我們面臨著(zhù)一個(gè)信息的時(shí)代，需要不斷地創(chuàng )建信息，或者從別人那里接受或共享信息。在以往，當我們發(fā)現信息后，就會(huì )隨手記在紙上或者便簽中，時(shí)間長(cháng)了，非常容易造成信息的丟失，而且這些零散的信息也是非常難以組織的。
Microsoft Office OneNote 2003是Microsoft Office System中的新增應用程序，它允許用戶(hù)電子化地記錄、組織和重新利用在便攜式電腦、臺式機或掌上電腦中的筆記，并為用戶(hù)提供了多種獲取信息的方式，使用戶(hù)在這樣的環(huán)境中有效地收集、自定義和組織信息。
OneNote作為Microsoft Office System中的一個(gè)應用程序，可以電子化地記錄您的信息，并可以允許用戶(hù)根據喜好記錄筆記、輕松地組織信息、快速訪(fǎng)問(wèn)信息，并且可以有效地重新利用和共享筆記信息。
在開(kāi)始使用OneNote記錄信息之前，我們需要先了解OneNote的操作界面，如圖1所示。
圖1 OneNote操作界面
在這個(gè)靈活、強大的數字筆記本中，用戶(hù)可以根據自己的工作需要，對操作界面進(jìn)行進(jìn)一步調整。
OneNote給予用戶(hù)以自己的方式組織信息的能力，使用OneNote，您可以為數字記事本系統創(chuàng )建特定的項，使得每項擁有自己的筆記頁(yè)。
在默認方式下，OneNote提供了“常規”、“便箋”和“會(huì )議”3個(gè)筆記本項，而這些筆記本項可以按照如下方式添加或刪除：
（1）在筆記本項的標簽上單擊鼠標右鍵，即可打開(kāi)右鍵命令菜單，如圖2所示。
圖2
（2）在右鍵命令菜單中，選擇【新分區】命令，即可在當前的筆記本項后面添加一個(gè)新的筆記本項，同時(shí)，您還可以為該分區起一個(gè)名字，以標注這個(gè)分區記錄的信息內容。
圖3 新建的分區
（3）使用筆記本項上的右鍵菜單，您還可以為該分區更改顏色、移動(dòng)分區等操作，使其符合您的使用習慣。
刪除筆記本項的操作同樣出現在筆記本項的右鍵菜單中，選擇【刪除】命令，在“Microsoft Office OneNote”提示對話(huà)框中，選擇【是】命令，刪除該筆記本項。
圖4 刪除筆記本項
而實(shí)際上，在OneNote中的每一個(gè)筆記本項都有一個(gè)單獨的文件與其對應，它們存放在Windows操作系統中的“我的文檔”中的“我的筆記本”文件夾中，如圖5所示。
圖5 在資源管理器中的筆記本項文件
在每個(gè)筆記本項中，都可以包含若干頁(yè)面用來(lái)保存不同性質(zhì)的筆記，例如，一個(gè)項目經(jīng)理可以為正在進(jìn)行的項目的每個(gè)部分設定一個(gè)頁(yè)面，分別保存供應商會(huì )議、客戶(hù)會(huì )議和項目時(shí)間線(xiàn)等記錄。
在OneNote操作界面的左側，是每個(gè)筆記本內各個(gè)頁(yè)面的單獨標簽集，單擊這些標簽可以讓您進(jìn)入相應的頁(yè)面。用戶(hù)可以創(chuàng )建新的頁(yè)面組，它是具有相同標題區的頁(yè)面集合，頁(yè)面組中有一個(gè)主頁(yè)面和子頁(yè)面，它們在標題區中具有相同的信息。
在筆記本項中插入新的頁(yè)面的操作步驟如下：
（1）單擊OneNote操作界面中的【插入】｜【新頁(yè)】菜單項，即可插入新的頁(yè)面，而頁(yè)面的標題就是在標題區內輸入的內容。
圖6 新建的頁(yè)面
（2）在新建的頁(yè)面中，還可以根據需要創(chuàng )建一個(gè)或若干個(gè)子頁(yè)面，此時(shí)只需要選擇【插入】菜單中的【新子頁(yè)】命令即可。頁(yè)面組中的子頁(yè)在OneNote右側顯示為較小的頁(yè)面標簽，如圖7所示。
圖7 在頁(yè)面組中的子頁(yè)
為了使在頁(yè)面中信息的格式更貼近于用戶(hù)的使用，可以通過(guò)【視圖】菜單中的【基準線(xiàn)】命令，來(lái)調整記錄信息時(shí)的外觀(guān)。
圖8 調整頁(yè)面的基準線(xiàn)
并且，OneNote為特定的用戶(hù)預定義了信紙的格式，即有預定義外觀(guān)的頁(yè)面。OneNote提供了3種基本類(lèi)型的信紙：
· 劃線(xiàn)紙：頁(yè)面中帶有很多規則線(xiàn)（例如線(xiàn)條和網(wǎng)格等）；
· 輕型紙：在有很多筆記的情況下，幫助用戶(hù)組織思路和信息的紙；
· 設計紙：帶有圖片和相同字體、字體顏色的信紙。
這些信紙可以直接應用在您的頁(yè)面中，如圖9所示。
圖9 OneNote中的信紙
打開(kāi)OneNote的任務(wù)窗格，在“新建”任務(wù)窗格的“更改信紙”選項區域內，就可以選擇您將希望使用何種信紙創(chuàng )建新的頁(yè)面，如圖10所示。
圖10 信紙的選擇
信紙在所有的筆記記事中提供了一致的外觀(guān)，有助于避免輸入反復出現的文本內容，并且有助于讓用戶(hù)專(zhuān)注于筆記的記錄，而不用再去考慮頁(yè)面的布局和字體的類(lèi)型等格式設置。
通過(guò)“新建”任務(wù)窗格中的【將當前頁(yè)保存為信紙】命令，還允許用戶(hù)將自己定義好格式的頁(yè)面保存為信紙格式，以供將來(lái)使用。
就像在紙上記錄筆記一樣，OneNote提供給用戶(hù)極大的記錄信息能力，我們可以將信息記錄在OneNote頁(yè)面的任何位置，并可以與其它應用程序中的信息進(jìn)行整合。
OneNote在每個(gè)筆記頁(yè)面中都提供了筆記標題的功能，一方面可以使用戶(hù)在頁(yè)面中了解該頁(yè)面記錄的信息，同時(shí)，頁(yè)面標題還會(huì )反應到頁(yè)面標簽上，通過(guò)頁(yè)面標簽，用戶(hù)可以非?？焖俚乇闅v到需要的頁(yè)面內容，如圖11所示。
圖11 頁(yè)面的標題
在標題區中包含了頁(yè)面的標題、頁(yè)面的總數和當前頁(yè)面、該頁(yè)面的創(chuàng )建日期和時(shí)間等信息。并且每個(gè)頁(yè)面的標題區與頁(yè)面中的筆記內容不在同一個(gè)區域中，這樣就使得標題區在進(jìn)行信息記錄時(shí)保持始終可見(jiàn)。
在OneNote筆記記錄區的任意位置，都可以隨時(shí)記錄信息，并且可以與Office其它應用程序一樣，輕松完成文字格式的定義。
使用OneNote記錄文字信息的操作步驟如下：
（1）單擊OneNote筆記記錄區的任意位置，即可出現開(kāi)始筆記輸入的標記圖標，提示用戶(hù)可以進(jìn)行文字信息的輸入。
圖12 書(shū)寫(xiě)文字筆記
（2）選擇【視圖】菜單中的【任務(wù)窗格】命令，開(kāi)啟OneNote任務(wù)窗格，并打開(kāi)“字體”任務(wù)窗格，為選中的文字記錄設置字體、字號、顏色以及文字效果等格式。
圖13 設置筆記文本的格式
（3）在筆記中也可以通過(guò)“項目符號”和“編號”任務(wù)窗格，為文字內容設置相關(guān)的符號。
圖14 在筆記中應用項目符號和編號
用鼠標在筆記上盤(pán)旋時(shí)名為“筆記處理”的小圖標會(huì )出現在筆記旁邊。使用這些處理可以輕松地在頁(yè)面上移動(dòng)筆記。使用該特性可以重新排序條目（數字會(huì )自動(dòng)調整）或者組合可能分散在頁(yè)面外的同一主題的筆記。在一個(gè)列表附近拖動(dòng)另一個(gè)列表，OneNote會(huì )自動(dòng)將拖動(dòng)的列表合并到前一個(gè)列表。使用拖放的處理也可以用于分離筆記內容，如圖15所示。
圖15 拖放筆記的內容使其重新組合
OneNote提供了利用手寫(xiě)設備在掌上電腦、臺式機或便攜式計算機上手寫(xiě)筆記或繪制圖表的能力，您可以在同一個(gè)頁(yè)面中手寫(xiě)或者輸入筆記的內容。如果您沒(méi)有手寫(xiě)輸入設備，還可以利用鼠標的操作完成繪制和勾畫(huà)圖表。
對于掌上電腦，用戶(hù)可以使用數字墨水——一種來(lái)自Microsoft的新技術(shù)，應用于手寫(xiě)，就像它們是文本一樣。OneNote的鍵入文本的特性同樣適用于墨水筆記，如項目符號和編號、拖放和用筆記標簽標記。OneNote的查找特性同樣允許用戶(hù)在掌上電腦的筆式輸入設備書(shū)寫(xiě)的OneNote筆記本中搜索墨水筆記。在OneNote中，如果需要，可以將數字墨水筆記轉換為鍵入的文本。
如果在臺式機或便攜式電腦上在OneNote里使用筆式輸入設備，手寫(xiě)的筆記存為圖形文件。盡管這些筆記顯示為手寫(xiě)，但它們不具有數字墨水的增強特性，而且這些筆記也不能轉換為輸入文本。
在OneNote中，提供了多種可供選擇的墨水類(lèi)型，包括筆跡的顏色和濃度，在使用數字墨水前，先通過(guò)“筆”工具欄選擇相關(guān)的書(shū)寫(xiě)樣式。
圖16 “筆”工具欄
然后就可以在OneNote筆記記錄區的任意位置進(jìn)行書(shū)寫(xiě)了，如圖17所示。
圖17
在書(shū)寫(xiě)或繪制的過(guò)程中，也可以使用OneNote提供的“橡皮擦”功能，將繪制失誤的部分擦除干凈。
使用OneNote不僅可以輸入文字信息或者繪制圖表內容，還可以將其它的信息整合到筆記文件中，例如我們可以通過(guò)【插入】｜【圖片】命令向筆記中插入相關(guān)的圖片文件，如圖18所示。
圖18 在筆記中插入圖片信息
如果您的計算機中安裝了麥克風(fēng)設備，可以通過(guò)選擇【視圖】菜單中的【工具欄】|【錄音】命令，打開(kāi)“錄音”工具欄，在工具欄中單擊“開(kāi)始錄制”圖標開(kāi)始記錄音頻。然后您可以在OneNote中像平常一樣記筆記，OneNote將音頻和寫(xiě)下的筆記同步。通過(guò)這么做，OneNote記錄了寫(xiě)下每個(gè)筆記的同時(shí)發(fā)生的音頻信息。
圖19 錄音工具欄
因此，如果需要澄清某個(gè)筆記，你可以將鼠標停留在有問(wèn)題的筆記上時(shí)，就會(huì )出現音頻圖標。單擊該音頻圖標，OneNote即可播放記下筆記時(shí)正在進(jìn)行的音頻。
圖20 與筆記同步的音頻信息
在記錄信息時(shí)，由于OneNote給予用戶(hù)記錄信息的靈活性，允許用戶(hù)在任意位置書(shū)寫(xiě)信息，有時(shí)就會(huì )發(fā)現需要在原有的信息中間加入新的記錄區域，或者希望能夠刪除在筆記中的多余的筆記空間。
OneNote中的“額外的書(shū)寫(xiě)空間”功能就提供了對筆記空間進(jìn)行組織的能力，例如，我們希望能夠在已有筆記的部分插入新的討論內容，即可在筆記上單擊鼠標右鍵，選擇【額外的書(shū)寫(xiě)空間】菜單命令，如圖21所示。
圖21
此時(shí)，在需要添加空間的區域中按住鼠標左鍵，向上或向下拖動(dòng)鼠標，即可規劃出新的空間區域，同時(shí)，在筆記區中也可以觀(guān)察到該空間的大小。在新的空間中即可繼續進(jìn)行記錄筆記的操作。
圖22 新增加的空間
使用OneNote將信息記錄在電子筆記本中后，這些信息是否還可以進(jìn)行重新的組織或信息查找呢？OneNote提供了強大的信息組織和處理工具，使得用戶(hù)可以在編輯信息或者回顧信息時(shí)使用。
因為記錄的信息是保存在不同的筆記本項的不同頁(yè)面和子頁(yè)面中的，那么，如果希望能夠查找到特定的信息是否會(huì )非常麻煩呢？
OneNote提供了信息的查找特性，只需在如圖23所示的位置輸入希望查找的信息關(guān)鍵字，然后單擊信息查找的箭頭圖標，即可在所有打開(kāi)的筆記本項中查找那些關(guān)鍵字。
圖23 輸入需要查找的關(guān)鍵字
OneNote會(huì )在包含匹配字符的頁(yè)面高亮顯示頁(yè)面標簽。按下ENTER鍵或單擊“下一個(gè)匹配的內容”箭頭時(shí)，OneNote會(huì )迅速跳到筆記中下一個(gè)匹配的地方，使得在同一時(shí)間搜索多個(gè)筆記本項中的頁(yè)面變得非常簡(jiǎn)單，如圖24所示。
圖24 在頁(yè)面中高亮顯示的關(guān)鍵字
同時(shí)，您還可以打開(kāi)OneNote任務(wù)窗格，在“頁(yè)列表”的任務(wù)窗格中，將顯示OneNote中的搜索結果，并且可以根據不同的排序依據排序列表。單擊搜索結果中的名稱(chēng)，即可打開(kāi)包含搜索關(guān)鍵字的相關(guān)頁(yè)面查看信息。
圖25 在任務(wù)窗格中的搜索結果
為了進(jìn)一步對筆記的內容進(jìn)行組織，在OneNote中還提供了筆記標簽來(lái)標注筆記的內容，用于標記關(guān)鍵條目、緊急筆記或需要跟進(jìn)的項目。
使用筆記標簽標注筆記的操作步驟如下：
（1）在OneNote中，將光標置于需要標注的文字或圖表上面。
（2）在“常用”工具欄中單擊【筆記標記】按鈕旁邊的下拉箭頭，打開(kāi)筆記標記選項，如圖26所示。
圖26 添加筆記標記
（3）根據需要在筆記中加入標記的類(lèi)別，例如待辦事項、重要、問(wèn)題、提醒的信息等等。這樣就會(huì )在筆記的前面出現標記的圖標。
除了使用OneNote提供的筆記標記外，用戶(hù)還可以自定義標記的內容，以更有效地組織筆記。自定義標記的操作步驟如下：
（1）執行菜單欄中的【視圖】︱【任務(wù)窗格】命令，在打開(kāi)的任務(wù)窗格中單擊【其它任務(wù)窗格】命令右側的下三角按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“自定義我的筆記標記”命令，即可打開(kāi)“自定義我的筆記標記”任務(wù)窗格。
圖27 自定義我的筆記標記
（2）選擇需要定義的筆記標記，然后單擊【修改】按鈕，打開(kāi)“修改筆記標記”對話(huà)框，如圖28所示。
圖28 修改筆記標記
（3）在“顯示名稱(chēng)”中輸入該筆記標記的標題，例如“已確定的信息”，然后單擊“符號”圖標中的下拉箭頭，為該標記選擇特定的符號，并調整字體和背景的顏色，所有的設置工作可以在“預覽”文本框中進(jìn)行查看。
圖29 定義筆記標記的內容
（4）定義完成后單擊【確定】按鈕完成操作，此時(shí)在筆記標記列表中就會(huì )新增加一個(gè)筆記標記項目，并且可以將它應用到您的筆記上。
為筆記的內容添加完成筆記標記后，使用鼠標右鍵單擊在筆記內容前面的標記圖標，可以刪除筆記標記或者自定義我的筆記標記，如圖30所示。
圖30 筆記標記的操作
同時(shí)，用戶(hù)還可以單擊“筆記標記”工具欄中的【創(chuàng )建Outlook任務(wù)】圖標，可以將該標記整合到Outlook中，以創(chuàng )建一個(gè)新的Outlook任務(wù)。
圖31 “筆記標記”工具欄
為筆記設置了筆記標記后，一方面可以幫助您在瀏覽筆記時(shí)獲得提示信息，同時(shí)，筆記中的筆記標記還可以組織起來(lái)，使用戶(hù)能夠查看到關(guān)于筆記的摘要信息。
（1）選擇【視圖】菜單中的【筆記標記摘要】命令，或者直接打開(kāi)“筆記標記摘要”任務(wù)窗格。
（2）可以在“按下列條件將筆記分組”下拉列表中選擇分組的依據，例如根據筆記標記、分區、標題、日期或筆記文本等。
圖32 選擇分組條件
（3）在顯示區域中即可查看到根據條件分組的筆記內容。
（4）還可以在“搜索”下拉列表中，選擇您希望在哪些位置搜索這些帶有標記的筆記內容。
（5）如果希望能夠將特定標記的筆記內容重新組織，可以單擊【創(chuàng )建摘要頁(yè)】按鈕，將這些根據條件篩選出來(lái)的筆記內容放置到同一個(gè)頁(yè)面中，如圖33所示。
圖33 根據標記重新組織的筆記內容
將筆記記錄在紙上，那么這些信息就很難共享給其它用戶(hù)使用。而在OneNote中創(chuàng )建的電子信息，可以通過(guò)以下的方式輕松完成信息的共享。
在OneNote的“常用”工具欄中單擊“電子郵件”圖標，即可打開(kāi)Outlook 2003中的郵件界面，如圖34所示。
圖34 使用電子郵件發(fā)送筆記
當使用OneNote發(fā)送筆記信息時(shí)，它會(huì )自動(dòng)將筆記轉換為HTML格式并將它們自動(dòng)加入到郵件的正文內容中，這樣，即使郵件的接受方?jīng)]有安裝OneNote應用程序，依然可以打開(kāi)郵件閱讀筆記的內容。
另外，OneNote同時(shí)也創(chuàng )建了筆記的一個(gè).one文件作為附件插入到Outlook電子郵件中，如果收件人安裝了OneNote，則可以很容易地通過(guò)雙擊附件將頁(yè)面加入到他們自己的筆記本中。
OneNote提供了將筆記發(fā)布成HTML網(wǎng)頁(yè)的能力，這樣就方便用戶(hù)使用瀏覽器就可以查看到筆記的內容。
（1）選擇【文件】菜單中的【發(fā)布頁(yè)】命令，打開(kāi)如圖35所示的對話(huà)框。
圖35 發(fā)布OneNote筆記
（2）選擇發(fā)布筆記的位置，并在“保存類(lèi)型”下拉列表中選擇“單個(gè)文件網(wǎng)頁(yè)”選項，設置完成后單擊【發(fā)布】按鈕。
其它用戶(hù)不需要安裝OneNote應用程序，只要打開(kāi)IE瀏覽器，即可打開(kāi)筆記的內容進(jìn)行查看，如圖36所示。
圖36 通過(guò)瀏覽器查看筆記的內容
同Microsoft Office System中的其它應用程序一樣，OneNote也提供了將筆記發(fā)布到Windows SharePoint Services“共享工作區”的能力，在共享工作區中，團隊的用戶(hù)就可以共同對筆記的內容進(jìn)行瀏覽、編輯，以及分配任務(wù)等多種操作。
提示：關(guān)于“共享工作區”的設置和操作，請參考第4章中的內容。
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