這幾年我迷上了David Allen的GTD，并堅持在Palms和Treos上使用。但在Windows Mobile上，我找不到滿(mǎn)意的GTD解決方案。當然Windows Mobile也有各種豐富的GTD工具軟件可以選擇，但是，大多數使用比較麻煩。用它們來(lái)建立GTD系統，需要花費很多的時(shí)間和精力，而當你在真正使用的時(shí)候，又顯得復雜笨重，使你舉步維艱！

所以，我決定尋找一種盡可能少使用其他的軟件的方法來(lái)實(shí)施GTD。這種方法要方便快捷，只要掃一下清單就知道要做什么，而對數據的輸入和管理也盡可能的輕量化。這種方法要能很方便地收集、處理、決定和執行。而下面要介紹的就是這樣的方法！

如你所料，這種方法以管理任務(wù)為中心。GTD不主張給任務(wù)安排優(yōu)先級，對此我非常同意，這樣我就可以利用Exchange/Outlook里的任務(wù)優(yōu)先級做其他的事情：分類(lèi)你的清單。

有三種類(lèi)型的事情會(huì )進(jìn)入到GTD的任務(wù)清單：下一步行動(dòng)（你可以馬上做的行動(dòng)）、項目（有相同目標的一系列下一步行動(dòng)清單）和將來(lái)某時(shí)/也許（希望在某個(gè)時(shí)候做但還沒(méi)有決定做的事情）。在我的系統里，下一步行動(dòng)全部設為高優(yōu)先級，項目是普通優(yōu)先級，將來(lái)某時(shí)/也許是低優(yōu)先級。

當按優(yōu)先級給任務(wù)排序時(shí)，所有的下一步行動(dòng)會(huì )全部排在前面，然后是你的項目。當排在前面的下一步行動(dòng)全部做完時(shí)，就需要從項目里再創(chuàng )建出新的下一步行動(dòng)，推進(jìn)項目的進(jìn)展！

對于每一個(gè)項目（普通優(yōu)先級的任務(wù)），我會(huì )在備注里分解成下一步行動(dòng)清單，GTD不主張過(guò)多過(guò)細的分解樹(shù)狀結構的任務(wù)，因為這會(huì )加重你修改時(shí)候的復雜度（計劃永遠趕不上變化）。

GTD推薦一種“信封背面”式的計劃，只要簡(jiǎn)單列出你知道的關(guān)于這個(gè)項目的所有事情，這樣，就會(huì )有足夠的彈性按你想要的任何順序執行了（當然要保證順序的合理性，不可能先穿鞋再穿襪子），并且始終保持目標不變。

當需要的時(shí)候我會(huì )復制一行并生成下一步行動(dòng)（高優(yōu)先級任務(wù)），這樣它就會(huì )顯示在任務(wù)列表里等待執行。而當我完成一步的時(shí)候，我會(huì )在計劃清單那一步前面打個(gè)X表示已經(jīng)完成。當所有的行動(dòng)全部完成，并且想不出還有其他的事情需要做了，就可以標識這個(gè)項目完成了。

當我們整體審視任務(wù)清單時(shí)，我可以看到所有的下一步行動(dòng)，也可以按情境過(guò)濾這些行動(dòng)，看看在當下可以做些什么。

使用現代移動(dòng)技術(shù)的一個(gè)奇妙的作用就是，我比大多數人需要少得多的情境。比如，我不需要”@電話(huà)”，因為隨身帶著(zhù)我的智能手機；我也不需要”@互聯(lián)網(wǎng)”，因為我有筆記本可以隨時(shí)隨地上網(wǎng)……

只有四個(gè)情境對我來(lái)說(shuō)是有意義的：

1. @電腦：那些需要臺式機才能做的事情
2. @家：那些在公寓或者公寓附近做的事情
3. @在外：在路上或者在需要在外做的事情
4. @工作：需要在辦公室做的事情

就這些！

每個(gè)任務(wù)可以分配任意個(gè)甚至所有的情境，這樣我就可以過(guò)濾出當時(shí)某個(gè)特定情境下可以執行的下一步行動(dòng)。過(guò)濾是Windows Mobile任務(wù)應用程序的內置功能，可以只過(guò)濾出活動(dòng)任務(wù)（未完成、未設開(kāi)始日期或者開(kāi)始日在今日及今日以前）。

我定義了一個(gè)”!項目”情境，并分配給所有的項目，這樣當我平時(shí)按情境過(guò)濾列表的時(shí)候，這些大項目就不會(huì )出現，只列出有需要執行的小行動(dòng)（反正這些項目最終都會(huì )被拆分成一個(gè)個(gè)的小行動(dòng)并分配相應的情境） ，免得我分心。對于那些我忘記分類(lèi)的任務(wù)，內建的“無(wú)類(lèi)別”過(guò)濾器可以找到它們！

這個(gè)系統的一大好處在于只用到了Windows Mobile系統的內建任務(wù)（到目前為止），但是任務(wù)也只能做到這么多了，我還需要一個(gè)地方來(lái)收集我的想法，需要一個(gè)隨身可用的收件箱。

在最近的文章里，我提到過(guò)在手機里有一個(gè)簡(jiǎn)單的文本文件Notebook.txt并與臺式機保持同步，為了方便容易的打開(kāi)這個(gè)文件，我還在手機和電腦的開(kāi)始菜單里建立了這個(gè)文件的快捷方式。當我有想法的時(shí)候，不管這個(gè)想法是什么，就打開(kāi)這個(gè)文件記下來(lái)。

一般來(lái)說(shuō)一天一次（有時(shí)候比較勤快有時(shí)候比較懶），我把這個(gè)文件里的內容剪切整理成任務(wù)、約會(huì )或者參考文檔。注意我說(shuō)的是剪切，一旦處理完了，這些內容就會(huì )從Notebook上消失。我喜歡盡可能的保持Notebook處于清空狀態(tài)！

推薦用PHM Notepad來(lái)編輯Notebook.txt，因為它的速度很快，幾乎可以瞬間打開(kāi)。當然，如果你不想安裝任何軟件，用內置的Word也可以，只不過(guò)響應時(shí)間稍慢，打開(kāi)文件大概需要1到2秒。(這也是我為什么傾向于使用文本文件而不是Word文檔，我希望在臺式機和手機上都能很快的打開(kāi)它。)

這就是我的整個(gè)GTD系統，快捷、簡(jiǎn)單，只有一個(gè)額外的文本文件需要同步。當然如果你不介意你的”收件箱”不集中的存放在不同的計算機上的話(huà)，也可以不同步這個(gè)文件，因為收件箱最終都是要被清空的。這個(gè)系統雖然簡(jiǎn)單，但是麻雀雖小，卻深得GTD精髓，您不妨試試看。

原文：Fast GTD in Windows Mobile - JeffKirvin.net