大部分Word用戶(hù)都有使用模板的經(jīng)歷，不管你是否意識到，模板確實(shí)是提高工作效率的另一重要途徑。那些希望使自己制作的各種企業(yè)文檔統一規范的朋友，通過(guò)樣式和模板的組合使用，可以得到完整的解決方案。
本文將在前面介紹過(guò)的
Word樣式的基礎上，進(jìn)一步學(xué)習獲得和實(shí)施文檔統一規范解決方案所需的各種基本能力，并且學(xué)習使用模板提高實(shí)際工作效率所需的必備基本技能。
對于那些需要常常處理具有規律和重復性的文檔(例如會(huì )議通知、企業(yè)公文、客戶(hù)信函、傳真等)的朋友來(lái)說(shuō)，模板將是你夢(mèng)寐以求的工具。
一、 應用性任務(wù)
通常，學(xué)習的動(dòng)力來(lái)源于實(shí)際中的問(wèn)題和任務(wù)的激發(fā)。在開(kāi)始具體內容之前，我們也提出兩個(gè)實(shí)際的問(wèn)題和任務(wù)，學(xué)習完成之后，檢查一下自己是否獲得解決問(wèn)題和完成任務(wù)的能力。
(一) 如何利用現有模板提高工作效率？
我們知道，Word提供了各式各樣的模板，當我們在制作專(zhuān)業(yè)的文檔之前，看看有沒(méi)有現成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就發(fā)揮“拿來(lái)主義”的精神吧，利用現成的模板不管是效率還是質(zhì)量都是非?？捎^(guān)的。
(二) 如何讓企業(yè)的文檔統一和規范？
這個(gè)任務(wù)在樣式部分的課程中就曾經(jīng)提過(guò)，這里我們希望學(xué)習模板的各種技能后，結合樣式的運用，就能獲得完整的解決方案，這個(gè)任務(wù)更加具體的說(shuō)法就是，如何創(chuàng )建適合自己企業(yè)需要的模板。
二、基本應用能力訓練
(一) 理解模板的概念
為了我們能更好的使用模板，一開(kāi)始先來(lái)討論一下模板的概念。前面所提到的“模板”，實(shí)際上是“模板文件”的簡(jiǎn)稱(chēng)，也就是說(shuō)“模板”是一種特殊的文件，在其他文件創(chuàng )建時(shí)使用它。也許初學(xué)Word的朋友會(huì )問(wèn)，難道我在Word中單擊“新建空白文檔”，創(chuàng )建一個(gè)空白的文檔，也使用模板了嗎？是的，這時(shí)候Word使用了Normal模板來(lái)創(chuàng )建了一個(gè)新文檔。
當然，如果你通過(guò)單擊“本機上的模板”或“網(wǎng)站上的模板”，在彈出的對話(huà)框中，選擇其他特殊的模板來(lái)創(chuàng )建文檔時(shí)，在文檔創(chuàng )建時(shí)使用了模板是容易理解的。
實(shí)際上，每個(gè)模板都提供了一個(gè)樣式集合，供我們格式化文檔使用。除了樣式之外，模板還包含其它元素，比如宏、自動(dòng)圖文集、自定義的工具欄等。因此我們可以把模板形象地理解成一個(gè)容器，它包含上面提到的各種元素。不同功能的模板包含的元素當然也不盡相同，而一個(gè)模板中的這些元素，在我們處理同一類(lèi)型的文檔時(shí)是可以重復使用的，由此可以初步體會(huì )一下模板在避免重復勞動(dòng)方面的重要意義。
(二) 認識模板和樣式的關(guān)系
從上面已經(jīng)知道，樣式是被包含在模板中的重要元素之一，而且筆者一直認為它是最重要的元素。經(jīng)過(guò)課程一的學(xué)習，我們已經(jīng)開(kāi)始感受到樣式在快速修飾文檔中的非凡能力。那么，你是否過(guò)這種想法，就是把在制作某個(gè)文檔中所創(chuàng )建的樣式都保存下來(lái)，供以后處理同類(lèi)型的文檔使用？
這個(gè)想法非常好，模板就是實(shí)現這個(gè)目標的有效途徑。后面我們將通過(guò)實(shí)際案例的學(xué)習，了解實(shí)現的全過(guò)程。
(三) 使用現有的模板創(chuàng )建文檔
使用現有模板創(chuàng )建文檔的一個(gè)前提條件是，你對現有的模板的特性和功能比較了解，要不然，如果你選擇了不恰當的模板，那么制作完成的文檔外觀(guān)，可能是非常別扭的。
使用現有模板的大部分工作是在填空，包括向導方式的模板，都是根據提示填入你自己需要的實(shí)際內容。
在實(shí)際生活中，大部分朋友需要制作一份自己的簡(jiǎn)歷，方便在找工作時(shí)使用，所以下面的例子我們就使用Word提供的“簡(jiǎn)歷向導”模板制作一份具備專(zhuān)業(yè)外觀(guān)的個(gè)人簡(jiǎn)歷。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區的“本機上的模板”，打開(kāi)“模板”對話(huà)框，選擇“其他文檔”選項卡，并選中“簡(jiǎn)歷向導”模板(圖 1)。
圖 1
2. 單擊“確定”按鈕后，彈出“簡(jiǎn)歷向導”對話(huà)框，從對話(huà)框左邊我們可以了解該向導的流程，接下來(lái)我們將根據向導的提示，一步一步完成簡(jiǎn)歷文檔的初步定制(圖 2)。
圖 2
3. 單擊圖2“下一步”按鈕，進(jìn)入“樣式”步驟，我們選擇“專(zhuān)業(yè)型”(圖 3)。
圖 3
4. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“類(lèi)型”步驟，選擇“條目型”。
5. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“地址”步驟，根據自己的實(shí)際情況輸入相應信息(圖 4)。
圖 4
6. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“標準標題”步驟，根據需要選擇簡(jiǎn)歷文檔中包含的標題(圖 5)。
圖 5
7. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“可選標題”步驟，選擇你的簡(jiǎn)歷文檔中還需要包含的標題(圖 6)。
圖 6
8. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“添加/排序標題”步驟，這里你可以添加上面兩步中沒(méi)有提供的標題，通過(guò)“上移”和“下移”按鈕，對簡(jiǎn)歷文檔中已有的標題進(jìn)行排序(圖 7)。
圖 7
9. 單擊“完成”按鈕，就完成簡(jiǎn)歷文檔的初步定制，返回Word編輯窗口后，可以看到簡(jiǎn)歷文檔的標題框架已經(jīng)成型了(圖 8)。
圖 8
10. 接下來(lái)，根據文檔中的提示和自己的實(shí)際情況，把自己的相應信息“填入”文檔中(感覺(jué)的確像在填空)，當你開(kāi)始輸入“教育”部分信息時(shí)，也許會(huì )問(wèn)，文檔中只提供了一個(gè)時(shí)間段供我填寫(xiě)，但是我有好幾個(gè)時(shí)間段的教育信息要填寫(xiě)，該怎么操作呢？
11. 一個(gè)不錯的方法是，在填寫(xiě)“教育”部分的具體信息之前，先考慮好大至有幾個(gè)時(shí)間段要輸入。然后選中文檔提供的一個(gè)時(shí)間段教育信息的相應段落，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“復制”命令。然后將插入點(diǎn)定位于下方適當的位置，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“粘貼”命令，這樣就制作好了另一個(gè)時(shí)間段的教育信息段落組(圖 9)。其左邊的時(shí)間輸入文本框，也用復制粘貼的方法制作。
圖 9
12. 后面“工作經(jīng)歷”部分，如果你有多個(gè)時(shí)間段的信息要輸入，也用同樣的方法處理。當我們把所有信息輸入完后后，開(kāi)始進(jìn)行文檔的修飾，以便使簡(jiǎn)歷文檔具備統一專(zhuān)業(yè)的外觀(guān)。
13. 如果你的“樣式和格式”任務(wù)窗格沒(méi)有顯示，請打開(kāi)它。從“樣式和格式”任務(wù)窗格中，可以看到該模板提供的供我們格式化文檔使用的樣式列表(圖 10)，還記得課程一介紹的使用樣式修飾文檔的方法嗎？好的，開(kāi)始動(dòng)手吧，記住一個(gè)使文檔具備專(zhuān)業(yè)統一外觀(guān)基本要點(diǎn)：即整篇文檔的同類(lèi)型段落要用相同的樣式，比如該簡(jiǎn)歷文檔中的所有單位名稱(chēng)段落統一采用“單位名稱(chēng)”樣式，其他段落依此類(lèi)推。
圖 10
14. 當然，如果你覺(jué)得模板提供得樣式并不符合你要求，那么你可以用課程一介紹的方法修改它。
15. 為了獲得更真實(shí)的學(xué)習效果，你不妨像筆者一樣在這個(gè)操練中用自己的真實(shí)情況制作，說(shuō)不定哪天就派上用場(chǎng)了哦。
上面以“簡(jiǎn)歷向導”模板為例，詳細地介紹了現成模板的使用方法，由于該過(guò)程包含了使用現有模板的各個(gè)基本要點(diǎn)，因此即使是初學(xué)Word的朋友，也可以由此參照使用其他現有的模板了。如果想要提高實(shí)際水平，關(guān)鍵還是要多多動(dòng)手實(shí)踐。
通過(guò)上面的過(guò)程，相信各位朋友已經(jīng)能夠初步體會(huì )使用現有模板完成任務(wù)的便利與高效。我們還可以假設一下，如果對于一個(gè)常常要寫(xiě)簡(jiǎn)歷的人來(lái)說(shuō)(有這種人嗎？簡(jiǎn)歷制作公司)，那么模板的高效性是可想而知的。前面所提到的有規律的重復的文檔，就是指的這個(gè)意思。
和樣式一樣，現有的模板不是任何時(shí)候都符合我們的需要。那么，接下來(lái)我們將學(xué)習如何創(chuàng )建適合自己要求的模板。
(四) 創(chuàng )建適合自己的模板
使用“修改法”創(chuàng )建自己的模板
所謂使用“修改法”創(chuàng )建自己的模板，就是指在現有模板的基礎上，通過(guò)修改與定制，得到自己的模板。修改與定制的主要內容是現有模板中的樣式，當然模板中的文字、提示語(yǔ)也可以根據自己的要求更改。
下面的操作我們將修改Word提供的“典雅型報告”模板來(lái)創(chuàng )建一個(gè)符合自己企業(yè)需要的“業(yè)績(jì)報告”模板。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面。選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區的“本機上的模板”，打開(kāi)“模板”對話(huà)框，選擇“報告”選項卡，選中“典雅型報告”模板，然后選中“新建”區的“模板”單選框(圖 11)。
圖 11
2. 單擊“確定”按鈕后，便根據“典雅型報告”模板為基準創(chuàng )建了一個(gè)模板，接下來(lái)我們修改其中的文字和樣式從而得到適合自己需要的模板。
3. 為了便于瀏覽，切換到“普通視圖”?？梢钥吹侥０逯械母鞣N提示性文字，以及已經(jīng)根據模板定義的樣式顯示的文檔外觀(guān)框架，如果“樣式和格式”任務(wù)窗格沒(méi)有顯示，請打開(kāi)它?？梢酝蟿?dòng)“樣式和格式”任務(wù)窗格的滾動(dòng)條，瀏覽一下該模板提供的相當豐富樣式組(圖 12)。
圖 12
4. 也許初學(xué)的朋友會(huì )問(wèn)，難道我制作一個(gè)文檔需要用這么多樣式嗎？回答當然是否定的，如此豐富的樣式只是供我們需要時(shí)選用的。
5. 接下來(lái)先修改一些文字內容。在“單擊此處鍵入公司名稱(chēng)”處輸入企業(yè)的名稱(chēng)，如“新悅國際教育咨詢(xún)”，如果是為自己公司制作模板，那么這個(gè)名稱(chēng)應該是不變的內容，所以在這里輸入后，那么以后用此模板新建文檔時(shí)就不必重新輸入了。
6. 選中“營(yíng)銷(xiāo)計劃”段落，更改為“業(yè)績(jì)報告”。更改“向東部地區發(fā)展的最佳時(shí)機”為“2004年度××部門(mén)業(yè)績(jì)報告”，對于“分節符(下一頁(yè))”下方的標題也按此更改，完成后的效果如下圖(圖 13)。
圖 13
7. 接下來(lái)我們對樣式進(jìn)行修改，以滿(mǎn)足自己企業(yè)對文檔外觀(guān)的需要。下面的操作將把“標題1”樣式的字體顏色改為“藍色”，為“標題2”樣式添加灰色的底紋。要說(shuō)明一下的是，在實(shí)際的工作中可能不會(huì )像這樣修改。此處之所以采取這樣的操作。只是為了方便學(xué)習和理解，因為這樣修改后的外觀(guān)變化很明顯。
8. 單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標題1”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖 14)，打開(kāi)“修改樣式”對話(huà)框。
圖 14
9. 單擊“修改樣式”對話(huà)框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，在打開(kāi)的“字體”對話(huà)框中設置字體的顏色為“藍色”，然后依次單擊“確定”按鈕。
10. 可以看到模板中使用“標題1”段落的文字改為藍色。
11. 單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標題2”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開(kāi)“修改樣式”對話(huà)框。
12. 單擊“修改樣式”對話(huà)框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“邊框”命令，在打開(kāi)的“邊框和底紋”對話(huà)框中選擇“底紋”選項卡，然后設置好底紋(圖 15)，并單擊兩次“確定”按鈕。
圖 15
13. 可以看到模板中使用“標題2”樣式的段落被修飾了灰色的底紋。
14. 作為操練，對模板的修改就到此，有其它要求的修改可以仿照上面的方法進(jìn)行。下面我們要把剛才的修改保存為一個(gè)自己的模板。
15. 單擊工具欄上的“保存”按鈕，或者選擇“文件→保存/另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對話(huà)框，由于我們在創(chuàng )建時(shí)就選擇了“模板”選項，因此此時(shí)Word自動(dòng)識別我們是要保存一個(gè)模板，并定位到了Word模板的默認保存位置(圖 16)。
說(shuō)明：Word用戶(hù)創(chuàng )建模板的默認保存位置為：C:\Documents and Settings\zunyue(用戶(hù)賬號)\Application Data\Microsoft\Templates文件夾。你當然可以把自己創(chuàng )建的模板保存到其它位置，但是筆者建議保存在這個(gè)默認位置，因為保存在這里的模板會(huì )在“模板”對話(huà)框的“常規”選項卡顯示，以后利用該模板新建文檔時(shí)方便選用。
圖 16
16. 在文件名框內輸入該模板的名稱(chēng)，如“業(yè)績(jì)報告”，單擊保存按鈕即可完成保存。
到這里，利用“修改法”創(chuàng )建自己的模板的操練就完成了，在后面的“使用自己的模板創(chuàng )建新文檔”部分，我們將學(xué)習利用這個(gè)模板來(lái)創(chuàng )建新的文檔，所以上面的操作請務(wù)必完成。
使用“原型法”創(chuàng )建自己的模板
所謂“原型法”，就是用常規方法完成了一篇文檔的制作，同時(shí)，修飾這篇文檔的各種樣式也已經(jīng)修改或創(chuàng )建好。這種方法在實(shí)際工作中可能使用更加頻繁。
比如，你現在已經(jīng)制作好了一份客戶(hù)信函文檔，修飾該文檔所需的各種樣式也制作好了。由于你考慮到以后還會(huì )多次制作同類(lèi)型的文檔，為了提高效率，就可以根據這篇已完成的文檔為基準創(chuàng )建模板。
創(chuàng )建過(guò)程非常簡(jiǎn)單，主要做兩件事情：
一是刪除該文檔的會(huì )根據不同情況變化的內容(比如客戶(hù)名稱(chēng)，客戶(hù)信息等)，保留不變的內容(比如自己公司的名稱(chēng)、地址等)；
二是如果樣式名稱(chēng)還不形象和具體的話(huà)，則為它們取一個(gè)形象的名稱(chēng)，這樣可以讓自己團隊的其它成員，也能方便地使用這個(gè)模板來(lái)創(chuàng )建新文檔。
下面的實(shí)例操練，將根據一份已經(jīng)制作完成的“客戶(hù)信函”文檔原始案例文件創(chuàng )建一個(gè)“客戶(hù)信函”模板，方便日后創(chuàng )建同類(lèi)型的文檔時(shí)使用，從而大大提高工作效率。
“客戶(hù)信函”文檔原始案例文件下載1. 打開(kāi)“客戶(hù)信函”原始案例文件，可以看出這是一個(gè)已經(jīng)制作好的公司銷(xiāo)售經(jīng)理寫(xiě)給客戶(hù)的信函。如果你的“樣式和格式”任務(wù)窗格沒(méi)有顯示，請打開(kāi)它，可以看到修飾該文檔所需要的各種樣式已經(jīng)制作好，而且以比較形象的名稱(chēng)命名。
2. 接下來(lái)我們的主要工作是，把該文檔中將會(huì )根據實(shí)際情況改變的內容刪去，但是這里筆者還想做得更完美點(diǎn)。也就是制作內容輸入提示域。具體效果是，給出內容輸入的提示文字，同時(shí)當用戶(hù)用鼠標點(diǎn)擊提示文字時(shí)，該部分被選中(圖 17)，用戶(hù)即可輸入實(shí)際的內容，而提示文字自動(dòng)清除。如果你常常使用Word提供的現成模板，你應該發(fā)現它們也是這樣做的，這讓用戶(hù)使用更加方便。
圖 17
3. 選中案例文件中第一自然段的客戶(hù)姓名“金梅”，然后選擇菜單“插入→域”命令，打開(kāi)“域”對話(huà)框，然后在類(lèi)別下拉列表中選擇“文檔自動(dòng)化”，“域名”區選擇“MacroButton”，在“宏名”區選擇“DoFieldClick”，在“顯示文字”框內輸入“[輸入客戶(hù)姓名]”，操作完成后單擊“確定”按鈕(圖 18)。
圖 18
4. 返回Word編輯窗口，可以看到原來(lái)具體客戶(hù)姓名“金梅”的位置變成一個(gè)帶有提示性文字的內容輸入域，具體效果和前面描速一致(圖 19)。
圖 19
5. 下面我們查看一下它的域代碼。用鼠標單擊一下“[輸入客戶(hù)姓名]”位置，它顯示為反白，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“切換域代碼”命令(圖 20)。
圖 20
6. 可以看到該域的域代碼如下圖(圖 21)。
圖 21
7. 從這段代碼中我們可以很容易看出規律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下來(lái)是提示性文字，明白這個(gè)規律我們就可以通過(guò)復制粘貼的方法制作后面的內容提示輸入域了。
8. 比如復制該段域代碼到“雅宣護膚系列”處，然后把提示性文字“輸入客戶(hù)姓名”改為“輸入產(chǎn)品系列名稱(chēng)”，執行“切換域代碼”命令后，即可顯示為域的文字形式。
9. 為了節省篇幅，后面的修改操作參照“客戶(hù)信函”最終效果文件進(jìn)行。當全部工作完成后，我們把它保存為模板。選擇菜單“文件→另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對話(huà)框，在選擇“文件類(lèi)型”為“文檔模板”，在“文件名”輸入模板名“客戶(hù)信函”，保存位置就采用默認位置，然后單擊確定后就得到了自己的“客戶(hù)信函”模板(圖 22)。
圖 22
通過(guò)上面的操練，我們體會(huì )了用現有文檔創(chuàng )建模板的方法，關(guān)鍵學(xué)習了如何制作內容提示輸入域，采用這個(gè)技術(shù)的好處在于，創(chuàng )建好的模板可方便地供團隊其它成員使用，有效地加強了團隊協(xié)作程度。下面我們再來(lái)學(xué)習用“匯編法”創(chuàng )建自己的模板。
“客戶(hù)信函”文檔完成文件下載使用“匯編法”創(chuàng )建自己的模板
隨著(zhù)“樣式”和“模板”使用水平的提高，你可能常常對那些制作精致的樣式“愛(ài)不釋手”，那么可不可以把別人做好的樣式引用到自己的模板文件中來(lái)呢？答案是肯定的，“匯編法”就是把其它模板或文檔中樣式引用到自己的模板中來(lái)，從而得到自己的模板。
使用“匯編法”創(chuàng )建模板的用戶(hù)最好具備一個(gè)前提，就是對各種樣式的特點(diǎn)、使用場(chǎng)合了解得比較深入。不然，如果只是隨便地從模板或文檔中引入樣式來(lái)“匯編”，那么得到的模板效果通常不理想。
下面的操作只是簡(jiǎn)單地學(xué)習創(chuàng )建的方法，而實(shí)際中的運用水平如何，還取決于樣式和模板使用經(jīng)驗的積累程度。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區的“本機上的模板”，打開(kāi)“模板”對話(huà)框，選擇“常用”選項卡，選中“空白”項，然后選中“新建”區的“模板”單選框，單擊“確定”后創(chuàng )建了一個(gè)新的空白模板。
2. 接下來(lái)，我們假設要把Word提供的“典雅型報告”模板中的“塊引用”和“標題2”樣式引用到當前的模板，以創(chuàng )建自己模板。選擇菜單“工具→模板和加載項”命令，打開(kāi)“模板和加載項”對話(huà)框，單擊“管理器”按鈕，出現“管理器”對話(huà)框(圖 23)。
圖 23
3. 單擊“管理器”對話(huà)框右側“在Normal中”區下方的“關(guān)閉文件”按鈕，清除標準模板Normal中的樣式列表。剛才的“關(guān)閉文件”按鈕并為“打開(kāi)文件”按鈕，單擊“打開(kāi)文件”按鈕，在顯示的“打開(kāi)文件”對話(huà)框內中定位至C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夾(假設你Office安裝在C盤(pán))，然后選中“典雅型報告”后，單擊“打開(kāi)”按鈕(圖 24)。
說(shuō)明：C:\Program Files\Microsoft Office\Templates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用戶(hù)創(chuàng )建模板的默認保存位置區別。
圖 24
4. 返回“管理器”對話(huà)框，可以看到“典雅型報告”模板中的樣式均列在右邊的列表中，然后選中要引用到自己模板的樣式“標題2”，再單擊“復制”按鈕即可(圖 25)。拖動(dòng)樣式框滾動(dòng)條，找到“塊引用”樣式，用同樣的方法復制到自己的模板中去。
圖 25
5. 完成操作后單擊“關(guān)閉”按鈕，返回Word編輯窗口，打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到“標題2”和“塊引用”樣式，已被引入到自己的模板中(圖 26)。
圖 26
6. 用同樣的方法可以引用其它模板或文檔中的樣式，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話(huà)框中設定好模板的名稱(chēng)，采用默認保存位置，即可完成模板的創(chuàng )建。
(五)使用自己的模板創(chuàng )建新文檔
前面一直在學(xué)習如何創(chuàng )建符合自己要求的模板，下面我們要體會(huì )一下辛勤勞動(dòng)的果實(shí)了，就是利用自己的模板創(chuàng )建新的文檔。其實(shí)操作非常簡(jiǎn)單，和前面“使用現有模板”部分的操作沒(méi)有太大的差別。
下面的實(shí)例操練，我們將用前面創(chuàng )建的“業(yè)績(jì)報告”模板或者“客戶(hù)信函”模板創(chuàng )建一個(gè)新文檔，可以體會(huì )當需要多次創(chuàng )建這樣的文檔時(shí)，使用模板的確是非常高效的。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區的“本機上的模板”，打開(kāi)“模板”對話(huà)框，選擇“常用”選項卡，可以看到前面我們創(chuàng )建的模板(圖 27)，我們先選中“業(yè)績(jì)報告”，然后選中“新建”區的“文檔”單選框，單擊“確定”后，就用“業(yè)績(jì)報告”模板創(chuàng )建了一個(gè)新文檔。
圖 27
2. 還記得“業(yè)績(jì)報告”模板的創(chuàng )建過(guò)程嗎？在這個(gè)根據“業(yè)績(jì)報告”新建的文檔中，可以看到文字和樣式都是按照前面的修改顯示的，接下來(lái)我們的工作就是要輸入具體內容，然后利用提供的樣式修飾文檔就可以了。
3. 作為練習，你還可以利用“客戶(hù)信函”模板創(chuàng )建一個(gè)新的文檔，體會(huì )一下內容提示輸入域的便利性。
(六) 使用其它模板改變現有文檔風(fēng)格
文檔制作完成后，可以通過(guò)“格式”菜單下的“主題”命令，使用“樣式庫”選擇其它模板，一次性替換當前文檔的樣式組合，讓文檔以更改后模板中的樣式風(fēng)格顯示。
具體操作方法如下：
在當前文檔打開(kāi)的情況下，選擇菜單“格式→主題”命令，打開(kāi)“主題”對話(huà)框，單擊“樣式庫”按鈕，顯示“樣式庫”對話(huà)框，在左側的“模板”列表框中選擇一個(gè)模板，比如“典雅型報告”，單擊“確定”按鈕(圖 28)，返回Word編輯界面，可以看到當前文檔的外觀(guān)按照“典雅型報告”模板的樣式風(fēng)格顯示。
圖 28
該方法也可以用于當你把文檔制作完成后，發(fā)現先前為文檔選擇的模板并不適合，需要為文檔更換一個(gè)模板的情形。
三、總結
好了，本課程的主體內容到這里就全部結束了。大家可能覺(jué)得學(xué)習的過(guò)程好漫長(cháng)，是不是感覺(jué)有點(diǎn)辛苦了？但是千萬(wàn)不要放棄哦，繼續往下看看，我們已經(jīng)初步獲得解決實(shí)際問(wèn)題和任務(wù)的能力了。
對于任務(wù)一，我們利用“簡(jiǎn)歷向導”學(xué)習了使用現有模板的基本方法，接下來(lái)只要多多有意識地使用現成的模板，體會(huì )不同模板針對適合處理的文檔類(lèi)型提供的樣式組在文檔修飾中的特性。如果它們都符合要求，“按部就班”使用即可；如果有些需要修改，則根據前面的“修改法”進(jìn)行更改，從而得到自己的模板，以后重復處理同類(lèi)型文檔的效率就大大提高了。
對于任務(wù)二，首先是要為企業(yè)的各種文檔制作相應標準規范的原型文檔，經(jīng)過(guò)使用試驗通過(guò)之后再以它們?yōu)闃藴手谱髂０?，并把每個(gè)模板的樣式組都用容易理解的名稱(chēng)命名，方便相關(guān)各部門(mén)使用，有效保證文檔外觀(guān)的統一和規范。
模板的學(xué)習到此告一段落，后面還有提高工作效率的應用課程等著(zhù)你積極參與，在提高Office應用水平的道路上，歡迎你共同前行。
