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Joseph Anderson (joseph_anderson@us.ibm.com), IBM 認證咨詢(xún) I/T 專(zhuān)家, IBM

2007 年 1 月 25 日

學(xué)習郵件限額的實(shí)現如何能顯著(zhù)增強管理團隊控制郵件數據庫大小的能力 —— 管理 IBM Lotus Domino 環(huán)境的一個(gè)重要能力。學(xué)習實(shí)現限額所需的步驟和對用戶(hù)群的影響。

郵件數據庫的大小以及它們在服務(wù)器上使用的資源是許多公司都非常關(guān)注的。郵件數據庫越大，管理團隊管理備份和維護環(huán)境就越困難。另外，由于對處理器、內存、磁盤(pán)輸入/輸出（I/O）和帶寬需求的增加，當用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)數據庫時(shí)會(huì )發(fā)現服務(wù)器和他們的工作站性能降低了。理解這一點(diǎn)很重要，即簡(jiǎn)單地維護郵件數據庫的大小不能確保最佳的用戶(hù)和服務(wù)器性能。除了大的郵件數據庫，視圖 —— 尤其是收件箱 —— 中文檔的數量太多也能降低性能。

由于法律上的原因，公司正面對日益嚴格的關(guān)于保留電子消息的法規，因此，確定適當的控制郵件數據庫大小的方案需要的是精確的權衡。本文集中論述使用限額來(lái)幫助維持合理的郵件數據庫大小。除了簡(jiǎn)單的限額實(shí)現之外，實(shí)現正確的郵件日志和存檔功能以符合法律的要求也是重要的。

IBM Lotus Domino 環(huán)境提供許多不同的配置設置以使在限額的實(shí)現方面更具有可伸縮性。郵件限額的基本配置是設置一個(gè)最大的限制值和一個(gè)警告門(mén)限，即使用戶(hù)達到他們的限額后仍允許他們發(fā)送、接收和管理消息。但是，不讓他們執行能影響郵件數據庫大小的操作，例如保存新發(fā)送的消息或草稿、把新消息復制過(guò)來(lái)或者向郵件數據庫添加新的設計元素。一種更高級的配置包括一些設置，只要郵件數據庫超過(guò)它的限額時(shí)這些設置就會(huì )限制路由器發(fā)送和接收新消息的能力。

在設置限額之前，郵件數據庫的大小必須在預期的限額之下，否則將不應用限額。例如，如果在郵件數據庫的大小是 125M 時(shí)試圖對數據庫設置 100M 的限額，那么直到郵件數據庫減少至小于 100M 之前，將不會(huì )應用限額。會(huì )收到錯誤提示，但仍舊可以增加數據庫的大小。

理解郵件數據庫限額的元素

本節復習數據庫限額過(guò)程的元素，包括郵件數據庫限額的標準配置以及通過(guò)使用郵件路由器提高限額的性能。另外，還提供關(guān)于郵件數據庫大小限制和數據庫的元素的信息，例如影響用戶(hù)體驗的軟刪除和壓縮，幫助管理團隊知道哪些郵件數據庫已經(jīng)達到警告門(mén)限和限額的服務(wù)器日志中的消息。

郵件數據庫限額的標準配置

默認情況下，當已經(jīng)在郵件數據庫上放置了限額時(shí)，路由器還是繼續為用戶(hù)傳遞郵件，包括發(fā)送/接收消息。這可以確保用戶(hù)使用郵件數據庫查看新傳入的消息并相應地回復它們。但是，用戶(hù)不能保存發(fā)送的郵件、保存草稿、添加日歷實(shí)體或創(chuàng )建新的數據庫元素，例如視圖。

對郵件路由的增強配置

可以使用服務(wù)器配置文檔來(lái)配置 Lotus Domino 環(huán)境，以便路由器限制用戶(hù)向他們的郵件數據庫傳遞消息的能力。用戶(hù)仍舊可以發(fā)送消息，但是不能執行能增加數據庫大小的功能，例如保存已發(fā)送的消息或草稿?？梢远ㄖ七@些路由器的設置以滿(mǎn)足組織的需要。

數據庫大小的限制

對 Lotus Domino 數據庫測試的最大大小是 64G，這實(shí)際上是由于底層操作系統的限制造成的。這是最大值；實(shí)際的大小取決于郵件文件所在的環(huán)境。服務(wù)器的大小與操作系統、處理器、內存和數據存儲等有關(guān)，這些因素決定實(shí)際的大小。更進(jìn)一步的信息，包括大收件箱對服務(wù)器性能的影響，請參考 developerWorks Lotus 文章 “對于大 Lotus Notes 郵件文件的最佳實(shí)踐”。

軟刪除和減少郵件數據庫的大小

當在郵件數據庫中允許軟刪除時(shí)（根據郵件模板版本 7，對于郵件文件默認情況下是允許的），刪除消息并不能立即減小郵件數據庫的大小。在軟刪除所設置的一段時(shí)間內（默認情況下，消息設置為 48 小時(shí)以后過(guò)期）郵件仍舊保存在郵件數據庫中。為了立即刪除消息，必須打開(kāi)郵件數據庫的 Trash 文件夾，選擇一條信息并單擊 Delete Selected Item 按鈕，或者單擊 Trash 按鈕以刪除所有的消息。

LOG.NSF 中與限額有關(guān)的消息

當數據庫到達與數據庫限額有關(guān)的某個(gè)門(mén)限時(shí)，下面的消息被放置在服務(wù)器的 LOG.NSF Miscellaneous Events 視圖中（打開(kāi)數據庫時(shí)也顯示它）：

• “Cannot allocate database object - database would exceed its disk quota.（不能分配數據庫對象 —— 數據庫將超過(guò)它的磁盤(pán)限額。）”
  這不會(huì )阻止用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)數據庫；如果沒(méi)有可以使用的空間，它只是阻止用戶(hù)添加任何能使數據庫變大的元素。
• “Warning, database has exceeded its size warning threshold.（警告，數據庫已經(jīng)超過(guò)它的大小警告門(mén)限。）”
  僅僅警告用戶(hù)接近超過(guò)限制，并在收到前面的警告前給用戶(hù)一個(gè)減小數據庫大小的機會(huì )。

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在郵件數據庫上設置限額

本節論述消息管理團隊在配置郵件服務(wù)器的限額方面可以使用的不同選項。這些選項包括注冊和/或創(chuàng )建郵件數據庫后手工操作階段的杠桿策略。

通過(guò)策略在注冊時(shí)設置限額

當在 Lotus Domino 環(huán)境中創(chuàng )建用戶(hù)時(shí)，通常利用注冊策略來(lái)簡(jiǎn)化注冊過(guò)程，并在注冊策略文檔包含一項來(lái)管理郵件數據庫限額。

第一個(gè)選項是設置實(shí)際數據庫限額，這是在限額錯誤發(fā)送給用戶(hù)之前數據庫可以獲得的最大空間。第二個(gè)設置是郵件數據庫的警告門(mén)限，它觸發(fā)發(fā)送給用戶(hù)的警告消息。設置一個(gè)合理的警告門(mén)限是重要的（通常為限額的 75%-90%），以便在達到限額之前用戶(hù)有足夠的時(shí)間去減少他們的郵件數據庫的大小。如果警告門(mén)限太接近于限額，一條消息就可能同時(shí)觸發(fā)門(mén)限警告和超限額動(dòng)作。更多有關(guān)配置注冊策略的信息，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Creating a registration policy settings document” 主題。

為了查找這些設置，在 Lotus Notes 客戶(hù)機上打開(kāi) Domino Directory。在 Configuration 文件夾的 Policies\Settings 視圖中，單擊 Add Settings 按鈕。從按鈕下拉列表中選擇 Select Registration。在 Registration Settings 文檔中，選擇 Mail 附簽。在 Advanced Mail Options 部分，啟用 Set database quota 和 Set warning threshold 選項，填入適當的值（參見(jiàn)圖 1）。單擊 Save and Close 來(lái)關(guān)閉 Registration Settings 文檔。

通過(guò) Register Person 過(guò)程設置限額

當通過(guò) Domino Administrator 客戶(hù)機注冊一個(gè)用戶(hù)時(shí)，可以在 Register Personyou 對話(huà)框中配置郵件限額和警告門(mén)限。如果選擇 Advanced 選項，則 Mail 附簽會(huì )顯示在左側的導航條上；單擊它來(lái)查看如圖 2 所示的對話(huà)框。選擇 Set database quota 和 Set warning threshold 選項并填入適當的值。在用戶(hù)注冊以后，應用限額。

在創(chuàng )建郵件數據庫之后設置和更改限額

為了在郵件數據庫上設置和更改限額，按以下的步驟進(jìn)行操作：

1. 在 Domino Administrator 客戶(hù)機上，單擊 Files 附簽，然后查找郵件目錄。
2. 選擇一個(gè)或多個(gè)郵件數據庫，然后在 Tools 域，單擊 Database 并選擇 Quotas。
3. 在 Set Quotas 對話(huà)框中，選擇 “Set database quota to” 選項，然后輸入限額值。
4. 選擇 “Set warning threshold to” 選項，然后輸入門(mén)限值。參見(jiàn)圖 3。
   
   
   圖 3. Set Quotas 對話(huà)框
   
   
   
   
   
5. 單擊 OK 繼續；新限額應用到郵件數據庫。

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用戶(hù)對限額的體驗

當用戶(hù)達到了他們郵件數據庫的門(mén)限或最大限額時(shí)，會(huì )看到要求他們采取措施來(lái)減少郵件數據庫大小的錯誤對話(huà)框。

超過(guò)限額警告

如果郵件數據庫設置了警告門(mén)限，當用戶(hù)打開(kāi)數據庫或者試圖保存草稿或新的已發(fā)送消息時(shí)，會(huì )顯示以下的錯誤：

在 IBM Lotus Domino Web Access 中就少了一些強制性；客戶(hù)機具有一個(gè)標識您的郵件數據庫大小的指示器，并用顏色變?yōu)榧t色來(lái)表示警告門(mén)限（參見(jiàn)圖 4）。

超過(guò)限額警告

當郵件數據庫的大小已經(jīng)超過(guò)它們的門(mén)限值時(shí)，當用戶(hù)試圖發(fā)送并選擇保存消息時(shí)會(huì )顯示以下的錯誤：

如果用戶(hù)試圖使用 Lotus Domino Web Access 客戶(hù)機發(fā)送郵件，將顯示以下的錯誤消息：

用戶(hù)必須遵循下面描述的壓縮步驟來(lái)減小郵件數據庫，避免接收限額警告。

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壓縮郵件數據庫

當用戶(hù)刪除消息或者清空垃圾之后，他們必須壓縮服務(wù)器上的郵件數據庫。通常，壓縮任務(wù)在服務(wù)器空閑時(shí)間運行，因此用戶(hù)必須手動(dòng)壓縮他們的數據庫。下面的幾節復習進(jìn)行手動(dòng)壓縮的過(guò)程以及基于服務(wù)器的壓縮任務(wù)。

用戶(hù)對郵件數據庫的壓縮

手動(dòng)壓縮服務(wù)器上的郵件數據庫能調整它占用空間的大小，使之降低到限額之下?？梢酝ㄟ^(guò)以下的步驟完成手動(dòng)壓縮：

1. 在 Lotus Notes 中，選擇 File – Database – Properties 來(lái)打開(kāi) Database Properties 窗口。
2. 選擇 Info 附簽，然后單擊 % used 按鈕來(lái)查看可以重新獲得的空間的數量（參見(jiàn)圖 5）。
3. 單擊 Compact 按鈕來(lái)減小數據庫的大小。

完成壓縮任務(wù)之后，就可以使用郵件數據庫了（只有通過(guò)完整的 Lotus Notes 客戶(hù)機，Compact 才可以使用）。

啟用事務(wù)日志時(shí)，手動(dòng)壓縮操作的運行過(guò)程與禁用事務(wù)日志時(shí)不同。特別地，當通過(guò)選擇 Server 文檔的 Transactional Logging 附簽上的 Quota enforcement 域中的 “Check space used in file when adding a note” 選項增強限額時(shí)，必須強制服務(wù)器忽略數據庫中的空白（參見(jiàn)圖 6）。

在服務(wù)器上設置壓縮

在服務(wù)器上配置壓縮任務(wù)是管理郵件服務(wù)器和避免前面概述的手動(dòng)操作步驟的最簡(jiǎn)單的方法。下面的步驟概述了通過(guò) Server Configuration 文檔來(lái)設置壓縮任務(wù)的過(guò)程：

1. 在 Domino Directory 中，打開(kāi) Configuration 文件夾的 Servers\Programs 視圖，然后單擊 Add Program 按鈕。
2. 用適當的值完成 Program 文檔，它的示例如圖 7 所示。根據下面的提示來(lái)操作：
   • Command line 域可以包含許多選項；例如參數 -B -S 10，表示當數據庫有超過(guò)10% 的空白時(shí)進(jìn)行壓縮。
   • 設置 Run at times 和 Days of week 域以避免其他的管理任務(wù)。
3. 單擊 Save & Close 來(lái)初始化 Program 文檔。

-B 開(kāi)關(guān)更改 DBIID。如果事務(wù)日志用于備份，只在完全備份計劃（每周一次）之前使用此開(kāi)關(guān)。運行不帶此開(kāi)關(guān)選項（默認設置）的壓縮不會(huì )更改 DBIID；如果使用事務(wù)日志，可以讓它每夜都運行，回收空白，但不減少文件的大小。

有關(guān)實(shí)現壓縮任務(wù)時(shí)可以使用的更多開(kāi)關(guān)選項，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help中的 “Compact options” 小節。

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使用路由器增強限額執行

為了限制傳遞已經(jīng)超過(guò)限額的用戶(hù)的郵件，可以修改一些與路由器有關(guān)的配置設置來(lái)確保嚴格執行限額。

設置路由器參數來(lái)執行限額

為了從路由器執行限額，按以下步驟操作：

1. 在 Domino Directory 中，打開(kāi) Configuration 文件夾中的 Servers\Configurations 視圖來(lái)編輯想要在其上控制限額的郵件服務(wù)器的 Configuration 文檔。
2. 在 Configuration Settings 文檔中，選擇 Router/SMTP - Restrictions and Controls - Delivery Controls 子附簽（參見(jiàn)圖 8）。在 Configuration Settings 文檔的這一部分有許多選項可以使用。根據需要選擇適當的選項，有關(guān)內容請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Setting quota controls for the Router section”。
   
   
   圖 8. 樣例 Configuration 文檔
   
   
   
   
   
3. 單擊 Save & Close。

在下次路由器配置更新之后更改才能生效，這可以通過(guò)在服務(wù)器控制臺輸入tell router quit 來(lái)執行。在路由器停止以后，輸入 load router。這時(shí)路由器利用配置更改來(lái)執行限額。

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路由器執行的限額的用戶(hù)體驗

對于路由器執行的限額，當用戶(hù)到達他們的郵件數據庫的門(mén)限或最大限額時(shí)，將看到要求他們采取措施來(lái)減小郵件數據庫大小的錯誤對話(huà)框。用戶(hù)體驗的不同之處是會(huì )進(jìn)一步收到一封通知他們超過(guò)限額的電子郵件。

超過(guò)門(mén)限警告

當郵件數據庫超過(guò)它的警告門(mén)限時(shí)，用戶(hù)打開(kāi)郵件數據庫時(shí)會(huì )收到錯誤提示，然后會(huì )發(fā)現如圖 9 所示的主題為 Quota Warning Report 的電子郵件。

如圖 10 所示，消息包含有關(guān)他們的郵件數據庫的當前狀態(tài)。

超過(guò)限額錯誤

同樣地，當郵件數據庫超過(guò)它的設置限額時(shí)，用戶(hù)打開(kāi)數據庫時(shí)會(huì )收到錯誤消息。在郵件數據庫中，用戶(hù)能看到如圖 11 所示的主題為 Over Quota Error 的消息。

消息中包含關(guān)于郵件數據庫當前狀態(tài)的信息，圖 11 所示是選中 “Deliver Anyway (Don’t obey quotas)” 選項時(shí)消息的示例（“What should you do?” 部分指出將繼續傳遞新消息）。

如果將 Configuration 文檔設置為 “Non deliver to originator”，則不會(huì )把消息傳遞到郵件數據庫，但是如圖 12 所示的 Quota Error Report 將傳遞給接收者（“What should you do?” 部分指出將不傳遞新消息并會(huì )把 Non-Delivery Report 傳遞給發(fā)送者）。

發(fā)送者會(huì )在他的郵件數據庫中收到如圖 13 所示的發(fā)件人為 Mail Router、主題為 DELIVERY FAILURE 的 Non-Delivery Report。

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實(shí)現限額的案例分析

每種環(huán)境都有不同的需求，知道這一點(diǎn)很重要，因此很難概括出可以應用到所有公司的一組標準或建議。下面的案例分析是要幫助您做出部署限額的成功的計劃。

XYZ 公司對郵件數據庫的存儲需求日益增長(cháng)。最近，IT 團隊與法律部門(mén)合作部署一個(gè)捕獲通過(guò)環(huán)境傳遞的所有消息的消息日志系統。團隊認為解決方案中不包含自動(dòng)存檔功能，由用戶(hù)管理郵件數據庫是最適合的做法。他們也決定實(shí)現基于 Lotus Domino 的限額以使數據庫減到最小。

IT 團隊對公司當前電子郵件的使用模式進(jìn)行了一次調查，確定通過(guò)環(huán)境的郵件數據庫的平均大小是 234M。他們發(fā)現使用的數據庫有四組不同的大?。?/p>

• 小于 150 MB
• 150-250 MB （有 50% 的人使用）
• 250-400 MB （有 40% 的人使用）
• 400 MB-13 GB（有 10% 的人使用）

消息的平均大小相對較小，但是有許多大的圖像（平均大小接近 10M）通過(guò)環(huán)境。

IT 團隊去業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)發(fā)一個(gè)把用戶(hù)群的風(fēng)險減到最小的實(shí)現限額的計劃。業(yè)務(wù)部門(mén)卻認為實(shí)現限額來(lái)限制通過(guò)路由器的消息的流動(dòng)是不可接受的，會(huì )因此引起商業(yè)風(fēng)險。他們認為一一解決那些代表最大風(fēng)險（超過(guò) 500M）的用戶(hù)是重要的，IT 小組獲得了對于業(yè)務(wù)很重要的用戶(hù)名單。

另外，業(yè)務(wù)部門(mén)同意 IT 團隊提出的用戶(hù)限額和限額 90% 的警告門(mén)限，要實(shí)現的一種四級方法如下：

• 所有新用戶(hù)和當前小于 210M 的用戶(hù)的限額為 250 MB （225 MB 的警告門(mén)限），以便限額的實(shí)現不會(huì )使他們立即達到警告門(mén)限。
• 所有郵件數據庫的大小在 210-340 MB 之間的用戶(hù)的限額為 400 MB（360 MB 的警告門(mén)限）。
• 所有郵件數據庫的大小在 340-600 MB 之間的用戶(hù)的限額為 600 MB（540 MB 的警告門(mén)限）；決定逐一通知此類(lèi)用戶(hù)，并且如果超過(guò) 540M 的警告門(mén)限，他們能收到警告消息。
• 所有郵件數據庫的大小超過(guò) 600M 的用戶(hù)的限額為 X+100 MB（X+50 MB 的警告門(mén)限）；即，他們的限額設置為他們當前郵件數據庫的大小加上 100 MB，警告門(mén)限設置為當前郵件數據庫的大小加上 50M。

業(yè)務(wù)部門(mén)同意任何從低限額到高限額的變化都需要正當的商業(yè)理由和管理人員的同意。象征性的退費將應用到限額的變化上。

IT 團隊建立一個(gè)為所有新注冊的用戶(hù)設置 250M 限額（225M 的警告門(mén)限）的注冊策略。團隊把服務(wù)器上的所有用戶(hù)分為前面的四類(lèi)，并公布推出新限額系統的時(shí)間表。在應用新限額并生效六個(gè)月之后，IT 團隊、業(yè)務(wù)部門(mén)與法律部門(mén)再次開(kāi)會(huì )以確定限額適合公司。

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結束語(yǔ)

控制郵件數據庫的大小是管理 IBM Lotus Domino 環(huán)境的一項重要功能。實(shí)現限額能顯著(zhù)增強管理團隊控制郵件數據庫大小的能力。本文概述了實(shí)現限額所需的步驟和對用戶(hù)群的影響。與任何新實(shí)現的策略一樣，確保實(shí)現以一種有效的、謹慎的方式完成是很重要的。另外，要參考 IBM Lotus Domino Administrator‘s Help 數據庫以確保這里提供的信息適合您的環(huán)境。

參考資料

• 您可以參閱本文在 developerWorks 全球站點(diǎn)上的 英文原文 。
  
  
• developerWorks Lotus 文章，“對于大 Lotus Notes 郵件文件的最佳實(shí)踐”
  
  
• developerWorks Lotus 文章，“分級 IBM Lotus Domino 郵件服務(wù)器”
  
  
• Lotus Domino 7 Administrator Help
  
  

• 從 developerWorks 下載試用版 Lotus Domino。
  
  
• 從 developerWorks 下載試用版 Lotus Notes。
  
  

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