、頁(yè)腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁(yè)邊距或頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)邊距”選項卡，改變其中上、下、左、右和“頁(yè)眉”、“頁(yè)腳’的數值。(如圖3所示)
也可以單擊Excel工具欄中的“打印預覽”按鈕，打開(kāi)預覽窗口單擊“頁(yè)邊距”按鈕，顯示頁(yè)面的頁(yè)邊距的尺寸柄，根據需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。
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