在進(jìn)行預算差異分析的時(shí)候，我們會(huì )重點(diǎn)關(guān)注實(shí)際收入的缺口，想辦法將收入細化到產(chǎn)品、業(yè)務(wù)、客戶(hù)，通過(guò)存量和增量的區分來(lái)尋找收入未達預期的原因；會(huì )關(guān)心每一項超支的成本費用，判斷超支的合理性以及能否為企業(yè)帶來(lái)超額收益。
而對于實(shí)際成本費用相對于預算節省的部分，我們可能很少關(guān)注或關(guān)注度不夠，這樣會(huì )令我們忽略一個(gè)很重要的問(wèn)題，就是成本費用未超出預算中所隱藏的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題。
通過(guò)數據拆解來(lái)分析差異原因
想要找到導致實(shí)際與預算出現偏差的原因，就一定要進(jìn)行數據的拆解。例如我們可以把收入按照存量增量、客戶(hù)類(lèi)別、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)等維度進(jìn)行分類(lèi)，查看每類(lèi)收入的變動(dòng)趨勢以及預算差異，結合內外部環(huán)境的變化來(lái)尋找差異出現的原因。
同樣，對于成本費用，我們也可以按照成本動(dòng)因、性質(zhì)類(lèi)別、部門(mén)歸屬、項目歸集等維度進(jìn)行重分類(lèi)，這是第一層級的數據拆解。但成本費用發(fā)生的原因可能比較復雜，實(shí)際超出預算，通常會(huì )引起我們的重點(diǎn)關(guān)注，但成本費用未達到預算，因為本身的復雜性也可能會(huì )隱藏風(fēng)險。所以想要找到差異原因，還需要進(jìn)一步拆解來(lái)進(jìn)行分析，特別是對于一些重點(diǎn)成本費用科目，例如產(chǎn)品及業(yè)務(wù)的直接成本、營(yíng)銷(xiāo)費用等，即使實(shí)際金額未超出預算，也需要深入進(jìn)行分析。
在財務(wù)成本管理中，對于標準成本與實(shí)際成本的分析，我們會(huì )考慮價(jià)格差異與數量差異，在預算差異分析中，我們同樣可以參考這個(gè)思路，將實(shí)際和預算數據拆解成數量和價(jià)格，然后分別進(jìn)行分析，尋找其中存在的問(wèn)題。
例如產(chǎn)品的直接成本沒(méi)有超出預算，表面上看是有利差異，因為可以給企業(yè)帶來(lái)更多的利潤。但如果將直接成本進(jìn)行拆解，可以分為直接材料、直接人工、制造費用，每一項進(jìn)一步又可以劃分出數量和價(jià)格，采購價(jià)格的下降會(huì )降低成本，直接人工的工時(shí)總數下降也會(huì )降低成本，采購價(jià)格下降帶來(lái)有利差異，但直接人工工時(shí)總數下降，可能是因為工作不飽和，也可能是因為員工經(jīng)過(guò)培訓從而提升了熟練度，前者是不利差異，如果不進(jìn)行數據拆解，我們很可能就忽略了產(chǎn)能閑置帶來(lái)的成本增加風(fēng)險。
從價(jià)格上看，采購價(jià)格下降、通過(guò)批量采購獲取更多折扣、員工平均工資率下降、調整員工薪資結構、固定成本的總額下降等，這些都會(huì )帶來(lái)有利差異，也就是能夠為企業(yè)帶來(lái)利潤；采購價(jià)格上漲、員工流動(dòng)性增加導致平均工資率上升、人員結構或薪資結構不合理導致的平均工資率上升、固定成本總額增加、獲客成本增加等，會(huì )帶來(lái)不利差異，導致企業(yè)利潤空間被擠占。
從數量上看，產(chǎn)品線(xiàn)升級和技術(shù)改進(jìn)會(huì )提高材料的利用率以及縮短工時(shí)，通過(guò)培訓提升員工熟練度可以縮短工時(shí)和減少員工數量，采購的材料質(zhì)量提升可以降低單位產(chǎn)品用料，合理進(jìn)行生產(chǎn)規劃、承接短期項目可以充分利用產(chǎn)能，調整組織結構、分清部門(mén)職責可以提升工作效率、避免工作不飽和，這些都屬于有利差異；大量招聘新員工可能會(huì )出現培訓不足、新老接替未平穩過(guò)渡等情況導致的工時(shí)增加，部門(mén)工作分配和銜接不合理會(huì )出現部分人員在某時(shí)間段的閑置，生產(chǎn)計劃出現問(wèn)題會(huì )導致產(chǎn)能沒(méi)有充分被利用，采購材料貪圖便宜導致質(zhì)量下降會(huì )增加單位產(chǎn)品用量，營(yíng)銷(xiāo)投放缺少合適渠道等，都會(huì )帶來(lái)不利差異，為企業(yè)利潤帶來(lái)負面影響。
按照這個(gè)思路，我們可以將具有綜合性的成本費用項目拆解為更加明細的數據，通過(guò)分析尋找導致差異的真正原因，而不是根據簡(jiǎn)單的總額對比來(lái)得出結論。
進(jìn)行數據拆解后，我們也可以通過(guò)因素分析法來(lái)進(jìn)行分析，通過(guò)對每個(gè)預算數字的替換來(lái)得出明細項對于總額的影響大小，找出差異的最重要影響因素。
假設預算總額M0=A0xB0xC0，實(shí)際總額M1=A1xB1xC1，按照順序用實(shí)際數據替換預算數據。第一次替換：A1xB0xC0，第二次替換：A1xB1xC0，第三次替換：A1xB1xC1，這樣用第一次替換結果減去預算總額，就得出A因素變動(dòng)對于總額M的影響，用第二次替換減去第一次替換，得出B因素變動(dòng)對于總額M的影響，第三次替換減去第二次替換，得出C因素變動(dòng)對于總額M的影響。這樣我們就可以清楚的看出哪個(gè)因素是導致差異產(chǎn)生的主要因素，同時(shí)也能分清每個(gè)因素所帶來(lái)的的影響是有利的還是不利的。
但因素分析法具有一定的局限性，因為替代具有連環(huán)性，所以替代的先后順序會(huì )影響計算結果，從而讓判斷出現一定的偏差，但這個(gè)數據拆解分析的思路，在實(shí)際工作中具有一定的參考價(jià)值。
數據拆解需要關(guān)注的重點(diǎn)
數據拆解的目的是在于把具有綜合性的數據分解為因素，針對每個(gè)因素進(jìn)行分析來(lái)尋找差異產(chǎn)生的原因。
從產(chǎn)品成本總額看未超過(guò)預算，實(shí)際通過(guò)拆解發(fā)現材料價(jià)格上漲，但產(chǎn)品線(xiàn)工人熟練度提升導致整體金額未出現超額情況，但材料價(jià)格上漲給企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)風(fēng)險，需要考慮是否需要尋找替代品，或是根據市場(chǎng)情況考慮是否需要調整產(chǎn)品價(jià)格，也可以通過(guò)提升生產(chǎn)效率來(lái)降低人工成本和制造費用，來(lái)彌補材料價(jià)格上漲帶來(lái)的成本負擔。
人工成本整體看未超出預算，但結合整體工作量進(jìn)行分析，就可以發(fā)現單位工資率出現上漲，也就是按照實(shí)際工作工時(shí)計算，每小時(shí)企業(yè)所支付的工資出現上漲，屬于出工不出力。員工的工作看似飽和，但實(shí)際工作量卻在下降，需要各部門(mén)進(jìn)行復盤(pán)，考慮調整人員的工作分配，避免員工工作量不飽和和超飽和的情況發(fā)生，讓企業(yè)人工成本支出能夠獲取相應的收益。
進(jìn)行分析時(shí)需要注意數據之間的關(guān)聯(lián)性，特別是對于某些費用支出，支出的目的是為了獲取更多的收入或是為企業(yè)帶來(lái)額外的收益，這部分費用未超過(guò)預算，可能會(huì )同時(shí)會(huì )對收入造成影響。例如營(yíng)銷(xiāo)投入，如果企業(yè)沒(méi)有找到合適的渠道進(jìn)行投放，或者在不同渠道進(jìn)行嘗試后都沒(méi)有達到很好的效果，需要進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)調整，這時(shí)營(yíng)銷(xiāo)投入的總額可能不會(huì )超過(guò)預算，但營(yíng)銷(xiāo)投入的降低會(huì )影響收入的增量，這時(shí)營(yíng)銷(xiāo)費用的有利差異并不能為企業(yè)帶來(lái)正向的利潤，營(yíng)銷(xiāo)投放的停滯還會(huì )影響后續收入的增長(cháng)，為企業(yè)的利潤帶來(lái)負面影響。
人工成本未超預算，可能并不是由于人員效率提升導致，而是人員流失增加而企業(yè)短期內無(wú)法招聘到合適的人才進(jìn)行補充，這種情況下雖然看起來(lái)人工成本降低能夠帶來(lái)更多的利潤，但人員流失會(huì )對收入造成影響，特別是對于一些關(guān)鍵崗位來(lái)說(shuō)，缺少合適的員工會(huì )引發(fā)客戶(hù)流失等狀況發(fā)生，最終影響企業(yè)的收入利潤。
所以分析的時(shí)候一方面要將數據進(jìn)行拆解，另一方面也不能忽視數據之間的相互影響，通過(guò)關(guān)聯(lián)性來(lái)評估某一項差異原因所引發(fā)的所有可能發(fā)生的結果，尋找解決方案，這樣才能最大限度降低對于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的負面影響。
分析出導致差異的原因后，需要尋找解決方案和應對措施，其中最關(guān)鍵的就是需要將具體事項落實(shí)到責任部門(mén)。之所以花費時(shí)間精力將數據層層拆分，就是需要找到底層的差異原因，這樣才能判斷修正和調整方案由哪個(gè)部門(mén)負責落實(shí)，避免找到問(wèn)題但無(wú)人解決的尷尬情況發(fā)生。
例如人工成本的問(wèn)題，如果是工資結構不合理，就需要人力資源部門(mén)連同相關(guān)部門(mén)共同考慮是否需要進(jìn)行調整以及怎樣調整；如果是員工工作量不飽和，就需要負責部門(mén)進(jìn)行人員調整，規劃員工配置以及明確崗位分工，增加相關(guān)的考核指標等；如果是人員流失率增加，需要人力資源部門(mén)與相關(guān)離職人員溝通，考慮普遍的離職原因然后連同相關(guān)部門(mén)一起探討解決方案，同時(shí)需要加快人員招聘的進(jìn)度，盡快進(jìn)行崗位人員補充。
只有將解決方案按照不同的差異原因進(jìn)行細化，然后再下放到相關(guān)部門(mén)，由這些部門(mén)進(jìn)行執行，才能確保方案落地，能夠高效地解決存在的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，避免引發(fā)更大的風(fēng)險。
在預算與實(shí)際的差異分析中，我們需要更加全面地考慮問(wèn)題。不能只關(guān)注總額，也不能把目光局限在某個(gè)細小的項目中，預算分析的過(guò)程是一個(gè)由總體到細項的拆分過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，我們可以清楚地看到企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節是怎樣轉化為財務(wù)數據的，只有明白了其中的邏輯，才能讓分析不浮于表面，發(fā)揮它應有的決策支持作用。
結束后的碎碎念：我在一開(kāi)始進(jìn)行預算分析的時(shí)候，也總會(huì )把關(guān)注點(diǎn)集中在收入缺口和成本費用超支的部分，但隨著(zhù)分析經(jīng)驗的增加，我發(fā)現一些項目即使看起來(lái)沒(méi)有超過(guò)預算額度，其中卻隱含著(zhù)可能影響企業(yè)整體業(yè)績(jì)完成的問(wèn)題。財務(wù)數據的特點(diǎn)就是牽一發(fā)而動(dòng)全身，某一個(gè)細小的變動(dòng)可能都會(huì )引發(fā)重大的問(wèn)題，所以就要求我們思考問(wèn)題更加全面，從面到點(diǎn)然后再到面，而不是僅僅糾結于一個(gè)點(diǎn)的變化，一葉障目會(huì )影響我們對于整體的判斷。
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