在我們利用Office系列組件完成實(shí)際任務(wù)的過(guò)程中，可能會(huì )碰到如下一些問(wèn)題：我有一份客戶(hù)通訊信息文件以Excel格式存在，是否可以直接導入Outlook的聯(lián)系人列表中，而不必重新輸入？或者我有一份Excel格式的學(xué)生信息表，但是我在A(yíng)ccess中會(huì )用到這個(gè)表，該怎樣導入Access中等等。這兩個(gè)有代表性問(wèn)題的一個(gè)共性是：在某個(gè)Office系列組件中保存的信息如何在Office組件中數據導入與導出？
其實(shí)Office 系列組件為了減少重復勞動(dòng)，以及提高Office組件間的協(xié)作能力，早就考慮到了這個(gè)問(wèn)題，而且提供了相應的解決方法。本文列舉四個(gè)關(guān)于Office組件中數據導入與導出的具體任務(wù)，詳細剖析操作過(guò)程，希望能夠給使用Office應用的讀者帶來(lái)啟發(fā)，提高工作的效率。
說(shuō)明：所有操作均在Office 2003版本下進(jìn)行，使用其它版本的朋友可以參照進(jìn)行。
我們通過(guò)以上幾個(gè)典型任務(wù)，詳細介紹了Excel和Outlook，Excel和Access間數據導入與導出的方法，讀者朋友可以把這些任務(wù)稍加修改直接運用于實(shí)際，在辦公過(guò)程中多注意Office組件間的協(xié)作使用常常能有效地提高工作效率。
一、將Excel“客戶(hù)通訊工作表”導入Outlook聯(lián)系人
應用目標：實(shí)際工作中，工作人員已經(jīng)用Excel制作了客戶(hù)的聯(lián)系資料，為了能夠建立良好的客戶(hù)關(guān)系，我們需要將這些數據放到Outlook的聯(lián)系人中。請注意，不需要在Outlook中重新輸入，只要利用Outlook的“導入與導出”功能就可以了。
操作所需文件下載：Excel“客戶(hù)通訊錄”工作薄
操作方法：
（一）在Excel中指定“區域名稱(chēng)”
對于最新的Outlook2003版本，如果要想將Excel中的通訊錄數據導入Outlook聯(lián)系人中，需要先對Excel中的數據指定“區域名稱(chēng)”。
1. 啟動(dòng)Excel 2003，打開(kāi)“客戶(hù)通訊錄”工作薄，進(jìn)入“客戶(hù)通訊表”，選中需要導入的客戶(hù)通訊數據，如“A1:G5”單元格區域，將光標定位于“名稱(chēng)框”中，輸入這個(gè)區域的名稱(chēng)“客戶(hù)通訊數據”(圖 1)，這個(gè)區域名稱(chēng)可以根據自己的需要更改。
圖1
2. 輸入后回車(chē)確認，區域名稱(chēng)的指定完成。為了測試，可以單擊名稱(chēng)框右邊的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇“客戶(hù)通訊數據”，此時(shí)“A1:G5”單元格區域就被選中，這表明“區域名稱(chēng)”的指定成功。
(二)將Excel數據導入到Outlook聯(lián)系人中
1. 啟動(dòng)Outlook 2003，此時(shí)應該已經(jīng)配置好了帳戶(hù)信息。選擇菜單“文件→導入和導出”命令，打開(kāi)“導入和導出向導”對話(huà)框，由于我們需要將Excel中的數據導入到Outlook，因此在列表框中選擇“從另一程序或文件導入”選項，單擊“下一步”按鈕(圖 2)。
圖2
2. 進(jìn)入“導入文件”對話(huà)框，選擇文件類(lèi)型為“Microsoft Excel”，單擊“下一步”按鈕(圖 3)。
圖3
3. 接著(zhù)單擊“瀏覽”按鈕，通過(guò)“瀏覽”對話(huà)框，定位到存放“客戶(hù)通訊錄.xls”Excel工作薄文件的位置，選中它并確定，單擊“下一步”按鈕(圖 4)。
圖4
4. 選擇導入的目標文件夾為“聯(lián)系人”，單擊“下一步”按鈕(圖 5)。
圖5 5. 這里是最重要的一步，我們需要在這里進(jìn)行字段的映射。單擊“映射自定義字段”按鈕，打開(kāi)“映射自定義字段”對話(huà)框(圖 6)。
圖6 6. 通過(guò)該對話(huà)框可以看到，如果“客戶(hù)通訊數據”中和Outlook聯(lián)系人完全相同的字段，Outlook會(huì )自動(dòng)建立映射。如“姓名”字段和“單位”字段(圖 7)。沒(méi)有自動(dòng)建立映射的，就需要我們手動(dòng)建立，否則導入的數據就不完全。
圖7 7. 自定義映射的方法為：在左邊的列表框中選中一個(gè)字段如“手機”，按住鼠標左鍵不放，拖拉到右邊列表框中與該字段含義相同的字段的右邊，“手機”字段應該拖動(dòng)到“移動(dòng)電話(huà)”字段右邊。用同樣的方法建立其它自定義字段，完成后的效果如下圖(圖 8)。
圖8
8. 檢查一下，確定無(wú)誤之后，依次單擊“確定”按鈕和“完成”按鈕，立即出現導入數據的進(jìn)度提示，一會(huì )之后完成。我們進(jìn)入“聯(lián)系人”選項卡，可以看到Excel“客戶(hù)通訊數據”已經(jīng)成功導入Outlook聯(lián)系人(圖 9)，以后就可以方便地使用它們和客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系了。
圖9
二、將Outlook聯(lián)系人信息導出到Excel打印和備份
應用目標：實(shí)際工作中，有時(shí)需要將聯(lián)系人信息導出到Excel打印或備份，同樣利用Outlook的“導入與導出”功能可以實(shí)現。
操作所需文件：在前面操作的基礎上進(jìn)行
操作方法：
1. 啟動(dòng)Outlook 2003，選擇菜單“文件→導入和導出”命令，打開(kāi)“導入和導出向導”對話(huà)框，由于是需要導出數據，因此在列表框中選擇“導出到一個(gè)文件”項，單擊“下一步”按鈕(圖 10)。
圖 10 2. 在“導出到文件”對話(huà)框中，選擇創(chuàng )建文件的類(lèi)型為“Microsoft Excel”，然后單擊“下一步”按鈕(圖 11)。
圖 11
3. 接著(zhù)選擇導出文件夾的位置為“聯(lián)系人”,單擊“下一步”按鈕(圖 12)。
圖 12 4. 接下來(lái)為導出的文件指定一個(gè)路徑和名稱(chēng)，單擊“下一步”按鈕，在這里仿照前面的方法映射好自定義的字段后，單擊“完成”按鈕，一會(huì )之后數據就導出為Excel格式并存放在你指定的位置了。
