依照國家有關(guān)規定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序?！币话愣?，公文辦理是指各級行政機關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對它進(jìn)行的辦復。
(一)基本要求
基層公務(wù)員辦理公文務(wù)必須遵循準確、及時(shí)、安全三項基本要求。
1.準確。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個(gè)環(huán)節都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規范、標準。
2.及時(shí)。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時(shí)務(wù)必要及時(shí)，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時(shí)間觀(guān)念。公文能辦就辦，說(shuō)辦就辦，養成限定時(shí)間內辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對于緊急公文，更須及時(shí)處理。二是要縮短運轉周期。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時(shí)間，促進(jìn)公文高效運轉，避免在公文傳遞過(guò)程中浪費不必要的時(shí)間。三是要簡(jiǎn)化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續和環(huán)節，防止因環(huán)節復雜、程序繁多而導致的效率低下。
3.安全?；鶎庸珓?wù)員在辦理公文時(shí)要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過(guò)多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長(cháng)公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開(kāi)展保密教育，做到有備無(wú)患，防止國家利益受損。
為了確保公文的安全，各級領(lǐng)導務(wù)必要端正態(tài)度，充分認識公文安全的重要性；要經(jīng)常性開(kāi)展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。
(二)收文程序
收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序對其進(jìn)行處理。
1.登記。各級行政機關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對所收公文進(jìn)行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個(gè)類(lèi)型分類(lèi)登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來(lái)文單位、來(lái)文標題、密級、領(lǐng)導批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實(shí)。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來(lái)文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導參考。擬辦意見(jiàn)應簡(jiǎn)明扼要，并可隨同附上與來(lái)文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導參看。
批辦即機關(guān)領(lǐng)導對需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見(jiàn)要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務(wù)員根據領(lǐng)導批示意見(jiàn)，對公文的具體執行辦理。承辦時(shí)應當統籌規劃、妥善安排。要分清來(lái)文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時(shí)或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時(shí)處理的公文當以規定時(shí)間為限，不得拖延；其他一般公文也應盡快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對本機關(guān)各承辦部門(mén)的公文處理工作進(jìn)行監督與檢查。各級行政機關(guān)應建立健全機關(guān)公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實(shí)催辦工作。
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