一、文件與檔案的區別和聯(lián)系
文件運動(dòng)過(guò)程分為四個(gè)階段：即文件形成階段、文件現實(shí)使用階段、文件的暫時(shí)保存階段與文件的永久保存階段,稱(chēng)為文件生命周期理論
文件形成階段：1.發(fā)文：文件的起草、文件的會(huì )簽、文件的印發(fā)、文件的登記；2.收文：收文有平行文、上行文、下行文三種，從這三個(gè)方面做好收文登記，每一種行文做一個(gè)大流水號
文件現實(shí)使用階段：文件的下發(fā)執行、運作時(shí)期。
文件的暫時(shí)保存階段：暫時(shí)性的利用，文件下發(fā)時(shí)另存兩份由文秘人員保管，隨時(shí)做好文件利用及收回工作。
文件的永久保存階段：文秘人員依據發(fā)文登記薄在次年的三月底前向檔案室移交前一年的文件，這一階段也就證明現行文件的最終結束，向檔案轉變。
二、檔案管理：收集、整理、鑒定、統計、利用
文件移交到檔案室后也就意味著(zhù)文件向檔案轉化，也就了進(jìn)入檔案管理，檔案管理分為六大工作：檔案的收集、檔案的鑒定、檔案的整理、檔案的保管、檔案的統計、檔案的利用。
1、檔案的收集：是指按照國家有關(guān)規定，把分散在各單位、單位內部機構和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會(huì )上的零散檔案，通過(guò)接收和征集，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級各類(lèi)檔案館，實(shí)行集中統一管理。檔案收集工作意義：是檔案工作的前提條件；是貫徹檔案工作的基本原則，集中統一管理檔案的一項具體措施；是檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節的基礎，收集工作的質(zhì)量，決定和影響了其他業(yè)務(wù)環(huán)節的質(zhì)量。收集工作的要求：數量充分、質(zhì)量?jì)?yōu)化、門(mén)類(lèi)齊全、結構合理。接收的方式：定期接收與不定期接收（隨時(shí)接收）。
2、檔案整理：是指對零散的或需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目、使之系統化(檔案從零亂到系統、由無(wú)序到有序的過(guò)程)。檔案整理工作意義：是整個(gè)檔案工作的基礎，只有進(jìn)行科學(xué)的整理，才便于檔案的鑒定、保管、統計等基礎環(huán)節的建設。檔案整理工作的原則：按照檔案形成的特點(diǎn)和規律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎，使整理后的檔案，便于保管和利用。檔案整理的目的：使檔案能夠全面、歷史地反映本單位工作活動(dòng)面貌，揭示文件材料的相互關(guān)系，以便于檔案的管理和利用。
3、檔案工作鑒定：指檔案真偽的鑒別與檔案價(jià)值的鑒別。檔案工作鑒定的意義：區分不同的保存價(jià)值，采取不同的保管方法，重點(diǎn)保護珍貴檔案；價(jià)值分明，便于開(kāi)展檔案利用工作，積極發(fā)揮重要檔案的作用；檔案鑒定的基本方法：直接鑒定法，這種方法是鑒定的基本方法也是唯一的方法。
4、檔案統計：是指以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現象的發(fā)展過(guò)程、現狀及其一般規律性的一項工作。檔案統計工作的意義：認識檔案工作的一種重要手段；是檔案事業(yè)建設的一項重要基礎工作；可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔榮事業(yè)發(fā)展規劃提供依據。檔案統計的工作要求：準確性、及時(shí)性、科學(xué)性。
5、檔案利用：是以利用者為服務(wù)對象，以提供室館藏檔案為手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)的工作。檔案利用工作的意義：體現檔案工作的根本目的；衡量檔案部門(mén)成績(jì)大小的主要標志；能夠檢驗和推動(dòng)基礎工作；對檔案和檔案工作最有效地宣傳。
三、檔案的種類(lèi)
按檔案內容性質(zhì)劃分，可以分為文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案等；按檔案載體形式劃分，可以分為聲像檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案等。
四、檔案的保護技術(shù)
控制與調節庫房溫濕度：根據國家檔案局
五、電子文件（文檔）的管理
一、概念
電子文件：是在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送的文件。
電子文檔：電子文檔就是歸檔的電子文件，是指具有參考和保存價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。
二、有關(guān)電子文件管理的標準和法規性文件：
1、中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》；
2、國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》
三、構成電子文件的三個(gè)要素：內容（指電子文件的全部文本信息）；背景（指電子文件的相關(guān)背景信息“指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息”）；結構（電子文件的無(wú)數據。包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等）。
電子文件的管理原則：
1、全程管理原則（對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行的全程管理）
2、前端控制原則（以電子文件的形成為前端，對電子文件的管理實(shí)行前端控制）
3、真實(shí)性保障原則（對電子文件的內容、結構和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認其與形成時(shí)的原始狀況一致）
4、完整性保障原則（保證電子文件的內容、結構、背景信息和無(wú)數據等必須沒(méi)有缺損）
5、有效性（可讀性）保障原則（電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等）
四、電子文件工作流程
形成（包括擬稿及文字錄入、排版、審核、簽發(fā)、蓋章、打印等）、登記（自動(dòng)、手動(dòng)）、傳輸、辦理、積累、鑒定、檢測、歸檔、整理
電子文件的歸檔：
1、邏輯歸檔是將電子文件的管理權從網(wǎng)絡(luò )上轉移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時(shí)保持不變。
2、物理歸檔是把帶有歸檔標識的電子文件按照規定的格式，集中拷貝（刻錄）到耐久性好的載體上，脫離原載體。
電子文檔的整理：
主要是對電子文件的組織和對歸檔的電子文件的遷移（這里主要是指記錄到不可修改的一次性記錄光盤(pán)上）。
基本要求：歸檔的電子文件必須轉換成Word格式，同時(shí)轉換成純文本（Text）格式一份。最終存入到檔案軟件中，電子文件的文件名與歸檔的電子文件題名一致。
對記錄光盤(pán)的選擇：根據規定只能選取一次寫(xiě)入金色光盤(pán)，在購買(mǎi)光盤(pán)時(shí)一定要購買(mǎi)品牌的有黑色底盤(pán)盒金盤(pán)。記錄時(shí)的參數設置為“不可續刻”，同時(shí)將“記錄結束后檢驗數據”項選中。
光盤(pán)的標簽：決不允許在光盤(pán)上粘貼小紙貼，可在上書(shū)寫(xiě)或整體貼標，要注明載體序號、全宗號、類(lèi)別號、密級、保管期限、存入日期等項目。
電子檔案的保管：
（1）、歸檔載體應作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
（2）、環(huán)境溫度選定范圍:
溫度選定范圍
（3）、存放時(shí)應注意遠離強磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。
電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。
電子檔案的利用：電子檔案的封存載體不得外借；利用時(shí)使用拷貝件；利用時(shí)要遵守保密規定；利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內；具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門(mén)有關(guān)保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。
電子文件的檢驗與檢驗目的：
1、檔案保管部門(mén)應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。
歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。
與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20％合格率應達到100%。
2、檢驗項目：載體有劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；將檢驗結果填人電子檔案入庫登記表；檢驗有不符合的，應退回形成單位，重新制作。
全宗：一個(gè)獨立單位或一個(gè)著(zhù)名家庭、個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案整體。
立檔單位：是全宗構成者，指能夠構成一個(gè)全宗的單位或家庭。條件：是否有獨立行文、處理事務(wù)的職權；是否有獨立的財務(wù)；是否有一定的人事任免權。
檔號：檔案的數字代號。為了固定檔案分類(lèi)、排列的次序，便于保管和查找利用，需要對檔案依次編制各種順序號，檔號是檔案各種序號的總稱(chēng)，包括：全宗號、案卷目錄號、案卷號和頁(yè)號（或件號）
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