企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制關(guān)系研究
已有 350 次閱讀2008-5-21 09:59
企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制關(guān)系研究
摘要：加強內部控制制度有助于提高財務(wù)管理信息化的質(zhì)量，財務(wù)管理信息化質(zhì)量的提高又將促進(jìn)內部控制制度的有效實(shí)施。本文對企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制銜接進(jìn)行了研究，對二者之間相互影響、相互作用的關(guān)系進(jìn)行了論述。
關(guān)鍵詞：財務(wù) 信息化 內部控制
1 引言
隨著(zhù)經(jīng)濟的全球化發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)，健全的企業(yè)管理和內部控制成為企業(yè)在競爭日益激烈的環(huán)境中生存和發(fā)展的關(guān)鍵。眾所周知，企業(yè)內部控制的職能貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面、所有環(huán)節，像一個(gè)鏈條一樣，連著(zhù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)命脈。而財務(wù)管理信息化過(guò)程則是該鏈條中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節。企業(yè)財務(wù)管理信息化系統直接影響著(zhù)內部控制系統的運行效率。良好的財務(wù)管理信息化，可以使管理者及時(shí)掌握企業(yè)的運營(yíng)狀況，能夠促進(jìn)內部控制系統的有效運行。本文將從探討內部控制與財務(wù)管理信息化的相互關(guān)系出發(fā)，尋求如何推進(jìn)兩者良性互動(dòng)發(fā)展的對策，從而為企業(yè)的順利運營(yíng)提供保障。
2 企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制概述
2.1 財務(wù)管理信息化
企業(yè)財務(wù)管理信息化是指企業(yè)以業(yè)務(wù)流程重組為基礎，在一定的深度和廣度上利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和數據庫技術(shù)，控制和集成化管理企業(yè)財務(wù)管理活動(dòng)中的所有信息，提供經(jīng)營(yíng)預測、決策、控制和分析手段，實(shí)現企業(yè)內外部財務(wù)管理信息的共享和有效利用，以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場(chǎng)競爭力。
我國企業(yè)財務(wù)管理信息化經(jīng)歷了以下四個(gè)發(fā)展階段。
表1 我國企業(yè)財務(wù)管理信息化的發(fā)展階段[2]
階 段
主 要 內 容
會(huì )計電算化
用計算機代替手工會(huì )計來(lái)完成諸如計算、整理、核對、分類(lèi)、登記、制表等會(huì )計核算工作，側重于用計算機輔助財會(huì )工作，沒(méi)有強調輔助財務(wù)預測和決策。
會(huì )計信息化
在會(huì )計工作中廣泛應用信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)信息資源，利用信息促進(jìn)企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟和提高經(jīng)濟效益，并向社會(huì )各方面提供多方位信息服務(wù)的過(guò)程，側重于信息的開(kāi)發(fā)和利用，未對財務(wù)管理給予重視。
網(wǎng)絡(luò )財務(wù)
隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )企業(yè)和電子商務(wù)的產(chǎn)生而發(fā)展起來(lái)的，它是基于網(wǎng)絡(luò )計算技術(shù)，以整合實(shí)現企業(yè)電子商務(wù)為目標，提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下財務(wù)管理模式和財會(huì )工作方式，實(shí)現管理數字化，并最終實(shí)現管理信息化的財務(wù)系統。
財務(wù)管理信息化
比會(huì )計電算化和會(huì )計信息化有更廣闊的范圍，將會(huì )計和財務(wù)工作均統一規劃，管理上升到?jīng)Q策支持的層次，強調與企業(yè)其它系統的整合，為實(shí)現企業(yè)信息化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)僅為財務(wù)管理信息化的其中一個(gè)部分。
財務(wù)管理信息化是在特定的環(huán)境下產(chǎn)生的一種全新的財務(wù)管理方式，它具有實(shí)現物流、資金流、信息流同步化，財務(wù)管理集成化，財務(wù)組織彈性化以及財務(wù)資源供應鏈化等特點(diǎn)，其在企業(yè)財務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節，充分利用現代信息技術(shù)，建立信息系統，使企業(yè)財務(wù)信息得到集成和綜合，從而提高財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益。
2.2 內部控制
目前，國際上最具影響力的內部控制框架體系為美國頒布的COSO（Committee Of Sponsoring Organization Of The Treadway Commission）。COSO框架將內部控制的三大目標定位為財務(wù)報告的可靠性、經(jīng)營(yíng)的效率及效果、相關(guān)法律或法規的遵循。其具體內容則包含了五個(gè)相互聯(lián)系的要素：控制環(huán)境(control environment )、風(fēng)險評估(risk appraisal)、控制活動(dòng)(control activity)、信息與溝通(information and communication)、監控(monitoring )（圖1）。
圖1 COSO內部控制框架體系
控制環(huán)境確定了企業(yè)的總體態(tài)度，它是企業(yè)內部控制系統的基礎，對其他四個(gè)要素起制約作用。風(fēng)險評估是提高內部控制效率和效果的關(guān)鍵?？刂苹顒?dòng)貫穿于整個(gè)企業(yè)內部的各個(gè)階層和所有的職能部門(mén)。信息與溝通不僅包括企業(yè)內部的信息與溝通，還包括企業(yè)與外部的信息與溝通。監控是對企業(yè)內部控制整體框架及其運行情況的跟蹤、監測和調節，以自始至終確保其有效性。
3 企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制的關(guān)系
3.1 財務(wù)管理信息化對內部控制的影響
財務(wù)管理信息化為企業(yè)帶來(lái)一種無(wú)紙化、無(wú)場(chǎng)所化的新興管理模式，對企業(yè)體制、管理模式和內控機制產(chǎn)生著(zhù)極大影響。借助財務(wù)管理信息系統，企業(yè)通過(guò)內網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)接入服務(wù)就可以參與管理、控制和交易，這種變化也影響和推動(dòng)著(zhù)企業(yè)內部控制的發(fā)展與完善。
⑴企業(yè)內部控制的組織結構及控制方式發(fā)生改變。財務(wù)管理信息化通過(guò)個(gè)人與組織建立起 “視窗”，簡(jiǎn)化了組織結構，強化了控制力，使內部控制的透明度明顯增強。
⑵企業(yè)內部控制范圍得到拓展。財務(wù)管理信息化所采用的信息技術(shù)使企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶(hù)之間、企業(yè)與國家之間共享資源成為可能，企業(yè)內部控制的范圍不再局限于企業(yè)內部，而是逐步延伸到企業(yè)外部和宏觀(guān)環(huán)境。
⑶企業(yè)內部控制程序由順序化向并行化發(fā)展。財務(wù)管理信息化協(xié)同處理和管理信息的全面集成，使企業(yè)內部各部門(mén)、各地分支機構以及與客戶(hù)、供應商等的每一結點(diǎn)在產(chǎn)、供、銷(xiāo)、控制、預測等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種財務(wù)及有關(guān)信息，并行送入財務(wù)系統進(jìn)行處理，并將產(chǎn)生的結果反饋給各業(yè)務(wù)部門(mén)，使企業(yè)內部控制必須適應這種并行業(yè)務(wù)處理控制方式的要求。
⑷企業(yè)內部控制將由“命令和控制”向“集中和協(xié)調”轉變。傳統企業(yè)，工作按等級、過(guò)程分工負責，然后通過(guò)命令和控制層層分解。財務(wù)管理信息化企業(yè)的工作通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò )可以很方便地使內部及外部人員之間平等、動(dòng)態(tài)地進(jìn)行協(xié)作和溝通，每一個(gè)人都可成為企業(yè)網(wǎng)絡(luò )上的一個(gè)節點(diǎn)或決策點(diǎn)，加上信息化系統的集中管理，使企業(yè)內部控制方式向集中和協(xié)調方式轉變。[3]
3.2 內部控制對財務(wù)管理信息化的作用
⑴內部控制的反饋機制是財務(wù)管理信息化發(fā)揮作用的前提條件。企業(yè)通過(guò)財務(wù)管理信息了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況再采取措施，實(shí)施控制，實(shí)現系統的自我調節和完善。內部控制制度通過(guò)這種反饋機制對財務(wù)管理信息進(jìn)行了過(guò)濾和整合，從而保證了財務(wù)報告目標的實(shí)現。同樣，財務(wù)管理信息只有通過(guò)控制系統才能發(fā)揮作用，離開(kāi)了控制系統，信息的加工處理也就失去了意義。
⑵從內部控制要素與財務(wù)報告目標關(guān)系看，內部控制五要素對財務(wù)管理信息化有效實(shí)施的保障。內部控制制度的控制程序包括設計一套合理、高效的防范機制。具體有：分工、授權、記錄、保衛等一系列控制程序?？刂骗h(huán)境則從組織結構的設計開(kāi)始，根據不相容職務(wù)分離的原則，明確各個(gè)部門(mén)的責任和權力，形成部門(mén)之間相互協(xié)調、相互制約的機制，通過(guò)適當的人力資源政策，確保人員的勝任能力與道德。風(fēng)險評估要素通過(guò)目標的確定和分解，及時(shí)辨識各種風(fēng)險，使由于各種變化因素而造成的信息失真的可能性下降。監督要素通過(guò)預算、內部審計、內部控制的自我評估手段，持續地對內部控制執行情況進(jìn)行監督，從而為財務(wù)報告目標的實(shí)現提供了合理保證。
綜上所述，企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制制度相互聯(lián)系，財務(wù)管理信息化對內部控制提出了更高的要求，推進(jìn)著(zhù)內部控制的完善與發(fā)展，而健全有效的內部控制體系也為財務(wù)管理信息化的順利實(shí)施提供了支持與保障。
4 企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制銜接研究
由上文分析可知，加強內部控制制度有助于提高財務(wù)管理信息化的質(zhì)量，財務(wù)管理信息化質(zhì)量的提高又將促進(jìn)內部控制制度的有效實(shí)施，二者之間存在著(zhù)相互影響、相互作用的關(guān)系。財務(wù)管理信息化一方面使企業(yè)內部控制風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化；另一方面要對企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，改變了企業(yè)的組織結構。財務(wù)管理信息化要重新優(yōu)化配置資源，企業(yè)內部控制也要進(jìn)行相應的改變和調整。然而這種改變和調整應如何進(jìn)行？如何將財務(wù)管理信息化很好地與內部控制制度相銜接呢？
本文從流程控制、系統控制、管理控制和風(fēng)險評估等四個(gè)方面，對企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制順利銜接的相應對策作出具體分析。
4.1 流程控制
企業(yè)財務(wù)管理信息化的重要標志是其業(yè)務(wù)流程的轉變。財務(wù)管理信息化流程的管理、運行和控制，打破了原有職能部門(mén)的條塊分割，實(shí)現了企業(yè)財務(wù)資源的統一管理和共享。因此，根據財務(wù)管理信息化的特點(diǎn)，對企業(yè)進(jìn)行相應得流程控制是內部控制的核心。對于企業(yè)財務(wù)管理信息化而言，流程化應用要覆蓋企業(yè)的計劃、生產(chǎn)、基建、營(yíng)銷(xiāo)、采購、倉儲、財務(wù)和人力資源等各個(gè)方面；而企業(yè)內部控制則對管理層面各個(gè)業(yè)務(wù)流程的運行過(guò)程進(jìn)行流程控制，流程控制的有效性決定了企業(yè)財務(wù)管理信息化的應用架構。流程控制得主要內容有：業(yè)務(wù)流、工作流和許多其他用于確保數據處理一致性的控制，數據有效性和合理性的控制、限制和檢查流程動(dòng)作合法性等。
4.2 系統控制
在系統控制中將企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制相結合，主要涉及到系統安全和系統運行兩方面內容。系統安全主要包括：網(wǎng)絡(luò )安全、應用系統安全、數據安全等；系統運行主要包括：程序設計、運行維護、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、審核驗證、身份確認、系統應變控制與設置、不相容職務(wù)的設置與驗證及信息系統基礎環(huán)境的設置和驗證等。
4.3 管理控制
過(guò)去企業(yè)內部控制主要依據的是法律、法規、制度、條例、規定等，財務(wù)管理信息化的企業(yè)內部控制在一定程度上將法律、法規等內容通過(guò)信息技術(shù)手段納入流程控制和系統控制中得以實(shí)現。有些無(wú)法由信息化技術(shù)實(shí)現的，還需使用過(guò)去的內部控制方式，或由于信息化帶來(lái)的一些新問(wèn)題無(wú)法用流程控制和系統控制實(shí)現的，要進(jìn)行深入細致的分析和探討，建立起相應的內部控制管理機制和體系。
4.4 風(fēng)險評估
在將企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制相結合的過(guò)程中進(jìn)行風(fēng)險評估就是將流程控制、系統控制和管理控制形成的數據結果進(jìn)行統計、匯總、分析，再結合企業(yè)的資源和運行情況及外部環(huán)境進(jìn)行內部控制風(fēng)險評估，為企業(yè)內部控制決策提供科學(xué)依據，建立起相應的風(fēng)險評估反饋機制。風(fēng)險評估的主要內容有：
⑴利用網(wǎng)絡(luò )評估手段，重新確定企業(yè)財務(wù)管理信息化中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，加強和完善關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內部控制。
⑵對企業(yè)財務(wù)管理信息化中的各個(gè)流程和控制的設計進(jìn)行評估，確定這些控制是否能很好地滿(mǎn)足和支持企業(yè)財務(wù)管理信息化最終業(yè)務(wù)目標的實(shí)現。
⑶崗位職責分離的評估，確保在整個(gè)流程中存在正確的稽核點(diǎn)和平衡點(diǎn)，對敏感業(yè)務(wù)交易給出足夠的訪(fǎng)問(wèn)權限。
⑷評估控制方式是否合理，評估重點(diǎn)是流程控制、系統控制和管理控制的配置是否合理有序。
針對流程控制、系統控制、管理控制和風(fēng)險評估四個(gè)方面的內容，結合財務(wù)管理信息化的特征，大致歸納了對企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制順利銜接的具體要求（表2）。
表2 企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制順利銜接的具體要求
具 體 內 容
流程控制
以預算管理為核心，以成本控制為重點(diǎn)，以各項業(yè)務(wù)數據為基礎，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程進(jìn)行全方位管理控制。
突出業(yè)務(wù)流程控制管理，業(yè)務(wù)流程內各業(yè)務(wù)操作批準權限能夠進(jìn)行按需設置，對經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)能夠按照權限大小進(jìn)行分級操作控制。
實(shí)現企業(yè)資源計劃管理、日常經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理一體化應用。
財務(wù)管理信息化流程要堅持內控優(yōu)先、兼顧效率的原則，定義好每個(gè)流程的流轉步驟及相應職能的控制點(diǎn)。
嚴格定義各信息管理體系的編碼規則，對會(huì )計、預算、業(yè)務(wù)、設備、物料等進(jìn)行統一標準化設計，實(shí)現數據的統一控制和集中管理。
系統控制
加強系統安全控制，確保系統安全穩定；建立數據備份系統，確保數據安全可靠。
加強程序操作控制，數據的一切處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保證及時(shí)性和穩定性，確保系統數據操作的準確性。
加強人員職能控制，加強授權批準基礎內部控制管理，盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)、授權、執行、保管和記錄）的分離。
管理控制
加強內部審計，對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計，審查機內數據與書(shū)面資料的一致性，監督數據保存方式的安全合理性，監控與操作分離，實(shí)現系統內部的有效控制。
風(fēng)險評估
建立有效的內部控制、風(fēng)險評估反饋機制。
5 本文總結
成功的財務(wù)管理信息化建設能夠為企業(yè)信息化打下堅實(shí)的基礎，實(shí)現信息共享和信息整合，打破信息孤島的局面，促進(jìn)財務(wù)管理與企業(yè)管理的現代化。而成功的內部控制，則對于保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、財務(wù)管理信息化的質(zhì)量以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標的順利實(shí)現有著(zhù)重要的作用。財務(wù)管理信息化健全與完善了企業(yè)內部控制制度，同時(shí)內部控制制度又為財務(wù)管理信息化提供支持與保障，兩者相互聯(lián)系、互相影響，是現代企業(yè)管理中不可或缺的部分。從流程控制、系統控制、管理控制和風(fēng)險評估等四個(gè)方面，對企業(yè)財務(wù)管理信息化與內部控制提出相應要求，為將其二者有機地結合、實(shí)現順利銜接提供了理論參考，具有一定的現實(shí)意義。
參考文獻
[1]楊顏啟.財務(wù)管理信息化研究.西安理工大學(xué)碩士學(xué)位論文,2005.3
[2]蔡麗暉.財務(wù)管理信息化實(shí)現方式及軟件模型.暨南大學(xué)碩士學(xué)位論文,2001.11
[3]王文賢,石敏.信息化發(fā)展與企業(yè)內部控制探討. 電力信息化.2006.10
