最近，剛剛進(jìn)入某企業(yè)工作的小夏，每次朋友聚會(huì )，總是怨聲載道。作為一名專(zhuān)業(yè)技術(shù)型人才，一畢業(yè)就進(jìn)入了一個(gè)不錯的研究院所的他，曾一度讓朋友垂涎三尺;可還沒(méi)來(lái)得及贊美，他就先倒出了一肚子的苦水。
就在上周，因為審批一個(gè)內部文件，他反反復復跑了好幾個(gè)部門(mén)，因為部門(mén)間工作信息缺乏共享、傳達效率低，讓本來(lái)很快就能完成的事情因此白白耽誤了一個(gè)多星期的時(shí)間。這也難怪小夏抱怨，如果企業(yè)在逐漸壯大的時(shí)候，審批、傳閱等辦公工作流仍然依靠人工紙質(zhì)流轉，不僅運轉效率低，而且難以實(shí)時(shí)獲知工作流的審批進(jìn)度，節點(diǎn)狀態(tài)和審批意見(jiàn)。
“我們現在交流的工具主要靠定期和不定期會(huì )議、電話(huà)、郵件方式溝通，缺少文件實(shí)時(shí)傳遞和反饋的交流平臺?！毙∠膼灺曊f(shuō)，“每個(gè)人就囿在自己的小圈子里，來(lái)了這么久了，連誰(shuí)是誰(shuí)都搞不清楚，更不要說(shuō)互相了解和學(xué)習了?！倍诠ぷ髦?，也因為互相之間，如領(lǐng)導、同事、下屬等因為不能及時(shí)獲知彼此的工作狀態(tài)和工作計劃，統一調整工作計劃，工作也時(shí)常處于無(wú)組織的狀態(tài)，企業(yè)是否能擁有一個(gè)共享這些內容的平臺呢?
讓小夏一直頭疼的還有對外發(fā)文件的問(wèn)題，工作一向謹慎認真的他，每次對外發(fā)出文件都要按照規定找領(lǐng)導審批簽字，可領(lǐng)導不在的時(shí)候，這要緊急發(fā)出的文件，是發(fā)還是不發(fā)?雖然企業(yè)在這個(gè)問(wèn)題上因為監控不足而一切靠個(gè)人自覺(jué)，可作為一個(gè)新員工的他，又怎敢像老員工那樣無(wú)所顧忌?
當然，小夏的抱怨自然還不止這些。從發(fā)文的審批到工作流的審批，從知識的共享到員工的互動(dòng)，抑或是會(huì )議室申請管理及使用現狀查詢(xún)、辦公室物品信息登記管理、用車(chē)管理等。這些一個(gè)個(gè)看似很小的問(wèn)題，在質(zhì)和量的累積都達到一定程度的時(shí)候，會(huì )不會(huì )也成為企業(yè)成長(cháng)的桎梏?可以明確地回答你，是。
[這些看似一個(gè)又一個(gè)很小的問(wèn)題，在質(zhì)和量的累積都達到一定程度的時(shí)候，會(huì )不會(huì )也成為企業(yè)成長(cháng)的桎梏?]
從文檔工作看知識管理
如前文中的小夏所在的企業(yè)一樣，現階段國內研究院所的發(fā)展，大多是處于由傳統單一型研究院向多元化研發(fā)型企業(yè)發(fā)展的階段。由于體制上的關(guān)系和歷史原因，其在知識管理領(lǐng)域大多仍處于原始的紙質(zhì)檔案管理階段，辦公協(xié)同的工作也大多是較為原始的OA階段，甚至在協(xié)同/知識管理領(lǐng)域仍然是建設空白。AMT咨詢(xún)建議可以從現階段企業(yè)文檔管理工作入手，看看向研發(fā)型成長(cháng)的企業(yè)該如何構建自己的知識管理體系?
文檔分類(lèi)模式單一，檢索維度較少。一般的企業(yè)技術(shù)文檔分類(lèi)只是按照項目編號來(lái)分類(lèi)，分類(lèi)方式單一，展示維度單一，不能提供較為復雜的查詢(xún)功能;可以通過(guò)工作流來(lái)檢索，但無(wú)法直接檢索到某項目的模塊的研發(fā)信息。
工作文檔缺乏集中管理制度。工作文檔沒(méi)有統一管理，分散在各個(gè)業(yè)務(wù)人員的電腦中，甚至根本沒(méi)有形成記錄文檔。項目過(guò)程中產(chǎn)生的中間過(guò)程文檔沒(méi)有做好統一的管理，沒(méi)有按照知識分類(lèi)統一管理過(guò)程文檔，制定統一的過(guò)程文檔模板，加掛項目和模塊屬性，查詢(xún)相關(guān)資料更多依賴(lài)富有經(jīng)驗的技術(shù)專(zhuān)家。
各部門(mén)知識管理及分類(lèi)體系差異較大，缺乏統一管理力度?，F存各個(gè)部門(mén)的知識管理體系較為混亂，每個(gè)部門(mén)的知識管理工作水平高低不齊。需要在全所層面統一部署知識管理規范，配套相關(guān)的咨詢(xún)和培訓項目，提高各部門(mén)知識管理的意識和水平。通過(guò)知識管理系統固化成果。
缺乏情報收集與反饋機制?，F階段研究所內沒(méi)有分領(lǐng)域(政策類(lèi)、市場(chǎng)類(lèi)、競爭對手類(lèi)、合作伙伴類(lèi)等)建立知識情報管理機制，定期收集、篩選重要的行業(yè)和技術(shù)情報，并轉化為有效的情報信息。還需要配套管理規范落實(shí)情報的收集整理工作。
跨部門(mén)、跨項目信息集成、共享困難。同時(shí)領(lǐng)導和參與多個(gè)項目的工作，需要同時(shí)獲知多個(gè)項目的進(jìn)展情況和人員配置，現在沒(méi)有系統提供多項目協(xié)作管理功能。項目組成員需要有一個(gè)空間共享所有與項目相關(guān)的信息、高層能夠便捷地瀏覽、查詢(xún)有關(guān)項目組、跨部門(mén)項目團隊協(xié)作項目的動(dòng)態(tài)或歷史信息，發(fā)出臨時(shí)指令。
為知識管理做規劃
當然，文檔工作并不是知識管理的全部?jì)热?，從知識管理的角度來(lái)說(shuō)，文檔管理只是其存儲非結構化知識的一個(gè)載體，如何將企業(yè)在運營(yíng)中產(chǎn)生的必要的文檔與業(yè)務(wù)流程結合起來(lái)，通過(guò)管理和技術(shù)的手段，集成企業(yè)的知識信息，從而進(jìn)一步將其運用到戰略層面是知識管理規劃的重要意義。我們可以用文檔/流程管理，內容管理與集成，知識資本/能力管理來(lái)分別代表企業(yè)在知識管理方面三個(gè)應用的層次。如圖1所示。
圖1 知識管理體系
文檔/流程管理：這是一般企業(yè)知識管理的第一個(gè)層次，在這個(gè)層次中，信息化系統得以初步應用，可以實(shí)現文檔電子化，企業(yè)對于知識的管理有比較完整的流程，涵蓋企業(yè)知識的收集、存檔、使用等范圍。
內容管理與集成：在這一層次中，企業(yè)的知識管理重點(diǎn)已經(jīng)由知識管理的信息化、流程化，轉向更加關(guān)注于內容的管理與集成;并初步形成對知識的匯總、整理與集成。
知識資本/能力管理：第三個(gè)階段，也是企業(yè)對知識管理的成熟應用階段，在這個(gè)階段，知識的應用已經(jīng)上升到了企業(yè)文化的高度，知識被當成企業(yè)的資本來(lái)看待和管理，企業(yè)也更加強調對于知識的創(chuàng )造、應用能力。
而根據知識管理的不同步驟需要不同的企業(yè)管理、信息技術(shù)手段的支撐，可以分兩個(gè)階段進(jìn)行知識管理建設：
第一階段：在現有手工管理的基礎上，通過(guò)知識管理系統的實(shí)施，將文檔管理信息化，主要包括：文檔管理、信息發(fā)布、知識社區、情報管理，并通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，通過(guò)文本挖掘、統計分析、搜索引擎實(shí)現研究院所第一階段的知識管理建設。
第二階段：在第一階段基本實(shí)施成功后，逐步通過(guò)知識資本，知識能力的管理，通過(guò)商業(yè)智能等手段，發(fā)掘企業(yè)內部的知識資本，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供有效依據，最終在內部形成知識文化，打造成學(xué)習型組織(Learning Organization，簡(jiǎn)稱(chēng)LO)，LO是一種“高柔性、扁平化、學(xué)習型的組織”，是一種善應變，能不斷學(xué)習、創(chuàng )新、不斷自我超越的組織，學(xué)習型組織中的成員有共同理想、目標與前景，富有進(jìn)取精神，善思索，能默契，能相互砥礪、切磋、共同發(fā)展。眾所周知，人力資源是知識經(jīng)濟最重要的因素，可以認為，學(xué)習型組織正是一種充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性的組織與管理模式，尤其是對于知識密集型的企業(yè)，充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性就顯得更為重要。
[知識管理系統里傳遞的數據是經(jīng)過(guò)精煉后提升的信息和知識而非傳統的機械式的累積。]
倡導基于知識驅動(dòng)的應用
知識管理系統是一個(gè)包含來(lái)自PDM(產(chǎn)品數據管理)、PMS(項目管理系統)、ERP等系統的知識數據，通過(guò)從各個(gè)系統中集成來(lái)的有價(jià)值的知識，形成一個(gè)基于知識體系的、支撐企業(yè)價(jià)值鏈上下游的系統。在這個(gè)系統里面，有知識管理系統與其它系統的相互作用;有信息的加工與流動(dòng);有自學(xué)的功能;有知識的提煉……所有這些，構成了一個(gè)穩定的、可積累的、可提升的知識管理系統。
有所不同的是，在該知識管理系統里傳遞的數據是經(jīng)過(guò)精煉后提升的信息和知識而非傳統的機械式的累積。最關(guān)鍵的是，在知識管理系統與其它系統彼此連通的基礎上，這些信息和知識有規律、有組織地在這個(gè)體系內暢通地循環(huán)流動(dòng)，得以再利用和增值。比如，企業(yè)價(jià)值鏈管道中從研發(fā)、生產(chǎn)到集成、服務(wù)的過(guò)程中，挖掘和捕獲那些來(lái)自客戶(hù)實(shí)踐(例如經(jīng)由PDM、PMS、ERP等)的，可以激發(fā)和創(chuàng )新的好點(diǎn)子、好經(jīng)驗，通過(guò)這樣連續的技術(shù)創(chuàng )新、產(chǎn)品創(chuàng )新等形式進(jìn)一步轉換成企業(yè)的收益。
沿著(zhù)這個(gè)循環(huán)式的途徑，好點(diǎn)子、好經(jīng)驗經(jīng)歷了一定數量的轉化和提升(例如：想法-概念-樣件-產(chǎn)品等)后成為了企業(yè)的智力資產(chǎn)。智力資產(chǎn)在繼續被充分使用和提煉后，變成最有價(jià)值的無(wú)形資產(chǎn)(即企業(yè)財富)存儲于知識管理系統中。如PDM、PM、ERP等系統可以充分與知識管理系統交流和共享信息。彼此相互作用，為企業(yè)帶來(lái)更高的價(jià)值。
特別是對于知識密集型并且以研發(fā)為主的科研機構，其主要的企業(yè)資產(chǎn)存在于產(chǎn)品和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的流程中，沒(méi)有什么東西比積累他們的智慧和技術(shù)訣竅更重要了。KMS能夠將這些散布在不同系統之中的知識財富和散布在個(gè)人頭腦中的專(zhuān)家經(jīng)驗加以統一的存取和充分利用，并讓它們很容易被所有的相關(guān)員工來(lái)選取、訪(fǎng)問(wèn)和充分利用。例如：通過(guò)在日常工作任務(wù)與流程中應用預先配置的最佳實(shí)踐，使企業(yè)在此之前的知識成果得到最好的利用，避免了企業(yè)重復做相同的試驗。那么，突破性的發(fā)現和產(chǎn)品創(chuàng )新就可以引人注目地、十倍百倍地增加，特別強調的就是“知識驅動(dòng)的應用”和“產(chǎn)品知識管理”，以無(wú)形資產(chǎn)支援和帶動(dòng)有形資產(chǎn)，為企業(yè)創(chuàng )造更大的價(jià)值。
[這個(gè)不能直接得到很多效益的系統，往往被人們所忽視。]
看待知識管理系統的價(jià)值?
現在，在很多管理者心里可能會(huì )存在這樣的一個(gè)誤解，認為知識管理無(wú)非就是個(gè)文檔的管理系統嘛，或者就是OA。這個(gè)不能直接得到很多效益的系統，往往被人們所忽視甚至摒棄;就像大多數人都不習慣有條理的整理日常工作或者學(xué)習中獲得的知識一樣，每當要用的時(shí)候才發(fā)現怎么都找不到了。也正是因為這種誤解，才讓企業(yè)的知識管理工作更加被堂而皇之的當成簡(jiǎn)單的文檔管理。所以，我們不僅僅需要的是一個(gè)工具來(lái)加速這種制度化體系化的進(jìn)程，還需要正確看待這些工作給我們帶來(lái)的實(shí)際價(jià)值以及后續的價(jià)值。
知識內容有體系：企業(yè)知識內容具有一致的分類(lèi)體系，靈活的內容組織方式，并形成定期的內容更新和維護機制，保證知識內容質(zhì)量能夠滿(mǎn)足業(yè)務(wù)要求。這些零散的知識，如果能夠形成長(cháng)期的體系化、結構化的知識積累，必然對以后重用這些知識帶來(lái)很大的方便。
知識管理有章可循：如果有了一個(gè)明確的知識管理推動(dòng)機構，知識管理推動(dòng)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在知識管理建設中的定位明確，并形成有章可循的運行、考核和激勵制度。員工就可以就知識管理方面的任何問(wèn)題，找到對應的崗位和負責人，消除管理死角。
倡導知識共享的自覺(jué)性：不知道你會(huì )不會(huì )發(fā)現，有的時(shí)候，不是你的不愿意共享，因為在這個(gè)知識都全球化了的環(huán)境下，共享甚至是一件足以讓人自豪的事情。通過(guò)這樣一個(gè)平臺，員工可以利用多種渠道主動(dòng)共享和學(xué)習知識，知識共享初步成為員工的一種工作方式。不僅僅降低了企業(yè)很多培訓和學(xué)習的成本，也使得員工真正從知識管理過(guò)程中獲得價(jià)值，形成良好的工作習慣并不斷地傳播、互補。最終形成企業(yè)特有的管理文化，形成企業(yè)的核心競爭力。
知識管理系統工具化：通過(guò)對辦公平臺、協(xié)作平臺、知識文檔管理平臺的規劃、建設，逐步形成員工日常工作過(guò)程中必須使用、依賴(lài)的核心工作平臺。在此基礎上，逐步開(kāi)發(fā)需求、調整傳統工作模式。同時(shí)，伴隨新系統的建立，對新增的系統進(jìn)行集成，消除知識盲點(diǎn)。
任何企業(yè)的知識管理變革都不是一蹴而就的，企業(yè)在變革之前需要擁有比較穩定的管理基礎和組織架構，而具體的實(shí)施中需要根據企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)確定相應的步驟，論證好哪些功能可以先上，哪些需要后上;哪些業(yè)務(wù)可以通過(guò)系統來(lái)管理，哪些還需要通過(guò)完善業(yè)務(wù)后再移植到系統中等問(wèn)題，對于研發(fā)型企業(yè)，尤其是我們所說(shuō)的研究院類(lèi)企業(yè)則尤其如此。相信通過(guò)各個(gè)系統間知識的流轉與協(xié)同應用，必能驅動(dòng)這個(gè)企業(yè)像奔騰在原野中的列車(chē)，馳騁于知識密集型企業(yè)的最前沿。
AMT咨詢(xún)案例：某企業(yè)知識管理系統規劃項目
這里，AMT咨詢(xún)通過(guò)國內某企業(yè)的協(xié)同/知識管理系統的規劃為例來(lái)共同探討一下企業(yè)知識管理系統的建設。如圖1所示其知識系統藍圖。
圖1 某企業(yè)知識管理系統藍圖
該企業(yè)未來(lái)的協(xié)同/知識管理系統主要由辦公管理平臺、知識管理平臺、交流協(xié)作平臺以及與其他應用系統的集成平臺構成。
(1)辦公管理平臺：主要由輔助辦公管理、個(gè)人事務(wù)管理、行政辦公管理、業(yè)務(wù)支持管理四大模塊組成。
輔助辦公管理：
會(huì )議管理——通過(guò)工作流的方式進(jìn)行參加會(huì )議人員名單確定，安排會(huì )議室預訂，處理重要的與會(huì )人員的時(shí)間沖突等。對于會(huì )議議程、紀要、文件等會(huì )議相關(guān)資料的準備、編制、審批、發(fā)放、跟蹤落實(shí)、反饋情況等。
辦公用品管理——辦公用品的申請、批復、購買(mǎi)、領(lǐng)用、分發(fā)管理;調離員工的辦公用品清理的管理;對辦公設備的狀態(tài)、使用費用等相關(guān)事項的管理;辦公用品申請計劃;辦公用品領(lǐng)用;辦公用品統計等。
圖書(shū)管理——圖書(shū)清單、借閱管理;圖書(shū)統計和借閱統計。
車(chē)輛管理——車(chē)輛使用狀態(tài);用車(chē)申請;用車(chē)審批;車(chē)輛日程安排等;使用費用等相關(guān)事項的管理。等等。
個(gè)人事務(wù)管理：
個(gè)人計劃管理——員工可在線(xiàn)填寫(xiě)工作完成情況，可隨時(shí)了解上下級員工的工作計劃，并分配和接收任務(wù)。具備有界面友好的個(gè)人和部門(mén)日歷。
待辦事宜集成——通過(guò)將來(lái)源于收發(fā)文、會(huì )議管理等流程，等待自己處理的各種事務(wù)匯集在一個(gè)可直接進(jìn)行處理的界面中，提高個(gè)人和整個(gè)工作流程的效率等。
行政辦公管理：
請示報告——申請包括會(huì )議申請、工作總結、立項申請、請假申請、出差申請等事務(wù)性工作請示，所有申請都必須由申請人先填寫(xiě)申請表，然后經(jīng)有關(guān)人員進(jìn)行審批，最后才能進(jìn)行各項活動(dòng)(如休假、出差等)。請假申請應與HR人力資源管理系統集成，實(shí)時(shí)更新員工的休假、考勤記錄。
公文管理——實(shí)現文件、信息的流轉、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡(jiǎn)單易用的實(shí)時(shí)監控機制，方便實(shí)時(shí)掌握企業(yè)的工作情況。對公文流轉的流程進(jìn)行管理，實(shí)現催辦、督辦功能;外出授權和秘書(shū)授權，避免因處理人外出導致流轉過(guò)程的中斷;提供公文內容及其流轉過(guò)程的歸檔處理功能;根據公文的密級設置不同的調閱審批流程，并記錄調閱相關(guān)信息。
收、發(fā)文管理——支持靈活的收、發(fā)文處理流程要素，包括擬稿、核稿、各級領(lǐng)導審核、會(huì )簽、辦公室審核、領(lǐng)導審批(簽發(fā))、催、督辦、情況反饋、留檔備查等;支持多種類(lèi)型、靈活的文件處理流程;支持留痕跡功能，使文件處理整個(gè)過(guò)程的信息可追蹤并易于理解。
提供文件格式(表頭、正文、附件、表單)的全屏設計功能，用戶(hù)可以根據需要隨時(shí)更改文件的使用格式。提供模版定制功能，對于文件中的數據格式可以定義，以方便進(jìn)行不同系統中的數據導入工作。
預先提供大量公文的模板。支持手寫(xiě)簽名批示、多級領(lǐng)導手寫(xiě)會(huì )簽;支持電子印章，領(lǐng)導可蓋電子印章簽名。
業(yè)務(wù)支持管理：
合同管理——包括合同模板、合同擬訂、合同屬性分類(lèi)、合同關(guān)鍵信息結構化表單、合同建立、合同變更、合同審批等;支持合同擬訂、簽訂、執行、評價(jià)等項目合同的全過(guò)程管理。支持合同擬訂、變更、支付申請等業(yè)務(wù)審批流程。
財務(wù)支持管理——實(shí)現網(wǎng)絡(luò )發(fā)票申請，申請流程綁定發(fā)票申請單模板，為財務(wù)部門(mén)的審核提供詳細信息。日后可實(shí)現網(wǎng)上報銷(xiāo)審批，電子報銷(xiāo)審批工作流審核報銷(xiāo)帳目的合理性，財務(wù)部門(mén)審核報銷(xiāo)單據的真偽性，分離報銷(xiāo)審核職能，節省審批時(shí)間。提供個(gè)人、部門(mén)的報銷(xiāo)統計信息，便于預算的控制。
(2)交流協(xié)作平臺：通暢的信息交流平臺是實(shí)施知識管理的基本保障，沒(méi)有通暢的交流協(xié)作平臺，企業(yè)知識仍然還是存放于各個(gè)部門(mén)的“知識孤島”。交流協(xié)作平臺的功能需求主要包括：集成電子郵件、協(xié)同傳遞、及時(shí)交流、企業(yè)新聞。
集成電子郵件——集成所內現有的電子郵件系統，在辦公平臺上收發(fā)內部的電子郵件(出于安全考慮，收發(fā)外部郵件在各部門(mén)的網(wǎng)吧中進(jìn)行)，提供標準郵件功能的系統，如POP3,SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用戶(hù)能夠實(shí)現單點(diǎn)登錄。
協(xié)同傳遞——對研究所研發(fā)過(guò)程中的技術(shù)文檔進(jìn)行項目組內部協(xié)同傳遞，同時(shí)，對跨部門(mén)的項目要能夠實(shí)現技術(shù)文檔的跨部門(mén)/跨系統傳遞。
及時(shí)交流——通過(guò)移動(dòng)短信等手段可以實(shí)現研究所內部的及時(shí)交流，支持按部門(mén)群發(fā)功能;實(shí)時(shí)交流，并通過(guò)組織、部門(mén)、項目等定位實(shí)時(shí)交流對象，支持發(fā)送附件。
企業(yè)新聞——在系統首頁(yè)處放置企業(yè)最近的新聞、公告，便于員工了解企業(yè)發(fā)展現狀。也可根據需求，通過(guò)多級新聞公告目錄的方式，建立事業(yè)部級的新聞、公告界面，相關(guān)工作領(lǐng)域的工作人員可以通過(guò)導航目錄進(jìn)入相關(guān)界面，了解部門(mén)信息。
(3)文檔與內容管理平臺：主要包括文檔發(fā)布、過(guò)程文檔、檔案、模版管理等以下幾個(gè)部分。
文檔發(fā)布管理——基于研究所《檔案管理制度》建立知識管理系統和文檔上傳管理制度，分級知識目錄來(lái)管理?？梢苑謩e對不同角色、不同目錄設置是否可以發(fā)布的權限，可以對不同目錄發(fā)布的文檔是否需要進(jìn)行審批進(jìn)行設置。
過(guò)程文檔管理——對于項目過(guò)程中所產(chǎn)生的中間過(guò)程文檔，通過(guò)建立知識文檔的分類(lèi)體系來(lái)分別存放管理。過(guò)程文檔可加掛項目、知識領(lǐng)域等屬性，方便多維度的查詢(xún)。對于分級目錄，配合權限體系實(shí)現安全保密范圍內的最大程度的共享?？梢詮牟煌夸?維度)來(lái)訪(fǎng)問(wèn)同一文檔，具備文檔查找的搜索引擎，可以搜索主題和正文，可以搜索附件(word、PDF、excel等)。
檔案管理——支持技術(shù)檔案在內的各類(lèi)研究所文檔的歸檔、組卷、編目、查詢(xún)功能，支持多級目錄的文檔存檔方式，提供多種維度的查詢(xún)方式。支持知識產(chǎn)權、技術(shù)成果的分類(lèi)與應用，提供知識產(chǎn)權、技術(shù)成果的生命周期管理，保證內部的知識產(chǎn)權能夠查詢(xún)、傳遞，方便共享，促進(jìn)研究所內部技術(shù)知識產(chǎn)權的管理和應用，讓技術(shù)知識真正轉換成果和效益。
模板管理——匯總研究所各工作領(lǐng)域所需使用的文檔模板、表格等，對模板按照應用進(jìn)行分類(lèi)，便于日常工作中的調用。支持模板的制作、發(fā)布、更改、搜索等功能。
知識社區——虛擬化的協(xié)作空間，使相關(guān)人員能夠對某些共同感興趣的問(wèn)題進(jìn)行交流和協(xié)作，通過(guò)交流、協(xié)作促使隱性知識向顯性知識轉化。知識社區可根據知識領(lǐng)域劃分空間，支持匿名和署名發(fā)表的切換，支持審核后發(fā)表功能。
E-learning——支持同步教學(xué)、異步教學(xué)和自我安排學(xué)習。
競爭情報管理——配套管理規范和激勵機制，各個(gè)部門(mén)按照工作領(lǐng)域收集(政策類(lèi)、市場(chǎng)類(lèi)、競爭對手類(lèi)、合作伙伴類(lèi)等)，定期收集、篩選重要的行業(yè)和技術(shù)情報，并轉化為有效的情報信息。對情報質(zhì)量進(jìn)行有效審核，并進(jìn)行分類(lèi)分級。
客戶(hù)/供應商信息管理——登記客戶(hù)/供應商資料(關(guān)鍵屬性：資質(zhì)信息、經(jīng)營(yíng)范圍等關(guān)鍵屬性)、對客戶(hù)/供應商進(jìn)行分類(lèi)，并限定創(chuàng )建權限和信息建立規范，制定專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行名錄的定期維護?？煞奖悴樵?xún)業(yè)務(wù)人員項目跟蹤情況、跟蹤業(yè)務(wù)往來(lái)及反饋登記情況，對客戶(hù)可按照不同屬性進(jìn)行統計。
(4)管理駕駛艙：管理駕駛艙的實(shí)質(zhì)目的是針對不同部門(mén)、不同主題的深度的數據分析、建模、圖形化展示，從而達到企業(yè)不同部門(mén)對業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)分析、預警、監控、決策的作用。
可以針對多個(gè)主題(定單主題、采購主題、物流主題、營(yíng)銷(xiāo)主題、服務(wù)主題、財務(wù)主題、研發(fā)主題、戰略主題、知識主題等)提供基礎數據的多種統計、趨勢分析功能，為高層進(jìn)一步了解企業(yè)現狀和制定決策提供基礎數據和決策支持。根據不同的角色去對應不同主題進(jìn)行相關(guān)指標、信息、數據的展示，從而實(shí)現管理環(huán)境的E化。其管理駕駛艙愿景藍圖如圖2。
圖2 管理駕駛艙愿景藍圖
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