市場(chǎng)部要開(kāi)一個(gè)關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)調查情況的會(huì )議，有關(guān)調查資料已經(jīng)準備完畢，收集了大量的原始數據，存放在Excel工作簿中，如圖1所示。為了便于在會(huì )議中分析和展示數據，市場(chǎng)部的小孫整理了大量的Excel圖表，然后復制到PowerPoint演示文稿中。這一過(guò)程耗費了很多時(shí)間。盡管小孫知道可以利用Excel數據透視圖表快速分析數據，但由于在PowerPoint中放映圖表時(shí)通常演示的都是靜態(tài)的圖表，大量的復制粘貼工作依然不可避免。
圖1 存放在Excel工作簿中的原始數據
其實(shí)，可以在PowerPoint中加入數據透視圖表，并且在放映幻燈片時(shí)，動(dòng)態(tài)地控制同一圖表中顯示的內容，靈活地顯示各種分析結果，就像在Excel中控制數據透視圖表一樣方便。
為了能實(shí)現這樣的功能，首先需要在Excel工作表中，選中待分析的數據區域，并在“名稱(chēng)”框中輸入此區域的名稱(chēng)，例如“調查結果”，并按【Enter】鍵確認。如果不設置名稱(chēng)，將無(wú)法在PowerPoint中調用此區域的數據。
在PowerPoint演示文稿中新建一張空白幻燈片。在菜單中選擇【視圖】|【工具欄】|【控件工具箱】命令，顯示“控件工具箱”工具欄，如圖2所示。在“控件工具箱”中單擊右下角的“其他控件”按鈕，顯示更多控件。選擇“Microsoft Office Chart 11.0”，這是一個(gè)數據透視圖控件（如果選擇“Microsoft Office PivotTable 11.0”，則選擇的是數據透視表控件，二者的用法類(lèi)似）。
圖2 選擇“其他控件”中的內容
在幻燈片中畫(huà)出控件，然后在控件上單擊右鍵，選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【命令和選項】命令，如圖3所示。這時(shí)將顯示對話(huà)框，如圖4所示，選擇“顯示/隱藏”選項卡，并選中所有的設置項，這些設置將允許在幻燈片放映時(shí)控制數據透視圖。
圖3 畫(huà)出控件并設置控件
圖4 設置可顯示和查看的內容
設置完畢，再次在控件上單擊右鍵，并選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【編輯】命令，如圖3所示。這時(shí)將顯示對話(huà)框，如圖5所示。在這里可指定控件所對應的數據來(lái)源。如果數據量不大，可以選中“在一張數據表中輸入的數據”，并立即輸入數據。如果數據已經(jīng)存放在Excel工作簿中，可選中“一個(gè)數據庫的表或查詢(xún)”。對于本例顯然要選擇后者。
圖5 選擇數據來(lái)源
單擊【連接】按鈕，顯示“數據明細”設置，如圖6所示。
圖6 數據明細
單擊【編輯】按鈕，顯示“選取數據源”對話(huà)框，如圖7所示。
圖7 選取或新建數據源
第一次設置數據源時(shí)，需單擊【新建源】按鈕。以后如果已經(jīng)設置過(guò)數據源，則只需選擇已保存的數據源文件（.odc）。單擊【新建源】按鈕后，顯示“數據連接向導”對話(huà)框，如圖8所示。
圖8 選擇數據源類(lèi)型
選擇“ODBC DSN”，并單擊【下一步】按鈕。顯示連接ODBC數據源設置，如圖9所示。
圖9 選擇ODBC數據源
選擇“Excel Files”，并單擊【下一步】按鈕。在所顯示的對話(huà)框中，選擇存放數據的Excel工作簿文件，如圖10所示。
圖10 選擇Excel工作簿文件
單擊【確定】后，將顯示出Excel工作簿中的名稱(chēng)“調查結果”，該名稱(chēng)對應工作表中的數據區域。
圖11 選擇工作簿中的名稱(chēng)
單擊【下一步】按鈕，為數據源起名并保存數據源文件，如圖12所示。
圖12 為數據源起名并保存數據源文件
單擊【完成】按鈕，返回到如圖7所示的對話(huà)框，并自動(dòng)選中剛保存的數據源文件。此時(shí)單擊【打開(kāi)】按鈕，即可返回到如圖6所示的對話(huà)框中。
在如圖6所示的對話(huà)框中單擊“類(lèi)型”選項卡，可選擇圖表類(lèi)型，如圖13所示。本例選擇柱形圖中的“簇狀柱形圖”。
圖13 選擇圖表類(lèi)型
至此，幻燈片中的數據透視圖控件及其數據源設置已經(jīng)完成。在如圖13所示中單擊對話(huà)框右上角的“關(guān)閉”按鈕，結束設置。
令人神往的圖表動(dòng)態(tài)演示要在放映幻燈片時(shí)才能使用。第一次放映幻燈片時(shí)，圖表中將是空白的，此時(shí)進(jìn)行設置，即可在以后放映時(shí)立即顯示圖表。在頂端的工具欄中單擊“字段列表”按鈕，顯示圖表字段列表，如圖14所示。
圖14 顯示字段列表
現在，可以像在Excel中一樣，將待分析字段拖動(dòng)到圖表當中。
以下以各地區在不同調查時(shí)間內的年齡段圖表為例進(jìn)行數據分析。
在如圖14所示的圖表中，將“地區”字段拖動(dòng)到“將篩選字段拖至此處”標識處，將“年齡”字段拖動(dòng)到“將分類(lèi)字段拖至此處”標識處，將“調查日期”字段拖動(dòng)到“將系列字段拖至此處”標識處。最后，再次拖動(dòng)“年齡”字段至中間圖表區域，這次是對“年齡”字段進(jìn)行統計計算。得到的圖表如圖15所示。
圖15 添加分析字段后的數據透視圖
這樣的圖表是不便于分析的，必須進(jìn)一步設置。
首先，圖表中的計算應該用“年齡的計數”，而不是求和。在“年齡的和”上單擊右鍵，選擇【自動(dòng)計算】|【計數】。
其次，年齡分類(lèi)軸的坐標是按每個(gè)年齡劃分的，應改成按年齡段劃分。在“年齡”上單擊右鍵，選擇【命令和選項】命令，顯示對話(huà)框，如圖16所示，選擇“篩選和分組”選項卡。設置“項目分組依據”為“數值間隔”，設置“間隔”為10，“起始于”為10，表示每隔10歲分為1組，從10歲開(kāi)始分組。關(guān)閉對話(huà)框后，分類(lèi)軸的坐標將發(fā)生改變。
圖16 對“年齡”分組
對于“調查日期”，同樣可以設置分組。如果不分組，將顯示每個(gè)日期的數據?，F在希望對比各年的情況，因此可在“調查日期”上單擊右鍵，選擇【命令和選項】命令，顯示對話(huà)框，如圖17所示，選擇“篩選和分組”選項卡。在“項目分組依據”中可選擇“年”，將“間隔”中設置為1。
圖17 對“調查日期”分組
分組設置完畢，再在頂部工具欄中單擊“顯示/隱藏圖例”按鈕?，F在的數據透視圖變得非常漂亮了，如圖18所示。
圖18 設置完畢的數據透視圖
利用數據透視圖中的“地區”、“調查日期”和“年齡”按鈕，就能任意篩選和比較各種情況下的數據了，與在Excel中進(jìn)行分析完全一樣。例如，可以在“地區”中選擇“華北”，只顯示華北地區的年齡統計結果。
此外，還可以隨時(shí)調整圖表中顯示的內容。例如，如果年齡分析結束后，要分析性別，可在如圖18所示的圖表中，將“年齡”拖動(dòng)到圖表之外，這樣即可從圖表中刪除這一字段。再從“字段列表”中，將“性別”字段拖動(dòng)到分類(lèi)字段位置處，即可立即得到性別的統計圖表，如圖19所示。
利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可實(shí)現數據透視圖表的動(dòng)態(tài)分析。更重要的是，這是在放映幻燈片時(shí)，在幻燈片中進(jìn)行的動(dòng)態(tài)數據分析。在幻燈片中加入數據透視圖表控件，大大減輕了圖表準備的工作量，并使得內容的演示更為生動(dòng)精彩。
圖19 改變圖表中的分析字段
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