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聲像檔案的分類(lèi)、歸檔范圍和整理要求

一、聲像檔案的分類(lèi)
1、F1底片
2、F2正片
3、F2.1建設面貌              
4、F2.2人物類(lèi)
5、F2.3會(huì )議類(lèi)                
6、F2.4參觀(guān)視察類(lèi)
7、F.2.5業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)            
8、F2.6榮譽(yù)類(lèi)
9、F2.7文體活動(dòng)類(lèi)
10、F3錄音帶
11、F4錄像帶
12、F5磁盤(pán)
13、F6光盤(pán)
二、聲像檔案的歸檔
（一）歸檔范圍
1、凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等材料，應歸檔保存。
2、根據國家檔案局《照片檔案管理規范》及市檔案局有關(guān)聲像檔案歸檔的要求。
聲像檔案歸檔范圍及保管期限為：

3、編制本單位聲像檔案的歸檔范圍。
為了確保本單位聲像信息材料的完整、準確、系統。各單位都要根據本單位實(shí)際情況制定聲像檔案歸檔制度和保管期限表。歸檔制度包括歸檔的范圍、時(shí)間和要求，并明確有關(guān)人員的職責。
三、聲像檔案的整理
（一）照片檔案的整理
△底片檔案的整理
1、整理要求：
（1）底片不分屬類(lèi)，按形成時(shí)間先后順序編號入底片冊，并將底片號完整的寫(xiě)在底片冊對應的位置及底片袋上，裝滿(mǎn)一冊為一卷，每一卷底片編一個(gè)流水張號。底片不需制作目錄。
（2）底片與照片應分開(kāi)存放。

2、編底片張號（機關(guān)檔案）
         F1—1（1）  底片張號（一本底片內編一個(gè)流水號，從1 起開(kāi)始編）
         F1—1（1）  底片案卷號（從1起編）
         F1—1（1）  一級屬類(lèi)（照片類(lèi)代號）
         F1—1（1）  大類(lèi)代號（聲像檔案）
3、編底片冊號（案卷號）
     F1—1  第一卷（底片冊號，從1起編）
      F1—1  一級屬類(lèi)（底片類(lèi)代號）
     F1—1  大類(lèi)代號（聲像檔案代號）
 4、填寫(xiě)底片冊封面、背脊（機關(guān)檔案）
 封面格式：          

  脊格式：

 △照片（正片）檔案的整理
1、照片分類(lèi)：

按內容分類(lèi)（一般分七大類(lèi)見(jiàn)歸檔范圍），每類(lèi)設一冊或若干冊，按時(shí)間先后順序，裝滿(mǎn)一冊為一卷。
2、照片篩選：

各類(lèi)照片按內容分組，形成兩張以上（含兩張）照片稱(chēng)為一組，最好每組篩選4—6張，篩選的照片要充分反映整個(gè)活動(dòng)的特點(diǎn)（標致物、主背景、主要人物、主場(chǎng)景、橫幅、主要過(guò)程等）。
3、照片入冊：

像冊?xún)劝磿r(shí)間先后，一組照片排完后，再依次排另一組照片。
4、照片整理編號：

照片均在各自像冊?xún)染帍執?，每個(gè)像冊?xún)日掌木幪柧鶑摹?”開(kāi)始，同一像冊?xún)日掌虻灼瑥執柌荒苤貜?。并在照片背面?xiě)上相應的照片號。大張照片不能裝入普通的像冊，要在相應像冊?xún)染幪柡笤賳为毚娣?，標明存放地點(diǎn)，照片袋上貼上檔案標簽，便于查找。
  機關(guān)照片檔案編號
    F 2.1— 1（1） 正片張號（一本正片內編一個(gè)號、從1起開(kāi)始編）
    F 2.1— 1（1） 正片案卷號（從1起編）
    F 2.1— 1（1） 二級屬類(lèi)（建設面貌類(lèi)）
    F 2.1— 1（1） 一級屬類(lèi)（照片類(lèi)代號）
    F 2.1— 1（1） 大類(lèi)代號（聲像檔案）

5、編寫(xiě)總說(shuō)明：

每一組照片要編寫(xiě)“總說(shuō)明”，“總說(shuō)明”中要標明活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內容、機構、人物全名、職務(wù)及本組照片的起止張號等，讓陌生人看了一目了然?！翱傉f(shuō)明”在像冊?xún)日家粡堈掌奈恢?，打印后放在本組照片的前面。
總說(shuō)明示例：
    2000.4.6海珠區檔案局在區小禮堂召開(kāi)檔案工作表彰大會(huì )。廣州市檔案局副局長(cháng)XXX、海珠區副區長(cháng)XXX、海珠區政府辦主任XXX、廣州市檔案局監指處XXX等參加了會(huì )議。
照片共4張，照片號為：F2.2—1(1)～（4）
 6、編寫(xiě)分說(shuō)明：

由于總說(shuō)明已對一組照片的主要內容作了提示，分說(shuō)明只需將照片各自的主題進(jìn)行說(shuō)明，如果照片中人物多時(shí)，則注明照片中主要人物的具體位置。只形成一張照片時(shí)，只需寫(xiě)“分說(shuō)明”，此時(shí)“分說(shuō)明”內容應包含“總說(shuō)明”的內容。
分說(shuō)明示例(此例為一組照片中某張照片的分說(shuō)明)
 

 
 
 
 
 
  
  
 或
 

 
7、填寫(xiě)照片檔案冊封面與背脊標簽
 正面       

                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 


8、填寫(xiě)照片卷內目錄
  （1）每個(gè)像冊?xún)榷夹枰接姓掌韮饶夸洝?o:p>

按像冊?xún)日掌柕捻樞蛞来卧诰韮饶夸浬现饳趯?xiě)入每組照片“照片號/底片號”的起止號、“題名”（即一組照片反映的內容“總說(shuō)明”）、“拍攝時(shí)間”等。
  （2）照片卷內目錄一式兩份，一份放像冊?xún)?，一份放照片目錄夾內。
 示例：

照片檔案卷內目錄

 9、填寫(xiě)照片案卷目錄
（1）以像冊為登記單位分類(lèi)編寫(xiě)照片的案卷目錄。按像冊檔號的先后順序依次在案卷目錄上逐欄寫(xiě)入每個(gè)像冊的“檔號”、“題名”、“日期”、“張數或分鐘”、“保管期限”等。
（2）照片的案卷目錄只出一份，放入“聲像檔案目錄”夾中，與照片的卷內目錄（位于案卷目錄之后）一起組成照片的檢索目錄。
示例：
聲像檔案案卷目錄
類(lèi)別：照片類(lèi)

 類(lèi)別：照片類(lèi)

 
10、照片檔案目錄的裝訂：
照片檔案目錄的組成：目錄夾、照片案卷目錄、照片卷內目錄（所有目錄要用檔案管理軟件注錄打?。┎捎谩叭滓痪€(xiàn)”裝訂法。
 11、編制照片檔案目錄夾標簽
聲像檔案目錄封面標簽：

 上述標簽為該本目錄沒(méi)裝滿(mǎn)的情況下的寫(xiě)法，如果裝滿(mǎn)則其中“年度”均要寫(xiě)起止年度。
   △數碼照片的編寫(xiě)示例說(shuō)明（機關(guān)）
   F5-13. 6（101）數碼照片尾號（尾號為101，為原始編碼中尾端不同部分）
   F5-13. 6（101）光盤(pán)內文件夾的編號（按每次活動(dòng)時(shí)間的先后從1起編）
   F5-13. 6（101）第13張光盤(pán)
    F5-13. 6（101）光盤(pán)代號
     · “F5-13”為第13張光盤(pán)

      · “F5-13.6”為光盤(pán)內第6個(gè)文件夾
       “F5-13.6(101)”為光盤(pán)內第6個(gè)文件夾中尾號為101的數碼照片
     · 說(shuō)明：數碼照片的編號填寫(xiě)在“分說(shuō)明”中“底片號”欄
注：在數碼照片中應挑選幾張能準確、全面反映活動(dòng)內容的照片，曬成紙質(zhì)照片歸檔。
（二）錄音、錄像帶及光盤(pán)、磁盤(pán)的整理
1、整理要求
（1）錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等載體類(lèi)型的聲像檔案以自然的盒、張為組卷單位進(jìn)行整理，一盒（張）編一個(gè)案卷號。
（2）同一載體類(lèi)型按時(shí)間順序編流水號；
（3）直接填寫(xiě)案卷目錄、不需填寫(xiě)卷內目錄。
2、編號示例：
F 3—1  案卷號（第一盤(pán)錄音帶）
 F 3—1   一級屬類(lèi)（錄音帶）
F 3—1   聲像檔案
 F 4—2   案卷號（第二盒）
 F 4—2   一級屬類(lèi)（錄像帶）
F 4—2   聲像檔案類(lèi)
光盤(pán)、磁盤(pán)以此類(lèi)推。

3、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像的載體與包裝上均應貼上它的檔號標簽。
如：

或

4、填寫(xiě)錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像檔案目錄
（1）錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體聲像檔案以自然盒、張為登記單位編寫(xiě)案卷目錄。按各自檔號的先后順序依次在案卷目錄上逐欄寫(xiě)入同類(lèi)載體的“檔號”、“題名”、“日期”、“張數或分鐘”、“保管期限”等。
（2）此種案卷目錄只出一份，放入“聲像檔案目錄”夾中，形成錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體檔案的檢索目錄。
示例：
聲像檔案案卷目錄
類(lèi)別：錄音帶

5、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像檔案目錄的組成：“目錄夾、案卷目錄”
6、編制錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像檔案目錄（光盤(pán)為例）

7、目錄的裝訂與照片檔案目錄相同，采用“三孔一線(xiàn)”裝訂法。
8、如果本單位聲像檔案少，為節省資源，不必每類(lèi)設置一本目錄，可將照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等目錄分別打印后裝訂成一本目錄，組成一種聲像檔案檢索目錄。
聲像檔案目錄封面、背脊標簽的填寫(xiě)：
 封面標簽格式