CXO學(xué)社 2010-03-09 18:49:37 閱讀42 評論0 字號：大中小
通過(guò)學(xué)習戴維.艾倫的《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書(shū)，自己總結了GTD的核心思想，并從2009年11月開(kāi)始實(shí)踐GTD。經(jīng)過(guò)4個(gè)月的磨合，不斷的體會(huì )，感覺(jué)GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺(jué)得很實(shí)用。接下來(lái)，我將用一系列的短文來(lái)總結我的GTD實(shí)踐，希望對大家會(huì )有幫助。
什么是GTD？
先分享一句哲言，知名華人講師林偉賢老師：“做事是靠系統，而不是靠感覺(jué)”
GTD（Get Things Done）這是關(guān)于時(shí)間管理的一套體系和方法，它讓我們抓住所有一切需要處理的“工作”，并把它們統統置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統中進(jìn)行組織和管理。
這里的“工作”是指廣義上的工作，我的理解是所有你需要處理的事情，包擴資料、信息、雜事、郵件等等，大到拯救地球，小到替老婆打醬油。
GTD的核心思想是將你的所有的“工作”都從大腦中請出來(lái)，放在一個(gè)外部的系統中統一的組織和管理，讓你的大腦專(zhuān)心的做思考工作，而不是記憶雜事。打個(gè)比方，GTD系統就是你的私人秘書(shū)，她幫你安排好你的工作；而你相當于企業(yè)的CEO，專(zhuān)心思考公司的戰略。
為什么要這么做呢？
“焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準備和行動(dòng)不足所造成的。”（戴維·凱克奇David·Kekich）。
GTD的方法，試圖通過(guò)以下三個(gè)途徑，幫助我們解決掉事情老是縈繞心頭的感覺(jué)，減少/消除焦慮，真正的做到“無(wú)壓工作”：
（1） 確切地認定它們的預期結果是什么；
（2） 決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；
（3） 把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴(lài)的體系中去。
GTD時(shí)間管理的五個(gè)步驟
GTD針對工作的管理共有五步，分別是收集、組織、執行、檢視和更新。下面對這五個(gè)步驟先做個(gè)簡(jiǎn)介，然后再詳細說(shuō)明。
圖片 1 GTD方法的五個(gè)步驟
（1） 收集，顧名思義，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出來(lái)，不需要經(jīng)過(guò)任何處理，只需要將他們都從大腦里請出來(lái)。
（2） 組織，對于上面收集到的工作，一件一件的進(jìn)行判斷、整理、計部劃、安排，并制作任務(wù)清單和日歷。這個(gè)過(guò)程之后我們會(huì )介紹處理的詳細過(guò)程。
（3） 執行，就是按照上一步做的任務(wù)清單和日歷按部就班的做事。
（4） 檢視，就是每隔一段時(shí)間就做個(gè)回顧，自我總結。
（5） 更新，不斷添加要做的工作、計劃等，更新GTD系統，讓能夠跟你的生活一致。
這五個(gè)步驟最終構成了一個(gè)閉環(huán)，在執行的過(guò)程中，你需要不斷地更新自己的GTD系統，使它盡可能的與你的生活同步，這樣你才能完全的依賴(lài)他，為自己創(chuàng )造價(jià)值。
真正的落實(shí)GTD的方法，會(huì )讓你將你的夢(mèng)想（To Be），通過(guò)一個(gè)一個(gè)的“下一步”執行的步驟（To Do），最終得到實(shí)現（To Have）。
第一步：完整收集工作
收集工作是GTD的第一步，要做的是先把腦子里面裝的各種事情清空。這個(gè)過(guò)程還不涉及對工作的處理，只需要把事情全部列出來(lái)，會(huì )在下一步進(jìn)行處理。
需要收集的工作內容有：
（1） 承諾他人的事情，如明天我要給XX發(fā)個(gè)XX材料；
（2） 工作中要做的事情，如XXX集團XX項目、XXX大會(huì )準備等；
（3） 生命中應當承擔的責任，如我要幫助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；
（4） 生活中的各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子買(mǎi)生日禮物等；
（5） 突然冒出的靈感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教結合在一起，需要去論證一下；
（6） 接受到得各種材料，需要處理；
（7） ……
等等吧，只要是跟自己有關(guān)，需要去過(guò)問(wèn)或做的事情，都統統的收集到一起，放到一個(gè)容器里，我們稱(chēng)之為“工作籃”。
下面介紹一下“工作籃”，就是存放你還沒(méi)有處理的工作的地方?？梢允且粋€(gè)真正的籃子，放各種待處理的工作（材料、文件、記錄等）。不過(guò)現在是信息社會(huì )了，可以更加先進(jìn)一點(diǎn)：).“工作籃”通?？梢允褂帽愫灱?、即時(shí)貼、記事本、智能手機或者是電腦軟件來(lái)記錄。我自己就使用Palm的Diddlebug軟件來(lái)記錄，可以手寫(xiě)，隨時(shí)寫(xiě)隨時(shí)刪。
收集的過(guò)程中有幾個(gè)注意事項：
1) 完整的收集。做到一件都不漏，這樣系統才能完全幫你管理起你的生活和工作。
2) 一定盡量減少你用于收集雜事的工具的數量。這樣便于統一管理，不容易漏掉，而且簡(jiǎn)便。
3) 你的工具隨時(shí)隨地都能收集。不能隨時(shí)收集，很難做到第一條完整性。
4) 按照你的愛(ài)好選擇工具，最喜歡的工具才會(huì )用。
第二步：工作的組織
在將所有的事情都收集到一起后，我們要將他們進(jìn)行加工。加工的目的是徹底清空“工作籃”，將這些事情最終組織成為可以執行的“下一步”工作清單。組織的步驟可以用下面的流程圖來(lái)表示。
圖片2 GTD工作加工流程圖
Step I ：弄清工作到底是什么？
不是已經(jīng)寫(xiě)出來(lái)是什么工作了么？現在要回答的是“這件工作到底是什么”的問(wèn)題。要問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題：
（1） 這件工作對我有什么意義？
（2） 我對這件工作的預期是什么？
這樣才能真正明確這件事到底是什么，然后進(jìn)入下一步；
Step II：判斷是否要采取行動(dòng)：
對于不需要采取行動(dòng)的工作，有三種可能。
（1）這個(gè)工作（包括信息、資料、雜事等）對自己沒(méi)有任何意義，直接扔掉，不要留戀；
（2）這個(gè)工作是我的一個(gè)夢(mèng)想、或一直想做的事情，但現在又不能馬上采取行動(dòng)，那么把它列為Someday/Maybe的事情。如學(xué)習英語(yǔ)、去趟鐵嶺度度蜜月等等。這些事情有待你日后規劃來(lái)實(shí)現的。
（3）這是一份資料，自己覺(jué)得很有用處，但現在用不上，那么就存檔，留待日后查找。存檔的時(shí)候注意要分門(mén)別類(lèi)，避免日后知道自己有這樣一份資料，但不知道放到哪里去了，那就尷尬了。
如果需要采取行動(dòng)，則進(jìn)入下一步。
Step III：判斷下一步行動(dòng)是什么
“下一步”是指那些耗時(shí)不超過(guò)1小時(shí)，可以立即動(dòng)手做的事情。如我要規劃一個(gè)公司的網(wǎng)站，我的下一步工作可以是“查找同行的網(wǎng)站，找出共性和差別”。“下一步”的關(guān)鍵是可執行性，可以慢慢體會(huì )。
按照工作的大小有兩種情況。
一種是比較大的工程。如要執行一個(gè)咨詢(xún)項目（我自己是咨詢(xún)顧問(wèn)，職業(yè)?。?，這就需要事先對這個(gè)項目進(jìn)行規劃，列出要做的任務(wù)，給出時(shí)間點(diǎn)，甚至是畫(huà)出甘特圖。但一般自己的事情做到用思維導圖列出要做的事情就可以了。這樣就能知道自己可以馬上要做的“下一步”工作是什么了。
另一種是小事，沒(méi)有多少步驟，在心里盤(pán)算一下就行。如給老媽打個(gè)電話(huà)，這本身就是個(gè)行動(dòng)。
小事和大的工程的區別就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步驟，需要你多次的工作才能完成。
這樣無(wú)論是小事還是大工程都有了下一步，下面要進(jìn)行初步的處理。
Step IV：初步處理“下一步”并制作工作列表和排程
處理的時(shí)候，可采用2分鐘原則：
（1）對于用時(shí)不超過(guò)2分鐘的事情，馬上動(dòng)手做。這樣做能夠節省很多時(shí)間，避免你日后再找出這些小事，反而會(huì )花更多的時(shí)間去做。舉個(gè)例子，我們公司筆記本可以分月報銷(xiāo)費用，當我已收到IT發(fā)送提交報銷(xiāo)發(fā)票的通知時(shí)，我會(huì )馬上把發(fā)票交過(guò)去，不到2分鐘解決。否則，如果你覺(jué)得這是小事，放著(zhù)不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新審批，說(shuō)不定半小時(shí)也搞不定。
圖片3 下一步處理流程
（3） 對于大于2分鐘的事情。
a) 能夠指派給其他人做的，盡量分派下去。華人成功學(xué)講師陳安之針對時(shí)間管理講到：“時(shí)間管理的精髓就在于，自己制作最有生產(chǎn)力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保證品質(zhì)、只有自己才能做、自有自己做才能保證最高產(chǎn)能之外的能夠放權的事情，全部委派出去，要善于Use Others People’s Time（UOPT）。
b) 自己做的事情。對于這些事情，我們要分場(chǎng)合來(lái)編制行動(dòng)清單，一有時(shí)間，就從列表中挑選出要做的事情執行。對于其中要發(fā)生在某個(gè)特定時(shí)間的行動(dòng)，我們要在日歷中安排。
下面我會(huì )分別描述制作任務(wù)清單和日歷的排程。
面我們詳細探討一下行動(dòng)清單：
行動(dòng)清單時(shí)記錄所有的工作和工作的“下一步”行動(dòng)的大列表，之后你要執行事情都是參考這個(gè)清單，相當于秘書(shū)給你做的工作安排。
每個(gè)人大約在執行的工作（廣義的工作）都有十幾甚至是幾十件，再加上他們的下一步，在你的任務(wù)清單上可能會(huì )產(chǎn)生幾十甚至上百個(gè)要執行的“下一步”工作，這樣我們就要分類(lèi)管理。在GTD管理思想中，采用的是按照場(chǎng)合來(lái)分類(lèi)，場(chǎng)合是決定你在某個(gè)時(shí)刻能夠采取的“下一步”工作的內容。
下面參考的臺灣時(shí)間管理講師張永錫先生的分類(lèi)方法，這個(gè)分類(lèi)方法非常適合入門(mén)級的選手。當然，按照場(chǎng)合分類(lèi)，完全可以根據自己的工作環(huán)境自己組織。
下面介紹一下我的分類(lèi)方式，參考戴維.艾倫在《GTD and Outlook 2007》上的分類(lèi)方式做的個(gè)性化分類(lèi)。
² L-Projects是指超過(guò)3個(gè)月的工作
² S-Projects是指3個(gè)月內可以完成的工作
這兩個(gè)分類(lèi)是從縱向上把握自己同時(shí)在執行的項目的列表，可以讓你長(cháng)期對同一件事情保持跟蹤執行。下面帶@符號的都是細分出來(lái)的“下一步”行動(dòng)。我分成了8中場(chǎng)合：
² @Agendas，主要是約定、打電話(huà)等事情
² @Christine，這是我的直接領(lǐng)導，由于溝通比較密切，這個(gè)分類(lèi)用來(lái)存我要向她匯報的工作
² @Commuting，是指我在路上的場(chǎng)合，這個(gè)場(chǎng)合我可以聽(tīng)講座、看電子書(shū)等
² @Errands，是我要做的一些雜事，如超市購物什么的，主要跟采購相關(guān)。
² @Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看電影等等，只能在家里才能做的事情?？措娪耙惨涗浢?？是的，你做的所有的事情最好都能詳細的列出來(lái)，這是效率的根本?？梢苑乐鼓憧赐暌粋€(gè)再看一個(gè)，然后再上會(huì )網(wǎng)逛逛，然后一個(gè)周末就沒(méi)了。
² @Office，在辦公室需要做的工作。這里面大多數都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office這項，從中挑選出當天要做的事情，就是一天的行動(dòng)清單。每天在公司目標明確，效率很高，現在已經(jīng)基本上不把工作帶回家了，感謝戴維.艾倫。
² @Planning，這個(gè)分類(lèi)是專(zhuān)門(mén)放計劃和構思的。這個(gè)需要有安靜的場(chǎng)合，有充足的時(shí)間去做，所以我早上的時(shí)候多數查看里面的列表，挑選要做的計劃執行。
² @Waiting For，這個(gè)是我分派出去的工作環(huán)節，放在里面，我可以隨時(shí)查看，然后到時(shí)侯，如果對方還沒(méi)把我要的東西給我，我會(huì )像“黃世仁”似的要帳，絕對不漏，沒(méi)有爛帳。
以上是“下一步”行動(dòng)的分類(lèi)列表的描述，這些列表中的項目都是每個(gè)大的“Project”的在現在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情，是橫向的事件管理。
下面的三項是定制的：
² Someday/Maybe，是前面流程中講到的自己想做但現在沒(méi)法馬上行動(dòng)的事情，很多是自己想要學(xué)習的東西或要實(shí)現的夢(mèng)想。這個(gè)類(lèi)別很重要，一定記得時(shí)常瀏覽，挑出可以行動(dòng)的項目出來(lái)，并制定出下一步逐漸實(shí)現他們。這些才是我們要的真正的人生。
² 讀書(shū)，我比較喜歡讀書(shū)，所以，我通常把我正在讀的書(shū)放到這個(gè)分類(lèi)里面，并記錄讀的進(jìn)度和心得
² 習慣養成，列出我要改掉的壞習慣，人無(wú)完人，找出自己的一些壞習慣，列上去，經(jīng)常查看，不斷改正，養成新的習慣，很有用。
下面介紹一下日歷的使用
在初步處理中，需要對自己在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情進(jìn)行排程。
先說(shuō)一下，可以放在日歷中的事情。
² 在某個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)。如XX月XX日X時(shí)，我要參加一個(gè)XXX會(huì )議。
² 在某個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)。如XX月XX日，我要給X同學(xué)打個(gè)電話(huà)，祝他生日快樂(lè )，只要我在這一天里把這個(gè)事情做了就行。
² 在某個(gè)確切的日期所需要的資訊。我在某天需要得到XX部門(mén)給我的XX資料，我通常會(huì )設置日歷，到時(shí)看是否收到，沒(méi)收到就主動(dòng)上門(mén)索要。這與@Waiting For 里面的條目是關(guān)聯(lián)的。
在使用日歷的時(shí)候，我非常贊同臺灣張永錫老師的觀(guān)點(diǎn)，“日歷是個(gè)神圣的地方，盡量要減少放在日歷中的事件的數量；事情一旦放到日歷中，就代表著(zhù)到這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的時(shí)候，你一定會(huì )完成這件事。”
截止目前為止，我們完成了工作的完整收集，又通過(guò)分析、計劃、處理2分鐘內執行的工作、制定行動(dòng)清單、日歷排程完成了工作的組織，徹底清空了“工作籃”。如果你認真做到了這些，現在我們心中總會(huì )有如釋重負的感覺(jué)，如同剛剛徹底打掃了房間一樣，這就是時(shí)間管理的目的“處于沒(méi)有壓力的狀態(tài)”。
在GTD中，“什么場(chǎng)合做什么事”是主要的管理思想。所以我們先探討在一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上如何決定“現在干點(diǎn)什么呢?”這個(gè)問(wèn)題。
（1）場(chǎng)合，是首要因素。如果你在飛機上，就沒(méi)法打電話(huà)；如果你在辦公室，最好不要收開(kāi)心上的菜；如果你正在等車(chē)，就不適合給客戶(hù)打電話(huà)；……。
（2）時(shí)間，這個(gè)要從兩個(gè)角度看：一方面，要看時(shí)間塊的大小是否合適，即所謂量體裁衣。所以在管理行動(dòng)列表的時(shí)候，如果能加上用多少時(shí)間這個(gè)因素，會(huì )更加實(shí)用；另一方面，如果是跟別人合作，要注意對方的時(shí)間是否合適。如果你是在做跨國合作，更要注意對方的時(shí)區的影響。
（3）精力，人的精力不是無(wú)限的，但很多人不是這么認為。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔細體會(huì )自己的周期情況。在精力旺盛的時(shí)段安排較難的任務(wù)，在精力低潮的時(shí)段安排一些相對輕松一些的雜事，會(huì )使你一直保持較高的工作熱情。在精力管理方面，向大家推薦吉姆·洛爾和托尼·施瓦茨《精力管理》一書(shū)，大家有興趣可以讀一下。當然也可以等著(zhù)看我的文章，后期我會(huì )寫(xiě)一些。
（4）重要性，為什么重要性放在最后？很多時(shí)間管理的方法都強調重要性因素。但在GTD體系中，我們更關(guān)注“現在”“馬上”可以做的事情，所以重要性的決定意義不大。但GTD體系中還是很重視重要性的作用，但主要會(huì )體現在每日清單的安排上，這個(gè)后面會(huì )說(shuō)明。
綜上，決定“現在能做什么?”的一般流程是：當你處在一個(gè)特定的場(chǎng)景中時(shí)，你可以監視你的分類(lèi)行動(dòng)清單，從當前的場(chǎng)景中，挑選出即符合時(shí)間要求有符合精力要求的事情，“馬上行動(dòng)”。當然符合以上條件的前提下，重要性才會(huì )被考慮。
舉個(gè)例子，早上，一般和媳婦一起出發(fā)上班，我一切就緒了，但媳婦還得收拾5分鐘，這五分鐘能干什么呢？在我的@home列表里面，“閱讀《創(chuàng )業(yè)家》雜志”，OK就是它了，我馬上翻開(kāi)雜志，閱讀了2篇短文。整本整本的雜志就是這樣被讀完的，并且我要聲明我不是工作狂！呵呵。
[筆者注]關(guān)于執行，下面會(huì )另起一篇，寫(xiě)一些執行的技巧。
執行中保證高效能的技巧
（1） 養成制定每日清單的習慣
雖然我們有了所有工作的詳細的“下一步”行動(dòng)清單，但是，我們最好制定一份每天的清單，讓每一天的工作都有明確的目標。
在GTD體系下，安排日計劃的很簡(jiǎn)單，只需要從“下一步”清單中挑選出今天要執行的事情標記出來(lái)，然后按照上一篇給出的選擇條件，依次執行就好。
根據我的學(xué)習和心得，有三點(diǎn)需要注意。
l 每天至少安排3-5件MITs（Most Imp
l 每天至少安排一些實(shí)現自己的夢(mèng)想的事情（To Be）。這樣不至于讓日常的生活拖累，以至于忙忙碌碌一年，但一見(jiàn)自己真正想做的事情都沒(méi)有。
l 對日計劃時(shí)間要安排的有余地。每天都會(huì )有一些突發(fā)的事情，很急很重要，不得不像救火隊員似地馬上去做，所以要留一些余地，為這些事作準備。這個(gè)是任何時(shí)間管理方法都無(wú)法回避的，我們只能為它們留出空間。GTD的好處是對時(shí)間的安排較靈活，當你一有空余時(shí)間的時(shí)候，就可以從行動(dòng)清單中跳出任務(wù)來(lái)做，而不是以時(shí)間點(diǎn)為中心的管理方法。
（2） 批處理雜事
GTD的重要思想之一是“按場(chǎng)景分類(lèi)‘下一步’行動(dòng)，然后盡可能的批量處理”。下圖是摘自臺灣張永錫老師的文章，很好的展示了批處理的力量：在同一個(gè)場(chǎng)景中，批處理工作，有效利用時(shí)間段，最終可以騰出大塊的時(shí)間段做一些重要耗時(shí)的工作。
如何才能有效的批處理，可能是個(gè)逐漸體會(huì )的過(guò)程。開(kāi)始的時(shí)候很難把握，當你對“下一步”行動(dòng)清單的使用日漸熟練地時(shí)候，就會(huì )發(fā)現在同一個(gè)場(chǎng)合中可以批次處理的一系列的小事。
如在@office的場(chǎng)合，有三個(gè)要當面溝通的事情，這個(gè)時(shí)候我會(huì )把這三個(gè)事情要見(jiàn)的人和要談的觀(guān)點(diǎn)都打印到一張紙上，然后拿著(zhù)這張紙去找所有的人，一圈下來(lái)就全搞定了。
（3） Do It Now
Do It Now，現在就做。這是Steve Pavlina的一篇關(guān)于時(shí)間管理的文章的題目，現在已經(jīng)成了我的座右銘，放在我的DreamCar上面，來(lái)警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的時(shí)候，我會(huì )對自己說(shuō)“現在就做！”，然后就從“下一步”清單種提出這個(gè)任務(wù)，動(dòng)手開(kāi)始行動(dòng)。
GTD的好處就在于將難辦的事情，拆分成可以馬上行動(dòng)的“下一步”，提高人的執行力。
（4）倒計時(shí)法
這個(gè)辦法是做事的時(shí)候給自己設定時(shí)限，比如45分鐘，開(kāi)始倒計時(shí)。計時(shí)器啟動(dòng)開(kāi)始行動(dòng)，45分鐘到了停止。這樣有助于再這一段時(shí)間里高度集中注意力，取得高的效率?？荚嚨臅r(shí)候我們能夠在120分鐘內完成若干選擇、填空、閱讀和一片作文，但做練習的時(shí)候確經(jīng)常用更多的時(shí)間，就是這個(gè)道理——沒(méi)有把自己的潛能發(fā)揮到極致！
（5）讓別人了解你的時(shí)間安排
別人了解了你的時(shí)間安排的直接效果就是在你工作的時(shí)候輕易不會(huì )打擾你。但首要的前提是自己要養成好的時(shí)間安排習慣，最好形成規律性。
例如，如果你有自己的書(shū)房，晚上看完新聞聯(lián)播后（看的人越來(lái)越少了），每天都會(huì )在8左右去書(shū)房待1-2個(gè)小時(shí)，習慣了，你的家人就會(huì )知道，“他”這個(gè)時(shí)間正在書(shū)房呢，不要打擾他。
（6）委婉的拒絕不必要的事情
拒絕是各種時(shí)間管理方法中都會(huì )講的，因為每個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的，不能做所有的事情。但拒絕一定要有技巧，要委婉。這方面要多看一些溝通和人際管理方面的東西補充，在這里就不多說(shuō)了。
第四步：檢視
蘇格拉底說(shuō)，“沒(méi)有檢視的人生不值得活！”。不知道大家都做自我檢視么？；）
據說(shuō)，飛機90%的時(shí)間是偏離航向的，但絕大多數飛機都安全抵達了機場(chǎng)。這是為什么呢？（小沈陽(yáng)）因為飛機駕駛員頻繁的檢查并修正飛機的航向。
GTD體系中，檢視是一個(gè)重要的環(huán)節，它起到修正航線(xiàn)的作用。下面我列出了我的檢視規劃。
（1）日檢視，我是通過(guò)晨間日記來(lái)實(shí)現的，記錄了我在個(gè)人財務(wù)、工作、學(xué)習、人脈、家庭、讀書(shū)、夢(mèng)想實(shí)現等方面的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。每天大約十分鐘。重點(diǎn)是客觀(guān)記錄前一天發(fā)生的事情。
（2）周檢視，日檢視是主要的材料，同時(shí)我還會(huì )查看當周的行動(dòng)清單和日歷的執行情況?？催@周取得了哪些成績(jì)，并做下周的一些簡(jiǎn)單的計劃。做這個(gè)事情，我最大的感受是周一開(kāi)晨會(huì )的時(shí)候，前一周的總結和本周的工作計劃都爛熟于胸，從容應對。
（3）半年檢視，實(shí)話(huà)實(shí)說(shuō)，我執行GTD剛剛4個(gè)月，還沒(méi)做過(guò)。但通過(guò)學(xué)習，我知道需要檢視的內容有：1）做的不錯的事情；2）表現的不好，但是盡力去做的事情；3）不夠努力地事情；4）毫不留情的批判做的很糟，或是根本沒(méi)有做到的事情；5）最后，規劃未來(lái)6個(gè)月的工作。
大家可以看到，日記在整個(gè)檢視的過(guò)程中起到了貫穿的作用，在之后的實(shí)踐篇，我會(huì )介紹我的晨間日記，但讓大家也可以先看一下佐藤傳的《晨間日記的奇跡》一書(shū)。
第五步：更新
更新是要不斷地更新你的行動(dòng)列表，保證GTD體系時(shí)刻與你的生活相一致。GTD體系與你的生活擬合的越好，你就越會(huì )相信她依賴(lài)她。更新過(guò)后，就又回到工作的收集，從而形成一個(gè)閉環(huán)的流程。
更新要做的主要事情有：
（1）適時(shí)清空自己的“工作籃”。對于工作籃中的未處理過(guò)的雜事，要做到一有空就拿出來(lái)組織、計劃，最后條理的放到“下一步”工作清單，等待處理。這里有個(gè)需要注意的問(wèn)題，對于那謝可以放到Someday/Maybe中的工作，不要一次做的太多（視個(gè)人的精力和時(shí)間而定），否則，過(guò)多的工作量會(huì )讓你沒(méi)有工作的欲望，仿佛是彈簧被拉直了。
（2）更新“下一步”行動(dòng)清單。在執行了一些“下一步”行動(dòng)之后，需要瀏覽自己的工作清單“@L-Projects”和“@S-Projects”制定新的“下一步”供執行。這個(gè)我一般每天都做一次，通常是早上，可以根據個(gè)人的習慣設定。
（3）更新工作計劃。試想隨著(zhù)工作的執行或者是外部環(huán)境變化了，你的工作計劃也會(huì )變動(dòng)，這就需要及時(shí)更新。工作計劃的變動(dòng)，如果工作量比較大，我通常也會(huì )把它作為一個(gè)行動(dòng)，放到@Planning中，等待執行。
【后記】截止目前，整個(gè)GTD的整個(gè)體系就介紹完了。
雖然這五個(gè)步驟是按照順序講下來(lái)的，但在實(shí)際的操作中，對于剛開(kāi)始執行GTD的人，這五個(gè)步驟是順序的，尤其實(shí)收集和組織，需要消耗半天的時(shí)間。但當這個(gè)系統運行起來(lái)后，這些步驟通常是動(dòng)態(tài)的穿插的，例如我正在執行某個(gè)“下一步”行動(dòng)，突然新的雜事出現，就要先收集到“工作籃”，然后再執行。最終的目的是保持GTD體系與你的生活的一致，套用武俠里面的話(huà)，如果GTD是一把劍，你要做到的是“劍人合一”。
在理論篇中，我說(shuō)的主要是GTD的體系和一些理念，主要是給沒(méi)有接觸過(guò)GTD的朋友看的。接下來(lái)，我會(huì )用一定的篇幅描述GTD的實(shí)踐，讓大家能夠真正的貫徹GTD方法。
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