文書(shū)處理——發(fā)文辦理
| 發(fā)文辦理是指向外發(fā)出本機關(guān)制發(fā)的各類(lèi)公務(wù)文書(shū)所進(jìn)行的一系列工作。主要包括：擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印或簽署、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等12個(gè)環(huán)節。 一、擬稿 擬稿即草擬公文，是發(fā)文的第一道程序，也是提高文件質(zhì)量的關(guān)鍵性基礎工作。 擬稿的一般原則為：業(yè)務(wù)性文稿，一般由相關(guān)業(yè)務(wù)處室撰擬，或由業(yè)務(wù)主管部門(mén)代擬；綜合性文電稿一般由綜合處室、秘書(shū)處室撰擬或綜合經(jīng)濟部門(mén)代擬；重要文稿或特殊文稿，亦可由領(lǐng)導同志指定專(zhuān)人撰擬。 在擬稿過(guò)程中，文秘人員要遵守以下要求：（1）提法要符合國家法律、法規以及黨和國家的路線(xiàn)、方針、政策；（2）擬文要主題明確，觀(guān)點(diǎn)鮮明，情況確實(shí)，要求符合實(shí)際，條理清楚，收發(fā)室工整，標點(diǎn)準確，篇幅力求簡(jiǎn)短；（3）人名、地名、數字、引文要準確；（4）結構層次序數，第一層為“一”第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；（5）必須使用國家法定計量單位；（6）用詞用字準確、規范、文內使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)；（7）公文中的數字，除成文時(shí)間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數碼。 二、審核 亦稱(chēng)核稿。就是指公文草稿在送交領(lǐng)導人簽發(fā)前，由辦公廳（室）對文稿的體式、內容等進(jìn)行全面審核檢查。審核一般由部門(mén)主要負責人、辦公廳（室）主任或秘書(shū)長(cháng)負責。 三、簽發(fā) 是指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人對文稿進(jìn)行最后審定、簽署印發(fā)。簽發(fā)是機關(guān)領(lǐng)導人履行職權、承擔責任的體現。 文件簽發(fā)的一般原則為：（1）涉及全局性的重要文件由本機關(guān)主要領(lǐng)導同志簽發(fā)；（2）涉及某一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)導同志簽發(fā)；（3）涉及某一方面且政策性強、問(wèn)題重大、涉及面廣，由主管領(lǐng)導同志審核后，送主要領(lǐng)導同志簽發(fā)；（4）一般事務(wù)性文件 （函），可視情送秘書(shū)長(cháng)、辦公廳（室）領(lǐng)導同志簽發(fā)。 四、登記 就是在發(fā)文前，對所制發(fā)的文件標題、文號等進(jìn)行記載，以備查證。 五、繕印 是指對公文定稿或簽發(fā)稿的謄抄和印制?？樣」ぷ鞅仨氁院灠l(fā)稿為依據，嚴肅認真，細致準確，清晰規范，確保質(zhì)量?？樣〉男问接校嚎槍?xiě)、打印、鉛印、膠印、復印等。 六、校對 是指以簽發(fā)文稿為依據，對繕印文件的底版或清樣進(jìn)行校訂、核對的工作，校對是保證文件質(zhì)量的重要環(huán)節。 校對的主要任務(wù)：（1）依據定稿進(jìn)行校對，校訂清樣上的錯字、加緊字、漏字、多字，同時(shí)規范字體、字號等。（2）依據定稿，檢查版式、標題是否端正，頁(yè)碼是否連貫，行、字距離是否勻稱(chēng)，版面是否美觀(guān)。（3）依據定稿核對引文、人名、地名、數據、計量單位、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)是否有誤。（4）依據定稿檢查版式是否與文種格式統一，有無(wú)需調整和改版之處。 校對的基本要求：（1）把握原則，仔細校對。（2）校對要認真仔細、一絲不茍，對易于忽略或易于出現錯誤的地方，如數據、計量單位、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)等，要注意反復仔細校對。（3）校對文稿時(shí)要正確使用校對符號。（4）校對一般要進(jìn)行一校、二校、三校。 七、用印 是指在制定的公文上加蓋機關(guān)或領(lǐng)導人印章。它是代表機關(guān)職權的一種憑證和標志，并確認公文由此而生效。這是一項很重要很?chē)烂C的工作，一般機關(guān)都應有專(zhuān)人保管印章，并建立嚴格的用印制度。 用印要注意以下幾點(diǎn)：（1）首先檢查原稿上領(lǐng)導簽字民使用的印章權限是還相符；（2）用印文件份數要與原稿要求相符，多余文件可不用??；（3）用印應在日期中央偏上位置，上不壓正文，下要騎年蓋月；（4）印章必須端正、清晰：（5）對零星用印，除留存領(lǐng)導人批示原件外，應對用印進(jìn)行登記，以備查。 八、分發(fā) 就是將印制好的公文，按照發(fā)送范圍的要求，進(jìn)行分封發(fā)放的過(guò)程。一般包括：（1）登記。登記項目有日期、文件名稱(chēng)、文號、密級、發(fā)送單位、數量、封號、簽收人、傳遞方式等。（2）分裝。 九、傳遞 就是通過(guò)一定的方式把分發(fā)好的文件傳送到收文單位。一般分為區域內傳遞與區域外傳遞。區域內傳遞主要是通過(guò)收發(fā)室或文件交換站進(jìn)行傳遞，要求收文單位急文急取。區域外傳遞，主要是通過(guò)機要部門(mén)、郵電部門(mén)或專(zhuān)人投遞。傳遞過(guò)程中，要嚴格遵守保密規定，以確保文件的安全。 |
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