小王經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習和摸索，現在已經(jīng)成為市場(chǎng)部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經(jīng)常向他請教。不料，這卻應驗了那句話(huà)：能者多勞。市場(chǎng)部經(jīng)理這次又給小王安排了一個(gè)重要的任務(wù)：制作一個(gè)專(zhuān)業(yè)的分析報告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來(lái)很多正式出版的雜志和書(shū)刊進(jìn)行對比，這才發(fā)現，雜志和書(shū)刊的編排難點(diǎn)很多，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
圖1 雜志或書(shū)的印刷規范
怎么設計這樣的文檔呢？抓住以下幾個(gè)關(guān)鍵就行了：
1. 頁(yè)面設置決定了頁(yè)面布局、節的起始位置、奇偶頁(yè)頁(yè)眉和首頁(yè)頁(yè)眉
2. 分節時(shí)，每一節可以從奇數頁(yè)或偶數頁(yè)開(kāi)始，而不一定是從下一頁(yè)開(kāi)始
3. 域可以幫助自動(dòng)填寫(xiě)某些內容（例如目錄、頁(yè)眉文字）
4. 打印設置可以讓紙張實(shí)現正反面打印
雙面打印的復雜報告
這份報告要求的格式將完全按照上述所列的雜志或書(shū)的特點(diǎn)進(jìn)行設計。
預留裝訂線(xiàn)區域
為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會(huì )遮擋文字，可以預留出裝訂線(xiàn)區域。
從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設置】命令，顯示“頁(yè)面設置”對話(huà)框，選擇【頁(yè)邊距】選項卡，如圖2所示。
圖2 設置裝訂線(xiàn)
在“頁(yè)碼范圍”中，設置“多頁(yè)”為“對稱(chēng)頁(yè)邊距”；在“頁(yè)邊距”中，設置“裝訂線(xiàn)”為“2厘米”，并可預覽效果；在“預覽”中設置“應用于”為“整篇文檔”。
設置節和頁(yè)眉頁(yè)腳
文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節符類(lèi)型】|【下一頁(yè)】的方式為不同的章分節（參見(jiàn)上一期內容），現在需要將節和頁(yè)眉頁(yè)腳進(jìn)一步設置。
在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。
圖3 設置節和頁(yè)眉頁(yè)腳
在“節”中選擇“節的起始位置”為“奇數頁(yè)”，這樣可以讓每一節都從奇數頁(yè)開(kāi)始，從而讓每章的首頁(yè)位于奇數頁(yè)。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”中選中“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同”，這樣可以分別添加奇數頁(yè)、偶數頁(yè)和每一節的首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，并使其內容不同。
在“預覽”中選擇“應用于”為“整篇文檔”。
如果此時(shí)打印預覽，會(huì )看到在目錄前和第1章前等位置出現空白頁(yè)。這是因為每一節都從奇數頁(yè)開(kāi)始的緣故。當上一節的文字在奇數頁(yè)就結束時(shí)，為了讓本節從奇數頁(yè)開(kāi)始，就會(huì )自動(dòng)加入空白頁(yè)。特別要注意，這個(gè)空白頁(yè)只有打印預覽時(shí)才可看到，在編輯狀態(tài)下無(wú)法看到，不要誤以為沒(méi)有加入空白頁(yè)。
添加不同內容的頁(yè)眉
在添加頁(yè)眉時(shí)，只要充分理解了分節的作用，就能快速設置出復雜的頁(yè)眉。
設置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，從文檔開(kāi)始位置設置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開(kāi)始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。
圖4 第1節的首頁(yè)頁(yè)眉
首先會(huì )顯示第1節的首頁(yè)頁(yè)眉，這是封面的頁(yè)眉，無(wú)需設置。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖5 第2節的首頁(yè)頁(yè)眉
第2節的首頁(yè)頁(yè)眉右側顯示“與上一節相同”，表示與上一節的首頁(yè)頁(yè)眉相同，目錄同樣無(wú)需設置頁(yè)眉。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖6 第3節的首頁(yè)頁(yè)眉
第3節的首頁(yè)頁(yè)眉右側顯示“與上一節相同”，表示與上一節的首頁(yè)頁(yè)眉相同，每一章的首頁(yè)同樣無(wú)需設置頁(yè)眉。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖7 第3節的偶數頁(yè)頁(yè)眉
在本文檔中，這是第一次出現正文中的偶數頁(yè)頁(yè)眉的內容。如果文檔的前面部分也有偶數頁(yè)頁(yè)眉（例如目錄比較長(cháng)時(shí)，就有可能在目錄節首先出現偶數頁(yè)頁(yè)眉），就應該使此處的偶數頁(yè)頁(yè)眉與上一節不同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“同前”按鈕
圖8 與上節不同的偶數頁(yè)頁(yè)眉
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節的奇數頁(yè)頁(yè)眉，如圖9所示。
圖9 第3節的奇數頁(yè)頁(yè)眉
在本文檔中，這是第一次出現正文中的奇數頁(yè)頁(yè)眉的內容。如果文檔的前面部分也有奇數頁(yè)頁(yè)眉（例如目錄比較長(cháng)時(shí)，就有可能在目錄節首先出現奇數頁(yè)頁(yè)眉），就應該使此處的奇數頁(yè)頁(yè)眉與上一節不同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“同前”按鈕
利用插入域的方法，可以一次性設置好所有奇數頁(yè)的標題，并使標題自動(dòng)采用該節的標題。
注意到每一章的標題都采用了“標題一”樣式，可以用一個(gè)域引用“標題一”樣式，這樣就能自動(dòng)根據當前節的“標題一”樣式顯示它所對應的文字內容，無(wú)需反復錄入。
定位到頁(yè)眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話(huà)框，如圖10所示。
圖10 插入“StyleRef”域，并引用“標題1”樣式
在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標題一”樣式，表示引用“標題一”樣式中的文字。
單擊【確定】按鈕后，即可將本節“標題一”樣式對應的文字插入頁(yè)眉，設置頁(yè)眉右對齊后，得到如圖11所示的效果。
圖11 與上節不同的奇數頁(yè)頁(yè)眉，引用“標題一”樣式對應的文字
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄連續單擊“顯示下一項”按鈕
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。
去除頁(yè)眉中多余的水平線(xiàn)
在文檔的首頁(yè)頁(yè)眉中會(huì )注意到，雖然沒(méi)有文字，卻保留了一條水平線(xiàn)?？梢匀コ@條多余的水平線(xiàn)。
按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開(kāi)始位置，在頁(yè)眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁(yè)眉中的水平線(xiàn)，必須先選中頁(yè)眉中的段落標記，如圖12所示。
圖12 選中頁(yè)眉中的段落標記
從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對話(huà)框，如圖13所示。
圖13 去除段落邊框
在預覽中可以看到段落底部添加了一條水平線(xiàn)，頁(yè)眉中的水平線(xiàn)實(shí)際上是用段落的下邊框線(xiàn)制作出來(lái)的。在左側的“設置”中選擇“無(wú)”，即可去除段落邊框，從而使頁(yè)眉中的水平線(xiàn)消失。
由于是在第1節的首頁(yè)去除水平線(xiàn)，后續其他節的首頁(yè)設置均為“與上一節相同”，因此后續節首頁(yè)的水平線(xiàn)也會(huì )消失，不必再進(jìn)行設置了。
添加不同類(lèi)型的頁(yè)碼
在雜志和書(shū)中，目錄和章節可以分別采用不同類(lèi)型的頁(yè)碼。例如，目錄的頁(yè)碼用羅馬數字I，II，III，IV等，章節的頁(yè)碼用阿拉伯數字1，2，3等。要實(shí)現這樣的頁(yè)碼編排，同樣要借助分節來(lái)實(shí)現。
按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開(kāi)始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕
圖14 第1節的首頁(yè)頁(yè)腳
第1節是封面，不需要添加頁(yè)碼，在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖15 第2節的首頁(yè)頁(yè)腳
第2節是目錄，需要添加羅馬數字的頁(yè)碼。在第2節首頁(yè)頁(yè)腳的右上方顯示“與上一節相同”，表示與第1節首頁(yè)相同，顯然，需要斷開(kāi)和第1節之間的鏈接。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕
圖16 “頁(yè)碼”對話(huà)框
選擇“對齊方式”為“外側”，并可以在對話(huà)框中預覽頁(yè)碼位于外側的效果。選中“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”。有些書(shū)籍在每章的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。
單擊“格式”按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對話(huà)框，可設置頁(yè)碼的格式和起始編號，如圖17所示。
圖17 “頁(yè)碼格式”對話(huà)框
在“數字格式”中選擇羅馬數字格式“I，II，III，…”，在“頁(yè)碼編排”中選擇“起始頁(yè)碼”為“I”。
單擊【確定】按鈕結束設置。注意第2節的頁(yè)腳提示文字變?yōu)?#8220;奇數頁(yè)頁(yè)腳 -第2節-”，并且沒(méi)有出現預期的頁(yè)碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對話(huà)框中，選擇了“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”，從而使原來(lái)的“首頁(yè)不同”功能失效，自動(dòng)轉變?yōu)槠鏀淀?yè)頁(yè)腳，并且會(huì )顯示“與上一節相同”。如果切換到頁(yè)眉，還會(huì )看到自動(dòng)添加了一條水平線(xiàn)，這是因為此節已經(jīng)變?yōu)槠鏀淀?yè)頁(yè)眉，從而與上一節的首頁(yè)頁(yè)眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻?yè)碼設置后，按照前面“去除頁(yè)眉中多余的水平線(xiàn)”的方法去除水平線(xiàn)。
圖18 第2節的頁(yè)腳改變?yōu)槠鏀淀?yè)頁(yè)腳
重復一遍剛才的操作即可設置好此節的頁(yè)碼：在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕
圖19 第2節（目錄）的頁(yè)碼
如果目錄較長(cháng)，在目錄的第2頁(yè)會(huì )顯示偶數頁(yè)頁(yè)腳，其中將自動(dòng)采用羅馬數字格式，無(wú)需再進(jìn)行設置。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖20 第3節的首頁(yè)頁(yè)腳
第3節的首頁(yè)頁(yè)腳會(huì )顯示“與上一節相同”提示文字。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕
圖21 “頁(yè)碼格式”對話(huà)框
在“數字格式”中選擇“1，2，3，…”，在“頁(yè)碼編排”中選擇“起始頁(yè)碼”為“1”。設置完畢，后面的所有節都會(huì )延續頁(yè)碼的設置和編號。
至此，整篇文檔的頁(yè)碼格式和編號設置完畢。
最后，按照前面“去除頁(yè)眉中多余的水平線(xiàn)”的方法去除第2節（目錄）頁(yè)眉中的水平線(xiàn)即可完成所有的設置。
雙面打印設置
文檔需要雙面打印時(shí)，可以選擇“手動(dòng)雙面打印”設置。
從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話(huà)框，如圖22所示。
圖22 手動(dòng)雙面打印
選中“手動(dòng)雙面打印”，其他設置保持默認值。
當開(kāi)始打印時(shí)，打印機會(huì )在打印完所有奇數頁(yè)后提示換紙，如圖23所示。將所有打印完的奇數頁(yè)紙張的背面一起放入打印機，即可打印出背面內容。
圖23 提示換紙
小結
無(wú)論多么復雜的排版，只要用好了分節、樣式、頁(yè)面設置和頁(yè)眉頁(yè)腳設置，就能輕松快捷地制作出專(zhuān)業(yè)水準的文檔。
域是提高效率、自動(dòng)生成文本內容的工具。
Word的打印功能極其強大，可以滿(mǎn)足各種打印需求。
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