公司采用Exchange郵件服務(wù)器，為每個(gè)員工配置了電子信箱。人力資源部的日常郵件往來(lái)特別多，如果來(lái)不及處理，很快郵箱就滿(mǎn)了，不能再接收新郵件。這樣的問(wèn)題也困惑著(zhù)公司其他部門(mén)的員工。
其實(shí)，只要清楚了郵件的存儲和投遞位置，就很容易解決這個(gè)問(wèn)題。公司為員工分配的電子信箱位于Exchange服務(wù)器上，每個(gè)人的郵箱容量有限。郵件投遞時(shí)，會(huì )投遞到服務(wù)器的郵箱中。此外，在Outlook中建立的日歷、任務(wù)等項目也會(huì )存儲在服務(wù)器中。
如果能自動(dòng)將Exchange服務(wù)器上的郵箱里的郵件投遞到自己建立的郵箱，就不會(huì )受到容量的限制了?？梢栽诒緳C建立郵箱，接收所有的郵件。
在Outlook中，從菜單選擇【工具】|【電子郵件帳戶(hù)】命令，顯示對話(huà)框，如圖1所示。
圖1 電子郵件帳戶(hù)向導
單擊“下一步”，顯示對話(huà)框，如圖2所示。
圖2 配置電子郵件帳戶(hù)
單擊【新建Outlook數據文件】按鈕，顯示對話(huà)框，如圖3所示。將會(huì )創(chuàng )建一個(gè)存儲在本機的個(gè)人文件夾文件（.pst），其中包含郵箱、日歷等對象。在Outlook 2003中所用的個(gè)人文件夾文件與以往的版本不同，功能更強大，不能在舊版本中使用。
圖3 選擇Outlook數據文件的存儲類(lèi)型
單擊【確定】，提示為文件起名并指定保存位置，如圖4所示。建議采用默認的保存位置。文件名可采用自己好記的名稱(chēng)，以便將來(lái)能通過(guò)數據文件名了解其中存儲的內容。本例采用“2004年1季度”作為文件名，用于存儲2004年1季度的所有往來(lái)郵件。
圖4 為Outlook數據文件起名
單擊【確定】，顯示對話(huà)框，如圖5所示?？稍O置數據文件的名稱(chēng)、加密和密碼等內容。其中的“名稱(chēng)”用于在Outlook中顯示個(gè)人文件夾文件，可采用與數據文件名相同的名稱(chēng)。如果設置密碼，將會(huì )在每次運行Outlook時(shí)詢(xún)問(wèn)密碼，密碼錯誤，將不能進(jìn)入。
圖5 設置數據文件
單擊【確定】，返回電子郵件配置對話(huà)框，如圖6所示。在“將新電子郵件投遞到下列位置”設置中，原來(lái)的設置為“郵箱 – 王寧”，表示投遞到Exchange服務(wù)器上的用戶(hù)郵箱中。從下拉列表中選擇“2004年1季度”，則新郵件將會(huì )投遞到位于本機的數據文件“2004年1季度”中的郵箱，這樣就不用擔心郵箱容量不夠的問(wèn)題了。
圖6 改變新郵件的投遞位置
單擊【完成】按鈕，顯示對話(huà)框，如圖7所示，提示更改的設置將在下次啟動(dòng)Outlook時(shí)生效。
圖7 提示電子郵件的默認送達位置將在下次啟動(dòng)Outlook時(shí)生效
單擊【確定】，完成設置。重新啟動(dòng)Outlook后，在導航窗格中會(huì )顯示“2004年1季度”中的內容，如圖8所示。
圖8 生效后的新郵箱
當數據文件中的內容越來(lái)越多時(shí)，會(huì )使文件變得龐大，信息處理速度受到一定影響?？梢杂妙?lèi)似的方法，每個(gè)季度或每個(gè)月建立一個(gè)數據文件，分別存放該段時(shí)間內的郵件。在Outlook中可同時(shí)使用多個(gè)數據文件。當某個(gè)數據文件不需要在Outlook中使用時(shí)，可在如圖8所示中，在數據文件名稱(chēng)上單擊右鍵，選擇【關(guān)閉“xxx”】（xxx是數據文件名稱(chēng)）。如果該命令不可用，表明數據文件是默認的郵件投遞位置，可先在如圖6所示中改變默認的郵件投遞位置，再關(guān)閉數據文件。
關(guān)閉數據文件，并不意味著(zhù)刪除它。當需要從中查找信息時(shí)，可再把數據文件加入Outlook。按照圖1~圖8的同樣做法，即可打開(kāi)已有的數據文件。稍有不同的是，在如圖4所示中，直接選擇已有的數據文件，而不要另起新名字。
使用數據文件將郵件投遞到本機，解決了郵箱空間不夠的問(wèn)題，但也會(huì )有一些負面影響。由于郵箱、日歷等項目都位于本機，無(wú)法將自己的日歷共享給其他人查看。共享日歷等協(xié)作功能是基于Exchange服務(wù)器的。
為了解決這個(gè)矛盾，可以建立郵件規則，用規則自動(dòng)將滿(mǎn)足條件的郵件投遞到位于本機的數據文件，而默認的郵件投遞位置依然是Exchange郵箱。這樣就能兼顧存儲空間和共享協(xié)作的需要。
對于人力資源部而言，這個(gè)功能尤為重要。例如，公司刊登了招聘啟事，會(huì )收到大量的應聘簡(jiǎn)歷和郵件，如果不及時(shí)處理，Exchange郵箱中的空間很快就不夠了。而為了共享協(xié)作的需要，又不便將郵件投遞的默認位置改變到本機的數據文件。
這時(shí)，可按照如圖1~圖5所示的方法，建立一個(gè)名稱(chēng)為“招聘”的數據文件，但不改變郵件的默認投遞位置。然后，在菜單中選擇【工具】|【規則和通知】命令，顯示對話(huà)框，如圖9所示。
圖9 規則和通知
單擊【新建規則】，顯示“規則向導”對話(huà)框，在對話(huà)框中選中“由空白規則開(kāi)始”，如圖10所示。選中“郵件到達時(shí)檢查”，表示當收到郵件時(shí)，檢查郵件是否滿(mǎn)足規則。
圖10 由空白規則開(kāi)始創(chuàng )建郵件規則
單擊【下一步】，顯示對話(huà)框，如圖11所示。選擇檢測條件為“主題或正文中包含特定詞語(yǔ)”。
圖11 選擇條件
單擊“特定詞語(yǔ)”，顯示對話(huà)框，如圖12所示。輸入主題或正文中可能包含的滿(mǎn)足條件的詞語(yǔ)。對于求職郵件，通常會(huì )包含“招聘”、“應聘”、“求職”或“簡(jiǎn)歷”等詞語(yǔ)。輸入詞語(yǔ)，單擊【添加】，加入搜索列表。這樣，當郵件的主題或正文中包含上述任何一個(gè)詞語(yǔ)時(shí)，就會(huì )滿(mǎn)足規則條件，按規則自動(dòng)處理郵件。
圖12 設置“特定詞語(yǔ)”
詞語(yǔ)添加完畢，單擊【確定】，完成設置，返回至如圖11所示對話(huà)框。單擊【下一步】，顯示對話(huà)框，如圖13所示。
圖13 選擇操作方式
選擇“將它移動(dòng)到指定文件夾中”，表示將滿(mǎn)足規則條件的郵件移動(dòng)到某個(gè)文件夾。單擊“指定”，可選擇位于本機的“招聘”數據文件，如圖14所示。
圖14 指定存放郵件的文件夾
單擊【確定】，完成設置，返回如圖13所示的對話(huà)框。如果還需進(jìn)一步細化條件，可單擊【下一步】。直接單擊【完成】，即可結束規則向導。系統顯示提示信息，如圖15所示，表明只有當Outlook運行時(shí)，才會(huì )使用郵件規則處理Exchange郵箱中的郵件。
圖15 提示在Outlook運行時(shí)才能應用規則
經(jīng)過(guò)上述設置，就能夠在啟動(dòng)Outlook后，自動(dòng)將投遞到Exchange郵箱的郵件進(jìn)行處理，滿(mǎn)足郵件規則的求職信會(huì )被轉移到本機的郵箱，從而保證了Exchange郵箱有足夠的空間。
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