簡(jiǎn)介
企業(yè)選擇建立人力資源部門(mén)的時(shí)機，以及建立的步驟方法。
什么時(shí)候有必要建立人力資源部門(mén)？
一個(gè)公司應該有多少雇員之后才需要建立人力資源部門(mén)？隨著(zhù)公司的成長(cháng)，有必要使用人力資源管理功能，但是這并不需要成立一個(gè)人力資源部門(mén)。事實(shí)上，30年來(lái)的經(jīng)驗表明，直到該公司至少有50名員工，此“部門(mén)” –其實(shí)是一種職能-可以由一人組成或掌控，而那個(gè)人往往會(huì )感到沮喪。
借助外包薪資管理和寫(xiě)作初步的雇員手冊等事項和如今眾多的人力資源軟件，一個(gè)人應該能夠完善和執行此職能。
當然，這一主旋律也有變奏。在一些公司招聘是一個(gè)主要的活動(dòng)，有可能需要有一位人力資源行政人員或“福利人員”和一位招聘人員。但在大多數的小公司一位辦公室經(jīng)理就夠了。
以往，其他人都不想或沒(méi)有能力承擔的職能和責任使得公司需要成立一個(gè)人力資源部門(mén)。從招募培訓新員工，寫(xiě)工作說(shuō)明，跟蹤出勤率，建立和監督公司政策，到監督福利，人們需要一個(gè)人力資源通才來(lái)協(xié)助高級管理層建立結構和控制行政費用。事實(shí)上，我很久前就覺(jué)得人力資源人員最初的頭銜應該是“行政經(jīng)理”。
假設你被聘請和要求設立一個(gè)人力資源的功能，你需要做什么？
第一步是確定意識到這一職能的必要性的經(jīng)理的期望。在非常小的公司，這往往是老板或最高級經(jīng)理。他或她剛從有一個(gè)律師或一群律師參加的研討會(huì )回來(lái)，被律師指出的遵守聯(lián)邦及州勞動(dòng)法規的復雜性嚇得要命。用下面列出的一些職責，與該經(jīng)理完成一份至少列出職務(wù)涉及范圍的工作說(shuō)明。
在此之后，確定一份有關(guān)你的公司的守則。最基本的是有關(guān)工資和工作時(shí)間，員工類(lèi)別，I – 9雇傭資格確認表 ，統一綜合預算協(xié)調法案（順便說(shuō)一下，在加利福尼亞州和新澤西州允許20-2名的雇員規模） ，休假，包括規定因州而異的產(chǎn)假和家庭假期，美國殘疾人法，性騷擾，以及很多其他的事項。（圖表和附屬文章-包括一份2 005年的工作說(shuō)明，只在用戶(hù)區可以找到。）
然后，確定你是否需要有一本員工手冊或其他正式的守則和程序手冊，涵蓋從把公司建立為自由雇傭的公司到福利的一切事項。如果已經(jīng)有一本手冊存在了，確定它遵守聯(lián)邦和各州法規且符合公司的最佳利益。
是否所有的基本政策都被包括了？這些政策可以被按組分為就業(yè)條件，福利和紀律程序。是否有一個(gè)指出的企業(yè)和員工的權利和義務(wù)的平衡？
看看現有員工檔案，如果沒(méi)有檔案存在，收集所有文件成為一份連貫的人事檔案。至少，你應該有就業(yè)申請表或簡(jiǎn)歷，公司雇員的報稅表，員工可能簽署的保險單，和績(jì)效評估表。我也希望看到員工工作的開(kāi)始日期，表現評語(yǔ)，升遷和工資變化。由于人事記錄仍然依靠紙張和文件，不要過(guò)于依賴(lài)電腦檔案。（此外，這類(lèi)電腦檔案似乎在當今經(jīng)常消失。）
誰(shuí)來(lái)管理薪酬？過(guò)去人力資源部和會(huì )計部總是爭著(zhù)管理薪酬。我不知道為什么會(huì )有人想管它，它也確實(shí)更屬于會(huì )計范圍。但是，如今的做法是外包薪酬管理給薪酬管理服務(wù)商（或是一家可以提供這種服務(wù)的銀行） 。 公司雖然仍有通知薪酬管理服務(wù)商員工個(gè)人工資的變化，扣減，和最終支付的責任，但薪酬管理服務(wù)商是以后的方向。薪酬管理服務(wù)商在服務(wù)的質(zhì)量和數量上會(huì )有不同，所以你需要比較。不要讓一個(gè)薪酬管理服務(wù)商賣(mài)給你超過(guò)你所需要的服務(wù)...這意味著(zhù)你必須對你的需要做一些研究。
福利管理應獨立于薪酬管理。即使你擁有世界上最好的經(jīng)紀人（你只需要每半年考察他一下），你也總是有此類(lèi)的內部管理。此外，你將承擔回答有關(guān)保險類(lèi)型，各選擇的不同之處和雇員成本的問(wèn)題的責任。人力資源人員能夠對公司做出貢獻的方式之一就是控制福利成本，這意味著(zhù)定期審查有關(guān)政策，確定不會(huì )有直接或間接增加保費，福利卻減少的情況。
應當有一個(gè)人負責新員工的培訓。告知新員工的福利待遇和公司的政策，所以你需要是這方面的專(zhuān)家。
公司有賠償制度還是更像隨意提議？是否有工作描述？職務(wù)說(shuō)明？賠償與責任掛鉤嗎？工資增加與對公司的貢獻掛鉤嗎，即按業(yè)績(jì)計薪？你需要一個(gè)分級補償制度嗎？與主流意見(jiàn)不同，我不能肯定一個(gè)有少于50名員工的公司需要外聘一名薪酬分析專(zhuān)員。我知道一個(gè)有少于20名雇員的公司就不需要這樣做。同時(shí)，這些問(wèn)題也都只是反問(wèn)句。
你將需要成為精通寫(xiě)出和格式化職務(wù)說(shuō)明的專(zhuān)家。我們可以提供幫助，這是訂閱ewin.com服務(wù)的一部分。
人力資源具有你應該考慮的信息功能。政策的變化，福利的變化，甚至法律的改變必須通知給所有員工。主要的變化可能要求培訓，如幾年前的有關(guān)性騷擾的事項。醫療保險的重大變化（與失業(yè)保險或傷殘保險不同-對有傷殘保險的州而言）需傳達給所有受影響的員工。因此，人力資源人員在信息循環(huán)中承擔傳遞的角色。
我已經(jīng)離開(kāi)了招募工作，因為它可以是，但并非總是較小公司的主要功能。一些小公司非常穩定，也許在12個(gè)月的時(shí)間只雇用一個(gè)新雇員。另一些公司是在競爭很激烈的行業(yè)，招聘本身可以是一個(gè)職能。面試，選拔和安置員工是招募工作的一部分，其中的技巧十分重要。聘請了錯誤的人會(huì )付出極其昂貴的代價(jià)。因此，如果招聘是一個(gè)重要的職能，符合該公司的最大利益的做法是，有專(zhuān)業(yè)的招聘人員和另一名雇員來(lái)處理所有其他職能。（招聘人員必須精通福利，政策和程序，但他或她的主要職能將是用“最合適”的工資找到和雇用最好的員工，也就是說(shuō)，工資會(huì )讓申請人滿(mǎn)意并且公司負擔得起。）
當然還有其他的責任，但它們應被視為次要的。雖然多樣化可能在 “社會(huì )性頭腦”經(jīng)理的名單上高居前位，如果僅強調諸如此類(lèi)的事項或非事項，不要期望可以坐上主管的位子。盡可能呆在與風(fēng)險管理，規劃和成本有關(guān)的領(lǐng)域吧。
委托別人準備圣誕晚會(huì )和公司野餐應該是你的首要任務(wù)。不要成為公司的“油輪總監”。你有更重要的事情要做。
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