Microsoft Outlook可以說(shuō)是目前最好的電子郵件客戶(hù)端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強大，充分體現微軟experices這種主張。本文將重點(diǎn)介紹Outlook的一些實(shí)用功能，讓它真正成為我們日常辦公的貼心助手。
應用“情景模式”區分發(fā)信人進(jìn)入收件箱，點(diǎn)擊“工具”->“組織”按鈕，在彈出的“組織收件箱”界面中選擇“使用顏色”選項卡，在“發(fā)件人”編輯框中輸入要重點(diǎn)標注的朋友的名字，并設定郵件的顯示顏色，經(jīng)過(guò)這樣的設置后Microsoft Outlook就能夠對重要朋友的來(lái)信以不同的色彩顯示出來(lái)。另外還可以在“組織收件箱”界面中點(diǎn)擊“自動(dòng)設置格式”按鈕，在這里對郵件的設定規則做進(jìn)一步的設置。
“外出助理程序”成為你的好秘書(shū)在Microsoft Outlook中單擊“工具”菜單中的“選項”中的“外出時(shí)的助理程序”項，在彈出的對話(huà)框中點(diǎn)選“我目前外出”選項后，點(diǎn)擊下方的“添加規則”，在“編輯規則”對話(huà)框中設置個(gè)性化的規則，如：選擇執行下列操作中的“答復”選項，設定“你好，我現在外出，如果有急事請撥打電話(huà)13691234567”，編輯模板并保存，然后確定所要選擇的項目。經(jīng)過(guò)上述設置，如果你外出，有人給你發(fā)信了，Microsoft Outlook就可以通過(guò)外出助理程序來(lái)自動(dòng)答復他們，告訴他們如有要事如何與你取得聯(lián)系等具體內容。
使用Microsoft Outlook過(guò)濾電子郵件在
網(wǎng)絡(luò )上，每天難免會(huì )碰到惱人的垃圾郵件，更有甚者一發(fā)一大堆，簡(jiǎn)直無(wú)法忍受，那么如果你不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中試試這樣的操作：
“工具”->“規則向導”->“新建”->“郵件到達時(shí)檢查”，然后在“發(fā)件人電子郵件地址中包含特定詞語(yǔ)”中單擊“特定詞語(yǔ)”，填入要阻止的E-mail地址，單擊下一步，“將其永久刪除”，并且選中“立即對已在收件箱中的郵件運行此規則”和“啟用此規則”，經(jīng)過(guò)這樣天衣無(wú)縫的設置，相信你再也不會(huì )接收到這個(gè)人的郵件了。
自動(dòng)幫忙他人打印文件我們部門(mén)的打印機經(jīng)常壞，這樣常常需要將郵件發(fā)給其他部門(mén)的同事幫忙打印，但是要跑到人家機器那里，告訴人家先用相應程序打開(kāi)文件再打印，很是覺(jué)得不好意思，反過(guò)來(lái)如果只有你的機器連著(zhù)打印機，那每天你都要幫別人打印，更是耽誤自己不少功夫，其實(shí)借助Microsoft Outlook，別人發(fā)給你的郵件如果需要打印，系統就會(huì )自動(dòng)直接執行，不用占用寶貴的時(shí)間，更讓自己方便不少。
具體設置方法如下：
1.打開(kāi)Microsoft Outlook的“工具”－>“規則向導”－>“新建”－>“由空白規則開(kāi)始”－>“郵件到達時(shí)檢查”－>“下一步”；
2.選中“作動(dòng)作標記”，點(diǎn)擊此下劃線(xiàn)，將“任何”二字刪掉，此時(shí)便可輸入您想添加的任何檢測標記了；
3.將“輸入要檢測的標志”設為“請打印”，按“確定”－>“下一步 ”；
4.在“如何處理該郵件”中選“打印”－>“完成”。
經(jīng)過(guò)上述四個(gè)步驟的設置，只要對方把需要打印的文件通過(guò)電子郵件發(fā)到你的機器上，你的打印機就可以無(wú)需你自己親自來(lái)操作，直接打印出來(lái)文件了，去告訴同事吧，相信他會(huì )更加樂(lè )意幫助你打印文件。
快速鎖定郵件不用愁我比較懶，常常是直接把內容寫(xiě)在郵件里，發(fā)送，過(guò)幾天需要相關(guān)資料，又要翻遍“已發(fā)送郵件”去尋個(gè)蛛絲馬跡，搞得自己很狼狽，后來(lái)雖然學(xué)會(huì )了Outlook的郵件檢索功能，可是還是覺(jué)得不那么快捷，而且每次都重新設置搜索條件操作起來(lái)比較麻煩，后來(lái)一個(gè)辦公高手告訴我可以通過(guò)這樣的方法實(shí)現快速檢索郵件：
進(jìn)入Microsoft Outlook選擇“工具”->“高級查找”，在“高級查找”對話(huà)框中填入要具體檢索的條件，然后單擊“文件”，進(jìn)行“保存搜索條件”，在這里要選擇路徑并填入文件名，單擊“確定”，高級搜索設置就完成。以后如果你要搜索需要的郵件，可以不用啟動(dòng)Microsoft Outlook，直接在資源管理器里雙擊設置保存好的檢索文件，程序就會(huì )自動(dòng)搜索出你需要的郵件，是不是非常方便，趕快試一試吧。
讓約會(huì )的時(shí)間更簡(jiǎn)便Microsoft Outlook具有約會(huì )設定、任務(wù)布置和會(huì )議安排等不同的功能，但是我們在設定時(shí)間或者日期時(shí)，一般都是直接輸入日期或者自動(dòng)選擇日期，其實(shí)還有一種高級用法：只要輸入表示時(shí)間的詞語(yǔ)就可以獲得對應的日期，這是系統根據當前時(shí)間自動(dòng)測算出來(lái)的，所以有一點(diǎn)要注意，就是確保當前系統時(shí)間正確，才能保證不誤事。
可以用來(lái)表示時(shí)間的詞語(yǔ)主要有：1.現在、今天、昨天、明天、前天、大前天、大后天等表示日期的常見(jiàn)詞，中英文均可；2.直接輸入數字，就會(huì )默認為當月的日期，但是要注意不要超過(guò)31；3.直接輸入象國慶節、元旦、圣誕節等表示節假日的詞語(yǔ)；4.利用星期，如星期五等，中英文均可；5.復雜一些的短語(yǔ)，如明天+15天，3 days later等。
不啟動(dòng)Microsoft Outlook而使用便箋很多人習慣使用黃色的即時(shí)貼或者便箋來(lái)提醒自己，結果往往是
電腦顯示器上掛的滿(mǎn)滿(mǎn)的，還經(jīng)常被惱人的秋風(fēng)吹的無(wú)蹤影，誤了事，其實(shí)Outlook中的便箋就非常有用，按設置的時(shí)間彈出提醒，永遠不用擔心被風(fēng)吹走，另外還可以直接當作E-mail轉發(fā)給別人，真是好用。
但是Microsoft Outlook中的便箋都是存放在便箋目錄中的，那就只能打開(kāi)outlook可以享受便箋提醒，但是關(guān)了Outlook怎么辦，這一點(diǎn)微軟還是替廣大用戶(hù)想到了，在Microsoft Outlook寫(xiě)好便箋的內容，然后直接拖放到桌面或者你指定的某個(gè)文件夾中，這樣便箋就會(huì )變成一個(gè)后綴名為.msg的文件，以后你只要雙擊這個(gè)文件就可以不用運行outlook而直接打開(kāi)便箋了，呵呵，記事貼由顯示器上面跑到顯示器里面了。
給個(gè)人文件夾加把安全鎖對于多用戶(hù)的電子郵件管理，Microsoft Outlook提供了比Outlook Express更強的功能，其關(guān)鍵技術(shù)是引入了“個(gè)人文件夾（.pst文件）”這個(gè)概念。新建個(gè)人文件夾的方法是，選擇“文件”->“新建”->“新建個(gè)人文件夾文件”，用戶(hù)就可以在Microsoft Outlook中任意新建屬于自己的個(gè)人文件夾，如果要查看個(gè)人文件夾，可以選擇“視圖”->“文件夾列表”，即可在個(gè)人文件夾列表中看到你剛才新建的文件夾。
當然因為多個(gè)用戶(hù)要使用該郵箱，就要對自己的個(gè)人文件夾進(jìn)行加密，其他人無(wú)法獲得正確密碼是無(wú)法查看到該文件夾的內容的。首先用戶(hù)需要將發(fā)送給自己的郵件都轉入到自己專(zhuān)用的文件夾中。方法是點(diǎn)擊“組織”按鈕，在“使用文件夾”選項卡中設定“將收件人為“xxx@xxxx.com”的新郵件移動(dòng)至“xxx的郵件夾”，文件格式是.pst，這樣的郵件規則創(chuàng )建之后，凡是屬于你自己賬戶(hù)收到的郵件都會(huì )自動(dòng)轉入到你自己建立的個(gè)人文件夾中，這樣你就可以對自己的郵件加密了。
單擊需要加密的.pst 文件，再單擊“設置”，在“更改密碼”框中輸入舊密碼和新密碼， 單擊“確定”。
即時(shí)獲知郵件傳送結果如果你想要知道自己發(fā)出去的郵件結果如何或者出于禮貌告訴對方你已經(jīng)收到了郵件，當然不用每封必復，只要在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“電子郵件選項”，點(diǎn)擊“跟蹤選項”，選中“已讀回執”或“送達回執”復選框，這樣就輕松搞定了。
如果不想對全部郵件進(jìn)行此設置，那么單擊“工具”菜單的“選項”，在“投票和跟蹤選項”中，選中“請在送達此郵件后給出‘送達’回執”或“請在閱讀此郵件后給出‘已讀’回執”復選框即可。
