人活著(zhù)就是在對抗熵增定律，生命以負熵為生；信息依然逃脫不了熵增定律，信息以負熵為價(jià)。
一、信息管理的現狀
在這個(gè)信息日益重要的時(shí)代，信息管理仍然很糟糕。大多數人認為信息管理是IT的領(lǐng)域。我們的觀(guān)點(diǎn)是，信息是應該被管理的資產(chǎn)，因此應該是業(yè)務(wù)的責任。我們的立場(chǎng)是基于同行評審的研究，即:
1、每個(gè)組織的存在都是為了向客戶(hù)提供產(chǎn)品和服務(wù)。價(jià)值是在多個(gè)層次為多個(gè)涉眾創(chuàng )建的。與直覺(jué)相反的是，管理的職責不是推動(dòng)盈利能力和業(yè)務(wù)改善;這些都是滯后指標。管理的工作是配置組織的稀缺和有價(jià)值的資源。最成功的組織是那些提供產(chǎn)品和服務(wù)，為客戶(hù)創(chuàng )造最大價(jià)值，同時(shí)消耗最少資源的組織。
2、信息是組織可以部署來(lái)運行其業(yè)務(wù)的僅有的四種業(yè)務(wù)資源之一。另外三種是金融資產(chǎn)(貨幣)、人力資產(chǎn)(人)和基礎設施資產(chǎn)(建筑物、硬件和軟件)。而這些資產(chǎn)是稀缺的，因為組織機構總是需要更多的資產(chǎn)。此外，信息至關(guān)重要;它是每個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)、每個(gè)業(yè)務(wù)流程和每個(gè)業(yè)務(wù)決策的重要組成部分。
3、信息的普遍部署和管理都很糟糕。如果我們考慮其他資產(chǎn)是如何管理的,他們都有一個(gè)框架,(例如會(huì )計科目表),管理工具(例如資產(chǎn)負債表和損益表),嚴格授權(只有很少人有權預定數量的錢(qián)花在預定的項目在預定的時(shí)間內)和真正的責任(如果他或她將解雇首席財務(wù)官管理一個(gè)組織的資金,他們會(huì )如果他們挪用入獄)。當被問(wèn)及如果按照信息管理方式管理公司的資金會(huì )是什么樣子時(shí)，一位石油和天然氣生產(chǎn)商的高管回答說(shuō):“我們將在一周內破產(chǎn)?！?/strong>任何人都可以在任何時(shí)間為任何目的花費任何數量的錢(qián)，無(wú)需授權，也無(wú)需報告。這樣的組織并不孤單。
4、改進(jìn)信息管理實(shí)踐不需要技術(shù)。信息的價(jià)值取決于上下文。上下文需要判斷。判斷只能由人類(lèi)提供。單靠軟件無(wú)法完成這項工作。四十年來(lái)，我們一直在用硬件和軟件解決商業(yè)問(wèn)題，希望這些問(wèn)題會(huì )消失;他們不會(huì )。正如美國一家大型健康診所的首席執行官對我們說(shuō)的那樣:“我們的技術(shù)已經(jīng)進(jìn)步到了可以以光速得到垃圾的程度?！薄?strong>信息管理失敗的原因與業(yè)務(wù)治理、領(lǐng)導和管理、理由和行為有關(guān)?！?/span>
5、管理層沒(méi)有對這一關(guān)鍵資源施加明智的業(yè)務(wù)治理，而是放棄了自己的責任，不公平地讓信息管理交給了毫無(wú)能力處理信息的IT部門(mén)。他們擅長(cháng)處理管道和電線(xiàn)，但管理信息既不是他們的專(zhuān)長(cháng)，也不是他們的職責。IT部門(mén)不了解業(yè)務(wù)，也不了解對其至關(guān)重要的信息。更糟糕的是，許多組織都在積極地尋求通過(guò)云外包他們的IT。誰(shuí)將負責管理該組織的信息呢?
6、信息管理不善的眾多原因之一是不存在類(lèi)似CIO這樣的人物。在我們所見(jiàn)過(guò)的無(wú)數組織中，如果信息不能準確、及時(shí)地傳遞給需要它的人，沒(méi)有人會(huì )被解雇。另一個(gè)原因是，雖然圍繞金錢(qián)管理的行為預期是明確的，但信息管理卻不是這樣。
7、改善信息管理實(shí)踐給組織帶來(lái)的好處是切實(shí)的、可實(shí)現的和顯著(zhù)的——每位員工每年至少能獲得2萬(wàn)美元。
我們需要認真地重新考慮作為業(yè)務(wù)資產(chǎn)的信息管理。
二、信息管理的五個(gè)棘手問(wèn)題
現在是董事們開(kāi)始就信息管理問(wèn)題捫心自問(wèn)的時(shí)候了。以下是我們最難回答的五個(gè)問(wèn)題。
信息的爆炸為各種形式和規模的企業(yè)打開(kāi)了一扇門(mén)，讓它們以各種新的方式獲得成功。如果您想提高生產(chǎn)力，做出更好的基于數據的決策并簡(jiǎn)化遵從性，信息是關(guān)鍵。
然而，這扇門(mén)更多的是旋轉的。這是一個(gè)充分利用信息的機會(huì )，但隨著(zhù)大門(mén)的旋轉，那些沒(méi)有做好準備的人很可能很快就會(huì )被困在路上。
在試圖從數據中獲得價(jià)值之前，所有的決策者都應該問(wèn)自己一些關(guān)于信息管理的尖銳問(wèn)題。以下是對任何董事、高管或股東來(lái)說(shuō)最困難、最緊迫的五個(gè)問(wèn)題:
作為僅有的四種可用資產(chǎn)之一，如果不好好審視一下自己是如何管理信息的，組織不可能堅持太久。
1、管理信息的成本、價(jià)值和收益是什么
把你的信息想象成一種有形資產(chǎn)——比如一輛卡車(chē)。在你的組織購買(mǎi)或租賃一輛車(chē)之前，你會(huì )想知道它的成本，它在其運營(yíng)壽命期內的價(jià)值，以及購買(mǎi)它給你的公司帶來(lái)的好處。
當我們審視信息時(shí)，組織同樣應該考慮管理信息的成本，這樣做的價(jià)值是什么，你如何給它加上一個(gè)數字，以及改進(jìn)信息管理對組織的好處。
大多數人不知道答案，這就是信息管理運行狀況檢查的作用所在。
2、管理的角色是什么——報告業(yè)務(wù)績(jì)效或有效部署組織的稀缺和有價(jià)值的資產(chǎn)
如果你是一個(gè)經(jīng)濟學(xué)家，答案是部署組織的資源，因為這是組織運作的方式。你可能不會(huì )從一家組織的會(huì )計師那里得到同樣的答案，因為這些東西對他們來(lái)說(shuō)都不重要——他們想衡量的是事情做得有多好。
然而，如果你適當地組織一個(gè)組織的資源，你會(huì )得到績(jì)效作為副產(chǎn)品，信息資產(chǎn)也一樣。
3、如果你不像管理其他重要資產(chǎn)那樣管理你的信息，你是否意識到管理你的組織不是最佳的
這么說(shuō)是因為一個(gè)企業(yè)只有四種資產(chǎn)——物理資產(chǎn)、金融資產(chǎn)、人力資產(chǎn)和信息資產(chǎn)。例如，如果你對自己的金融資產(chǎn)管理不善，可以肯定地說(shuō)，你的公司處于次優(yōu)水平，而這是一個(gè)有意識的決定。
我們不應該以任何不同的方式看待信息資產(chǎn)。
4、如果你被要求對你的組織提供的信息的準確性、相關(guān)性和及時(shí)性負責，你會(huì )要求什么
站在首席執行官的角度，你對管理公司的信息負有真正的責任。
如果我們是你的主管，我們說(shuō)你會(huì )有關(guān)鍵績(jì)效考核指標圍繞信息的準確性，及時(shí)性和相關(guān)性，如果你成功了就會(huì )有五位數的獎金，如果你不成功就會(huì )被解雇，你會(huì )怎么做?
5、如果你用管理信息的方法來(lái)管理你的資金，你的組織會(huì )是什么樣子
作為僅有的四種可用資產(chǎn)之一，如果不好好審視一下自己如何管理信息，組織就不能活得太久。衡量當前信息管理進(jìn)展的一個(gè)簡(jiǎn)單方法是，想象一下如果你沒(méi)有首席財務(wù)官、沒(méi)有會(huì )計或總賬財務(wù)圖表、沒(méi)有單一的資產(chǎn)負債表或損益表、沒(méi)有管理財務(wù)的權力，你的組織會(huì )是什么樣子。
我們會(huì )破產(chǎn)，我們不確定你會(huì )不會(huì )。
隨著(zhù)信息規模的增長(cháng)，從數據中獲取價(jià)值的組織的吸收，以及分析和自動(dòng)化成為真正的顛覆者，用不了多久，信息和資金管理將變得更加具有可比性。在不久的將來(lái)，將會(huì )使那些對信息管理不善的企業(yè)陷入財務(wù)破產(chǎn)。
管理資產(chǎn)，無(wú)論是財務(wù)還是信息，有效地，管理需要一個(gè)框架，他們需要管理工具，他們需要授權，他們需要真正的責任人——一個(gè)真正承擔責任的人。
要做到這一點(diǎn)，就把CIO看成CFO。首席信息官將需要一個(gè)商業(yè)分類(lèi)方案，一些工具來(lái)清理組織的數據，并使軟件在獲得與首席財務(wù)官同等的授權的情況下高效工作。
所以，問(wèn)自己另一個(gè)棘手的問(wèn)題:有效管理組織信息的框架、工具、授權和責任是什么?如果你不確定，我們建議你看一看我們的免費白皮書(shū)，以真正理解你應該如何對待你的信息作為重要的資產(chǎn)。
三、精簡(jiǎn)信息管理的三種方法
信息比以往任何時(shí)候都更有價(jià)值，強調有效的管理。這里有三個(gè)精簡(jiǎn)信息管理的辦法。
我們知道，在當今的數字環(huán)境中，信息管理是成功的必要條件，我們也知道，許多首席執行官很難理解為什么。還有一些人覺(jué)得自己被困在了沙漠里，知道應該盡早行動(dòng)，但又不確定該往哪個(gè)方向走。
讓您的信息管理標準達到標準可能感覺(jué)像是一項全能的任務(wù)，但在很多方面，這一點(diǎn)也不困難—它只需要一點(diǎn)橫向思維。
為此，我們將介紹三種簡(jiǎn)化組織內部信息管理的方法，無(wú)論組織規模大小如何。
43%的組織使用4個(gè)或更多的企業(yè)內容管理系統。
1)釋放移動(dòng)信息價(jià)值
自從辦公室里擺滿(mǎn)五顏六色的顯示器和巨大的電腦以來(lái)，我們已經(jīng)走過(guò)了很長(cháng)的路。如今，我們生活在一個(gè)移動(dòng)的世界，根據Statista的研究，大約78%的人擁有高功能的智能手機。
更重要的是，很多人會(huì )把工作帶回家，用他們的移動(dòng)設備訪(fǎng)問(wèn)和創(chuàng )建內容。這意味著(zhù)移動(dòng)性比以往任何時(shí)候都更能整合生產(chǎn)力，而大多數企業(yè)都明白這一點(diǎn)。
59%的組織認為通過(guò)手機訪(fǎng)問(wèn)內容“非常重要”或“至關(guān)重要”。它還帶來(lái)了新的風(fēng)險——從對合規性很重要的文檔的保留時(shí)間表到數據安全問(wèn)題。
通過(guò)專(zhuān)注于改善企業(yè)在任何設備上對移動(dòng)內容訪(fǎng)問(wèn)和信息創(chuàng )建的使用，我們可以開(kāi)始趕上日益活躍的勞動(dòng)力。
2)停止使用這么多沖突的程序
AIIM還發(fā)現，43%的組織正在使用4個(gè)或更多的企業(yè)內容管理系統。它幾乎不是控制信息的最有效的方法，而企業(yè)查找遵從性所需的重要記錄的能力則成為更大的麻煩。
記錄復制的風(fēng)險變得更高，這將抑制生產(chǎn)力。相反，組織應該關(guān)注他們需要的信息，而不是他們認為他們需要的技術(shù)。
3)加強信息治理
也許最重要的技巧是回到基礎，理解您的組織的關(guān)鍵目標，并圍繞它建立您的信息管理策略。這從業(yè)務(wù)(與信息不同)治理開(kāi)始，包括創(chuàng )建重要的(和基本的)業(yè)務(wù)流程，例如誰(shuí)負責信息管理，誰(shuí)擁有權力。
AIIM還發(fā)現，令人擔憂(yōu)的是，有相當一部分員工“回避授權系統”，這將導致進(jìn)一步的合規、風(fēng)險和業(yè)務(wù)績(jì)效問(wèn)題。超過(guò)四分之一的受訪(fǎng)機構表示，他們看到員工濫用基于云的文件共享。這是一個(gè)令人震驚的數據，它強調了企業(yè)高層加強控制的必要性。員工的管理方式要適應新的數字化環(huán)境，真正的信息管理更容易實(shí)現——更重要的是，沒(méi)有信息管理是不可能做到的。
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