常用函數公式及技巧搜集
工作表隱藏保護】
EXCEL工作表保護
#.在一個(gè)工作表中,如果只對某一個(gè)單元格或者某個(gè)區域(如:A1:D10)設置保護工作表,其它單元格不做保護一樣能輸入數據,這樣的保護如何設置??!
選中要保護的區域〉設置單元格格式〉保護選項卡〉鎖定前面的勾勾打上;選中不需要保護的區域〉設置單元格格式〉保護選項卡〉鎖定前面的勾勾去掉;全選后,設置工作表保護。
#.如果我只想保存單元格里面的內容,對于插入或者拉伸、縮小單元格還允許可以進(jìn)行操作,請問(wèn)用什么辦法呢?
保護工作時(shí), 在允許操作選項中選擇設置單元格, 行, 列格式。
#.請問(wèn)如何撤銷(xiāo)工作表保護?
工具-保護-撤消工作表保護。
超越工作表保護的訣竅
如果你想使用一個(gè)保護了的工作表,但又不知道其口令,有辦法嗎?有。選定工作表,選擇“編輯\"\\“復制\"、“粘貼\",將其拷貝到一個(gè)新的工作簿中(注意:一定要新工作簿),即可超越工作表保護。
如何禁止工作表保護提示框出現
如何禁止工作表保護提示框出現,如圖:
將保護工作表對話(huà)框中"選定鎖定單元格"前面方框中的鉤抹掉,再將"選定未鎖定的單元格"前面方框中的鉤挑上,提示就不出來(lái)了!
如何對excel單元格加密及鎖定
具體操作如下:
1.首先全選工作表,單擊右鍵先擇單元格格式-保護-鎖定。
2.返回至工作表,將需要活動(dòng)的區域選中(可按ctri鍵助選),單擊右鍵先擇單元格格式-保護-取消鎖定。
3.選擇工具欄-保護工作表-設置密碼即可。此時(shí)鎖定部位就不能修改了,取消鎖定部位就可能任意修改、輸入數字了,而且在操作時(shí)還可以將隱藏選項打勾,此時(shí)所設置的公式也無(wú)法看到。
怎樣鎖住部分Excel單元格
單元格格式—保護選項卡—鎖定—保護工作表。
注:?jiǎn)卧衲J都是鎖定的,不保護的單元格要取消鎖定。
既隱藏單元格中的公式、保護工作表,又能正常輸入數據
在大家使用excel時(shí),經(jīng)常為數據或公式被他人改動(dòng)而造成許多麻煩,那么,如何設置,才能既隱藏單元格中的公式不被他人看到同時(shí)保護已有的數據不被改動(dòng),又能在下次輸入變化的數據呢?現在我將自己在使用過(guò)程中的經(jīng)驗(絕對有效)告訴大家。
首先,選定整張工作表,在菜單欄:格式-> 單元格->保護項中,將鎖定、保護前的鉤去掉。
再將需要保護、隱藏公式和數值的單元格選定(連續區域使用shift+拖曳,非連續區域使用ctrl+點(diǎn)擊),再菜單欄:格式->單元格->保護項中,將鎖定、保護前的鉤加上。
工作表中如不想顯示“0值”,在菜單欄:工具->選項-視圖中,將“零值”前的鉤去掉。
最后,在菜單欄:工具->保護->保護工作表項中,將對象、方案前的鉤去掉(必須去掉),確定。
經(jīng)過(guò)這樣設置,非保護區可以正常輸入數據,保護區內既能隱藏公式,又能保護數據不被改動(dòng)。大家不妨試試!
把數據徹底隱藏起來(lái)
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來(lái)了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行“格式→單元格”命令,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,在“數字”標簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。
3.執行“工具→保護→保護工作表”命令,打開(kāi)“保護工作表”對話(huà)框,設置好密碼后,“確定”返回。
經(jīng)過(guò)這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來(lái),就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數據。
Excel安全技巧集錦
加密Excel文件
如果不想讓自己的Excel文件被別人查看,最好將其加密:?jiǎn)螕?#8220;工具”→“選項”,在彈出的“選項”對話(huà)框中單擊“安全性”選項卡,然后在“打開(kāi)權限密碼”(只允許讀不能做修改)、“修改權限密碼”(允可以閱讀,也能修改)輸入框中輸入該文件的打開(kāi)權限密碼及修改權限密碼。單擊“確定”按鈕,在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼,再單擊“確認”,最后點(diǎn)“保存”按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能打開(kāi)該文件。
對單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護
(1)對輸入信息進(jìn)行有效性檢測:首先選定要進(jìn)行有效性檢測的單元格或單元格集合,然后選擇“數據”菜單中的“有效性”選項,設置有效條件、顯示信息和錯誤警告來(lái)控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外,這一部分設置很有用,如在設計一個(gè)Excel時(shí),不允許用戶(hù)輸入負數年齡及負工資等。
(2)設置鎖定屬性,以保護存入單元格的內容不能被改寫(xiě)。選定需要鎖定的單元格;選擇“格式”→“單元格”;在“單元格格式”設置對話(huà)框中選擇“保護”標簽并選中“鎖定”;選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”,設置保護密碼,即完成了對單元格的鎖定設置。
保護工作簿
打開(kāi)“工具”→“保護”→“保護工作簿”。選定“結構”選項可保護工作簿結構,以免被刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏、重命名工作表,并且不可插入新的工作表。選定“窗口”選項則可以保護工作簿窗口不被移動(dòng)、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。
保護工作表
在設置保護工作表前,首先確認要保護的單元格是否處于“鎖定”狀態(tài),選中并右擊單元格,在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”,選擇“保護”選項卡,確認已選中“鎖定”項,在默認狀態(tài)下,單元格和圖形對象均處于鎖定狀態(tài),此時(shí),如果設置工作表被保護,則相應信息不能修改。保護工作表的方法如下:選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”,在打開(kāi)的對話(huà)框中有“內容”、“對象”和“方案”三個(gè)復選項,如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數據及其他信息,并防止查看隱藏的數據行、列和公式,則選中“內容”復選框;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象,則應選中“對象”復選框;如果要防止、改變工作表中方案的定義,則應選中“方案”復選框。最后為防止其他用戶(hù)取消工作表保護,還要在“密碼”文本框中輸入密碼。
保護共享工作薄
對要共享的工作薄,如果要對工作薄中的修訂進(jìn)行跟蹤,可設置保護共享工作薄,選擇“工具”→“保護”→“保護共享工作薄”,選中“以追蹤修訂方式共享”復選框,如果需要其他用戶(hù)先提供密碼,才能取消共享保護和沖突日志,則需要在“密碼”文本框中輸入密碼,注意,如果工作薄已經(jīng)處在共享狀態(tài),則不能為其設置密碼。
為工作薄設置權限密碼
如果不想其他用戶(hù)打開(kāi)工作薄,可設置工作薄打開(kāi)密碼,單擊“文件”→“另存為”,單擊“工具”菜單上的“常規選項”,在這里可根據不同需要設置兩種類(lèi)型的密碼:如果根本不想其他用戶(hù)打開(kāi)工作薄,則需在“打開(kāi)權限密碼”文本框中輸入密碼;如果你只是不想其他用戶(hù)修改工作薄,但可以打開(kāi)查看,則需要在“修改權限密碼”文本框中輸入密碼。當然為了保險起見(jiàn),你可以把兩個(gè)密碼都設置,最好是設置不同的密碼內容。
隱藏公式
如果不想在共享工作薄后,讓其他用戶(hù)看到并編輯已有公式,可在共享之前,將包含公式的單元格設置為隱藏,并保護工作表。步驟如下:選定要隱藏的公式所在的單元格區域,選擇“格式”→“單元格”,單擊“保護”選項卡,選中“隱藏”復選框,單擊“確定”按鈕即可隱藏公式。
隱藏工作薄
選擇“窗口”→“隱藏”,可以把當前處于活動(dòng)狀態(tài)的工作薄隱藏起來(lái),如果要取消隱藏,可選擇“窗口”→“取消隱藏”命令,然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應工作薄即可
隱藏工作表
選擇“格式”→“工作表”→“隱藏”,可以把當前的活動(dòng)工作表隱藏起來(lái),要取消工作表的隱藏時(shí),選擇“格式”→“工作表”→“取消隱藏”,然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應的工作表即可。
隱藏行或列
隱藏行或列共有三種方法,這里以行為例:(1)右擊要隱藏的行號,在出現的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。(2)單擊需要隱藏行中的任意單元格,然后選擇“格式”菜單下的“行|隱藏”命令即可。(3)移動(dòng)鼠標要隱藏行的右側,按住左鍵,通過(guò)移動(dòng)向左移動(dòng)的方式,將列寬調整為0,這樣對應的行號會(huì )從工作表中自動(dòng)消失,起到隱藏效果,要取消隱藏,需要同時(shí)選擇該行的左右相鄰的兩行,或者選中整個(gè)工作表,然后選擇“格式”菜單下的“行|取消隱藏”命令即可。
隱藏VBA程序
在使用VBA編寫(xiě)的程序而生成的表格時(shí),由于這些程序都存放模塊表中,為了保護這些程序,可以通過(guò)VBA編程將工作表對象的Visible屬性設置為“xlveryhidden”。
設置只讀方式
選擇“文件”→“另存為”,在該對話(huà)框中選中需要設為“建議只讀”屬性的工作簿文件,然后單擊該對話(huà)框上的“選項”按鈕,打開(kāi)“保存選項”對話(huà)框,選中該對話(huà)框中的“建議只讀”復選框,然后單擊“確定”按鈕,再單擊“另存為”對話(huà)框上的“保存”按鈕即可。在“建議只讀”方式下,無(wú)論何時(shí)打開(kāi)工作簿,Excel總是首先顯示出一個(gè)提示信息對話(huà)框,建議應以只讀方式打開(kāi)工作簿。
修改擴展名
修改Excel工作薄的擴展名(把.xls改為其他擴展名),Excel就不認識了,最好是把擴展名改成.dll等系統文件的名稱(chēng),然后再把文件的屬性設置為隱藏,讓別人會(huì )誤以為這是個(gè)系統文件,而不敢去碰它,自己要用時(shí)再改回來(lái)就行了。
隱藏多個(gè)工作表公式
在一個(gè)Excel表中有多個(gè)工作表,每個(gè)工作表都含有不同的公式,在發(fā)郵件給對方時(shí)想隱藏各表中的公式該怎么操作呢?(除了復制粘貼數據外)
選中需要隱藏公式的單元格,選擇:格式-單元格-保護,把隱藏前面的勾選上
然后:工具-保護-保護工作表,設置密碼即可
1、全選工作表(按CTRL+A或按一下全選按鈕)—單元格格式—保護—取消鎖定。
2、定位(CTRL+G或F5)—公式,單元格格式—保護—鎖定、隱藏。
3、保護工作表。
關(guān)于報表模板保護的深入做法:
1、保護工作表(隱藏公式達到保護目的);
2、保護工作簿(保護結構);
3、隱藏非報表區域(hidden)、鎖定PageDown鍵(以免其下翻到已經(jīng)隱藏的非報表區域);
4、鎖定滾動(dòng)區域(ScrollArea);
5、鎖定鼠標及鍵盤(pán)的選擇操作(SelectionEnable);
6、取消復制、剪切和粘貼功能。復制和粘貼操作會(huì )解除工作表保護,粘貼可以沖毀數據有效性設置;
7、獨占式打開(kāi)報表模板文件;
8、數據有效性的處理:包括系統提供的設置“數據有效性”功能和用VBA自行編寫(xiě)的具有數據有效性檢查功能的代碼段,如一個(gè)區域只能輸入數值型數據;
9、必填項目的完整性檢查;
10、采用能規避錯誤值的方法編寫(xiě)公式。
如果能綜合運用這些方法,應當說(shuō)就形成了相當全面、嚴謹和先進(jìn)的報表模板的保護方法體系,加以簡(jiǎn)潔明快、友好的界面,實(shí)用全面又輕重有序的報表項目,明確的概念、關(guān)系,具有一定前瞻性(彈性的、能在相當長(cháng)時(shí)期內保持穩定不變),那末制作出來(lái)的報表模板肯定不會(huì )很差。報表模板保護工具的初步窗體:
附帖3:
再話(huà)EXCEL文件的“安全保護”途徑(這同時(shí)也是一個(gè)如何使自己的文件更霸道,更不友好的問(wèn)題):
1、設置文件的“打開(kāi)”和“修改”權限口令;
2、保護工作表;
3、保護工作簿;
4、隱藏:通過(guò)隱藏EXCEL對象如行列、工作表、通過(guò)使用字體、背景圖片和顏色、通過(guò)數據自定義格式等方法達到隱藏信息的目的;
5、VBA工程加密或置為不可查看;
6、用VBA代碼編寫(xiě)需要輸入用戶(hù)名和口令的登錄窗體;
7、使文件有打開(kāi)次數的限制;
8、使文件有壽命(有效期);
9、使用時(shí)創(chuàng )建日志文件;
10、文件獨占性設置;
11、定制某些命令特別是如復制、剪切和粘貼等動(dòng)作命令不能使用;
12、“篡改”EXCEL“門(mén)面”:使其看不出是EXCEL為最絕者;
13、大量使用讓人發(fā)蒙、頭大、抵觸的數據透視表呈現數據。
也可以變相鎖定啊 比如設置數據有效性 設置條件格式警告等等 還可以隱藏???
快速隱藏單元格所在的行與列
1、按ctrl+9 可隱藏選中單元格或區域所在的行
2、按ctrl+0 可隱藏選中單元格或區域所在的列
恢復隱藏的行和列的快捷鍵是:
ctrl+shift+0
ctrl+shift+9
還有
隱藏當前工作表 格式----工作表----隱藏
隱藏當前工作薄 窗口----隱藏
試了一下,但如果隱藏和恢復不同步進(jìn)行的話(huà)(也就是說(shuō)隱藏行和列后,若想下次打開(kāi)表格時(shí)快速顯示),就需要選中隱藏行(列)的上一行(列)及下一行(列),再按ctrl+shift+0或ctrl+shift+9才能實(shí)現快速恢復。比如:你隱藏了7~10行,如果想快速顯示,就需要選中6及11行,按ctrl+shift+9才能快速顯示。
快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列
在Excel中隱藏行或列, 通??梢酝ㄟ^(guò)格式菜單中的行或列選項中的隱藏來(lái)實(shí)現, 或者是選中行號或列標后通過(guò)鼠標右鍵的快捷菜單來(lái)完成, 對于分散的單元格區域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”
EXCEL中如何隱藏公式?
#請教各位高手:如何隱藏公式,參與運算但不顯示出來(lái)?
1. 單元格格式-->保護-->隱藏
2.工具-->保護-->保護工作表
#請問(wèn)各位大俠如何隱藏公式,以及自動(dòng)保護表格。如何使單元格里的公式不被人看到。
右鍵/單元格格式/保護/隱藏。再保護工作表.
#EXCEL中如何隱藏公式
全選〉設置單元格格式〉保護選項卡〉把鎖定去掉
選擇要保護的單元格,然后把“鎖定”弄回來(lái),鎖定下面的“隱藏”也勾起來(lái),然后再保護工作表。
#請問(wèn)如何能將單元格的公式隱藏起來(lái)?
方法一:隱藏公式列
Application.DisplayFormulaBar = False
方法二:隱藏單元格公式并設保護工作表
[A1:A10].FormulaHidden = True
Activesheet.Protect
方法三:把編輯欄隱藏。
其中,方法1、2不編程也可以直接操作。
不過(guò),所有的方法都只能騙騙菜鳥(niǎo),遇到高手一般是原形畢露的。但是,一般人也只有菜鳥(niǎo)水平,所以也綽綽有余了。
#方法
1、全選工作表,右鍵-單元格格式—保護—取消鎖定。
2、定位—定位條件—勾選公式—確定—單元格格式—保護—鎖定、隱藏。
3、保護工作表。
#只想在excel工作表中隱藏公式,但不保護工作表,他人仍可以改動(dòng)和編輯工作表。請教可否可行。
隱藏可以:選定單元格--右健設定單元格格式--點(diǎn)保護簽--勾選隱藏--然后保護工作表--這樣就看不到單元格的公式了別的地方仍可操作!但這有缺點(diǎn)別人只要在公式格中刪除照樣可以,建議在勾選隱藏的時(shí)候連鎖定一起勾選,這樣該單元格也不能修改了。
不保護工作表的話(huà)公式是不能藏起來(lái)的
#我想在鼠標點(diǎn)中有公式單元格的時(shí)候,在編輯欄不顯示這個(gè)單元格的公式。
同時(shí)要求這個(gè)單元格能被編輯。應該如何做到?
設置可編輯區域,勾選公式單元格的“隱藏“屬性,然后保護工作表。
(真是奇怪,可以編輯,那公式被改以后就沒(méi)了?。。?br>把編輯欄隱藏不就可以了嗎
儲存格再設為";;;"
#在保護工作表中取消選定儲存格項.就不能再看到其它格的公式了.
單元格格式/保護/選 隱藏
再保護工作表.
#我做的表里有函數公式,想隱藏,但是在表格屬性里選了隱藏,保護工作表后,表格里的篩選就用不了,有沒(méi)有兩全其美的辦法。請教
試試將單元格格式中的的:“保護”選項卡中的“鎖定”去掉。
#如何在文件保護后隱藏公式?
在未保護的狀態(tài)下,先對單元格進(jìn)行設置,
“單元格設置”中,“保護”中,有兩個(gè)選項:你選擇 “鎖定”還是“隱藏”,or不選。再進(jìn)行保護。
#怎么隱藏公式欄的公式呢?
選擇有公式的單元格,點(diǎn)擊菜單上的"格式"----"單元格"------"保護",然后把"隱藏"勾選確定。
再選擇"工具"----"保護"-----"保護工作表",輸入密碼,確定即可
#隱藏公式但不鎖定工作表,我想讓某幾個(gè)單元格設置的公式,不讓別人看見(jiàn),但工作表還要輸入數據,不能保護。
很簡(jiǎn)單,步驟如下:
1、右鍵>設置單元格式>保護
2、需要錄入數據的單元格:保護、隱藏都不選
需要保護的有公式的單元格:保護、隱藏都選
3、保護該工作表。
#隱藏一個(gè)單元格里的公式,這個(gè)工作表還可以修改。
把單元格格式里的“保護”選項中的“鎖定”前的勾去掉就可以了
此法也可一試,把正確公式存于一隱藏工作表中,當前工作表單元格引用隱藏工作表某單元格即可.這樣用戶(hù)只能在編輯欄中看到引用單元格的地址,而并不知道實(shí)際公式內容。
鎖定和隱藏Excel公式
在Excel中編制的計算公式通常不希望使用者查看和修改。用Excel鎖定、隱藏和保護工作表的功能就可以把公式隱藏和鎖定起來(lái)。
1、選中整個(gè)工作表數據區域,執行“格式→單元格”命令,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框。
2、切換到“保護”標簽,清除“鎖定”選項前面復選框中的“∨” 號,確定返回。
3、執行“編輯定位”命令,打開(kāi)“定位”對話(huà)框,單擊其中的“定位條件”按鈕,打開(kāi)“定位條件”對話(huà)框。
4、選中其中的“公式”選項,確定返回,一次性選定工作表中所有包含公式的單元格
5、再次打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,切換到“保護”標簽下,在“鎖定”和“隱藏”選項前面復選框中加上“∨” 號,確定返回。
6、執行“工具→保護→保護工作表”命令,打開(kāi)“保護工作表”對話(huà)框,輸入密碼,確定,再確認輸入一次密碼,確定返回即可。
注意:如果自己需要查看或修改公式,請先執行“工具→保護→撤銷(xiāo)工作表保護”命令,解除對工作表的保護。
在Excel中分區域鎖定
當多人編輯同一個(gè)工作簿文檔時(shí),為了防止修改由他人負責填寫(xiě)的數據,我們可以對工作表進(jìn)行分區域加密。
1、啟動(dòng)Excel,打開(kāi)相應的工作簿文檔,執行“工具→保護→允許用戶(hù)編輯區域”命令,打開(kāi)“允許用戶(hù)編輯區域”對話(huà)框。
2、單擊其中的“新建”按鈕,打開(kāi)“新區域”對話(huà)框,在“標題”下面的方框中輸入一個(gè)標題(如“報建”),然后按“引用單元格”右側的紅色按鈕,讓對話(huà)框轉換為浮動(dòng)條,用鼠標選中相應的區域,再按浮動(dòng)條右側的紅色按鈕返回對話(huà)框,設置好密碼,按下“確定”按鈕,再確認輸入一次密碼,確定返回。
3、重復上述操作,為其他區域設置密碼。
4、設置完成后,按下“保護工作表”按鈕,加密保護一下工作表即可。
經(jīng)過(guò)這樣設置后,要編輯相應的區域,必須輸入正確的密碼,否則就不能進(jìn)入編輯。
關(guān)于頁(yè)眉加密問(wèn)題
公司讓俺弄了一個(gè)信箋頁(yè)眉,不希望被別人改動(dòng),應如何將頁(yè)眉單獨加密?
解答:1、將頁(yè)眉的字樣做成圖片。
做成窗體域再鎖定試試。(注:窗體域鎖定會(huì )將全部?jì)热萱i定,只能看、打印,不能編輯,恐怕不能滿(mǎn)足樓主的要求吧?)
老兄以上說(shuō)的是從“工具“——》”保護文檔“中來(lái)鎖定;我說(shuō)的是從”視圖“——》”工具欄“——》”窗體“來(lái)鎖定。‘
你做好頁(yè)眉后,插入分隔符——分節符——連續,然后選擇工具——保護文檔——窗體,這時(shí)旁邊那個(gè)“節”的按鈕是可以選擇的,去掉節2的選擇勾,這樣,保護僅僅對節1(先做的頁(yè)眉)有效。不過(guò)要想別人無(wú)法修改頁(yè)眉,一定要設置保護密碼。
首先解釋一下word(其實(shí)excel中也是一樣的)中的“工具”菜單——“保護文檔”,不論是office 2000 還是xp,都有3種選擇,修訂、批注、窗體,當選擇“修訂”時(shí),再次打開(kāi)文件時(shí)只能以修訂方式更改文檔,如果選擇了“批注”,再次打開(kāi)文件時(shí)只能在文件中加入批注,如果選擇了“窗體”,不允許任何修改,連光標都會(huì )無(wú)效,永遠停留在文件最開(kāi)頭的地方。打開(kāi)文件只能另存為或打印。
然后說(shuō)說(shuō)這個(gè)分域的問(wèn)題,為了實(shí)現樓主的要求,我在做好了頁(yè)眉后,跳出頁(yè)眉區,在正文部分“插入”——”分隔符“,選擇”分節符“的”連續“類(lèi)型,這樣word會(huì )把文件分為兩節,實(shí)際上節1是頁(yè)眉,節2是正文部分,注意在插入分節符后,會(huì )出現一個(gè)空行,這時(shí)先不要刪除這個(gè)空行。
然后保護文檔,選擇窗體,這時(shí)會(huì )發(fā)現右邊那個(gè)”節“按鈕可以按下去了(如果沒(méi)有分節,這個(gè)按鈕是灰色的),默認節1節2都是選中的,也就是同時(shí)保護節1節2,但是我已經(jīng)說(shuō)過(guò),節2實(shí)際是正文部分,如果也保護了,就不能在更改了,所以要把這個(gè)”節2“的勾勾去掉,僅將節1(頁(yè)眉)保護起來(lái)。
隱藏標題列
請問(wèn)如何設定才能隱藏標題列(ABCDE.....和123456....)
工具>選項>檢視>列與欄標題>勾去掉
鎖定單元格
能否鎖定單元格,可以更改但不能拖動(dòng)和剪切,由于電腦是共用的因此不能在選項編輯欄設置避免影響他人正常操作。
1、選定這個(gè)工作表,格式-->單元格-->保護(選項卡),去掉鎖定和隱藏前面的“√”,確定。
2、選定要鎖定的單元格,格式-->單元格-->保護(選項卡),在鎖定和隱藏前面打“√”,確定。
3、工具-->保護-->工作表,輸入密碼,確定。
被鎖定的單元格內容在編輯欄不顯示,也無(wú)法托動(dòng)和剪切,但是,可以復制粘貼。
怎樣保護表格中的數據
假設要實(shí)現在合計項和小計項不能輸入數據,由公式自動(dòng)計算。
首先,輸入文字及數字,在合計項F4至F7單元格中依次輸入公式:=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7),在小計項B8至F8單元格中依次輸入公式:=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默認情況下,整個(gè)表格的單元格都是鎖定的,但是,由于工作表沒(méi)有被保護,因此鎖定不起作用。
選取單元格A1∶F8,點(diǎn)擊“格式→單元格”選單,選擇“保護”選項,消除鎖定復選框前的對勾,單擊確定。然后,再選取單元格F4∶F7和B8∶F8,點(diǎn)擊“格式→單元格”選單,選擇“保護”選項,使鎖定復選框選中,單擊確定,這樣,就把這些單元格鎖定了。接著(zhù),點(diǎn)擊“工具→保護→保護工作表”選單,這時(shí),會(huì )要求你輸入密碼,輸入兩次相同的密碼后,點(diǎn)擊確定,工作表就被保護起來(lái)了,單元格的鎖定也就生效了。今后,可以放心地輸入數據而不必擔心破壞公式。如果要修改公式,則點(diǎn)擊“工具→保護→撤消保護工作表”選單,這時(shí),會(huì )要求你輸入密碼,輸入正確的密碼后,就可任意修改公式了。
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【常用函數的應用】
統計各分數段學(xué)生數
教師常常要統計各學(xué)科相應分數段的學(xué)生人數,以方便對考試情況作全方位的對比分析。在Excel中,有多種函數可以實(shí)現這種統計工作。
圖1
方法一:用COUNTIF函數統計
這是最常用、最容易理解的一種方法,我們用它來(lái)統計“語(yǔ)文”學(xué)科各分數段學(xué)生數。函數功能及用法介紹
?、俜謩e選中C63、C67單元格,輸入公式:=COUNTIF(C3:C62,"<60")和=COUNTIF(C3:C62,">=90"),即可統計出“語(yǔ)文”成績(jì)“低于60分”和“大于等于90”的學(xué)生人數。
?、诜謩e選中C64、C65和C66單元格,輸入公式:=COUNTIF(C3:C62,">=60")-COUNTIF(C3:C62,">=70")、=COUNTIF(C3:C62,">=70")-COUNTIF(C3:C62,">=80")和=COUNTIF(C3:C62,">=80")-COUNTIF(C3:C62,">=90"),即可統計出成績(jì)在60-69分、70-79分、80-89分區間段的學(xué)生人數。
注意:同時(shí)選中C63至C67單元格,將鼠標移至C67單元格右下角,成細十字線(xiàn)狀時(shí),按住左鍵向右拖拉至I列,就可以統計出其它學(xué)科各分數段的學(xué)生數。
如果某些學(xué)科(如體育),其成績(jì)是不具體數值,而是字符等級(如“優(yōu)秀、良好”等),我們可以用COUNTIF函數來(lái)統計各等級的學(xué)生人數。
如果某些學(xué)科(如體育),其成績(jì)是不具體數值,而是字符等級(如“優(yōu)秀、良好”等),我們可以用COUNTIF函數來(lái)統計各等級的學(xué)生人數。
?、僭贙64至K67單元格中,分別輸入成績(jì)等級字符(參見(jiàn)圖2)。
?、谶x中L64單元格,輸入公式:=COUNTIF($L$3:$L$62,K64),統計出“優(yōu)秀”的學(xué)生人數。
?、墼俅芜x中L64單元格,用“填充柄”將上述公式復制到L65至L67單元格中,統計出其它等級的學(xué)生人數。
上述全部統計結果參見(jiàn)圖1。
方法二:用DCOUNT函數統計
這個(gè)函數不太常用,但用來(lái)統計分數段學(xué)生數效果很不錯。我們用它統計“數學(xué)”學(xué)科各分數段學(xué)生數。
①分別選中M63至N72單元格區域(不一定非得不這個(gè)區域),輸入學(xué)科名稱(chēng)(與統計學(xué)科名稱(chēng)一致,如“數學(xué)”等)及相應的分數段(如圖2)。
?、诜謩e選中D63、D64……D67單元格,輸入公式:=DCOUNT(D2:D62,"數學(xué)",M63:N64)、=DCOUNT(D2:D62,"數學(xué)",M65:N66)、=DCOUNT(D2:D62,"數學(xué)",M67:N68)、=DCOUNT(D2:D62,"數學(xué)",M69:N70)、=DCOUNT($D$2:$D$62,"數學(xué)",M71:N72),確認即可。
注意:將上述公式中的“DCOUNT”函數換成“DCOUNTA”函數,同樣可以實(shí)現各分數段學(xué)生人數的統計。
方法三:用FREQUENCY函數統計
這是一個(gè)專(zhuān)門(mén)用于統計某個(gè)區域中數據的頻率分布函數,我們用它來(lái)統計“英語(yǔ)”學(xué)科各分數段學(xué)生數。
?、俜謩e選中O64至O67單元格,輸入分數段的分隔數值(參見(jiàn)圖2)。
?、谕瑫r(shí)選中E63至E67單元格區域,在“編輯欄”中輸入公式:=FREQUENCY(E3:E62,$O$64:$O$67),輸入完成后,按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進(jìn)行確認,即可一次性統計出“英語(yǔ)”學(xué)科各分數段的學(xué)生人數。
注意:①實(shí)際上此處輸入的是一個(gè)數組公式,數組公式輸入完成后,不能按“Enter”鍵進(jìn)行確認,而是要按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進(jìn)行確認。確認完成后,在公式兩端出現一個(gè)數組公式的標志“{}”(該標志不能用鍵盤(pán)直接輸入)。②數組公式也支持用“填充柄”拖拉填充:同時(shí)選中E63至E67單元格區域,將鼠標移至E67單元格右下角,成細十字線(xiàn)狀時(shí),按住左鍵向右拖拉,就可以統計出其它學(xué)科各分數段的學(xué)生數。
方法四:用SUM函數統計
我們知道SUM函數通常是用來(lái)求和的,其實(shí),他也可以用來(lái)進(jìn)行多條件計數,我們用它來(lái)統計“政治”學(xué)科各分數段的學(xué)生數。
?、俜謩e選中P64至P69單元格,輸入分數段的分隔數值(參見(jiàn)圖2)。
?、谶x中F63單元格,輸入公式:=SUM(($F$3:$F$62>=P64)*($F$3:$F$62<P65)),輸入完成后,按下“CTRL+SHIFT+ENTER”組合鍵進(jìn)行確認,統計出成績(jì)在0-59區間的學(xué)生人數。
?、墼俅芜x中F63單元格,用“填充柄”將上述公式復制到F64至F67單元格中,統計出其它各分數段的學(xué)生人數。
注意:用此法統計時(shí),可以不引用單元格,而直接采用分數值。例如,在F64單元格中輸入公式:=SUM(($F$3:$F$62>=60)*($F$3:$F$62<70)),也可以統計出成績(jì)在60-69分之間的學(xué)生人數。
注意:①為了表格整體的美觀(guān),我們將M至P列隱藏起來(lái):同時(shí)選中M至P列,右擊鼠標,在隨后出現的快捷菜單中,選“隱藏”選項。
自動(dòng)統計學(xué)生成績(jì)
每到學(xué)期結束時(shí),教師的一項重要工作就是要統計學(xué)生的成績(jì),在電腦逐步普及的今天,我們就把這項繁雜的工作交給Excel去自動(dòng)完成吧。
涉及函數:AVERAGE、COUNTIF 、IF、ISERROR、MAX、MIN、RANK、SUM
1、啟動(dòng)Excel,同時(shí)選中A1至K1單元格,按“格式”工具條上的“合并及居中”按鈕,將其合并成一個(gè)單元格,然后輸入統計表的標題(參見(jiàn)圖1)。
2、根據統計表的格式,將有關(guān)列標題及相關(guān)內容輸入到相應的單元格中(參見(jiàn)圖1)。
3、選中J3單元格,輸入公式:=SUM(C3:I3),用于計算第一位學(xué)生的總分。
4、選中K3單元格,輸入公式:=RANK(J3,$J$3:$J$62),計算出第一位學(xué)生總分成績(jì)的名次(此處,假定共有60位學(xué)生)。
注意:如果將上述公式修改為:=COUNTIF($J$3:$J$62,">="&J3),同樣可以計算出第一位學(xué)生的名次。
5、同時(shí)選中J3和K3單元格,將鼠標移至K3單元格右下角的成“細十字”狀時(shí)(通常稱(chēng)這種狀態(tài)為“填充柄”狀態(tài)),按住左鍵向下拖拉至K62單元格,完成其他學(xué)生的總分及名次的統計處理工作。
6、分別選中C63、C64單元格,輸入公式:=MAX(C3:C62)和=MIN(C3:C62),用于統計“語(yǔ)文”學(xué)科的最高分和最低分。
7、選中C65單元格,輸入公式:=IF(ISERROR(AVERAGE(C3:C62)),"",AVERAGE(C3:C62)),用于統計“語(yǔ)文”學(xué)科的平均分。
注意:直接用“=AVERAGE(C3:C64)”公式也可以計算平均分,但是,如果成績(jì)表中沒(méi)有輸入成績(jì)時(shí),這一公式將顯示出一個(gè)錯誤的值,因此,我們用“ISERROR”函數來(lái)排除這一錯誤。
8、選中C66單元格,輸入公式:=SUM(C3:C62),用于統計“語(yǔ)文”學(xué)科的總分。
9、同時(shí)選中C63至C66單元格,用“填充柄”將上述公式復制到D63至J66單元格中,完成其它學(xué)科及總分的最高分、最低分、平均分和總分的統計工作。
至此,一個(gè)基本的成績(jì)統計表制作完成(參見(jiàn)xls文件下載),下面我們來(lái)進(jìn)一步處理一下。
10、選中C3單元格,執行“格式、條件格式”命令,打開(kāi)“條件格式”對話(huà)框(如圖2),按最左邊一個(gè)方框右側的下拉按鈕,在隨后出現的下拉列表中,選“公式”選項,并在右側的方框中輸入公式:=C3>=AVERAGE(C3:C62),然后按“格式”按鈕,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,將字體顏色設置為“藍色”。
再按“添加”按鈕,仿照上面的操作,添加一個(gè)公式為“=C3<AVERAGE(C3:C62)”、字體顏色為“紅色”的條件格式(參見(jiàn)圖2)。
注意:經(jīng)過(guò)這樣的設置后,當學(xué)生的“語(yǔ)文”成績(jì)大于或等于平均分時(shí),顯示藍色,反之顯示紅色。
11、再次選中C3單元格,按“格式”工具條上的“格式刷”按鈕,然后在D3至J3單元格區域上拖拉一遍,將上述條件格式復制到相應的區域中,完成其他學(xué)科及總分的條件格式設置工作。
12、再一次選中C3單元格,打開(kāi)“條件格式”對話(huà)框,將其中的兩項公式修改為:=C3>=AVERAGE($C$3:$C$62)和=C3<AVERAGE($C$3:$C$62),確定返回(參見(jiàn)圖3)。
依照上面的操作,將D3至J3單元格的條件格式中的公式修改為絕對引用(添加“$”符號)。
注意:這樣做的目的,是為了將其條件格式,通過(guò)“格式刷”復制到下面的各單元格中。
13、同時(shí)選中C3至J3單元格,按“格式”工具條上的“格式刷”按鈕,然后在C4至J62單元格區域上拖拉一遍,將上述條件格式復制到相應的區域中,完成其他學(xué)生各科成績(jì)及總分的條件格式設置工作。
把學(xué)生的成績(jì)填入到表格中試試看,效果不錯吧。
如果你經(jīng)常要統計學(xué)生的成績(jì),我們將其保存為模板,方便隨時(shí)調用。
14、將工作表中的學(xué)生成績(jì)等內容刪除,執行“文件、保存(另存為)”命令,打開(kāi)“另存為”對話(huà)框(如圖4),按“保存類(lèi)型”右側的下拉按鈕,在隨后出現的下拉列表中,選“模板(*.xlt)”選項,然后給定一個(gè)名稱(chēng)(如“成績(jì)統計”),按下保存按鈕。
15、以后需要統計成績(jì)時(shí),啟動(dòng)Excel,執行“文件、新建”命令,展開(kāi)“新建工作簿”任務(wù)窗格(如圖5),點(diǎn)擊其中的“本機上的模板”選項,打開(kāi)“模板”對話(huà)框,雙擊“成績(jì)統計”模板,即可新建一份新的成績(jì)統計表。
16、將學(xué)生的成績(jì)填入相應的單元格中,取名保存即可快速完成成績(jì)統計處理工作。
快速統計學(xué)生期中考試成績(jì)
期中考試結束,各學(xué)科考試成績(jì)迅速匯總到班主任這里。這時(shí)候,班主任最忙的,就是要迅速統計各學(xué)科成績(jì)的各項指標,比如平均分、最高分、優(yōu)秀率、及格率以及各學(xué)科分數的頻率統計等等。雖然現在普遍都在使用Excel進(jìn)行這項工作,不過(guò),要想使這項工作能夠高效準確地完成,那還得請Excel函數來(lái)幫忙才行。
匯總到班主任這里的成績(jì)表如圖1所示,各科成績(jì)分布在C2:C95單元格區域。我們先在K2:Q15單元格區域建立如圖2所示表格用以存放各項統計結果。
先點(diǎn)擊M3單元格,輸入如下公式:=AVERAGE(C2:C95),回車(chē)后即可得到語(yǔ)文平均分。
點(diǎn)擊M4單元格,輸入公式:=MAX(C$2:C$95),回車(chē)即可得到語(yǔ)文成績(jì)中的最高分。
優(yōu)秀率是計算分數高于或等于85分的學(xué)生的比率。點(diǎn)擊M5單元格,輸入公式:=COUNTIF(C$2:C$95,">=85")/COUNT(C$2:C$95),回車(chē)所得即為語(yǔ)文學(xué)科的優(yōu)秀率。
點(diǎn)擊M6單元格,輸入公式:=COUNTIF(C$2:C$95,">=60")/COUNT(C$2:C$95),回車(chē)所得即為及格率。
選中M3:M6單元格,拖動(dòng)填充句柄向右填充公式至Q6單元格,松開(kāi)鼠標,各學(xué)科的統計數據就出來(lái)了。
再選中M5:Q6單元格區域,點(diǎn)擊菜單命令“格式→單元格”,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框。點(diǎn)擊“數字”選項卡,在左側“分類(lèi)”列表中選擇“百分比”,如圖3所示,確定后可將M5:Q6單元格區域的數據轉變成百分比形式。
至于各科分數段人數的統計,那得先選中M8:M15單元格,在編輯欄中輸入公式:=FREQUENCY(C$2:C$95,$K$8:$K$15)。然后按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷鍵,可以看到在公式的最外層加上了一對大括號?,F在,我們就已經(jīng)得到了語(yǔ)文學(xué)科各分數段人數了。在K列中的那些數字,就是我們統計各分數段時(shí)的分數分界點(diǎn)。
現在再選中M8:M15單元格,拖動(dòng)其填充句柄向右至Q列,那么,其它學(xué)科的分數段人數也立即顯示在我們眼前了。
最終的結果如圖4所示。如果覺(jué)得K列的數據有礙觀(guān)瞻,那么可以選中它們,然后設置它們的字體顏色為白色就可以了。
數據統計全攻略
你是否經(jīng)常需要進(jìn)行數據統計嗎?不知你是如何統計的,反正我是用Execl,不論你統計中遇到什么困難,它都會(huì )給你很好地解決,不相信?那你是統計方法沒(méi)掌握好,趕快隨我來(lái)吧!學(xué)習結束后保證你數據統計好輕松。
本文介紹的數據統計是指統計數據的個(gè)數或數量,并非指數據的運算。本次以某班級學(xué)生的考試成績(jì)?yōu)槔M(jìn)行講解,舉例不一定合適,意在拋磚引玉。
一、行號統計法
例如,統計各科成績(jì)中各分數段的人數,即統計90-100,80-89,70-79,60-69,60分以下的人數。
將光標移動(dòng)到政治成績(jì)成在列,用鼠標單擊工具欄中的“降序”按鈕,政治成績(jì)由高到低排列。如圖1所示。90-100分數段中最低分數是90分,所在行行號為20,則此分數段人數是20-1=19。在80-89分數段所在行的行號在21到37之間,則80-89分數段的人數是17。同樣方法可統計出其它分數段的人數。
各位請注意了,如果數據不在一列,而是在同一行內,能否迅速進(jìn)行統計呢?那也難不住,可以用行列轉換法將行內數據轉換到列內,然后再進(jìn)行統計。具體操作是:選中行中有關(guān)數據,單擊工具欄中的“復制”按鈕,再在目標列內右鍵單擊,選擇彈出菜單中的“選擇性粘貼”命令,在打開(kāi)的“選擇性粘貼”對話(huà)框中選中“轉置”前的復選框,單擊“確定”退出,則數據都轉換到一列內,根據行號統計法進(jìn)行統計即可。
二、選中統計法
上例中在統計80-89分數段人數時(shí),也可以這樣進(jìn)行。首先進(jìn)行排序,然后從最高分89分開(kāi)始選中,向下拖動(dòng)鼠標,到最低分81分結束,在拖動(dòng)鼠標的過(guò)程中,工具欄的左下角或選中部分的右下角出現一變動(dòng)的提示條,如圖2所示,提示條為“17R×1C”,意指選中的部分為17行,1列,則統計得80-89分數段的人數為17。
此方法也適合在同一行內進(jìn)行。
以上兩種方法諸位掌握了嗎?很容易的,一學(xué)就會(huì ),需要對大家提示一下的是,以上兩種方法在統計各分數段人數時(shí)首先要進(jìn)行排序,打亂了原來(lái)的次序。若不打亂原次序能否進(jìn)行統計呢?當然可以了!先給你來(lái)一個(gè)“篩選法”。
三、篩選法
依次單擊“數據/篩選/自動(dòng)篩選”,則進(jìn)入自動(dòng)篩選狀態(tài),工作表的第一行都有一個(gè)向下的小箭頭,單擊“政治”單元格中的下拉箭頭,選擇“自定義”,打開(kāi)“自定義自動(dòng)篩選方式”對話(huà)框,如圖3所示,設置為“小于或等于99”與“大于或等于90”,單擊“確定”按鈕退出,則只顯示出政治成績(jì)在90-99之間的同學(xué),此時(shí)顯示的行號是每位同學(xué)原來(lái)實(shí)際所在的行號,不能根據“行號統計法”來(lái)統計人數的多少,而且也不能采用“選中統計法”來(lái)統計人數,那么如何統計人數呢?如果人數較少,逐個(gè)數一下就可以了,若人數較多,先選中所有符合條件的人數,單擊工具欄中的“復制”按鈕,選擇另一個(gè)工作表,單擊“粘貼”按鈕,則將所有人數復制到一個(gè)新的工作表中,此時(shí)根據行號就可以快速統計出人數。依此方法可統計出其它分數段的人數。
利用篩選法也可統計出某科考試中缺考人數,如單擊語(yǔ)文成績(jì)所在列的箭頭,在下拉菜單中選擇“空白”選項,則只保留了語(yǔ)文成績(jì)?yōu)榭盏膶W(xué)生。此方法在某些數據的統計中是非常有用的。
四、查找法
查找也能進(jìn)行統計?挺新鮮的,得好好學(xué)學(xué)。前面介紹的數據統計是在一行或一列中進(jìn)行操作,如果要在多列即某一單元格區域內進(jìn)行統計,那可使用查找的方法。如要統計各科成績(jì)中59分的人數,操作步驟是:先打開(kāi)“查找”對話(huà)框,在查找項中輸入“59”,單擊“查找下一個(gè)”按鈕一次,可找到一個(gè)59分,繼續查找,就可快速確定成績(jì)是59分的人數,哎!暫停,怎樣確定人數,怎么沒(méi)講呢?真笨!記下查找到的“59”的次數不就是最后的統計人數嗎?最后有重要提示,Execl2000在查找時(shí)是循環(huán)進(jìn)行的,也就是查找到文末后從頭再來(lái),所以嗎……。
上面介紹的統計方法,乃小技也,若要進(jìn)行復雜、數據較多的統計,那還得請出統計函數來(lái),大家注意了,請看本文的壓軸戲――函數統計法。
五、函數統計法
統計函數較多,主要介紹常用的以下幾個(gè)。
1、COUNT
返回參數的個(gè)數。利用函數COUNT可以計算數組或單元格區域中數字項的個(gè)數。
語(yǔ)法:COUNT(value1,value2, ...)
Value1, value2, ...是包含或引用各種類(lèi)型數據的參數(1~30個(gè)),但只有數字類(lèi)型的數據才被計數。
如統計參加政治考試的學(xué)生人數:=COUNT(B2:B47)等于46。
2、COUNTA
返回參數組中非空值的數目。利用函數COUNTA可以計算數組或單元格區域中數據項的個(gè)數。
語(yǔ)法:COUNTA(value1,value2, ...)
Value1, value2, ...所要計數的值,參數個(gè)數為1~30個(gè)。
例如,統計參加政治考試的學(xué)生人數:=COUNT(B2:B47)等于46。
COUNTA與COUNTA的區別:
函數COUNT在計數時(shí),將把數字、空值、邏輯值、日期或以文字代表的數計算進(jìn)去;但是錯誤值或其他無(wú)法轉化成數字的文字則被忽略。而COUNTA的參數值可以是任何類(lèi)型,它們可以包括空字符(" "),但不包括空白單元格
如圖4所示:COUNT(A1:A8)等于6,COUNTA(A1:A8)等于7。
3、COUNTIF
計算給定區域內滿(mǎn)足特定條件的單元格的數目。
語(yǔ)法:COUNTIF(range,criteria)
Range: 為需要計算其中滿(mǎn)足條件的單元格數目的單元格區域。
Criteria: 為確定哪些單元格將被計算在內的條件,其形式可以為數字、表達式或文本。例如,條件可以表示為 60、"60"、">60"、"蘋(píng)果"。
如統計政治課考試成績(jì)中及格的人數:=COUNTIF(B2:B47,">=60")等于41。
4、FREQUENCY
頻率統計分布函數,以一列垂直數組返回某個(gè)區域中數據的頻率分布。例如,使用函數FREQUENCY可以計算在給定的值集和接收區間內,每個(gè)區間內的數據數目。由于函數FREQUENCY返回一個(gè)數組,必須以數組公式的形式輸入。
語(yǔ)法:FREQUENCY(data_array,bins_array)
Data_array: 為一數組或對一組數值的引用,用來(lái)計算頻率。如果 data_array 中不包含任何數值,函數 FREQUENCY 返回零數組。
Bins_array: 為一數組或對數組區域的引用,設定對 data_array 進(jìn)行頻率計算的分段點(diǎn)。如果 bins_array 中不包含任何數值,函數 FREQUENCY 返回 data_array 元素的數目。
利用此函數可以非常迅速地解決我們前面介紹的求各分數段人數的例子。
如求政治成績(jì)中各分數段的人數,B2:B47為data_array,C4:C7為bins_array,值為60,69,79,89,選定D4:D8為輸出區域,輸入公式:{= FREQUENCY(B2:B47,C4:C7)},按Ctrl+Shift+Enter鍵得到結果為{4;0;6;17;19},即各分數段的人數是4、0、6、17、19。
5、MAX和MIN
MAX
返回數據集中的最大數值。
語(yǔ)法:MAX(number1,number2,...)
Number1,number2,...為需要找出最大數值的1到30個(gè)數值。
可以將參數指定為數字、空白單元格、邏輯值或數字的文本表達式。如果參數為錯誤值或不能轉換成數字的文本,將產(chǎn)生錯誤。
MIN
返回給定參數表中的最小值。
語(yǔ)法:MIN(number1,number2, ...)
Number1, number2,...是要從中找出最小值的1到30個(gè)數字參數。
參數可以是數字、空白單元格、邏輯值或表示數值的文字串。如果參數中有錯誤值或無(wú)法轉換成數值的文字時(shí),將引起錯誤。
利用這兩個(gè)函數可統計出各科成績(jì)的最高分和最低分。
舉例:
如果A1:A5包含數字99、87、59、27和32,則:
MAX(A1:A5)等于99
MIN(A1:A5)等于27。
上面介紹了五種數據統計的方法,適合于常規的數據統計,相信總有一種方法能夠滿(mǎn)足你的要求的。
高效分析學(xué)生成績(jì)
學(xué)生成績(jì)的統計分析是學(xué)校重要且枯燥煩瑣的工作,市面上有許多相關(guān)的成績(jì)管理系統,有學(xué)校不惜重金購買(mǎi)來(lái)提高處理成績(jì)的效率。然而,此種成績(jì)管理系統普遍存在以下兩大缺陷:系統編程人員缺少教學(xué)工作方面的經(jīng)驗,而且各校對學(xué)生成績(jì)的統計要求各不相同,設計出來(lái)的系統很難滿(mǎn)足眾家之需求;容易出現諸多問(wèn)題,校方難以自我解決,只能聯(lián)系專(zhuān)業(yè)人員前來(lái)救援,遠水救近火,難免影響成績(jì)統計的進(jìn)度。
俗話(huà)說(shuō)得好:“自力更生,豐衣足食。”本人經(jīng)過(guò)摸索,利用大眾軟件Excel設計了一個(gè)全校成績(jì)自動(dòng)統計的Excel模板,只需在“設置”工作表中初始化考試名稱(chēng),在“成績(jì)”工作表中導入各考生的班級、姓名、學(xué)號和各科成績(jì),即可在其他工作表中自動(dòng)統計學(xué)校領(lǐng)導、班主任、任課老師所需要的學(xué)生成績(jì)分析結果,非常方便。下面筆者將作具體介紹,以期拋磚引玉,與讀者朋友一起學(xué)習和探討。
一、學(xué)生成績(jì)錄入
成績(jì)錄入是統計分析的基礎,但錄入時(shí)常會(huì )遇到兩個(gè)問(wèn)題。
1.有時(shí)多科成績(jì)需同時(shí)錄入,倘若各科分別錄在不同的Excel文件中,之后的拼接工作將十分煩瑣而且容易出錯,若錄在同一文件中則同時(shí)只能錄入一科成績(jì),降低了效率。針對這個(gè)問(wèn)題,本人通過(guò)共享Excel工作簿來(lái)解決。具體操作步驟如下:選擇Excel軟件“工具”菜單中的“共享工作簿”,在窗口中選擇“允許多用戶(hù)同時(shí)編輯”,這樣就可以在多臺電腦上同時(shí)在這個(gè)Excel文件中錄入成績(jì)了,而且互不影響。
2.由于粗心,有時(shí)會(huì )輸入一些讓人哭笑不得的成績(jì),如8978分、七月九日等。為避免這類(lèi)錯誤的出現,我們可以設置成績(jì)錄入區的數據有效性。只要在Excel菜單中選擇“數據”—“有效性”,設置有效性條件為0到100的整數即可,如果輸入的成績(jì)超出這個(gè)范圍,系統就會(huì )報錯。
二、分析各科成績(jì)
成績(jì)自動(dòng)統計Excel模板包括六個(gè)工作表:設置、成績(jì)、排名、平均分、總分分段、各科成績(jì)分段?,F對每個(gè)工作表的功能及設計制作過(guò)程介紹如下:
1.“設置”工作表
功能:(見(jiàn)圖一)只要在此表的相應單元格中輸入“××學(xué)年××學(xué)校高幾期中(期末)考試”,那么各種統計分析表如各班各科平均分、分段統計等表的最上方都將統一出現此考試名稱(chēng),再也不需要在其他工作表中逐個(gè)修改每次考試的名稱(chēng)。
設置方法:根據提示在A(yíng)2單元格中輸入考試時(shí)間,在B2單元格中輸入學(xué)校名,在C2單元格中輸入統計的是高幾的成績(jì),在D2單元格中輸入考試類(lèi)型(期中考、期末考),然后在A(yíng)100單元格中輸入“=A2&B2&C2&D2”,即可將A2:D2 單元格中的內容合并成一個(gè)字符串,在其他工作表中只需輸入公式“=設置!A100”就可引用此考試名稱(chēng)。
2.“成績(jì)”工作表
功能:(見(jiàn)圖二)此工作表用來(lái)存放所有學(xué)生的班號、姓名、學(xué)號、各科成績(jì),是成績(jì)統計分析基礎。
設置方法:參照圖二導入學(xué)生成績(jì),但要注意如有學(xué)生缺考,務(wù)必將此生各科對應單元格的內容清空,以利于下面使用函數統計。
3.“排名”工作表
功能:此表可看出每位學(xué)生的總分以及在全年段的排名情況。
設置方法:先用sum函數輕松算出各學(xué)生的各科總分,然后在名次列L的L3中
=RANK(K3,K:K)(K列為總分列),即可算出第一位同學(xué)的總成績(jì)在全年段中的排序,通過(guò)自動(dòng)填充功能,可以計算出其他各學(xué)生的名次。此rank函數最大的好處是同分同學(xué)的名次也將相同,極好地避免了同分不同名的情況。
4.“平均分”工作表
功能:不管是班級名還是人數發(fā)生變化,工作表均可自動(dòng)計算出各班實(shí)際考試人數、各班各科平均分、??偲骄趾驮嚲黼y度。
設置方法:為達到求各班各科平均分與班級名以及班級人數無(wú)關(guān)的目的,本人利用“某
科平均分=某科全班總分/某科全班實(shí)際考試人數”這個(gè)公式來(lái)完成。在求各班各科實(shí)際考試人數(需除去缺考)時(shí),利用COUNTIF函數功能比較難滿(mǎn)足設計要求。為解決這種多條件的計算功能,本人使用了數組公式進(jìn)行多重條件計算。如要計算各班數學(xué)實(shí)際考試人數,可首先在B26中輸入“=SUM((成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=A26)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500>0))”(注:“成績(jì)”工作表的A列為學(xué)生所在班級名,D列為學(xué)生數學(xué)成績(jì),A26為班級名),再按下組合鍵SHIFT+CTRL+ENTER(這是生成數組公式的關(guān)鍵環(huán)節),Excel會(huì )自動(dòng)在公式兩側加上大括號,生成數組公式;然后用自動(dòng)填充柄即可算出各科各班實(shí)際考試人數(此利用數組和函數結合方法進(jìn)行多條件計算在此成績(jì)統計的模板的其他工作表均普遍適用);最后用“=SUM(B26:B38)”,求出全年級實(shí)考總人數。
通過(guò)IF和SUMIF組合函數可算出各班各科平均值,在B3中輸入IF(B26=0,0,SUMIF
(成績(jì)!$A:$A,"=" & $A3,成績(jì)!D:D)/B26),其中A3中為班級名,B26中為該班考數學(xué)的人數。其他依次自動(dòng)填充。全年段平均分可用AVERAGE函數完成計算。各科試卷難度系統可用公式=B19/100 計算,B19為數學(xué)全年段平均分,100為數學(xué)試卷總分。
5.“總分分段統計”工作表
功能:(見(jiàn)圖三)不管班級名或人數的變化均可自動(dòng)計算出各班中學(xué)生總分在各分數段的分布情況。
設置方法:成績(jì)的分段統計可謂是成績(jì)分析中最復雜繁瑣的一步,很多人士使用COUNTIF或FREQUECY函數來(lái)完成,但當班級人數改變或班級名改變時(shí),將需要全部重新進(jìn)行統計,這是很頭疼的事情。本人使用數組公式結合的方法來(lái)統計分段情況,很好地解決了此問(wèn)題。具體方法分三步:一是從A2開(kāi)始輸入班級名;二是從B2開(kāi)始用數字代替班級,如高三2班用2代替,以便計算;三是利用數組和sum函數完成總分的分段統計,如要計算各班總分在600到650之間的可在相應單元格中輸入“=SUM((成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=B4)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500>599.9)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500<649.9)) ”,然后同時(shí)按下Shift+Ctrl+Enter鍵即可統計出,其中B4為班級名,“成績(jì)”工作表的D列為數學(xué)成績(jì),通過(guò)自動(dòng)填充柄可計算其他各班在該分數段的成績(jì)。
6.“各科成績(jì)分析統計”工作表
功能:(見(jiàn)圖四)此工作表可根據考試科目統計出各科各班的實(shí)考人數、及格人數、及格率、最高分、最低分、平均分以及各科具體分段情情況。
設置方法:以數學(xué)成績(jì)分析統計為例,如圖四,實(shí)考人數統計可參考“平均”工作表中的計算方式。
各科及格人數照樣可用數組公式法,在E4單元格中輸入“=SUM((成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=B4)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500>=60)) ”,然后同時(shí)按下SHIFT+CTRL+ENTER鍵來(lái)完成計算。及格率可用公式“及格人數/實(shí)考人數”即=E4/D4計算出來(lái)。
計算最高分最低分時(shí)如簡(jiǎn)單使用MAX或MIN函數又要涉及到班級名和班級人數變化的問(wèn)題,其實(shí)照樣可用數組公式法來(lái)解決。在G4單元格中輸入=MAX(IF(成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=B4,成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500)) ,然后同時(shí)按下Shift+Alt+Enter鍵,就可算出B4單元格所指班的最高分,最低分可用=MIN(IF(成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=B4,成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500))來(lái)完成計算各科成績(jì)的分段統計,在O4單元格中輸入“=SUM((成績(jì)!$A$1:成績(jì)!$A$1500=B4)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500>89.9)*(成績(jì)!$D$1:成績(jì)!$D$1500<99.9))”,即可統計出某班數學(xué)成績(jì)在90到100分之間的學(xué)生人數。
三、學(xué)生成績(jì)統計模板的密碼保護
為了維護成績(jì)的安全性,防止非法用戶(hù)擅自有意或無(wú)意更改成績(jì)數據,加強學(xué)生成績(jì)統計系統的密碼功能便成為了實(shí)際需要。本人利用VBA接口,加強了學(xué)生成績(jì)統計系統的打開(kāi)要求。通過(guò)“工具”菜單—宏—Visual Basic編輯器打開(kāi)VBA編輯重窗口,在“模塊1”的代碼窗口中,輸入下面語(yǔ)句:
Sub Workbook_Open()
Dim Passwordinput, Passwordset
Passwordset="12345"
Passwordinput = InputBox("請輸入合法密碼:")
If Passwordinput <> Passwordset Then
MsgBox "密碼錯誤,你是非法用戶(hù)", vbOKOnly, "提示"
END
End If
End Sub
至此,成績(jì)自動(dòng)統計的Excel模板已全部完成,當我們要進(jìn)行學(xué)校某次成績(jì)統計時(shí),只需打開(kāi)此模板,然后在“配置”工作表中輸入相應的考試類(lèi)型和考試年級,在“成績(jì)”工作表輸入相應的各科考試成績(jì),需要統計的各項數據都將自動(dòng)執行,不需要人的參與,大大降低了教學(xué)處的工作量。
信息統計之年齡統計
在人事管理工作中,統計分布在各個(gè)年齡段中的職工人數也是一項經(jīng)常性工作。假設上面介紹的工作表的E2:E600單元格存放職工的工齡,我們要以5年為一段分別統計年齡小于20歲、20至25歲之間,一直到55至60歲之間的年齡段人數,可以采用下面的操作方法。
首先在工作表中找到空白的I列(或其他列),自I2單元格開(kāi)始依次輸入20、25、30、35、40...60,分別表示統計年齡小于20、20至25之間、25至30之間等的人數。然后在該列旁邊選中相同個(gè)數的單元格,例如J2:J10準備存放各年齡段的統計結果。然后在編輯欄輸入公式“=FREQUENCY(YEAR(TODAY())-YEAR(E2:E600),I2:I10)”,按下Ctrl+Shift+Enter組合鍵即可在選中單元格中看到計算結果。其中位于J2單元格中的結果表示年齡小于20歲的職工人數,J3單元格中的數值表示年齡在20至25之間的職工人數等。
信息統計之職工性別統計
COUNTIF函數計算區域中滿(mǎn)足給定條件的單元格的個(gè)數。
假設上面使用的人事管理工作表中有599條記錄,統計職工中男性和女性人數的方法是:選中單元格D601(或其他用不上的空白單元格),統計男性職工人數可以在其中輸入公式“="男"&COUNTIF(D2600,"男")&"人"”;接著(zhù)選中單元格D602,在其中輸入公式“="女"&COUNTIF(D2227,"女")&"人"”?;剀?chē)后即可得到“男399人”、“女200人”。
上式中D2600是對“性別”列數據區域的引用,實(shí)際使用時(shí)必須根據數據個(gè)數進(jìn)行修改。“男”或“女”則是條件判斷語(yǔ)句,用來(lái)判斷區域中符合條件的數據然后進(jìn)行統計。“&”則是字符連接符,可以在統計結果的前后加上“男”、“人”字樣,使其更具有可讀性。
信息統計之名次值統計
在工資統計和成績(jì)統計等場(chǎng)合,往往需要知道某一名次(如工資總額第二、第三)的員工的工資是多少。這種統計的操作方法如下。
假設C2:C688區域存放著(zhù)員工的工資,首先在D列選取空白單元格D3,在其中輸入公式“=LARGE(C2:C688,D2)”。其中D2作為輸入名次變量的單元格,如果你在其中輸入3,公式就可以返回C2:C688區域中第三大的數值。
如果我們把上述公式修改為“=SMALL(C2:C688,D1)”,然后在D1單元格中輸入6,就可以獲得C2:C688區域倒數第六(小)的數值。
為方便起見(jiàn),你可以給C2:C688區域定義一個(gè)名稱(chēng)“職工工資”。此后可以把上述公式修改為“=LARGE(職工工資,D2)”或“=SMALL(職工工資,D1)”。
管理計算之客流與營(yíng)業(yè)額的相關(guān)分析
CORREL函數返回單元格區域array1和array2之間的相關(guān)系數。使用相關(guān)系數可以確定兩種屬性之間的關(guān)系。
假設一個(gè)超市要分析客流量與營(yíng)業(yè)額是否相關(guān)。首先運行Excel打開(kāi)一個(gè)空白工作表,在A(yíng)1至A31單元格輸入八月份的每日客流人數,然后在B1至B31輸入八月份每日的營(yíng)業(yè)額,再將上述兩個(gè)區域的名稱(chēng)定義為“日客流人數”和“日營(yíng)業(yè)額”。
接下來(lái)就可以選中工作表中的某個(gè)空白單元(例如B32),作為存儲運算結果的位置。在Excel的編輯欄輸入公式“=CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)”,回車(chē)后即可在公式所在單元格看到相關(guān)系數的計算結果。
上式中CORREL函數返回“日客流人數”和“日營(yíng)業(yè)額”兩個(gè)數據集合的相關(guān)系數,實(shí)際應用中必須根據要分析的數據集合對引用區域進(jìn)行修改。
與其他計算不同,CORREL函數計算出的相關(guān)系數必須進(jìn)行分析,才能得出兩個(gè)數值之間是否相關(guān)的結論。統計理論根據各種因素(如“日客流人數”和“日營(yíng)業(yè)額”)相互影響的關(guān)系,把相關(guān)分為正相關(guān)、負相關(guān)和零相關(guān)三種類(lèi)型。所謂正相關(guān)就是兩個(gè)因素的變化方向相同,即同時(shí)變大或變小,例如氣溫和冷飲銷(xiāo)量就是正相關(guān);負相關(guān)就是兩個(gè)因素的變化方向相反,即一個(gè)變大(小)另一個(gè)變小(大),例如氣溫上升和羽絨服銷(xiāo)量就是負相關(guān);零相關(guān)就是兩個(gè)因素的變化方向無(wú)規律,即不存在相互之間影響的情況,例如學(xué)生的考試成績(jì)和面粉的銷(xiāo)量就是零相關(guān)。
為了幫助不太熟悉統計理論的用戶(hù)掌握CORREL函數的使用,這里使用相關(guān)程度分析的理論修改公式“=CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)”,使之成為下面這種形式,從而更加直觀(guān)的給出兩列數據相關(guān)程度的結論。
“=IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.3,"相關(guān)程度低",IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.5,"相關(guān)程度一般",IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.7,"相關(guān)程度較高",IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.9,"相關(guān)程度高",IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=1,"相關(guān)程度極高")))))” 公式中的“CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)”部分還是計算日客流人數和日營(yíng)業(yè)額兩列數據的相關(guān)系數。由于這里只需要了解相關(guān)程度,所以使用ABS函數返回相關(guān)系數的絕對值。整個(gè)公式中由左往右的下一個(gè)IF語(yǔ)句就是上一個(gè)IF語(yǔ)句的參數。例如第一個(gè)邏輯判斷表達式“(ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.3”為“真”(成立),則公式所在單元格就會(huì )被填入“相關(guān)程度低”;如果第一個(gè)邏輯判斷表達式“(ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.3”為“假”(不成立),則計算第二個(gè)IF語(yǔ)句“IF((ABS(CORREL(日客流人數,日營(yíng)業(yè)額)))<=0.5”;以此類(lèi)推直至計算結束。
Excel在統計中的應用
在學(xué)校的教學(xué)過(guò)程中,對學(xué)生成績(jì)的處理是必不可少的,為了在教學(xué)中提高成績(jì),我們需要對學(xué)生的考試成績(jì)進(jìn)行認真的分析,這就要求我們算出與之相關(guān)的一些數值:像每一個(gè)同學(xué)的總分及班名次、級名次,各科分數的平均分,各科的優(yōu)秀率及及格率等等,如果用Excel來(lái)處理這些數據則非常簡(jiǎn)單,下面就我在實(shí)際工作中的一點(diǎn)兒經(jīng)驗,簡(jiǎn)單談一談?dòng)肊xcel處理學(xué)生成績(jì)。
一、排列名次
要用到RANK函數,它是Excel中計算序數的主要工具,它的語(yǔ)法RANK(Number,Ref,Order),其中Number為參與計算的數字或含有數字的單元格,Ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用,Order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數字(如果Order為零或省略,則以降序方式給出結果,反之按升序方式)。例如:在E2:E50單元格區域中存放著(zhù)某一個(gè)班的總分,那么計算總分名次的方法是:在F2單元格中輸入 “=RANK(E2,$E$2:$E$50)”按回車(chē)鍵可算出E2單元格內總分在班內的名次,我們再選定F2單元格,把鼠標指針移動(dòng)到填充柄上按下鼠標左鍵向下拖動(dòng)鼠標即可算出其他總分在班內的名次。
在計算的過(guò)程中我們需要注意兩點(diǎn):首先當RANK函數中的Number不是一個(gè)數時(shí),其返回值為“#VALUE!”,影響美觀(guān)。另外,Excel有時(shí)將空白單元格當成是數值“0”處理,造成所有成績(jì)空缺者都是最后一名,看上去也很不舒服。此時(shí),可將上面的公式“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”改為“=IF(ISNUMBER(E2),RANK(E2,$e$2:$E$50),\"\")”。其含義是先判斷E2單元格里面有沒(méi)有數值,如果有則計算名次,沒(méi)有則空白。其次當使用RANK函數計算名次時(shí),相同分數算出的名次也相同,這會(huì )造成后續名次的空缺,但這并不影響我們的工作。同樣的道理,我們也可以算出一個(gè)學(xué)生的總分在年級內的名次以及各科的班名次和年級名次,但是必須注意參與計算的數字單元格區域不一樣。
二、求各種分數
求總分:主要用SUM函數,其語(yǔ)法格式為SUM(Ref),此處Ref為參與計算的單元格區域。例如:SUM(B2:E2)是表示求B2、C2、D2、E2四個(gè)單元格內數字的和。另外還用到SUMIF函數,語(yǔ)法格式為SUMIF(Range,Criteria,Sum_range),其功能是根據指定條件對若干單元格求和,參數Range表示引用,用于條件判斷的單元格區域。Criteria表示數字、表達式或文本,指出哪些單元格符合被相加求和的條件。Sum_range表示引用,需要求和的實(shí)際單元格。注意:Criteria如果是文本,那么引號應該是半角的,而不是全角的,否則會(huì )出錯!
求平均分:用AVERAGE函數,其語(yǔ)法格式為AVERAGE(Ref),此處Ref為參與計算的單元格區域。例如AVERAGE(F2:F50)是求F2:F50區域內數字的平均值。默認情況下,Excel 2002會(huì )忽略掉空白的單元格,但是它不忽略數值為0的單元格,要想忽略數值為0的單元格需要用到COUNTIF函數,其語(yǔ)法為COUNTIF(Range,Criteria),其含義是計算某個(gè)區域中滿(mǎn)足給定條件的單元格數目。本例求F2:F50的平均分,如果忽略數值為0的單元格可以這樣計算:=SUM(F2:F50)/COUNTIF(F2:F50,\"<>0\")。另外如果要求去掉幾個(gè)最高分和幾個(gè)最低分然后取平均分的話(huà),用到LARGE和SMALL函數,其語(yǔ)法格式為L(cháng)ARGE(array,k),含義是返回數組中第k個(gè)最大值,SMALL(array,k)的含義是返回數組中第k個(gè)最小值。如果我們求F2:F50中去掉兩個(gè)最高分和兩個(gè)最低分之后的平均分可以這樣計算:“=SUM(F2:F50)-LARGE(F2:F50,1)-LARGE(F2:F50,2)-SMALL(F2:F50,1)-SMALL(F2:F50,2))/COUNTIF(F2:F50-4)”。
求最高分、最低分:MAX和MIN函數,語(yǔ)法格式分別為MAX(Ref)和MIN(Ref),如上例中求F2:F50的最高分和最低分,應該這樣:MAX(F2:F50)和MIN(F2:F50)。
三、求及格率、優(yōu)秀率
求及格率:及格率即一個(gè)班級中某一科大于等于60分的比例,例如:B2:B50中是某一個(gè)班的語(yǔ)文成績(jì),可以這樣求及格率:=COUNTIF(B2:B50,\">=60\")/COUNT(B2:B50)。
求優(yōu)秀率:例如:B2:B50存放的是初一一班的語(yǔ)文期末考試成績(jì),B2:B500存放的是初一全年級語(yǔ)文考試的成績(jì),如果規定全年級20%的學(xué)生為優(yōu)秀,那么初一一班語(yǔ)文的優(yōu)秀率應該這樣計算:“=COUNTIF(B2:B50,\">=\"&&LARGE(B2:B500,INT(0.2