亚洲乱码无码永久不卡在线_ OneNote 2003 記錄筆記的效率創(chuàng )新高

作者：Matt Cannard

您是否希望清除粘在計算機屏幕周?chē)乃心切┱硿愎{？或者，您可能在與工作組成員共享手寫(xiě)筆記時(shí)受到挫折：您可以為他們復印這些筆記，但是沒(méi)有人有電子文檔。這樣，在會(huì )議結束后，您還需要加把勁將這些筆記輸入到計算機中。如果您要像我一樣參加許多會(huì )議，跟蹤多個(gè)項目并需要記錄大量筆記，那么您可能遇到了與我相似的問(wèn)題。

OneNote：伴隨我顧問(wèn)生涯的前前后后

作為顧問(wèn)，提高客戶(hù)經(jīng)營(yíng)收入是我的第一職責，這就需要我將時(shí)間用在追求增值的活動(dòng)中，而不是轉錄筆記。我已經(jīng)嘗試過(guò)各種不同的電子筆記記錄技術(shù)，但沒(méi)有一種技術(shù)在提供筆和紙張般的靈活性的同時(shí)還允許我與他人輕松共享我的筆記— 也就是說(shuō)，直到發(fā)現 OneNote（來(lái)自 Microsoft 的一款新的筆記記錄程序），我才找到我所需要的一切。

注釋本主題中介紹的某些功能僅在您已經(jīng)安裝了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情況下才可用。要了解有關(guān) Service Pack 及其下載方法的詳細信息，請參閱 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。

在發(fā)現 OneNote 之前，我通過(guò)在書(shū)面筆記本中記錄信息來(lái)記錄筆記，因為我比較喜歡紙張給予我的靈活性，我可以創(chuàng )建圖表并將筆記隨意記在頁(yè)面上的任何位置。這種方法的缺點(diǎn)是速度慢。由于我在大部分工作時(shí)間中都在使用計算機，因此我的打字速度比寫(xiě)字速度快得多，但是我發(fā)現我無(wú)法將筆和紙的隨意性與高效的打字操作結合起來(lái)，這太令人沮喪了。

為了共享我的手寫(xiě)筆記，我必須將這些內容鍵入到電子文檔中，這也會(huì )浪費我寶貴的工作時(shí)間。為了一直跟蹤交辦事項，我必須每日在新的紙張上重新記錄這些項目，以便在添加新項目以及在舊項目完成時(shí)對項目進(jìn)行合并和跟蹤。

現在，我放下了紙和筆，開(kāi)始使用 OneNote。結果是效率得到空前提高。OneNote 不但已經(jīng)變成我每天必須依賴(lài)的一種必不可少的工具，而且現在我的工作組成員也開(kāi)始使用它。我們在日常交流時(shí)就交換 OneNote (.one) 文件，這樣不但節省了時(shí)間，而且提高了效率?，F在，我將更多時(shí)間用在實(shí)現企業(yè)目標上，再也不用花費很多時(shí)間擔心如何共享信息了。

將筆記組織得條理清晰

在某些方面，OneNote 類(lèi)似于具有多個(gè)主題的筆記本，它用不同的分區來(lái)存儲不同主題的信息，但是 OneNote 最大的優(yōu)點(diǎn)是可以按層次結構對所收集的信息進(jìn)行組織，并可以自定義信息的組織方式。添加、刪除、重命名或移動(dòng)文件夾、分區和頁(yè)的操作都非常方便。這些文件夾和分區中的每個(gè)頁(yè)還可以附加子頁(yè)，使用這些子頁(yè)您可以為特定主題或會(huì )議添加更詳細的信息。此外，在導航時(shí)可以看到 OneNote 的整個(gè)組織結構，您可以快速查看筆記本中的所有分區，而不用在成堆的書(shū)面筆記本中進(jìn)行搜索。

可以從各種不同的來(lái)源收集存儲在筆記本中的筆記。例如，您可以將信息復制并粘貼到筆記本的頁(yè)中，從網(wǎng)站或文檔捕獲信息的屏幕圖像。甚至可以將文檔作為圖片插入到筆記本中以便在記錄筆記時(shí)參考。例如，如果您想仔細閱讀用于即將召開(kāi)的會(huì )議的 Microsoft Office PowerPoint® 演示文稿，您需要做的只是將演示文稿插入到筆記本中并在 OneNote 中記錄有關(guān)它的筆記。這有助于將您的筆記集中在一個(gè)位置以便在會(huì )議上使用。

但對我而言，在 OneNote 中捕獲信息的最有用的方法之一是使用 Pocket PC。我經(jīng)常參加和出席各種會(huì )議，當我沒(méi)有隨身攜帶便攜式計算機（或者不適合使用便攜式計算機）時(shí)，我可以在我的 Pocket PC 上記錄筆記，并在以后將它們復制到 OneNote。

在開(kāi)會(huì )時(shí)進(jìn)行協(xié)作

在進(jìn)行會(huì )議準備時(shí)，OneNote 非常有用。會(huì )前，我可以將 Microsoft Office Outlook® 2003 日歷中的會(huì )議細則復制到 OneNote 中。OneNote 允許您將 Outlook 會(huì )議細則（如日期、地點(diǎn)、與會(huì )者和議程）直接從 Outlook 約會(huì )插入到筆記中。會(huì )議期間，我可以使用頂置投影儀將會(huì )議議程從我的便攜式計算機投射到投影板上。此外，我還可以在帶有會(huì )議細則的頁(yè)上鍵入或書(shū)寫(xiě)筆記以及繪制圖表，與會(huì )者可以對我收集的信息添加注釋。還有一點(diǎn)好處是，我無(wú)需在會(huì )議結束時(shí)再將板上的內容都復制下來(lái)

— 我的筆記已經(jīng)在 OneNote 中了。然后，我可以通過(guò)電子郵件將筆記發(fā)送給所有與會(huì )者。與會(huì )者可以在答復中添加他們覺(jué)得需要補充的內容，或者添加其他想法和后續議題。

通過(guò)以上方式，OneNote 可以增強會(huì )議期間的協(xié)作能力，并通過(guò)允許工作組成員快速查找和歸納要點(diǎn)以供將來(lái)參考來(lái)提高工作組的工作效率。下圖顯示在一個(gè)部門(mén)會(huì )議中我做的筆記的示例。您會(huì )注意到我添加了筆記標記以輕松組織我的任務(wù)和優(yōu)先級。在下述內容中，我將講述使用筆記標記通過(guò) Outlook 2003 向他人傳達任務(wù)和交辦事項的情形。

與他人共享筆記

使用 OneNote 不但記錄筆記非常方便；而且您可以使用它以各種方式與他人共享筆記。這些方式包括將筆記張貼到共享網(wǎng)絡(luò )位置（如 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 網(wǎng)站）以供他人閱讀，在實(shí)時(shí)的筆記記錄例會(huì )期間與他人共享筆記頁(yè)，或者通過(guò)電子郵件以附件形式發(fā)送筆記。

注釋所有這些共享選項都可以從 OneNote 的“與他人共享”任務(wù)窗格方便地訪(fǎng)問(wèn)。

例如，我的一個(gè)客戶(hù)使用 SharePoint 網(wǎng)站張貼和查看他的所有文檔。這種方法非常適用于與他人進(jìn)行協(xié)作和交流。您可以張貼使用 OneNote 記錄的會(huì )議筆記，SharePoint 網(wǎng)站提供了一個(gè)方便的存檔位置，可以在其中查看這些筆記。

如果我想與正在途中或其他地方的工作組成員實(shí)時(shí)協(xié)作，我可以啟動(dòng)共享的筆記記錄例會(huì )，邀請我的工作組成員參加，然后我們可以在同一 OneNote 頁(yè)上同時(shí)鍵入或繪圖。這在集體討論或介紹需要視覺(jué)提示的概念時(shí)非常有用。在共享的筆記記錄例會(huì )中，我還發(fā)現在 OneNote 的頁(yè)上繪圖很有用，同時(shí)我們還可以通過(guò)電話(huà) 討論材料。OneNote 中的協(xié)作為我節約了大量時(shí)間，否則我將花費這些時(shí)間重復發(fā)送電子郵件或者到各種不同的地方參見(jiàn)會(huì )議。

除了將筆記張貼到共享網(wǎng)絡(luò )位置或舉行共享的筆記記錄例會(huì )外，您還可以通過(guò)電子郵件以附件形式發(fā)送筆記。我使用 Outlook 2003 和筆記標記來(lái)跟蹤我的筆記中的任務(wù)。我向筆記中添加“待辦事項”標記來(lái)表示交辦事項，然后在 OneNote 中根據每個(gè)項目創(chuàng )建一個(gè) Outlook 任務(wù)并將其分配給一個(gè)工作組成員，然后將任務(wù)筆記發(fā)送給相應的工作組成員。

使用 OneNote 信紙保持條理清晰

OneNote 信紙是保持井然有序和使用清晰一致的格式共享信息的一種好方法。我經(jīng)常使用的一種 OneNote 信紙類(lèi)型是“項目概述”信紙。

作為一名顧問(wèn)，計劃項目并在項目進(jìn)行過(guò)程中跟蹤項目是我的工作。“項目概述”信紙提供了基本的項目詳細信息列表，在整個(gè)項目過(guò)程中我都可以與我的工作組共享該列表，還可以在與客戶(hù)的狀態(tài)會(huì )議中參考。我喜歡打開(kāi)“項目概述”信紙并將信息直接鍵入到指定字段帶來(lái)的便利。我還喜歡能夠自定義 OneNote 信紙來(lái)滿(mǎn)足特殊需要的靈活性。信紙使我的項目保持一致。

提示

在 Microsoft Office Online 模板主頁(yè)上查找更多 OneNote 信紙模板。在“信紙”任務(wù)窗格中，單擊“Office Online 上的信紙”。

使用便箋

OneNote 中包含一種稱(chēng)為便箋的功能。便箋是一種小型 OneNote 窗口，允許您在其他程序中工作時(shí)快速記錄筆記。

提示

如果 OneNote 尚未運行，可以通過(guò)單擊通知區域(位于 Microsoft Windows 的任務(wù)欄最右端)中的 OneNote 圖標來(lái)打開(kāi)便箋。在 Tablet PC 上，可以通過(guò)按 Windows 徽標鍵+N 來(lái)打開(kāi)便箋。

我使用便箋簡(jiǎn)單記下我想到的交辦事項。此外，我還會(huì )將網(wǎng)址、圖像、文本甚至文件位置拖動(dòng)到我的便箋中— 在我工作時(shí)要記錄的任何內容。在下面的圖像中，您可以看到一個(gè)進(jìn)行中的“待辦事項”列表示例— 顯示在瀏覽器窗口的頂端。

正如您所看到那樣，使用 OneNote 可以隨時(shí)捕獲我的靈感— 而不用打斷現有的工作流程。這正是多任務(wù)工作者夢(mèng)寐以求的東西。

結論

OneNote 是一種記錄、組織和共享會(huì )議筆記的優(yōu)秀工具。使用 OneNote，我每天都可以獲得更多的有效工作時(shí)間。由于在會(huì )議期間可以很容易地獲取所要收集的信息，因此我還可以作出更為明智的決策。最后，使用 OneNote 中的信息共享功能可以提高工作組的凝聚力，即使我們分散在不同的位置也是如此。作為一名顧問(wèn)，我認為這一切對我的客戶(hù)來(lái)說(shuō)是一件好事情。對客戶(hù)有利的事情當然同樣對我有利。

Matt Cannard 是一位高級顧問(wèn)，他供職于位于西雅圖的一家技術(shù)和市場(chǎng)咨詢(xún)公司，該公司主要提供應用技術(shù)、門(mén)戶(hù)和內容管理解決方案以及整合營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)。

本站僅提供存儲服務(wù)，所有內容均由用戶(hù)發(fā)布，如發(fā)現有害或侵權內容，請點(diǎn)擊舉報。