會(huì )議是上下溝通上傳下達的重要信息渠道，如果會(huì )議一天到晚都在扯皮，那執行力就是空話(huà)，很多公司開(kāi)會(huì )簡(jiǎn)直就像在菜市場(chǎng)，沒(méi)有一點(diǎn)規則，談到哪算哪，議而不決，決而不行，行而無(wú)果是很多公司的弊病。
如何開(kāi)好公司的各項會(huì )議，很多時(shí)候我們見(jiàn)到最多的仍然處在口號階段，會(huì )議室張貼懸掛著(zhù)：會(huì )而有議、議而有決、決而有行、行而有果。甚至設置會(huì )議監督管理辦法，但最終依然是以前怎樣還是怎樣，一場(chǎng)會(huì )議的執行力和與會(huì )者對于會(huì )議的目的都達不到共識，更別談會(huì )議決定和結果的執行與共識。
今天針對企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的常見(jiàn)會(huì )議，我羅列出來(lái)，如何有效控制和管理，提高會(huì )議質(zhì)量，談?wù)勛约旱男牡酶惺堋?/span>
我們知道的那些個(gè)會(huì )
周例會(huì )：
業(yè)務(wù)相關(guān)單位的負責人會(huì )議，針對一周各部門(mén)的工作進(jìn)行資源協(xié)調才是目的，而很多時(shí)候我們開(kāi)成了總結和計劃會(huì )。關(guān)于工作總結部分自然有績(jì)效指標和工作目標去保證，有直屬上級去監督把控，在業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)負責人一起的會(huì )議上匯總，無(wú)疑是耽誤大家的時(shí)間，且別人也未必關(guān)心你部門(mén)做了什么，想做什么。關(guān)于計劃部分亦是如此。所以周例會(huì )的關(guān)鍵在于回顧上周工作中遇到的非本部門(mén)造成的困難和問(wèn)題，提出解決意見(jiàn)，以及下一步工作計劃中需要其他相關(guān)部門(mén)提供的支持和配合。針對這些問(wèn)題進(jìn)行會(huì )議溝通，協(xié)調人力物力資源，以確保本部門(mén)工作目標的達成，這才是會(huì )議最終的目的。
業(yè)務(wù)協(xié)調會(huì )：
對于項目性工作或者前一階段工作中的產(chǎn)異常進(jìn)行協(xié)調，對接下來(lái)的工作進(jìn)行資源調配。針對項目性或臨時(shí)性重要工作，且需要跨部門(mén)協(xié)作的工作開(kāi)展的臨時(shí)性或常規性會(huì )議。以協(xié)調解決工作中的盲點(diǎn)和異常為主。
工作總結計劃會(huì )：
直屬業(yè)務(wù)線(xiàn)或者部門(mén)內部組織召開(kāi)的常規會(huì )議，按周、月、季度或年度為節點(diǎn)，進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的全面總結陳述，問(wèn)題、改進(jìn)建議、下一階段工作計劃、目標、需求和建議。不是所有部門(mén)都需要混在一起參加的。當然公司級的會(huì )議例外，但公司級的這種常規會(huì )議一般以月或季度，年度為節點(diǎn)召開(kāi)，除非創(chuàng )業(yè)前期，方向戰略不明確，調整變動(dòng)快，可按周組織實(shí)施。
除了以上的常規會(huì )議，不同的行業(yè)或公司還會(huì )有其它的一些會(huì )議。如業(yè)務(wù)啟動(dòng)大會(huì )、成本分析會(huì )、年度經(jīng)營(yíng)計劃會(huì )、年會(huì )等常會(huì )被列為公司的例行會(huì )議外，不同行業(yè)會(huì )議形式各異。
臨時(shí)性會(huì )議：
如業(yè)務(wù)碰頭會(huì )、業(yè)務(wù)檢討會(huì )、項目啟動(dòng)會(huì )等，以及部門(mén)內部的小范圍會(huì )議，比如部門(mén)早會(huì )、夕會(huì )、扒皮會(huì )等。
非例行性專(zhuān)題會(huì )議包括：
新產(chǎn)品導入會(huì )議（樣品總結會(huì )/試產(chǎn)前會(huì )議、試產(chǎn)總結會(huì )議等）、品質(zhì)分析會(huì )議（客戶(hù)投訴、退貨、重大品質(zhì)問(wèn)題發(fā)生）、出現生產(chǎn)或消防安全、職業(yè)衛生、員工生命出現重大危險等方面的重要事故專(zhuān)題會(huì )議、與客戶(hù)、供應商或其他客人的溝通會(huì )議等。
會(huì )議管理的原則是什么？
會(huì )議的基本原則：遵循公開(kāi)公平公正；平等、自由激辯、民主討論集中決策的原則，決策者最后發(fā)言，盡量不參與爭辯，反對一言堂式的會(huì )議。
議題原則：
只有涉及三個(gè)部門(mén)以上之議題、部門(mén)之間在現有制度流程中找不到依據無(wú)法達成一致的議題、投訴的或通告的議題才能提交到會(huì )議上來(lái)。而且，例會(huì )不解決具體個(gè)案，專(zhuān)題會(huì )議不解決制度和程序的問(wèn)題，類(lèi)似個(gè)案出現三次才可以考慮到體制問(wèn)題等。
會(huì )議的討論方式、提出議題的原則、解決問(wèn)題的原則、爭議裁決的原則（僅供參考）：
提出議題的原則：
提出有關(guān)制度和流程方面的問(wèn)題時(shí)，提問(wèn)者應事先查看有關(guān)的文件資料，不看程序文件和制度，不去了解調查，信口開(kāi)河提出并改變處理方法，是公司制度和流程朝令夕改的重要原因之一，對公司的規范化及長(cháng)遠發(fā)展損害是非常大的。
提出制度或程序上的問(wèn)題并要求改變者，必須提交與之相關(guān)的文件，指出其不足之處，方可加以討論，讓大家養成了解和調查的習慣，防止信口開(kāi)河的工作作風(fēng)。
議題提出人提出問(wèn)題時(shí)，必須按“議題、所遇到的困難和瓶頸、自己的意見(jiàn)和建議”三個(gè)步驟進(jìn)行，讓與會(huì )者感覺(jué)有條理性，以節省時(shí)間及使與會(huì )者更容易理解。
解決問(wèn)題的原則：
問(wèn)題的系統解決和預防，要從人為因素和流程體制因素兩方面加以考慮，并平衡近期問(wèn)題（治標）與遠期系統（治本）之間的矛盾，因此意見(jiàn)和建議必須有“當前臨時(shí)的解決方案”和“將來(lái)從制度流程上系統的解決方案”。
討論出來(lái)的決定（流程或制度），盡量保持相對的穩定性，制度流程變化太快，朝令夕改，制度流程無(wú)法沉淀，例行性管理的事務(wù)也會(huì )變成例外管理，部屬無(wú)法適從，從上到下忙于救火，無(wú)法形成優(yōu)良的企業(yè)文化；制度流程長(cháng)期不改，不能根據外部變化進(jìn)行變革升級，會(huì )導致體制逐步僵化保守，最終失去競爭力。
《會(huì )議管理辦法》對各種會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主持人、決策人、記錄員、參加部門(mén)該準備哪些資料要有非常細致的說(shuō)明。辦法還要對會(huì )議程序、主持人如何控制會(huì )議進(jìn)程、會(huì )議紀律、會(huì )議記錄、決議追蹤做細致的規定。
《會(huì )議記錄表》有議題、內容和決議，有責任人和協(xié)助人以及完成時(shí)限和結案簽名等項目。保證會(huì )議在有序、盡量理性的范圍內進(jìn)行，并使之議題的提出到結案形成一個(gè)閉環(huán)。
以上各個(gè)環(huán)節都控制住了，一定能保證會(huì )議高效高質(zhì)量的完成嗎？不一定，因為很多企業(yè)老板是帶頭破壞制度和規則的人，所以，要想保證會(huì )議管理的執行，還需要最重要的一步，搞定老板，與老板在會(huì )議管理上達成共識。
開(kāi)會(huì )非常能體現中庸之道，如果決策者過(guò)度高壓搞一言堂，大家就一團和氣捂蓋子不吭聲；如果過(guò)度自由，大家就胡吹亂扯偏離主題；如果沒(méi)有原則和程序，大家就會(huì )一味指責拍桌子罵架，甚至極度情緒化導致人身攻擊，人身攻擊一多，心里就開(kāi)始記仇了，國人最喜歡講冠冕堂皇的大話(huà)，經(jīng)常講什么對事不對人，而最難做到的恰恰是這一點(diǎn)；所以會(huì )議的掌控特別能體現一個(gè)人的管理藝術(shù)，討論的過(guò)程既要民主自由，又要控制與會(huì )者不能亂扯下去，既要讓大家激辯又不能導致人身攻擊。判斷一個(gè)管理者的綜合素質(zhì)，從主持一個(gè)會(huì )議就可以辨別一半以上，會(huì )議開(kāi)好了，管理就成功一半了。
這就是今天要說(shuō)的話(huà)題，Hr-你應該知道的事。歡迎大家留言評論，留下觀(guān)點(diǎn)。
前路雖長(cháng)，尤可期許。
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