一、收集(Collecting) 隨便什么都可以作為收集箱(老板交辦事項，自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox 的數量。inbox 的數量越少越好:初步規劃我的inbox 控制在5 個(gè):outlook 里面的收件箱，手機備忘錄/草稿本，專(zhuān)用記事本和三層文件匣，手機任務(wù)列表、紙制to do 列表
二、整理(Processing)。從以上5個(gè)inbox里面，循環(huán)反復地進(jìn)行處理分類(lèi)。我們收集到一個(gè)程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天數次，GTD 書(shū)上說(shuō)要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率。inbox 里面的東西處理到以下7 個(gè)類(lèi)別中去:
1) 2 分鐘內
這雖然單獨提出了一個(gè)分類(lèi)，但是并沒(méi)有讓你建立管理并且維護這個(gè)分類(lèi)的意思，為兩分的事情不值得呀。。。
2) 等待事項:
無(wú)法兩分鐘內完成的，這件事要委托他人完成，所以授權后放入等待清單。(如請老婆去領(lǐng)錢(qián)，叫你的下屬完成某件企劃案)
3) 日程
這件事情需要在特定的時(shí)間或日期去做，此時(shí)要將這件是放在DATEBOOK 或行事歷中紀錄下來(lái)。(如參加婚禮，和朋友約會(huì )，開(kāi)會(huì )時(shí)間)
4) 單步事項
不能在兩分鐘內完成，不能授權出去，并非要在特定時(shí)間下完成，需要盡可能快完成的，此時(shí)才是列入所謂單步事項。單步事項是你一個(gè)人，拿過(guò)來(lái)就可以一直干完的。如果你還需要等別人的結果，那就不行;如果你還要去別的地方再拿個(gè)東西，那也不行。當你下一步清單超過(guò)五十個(gè)時(shí)，你就不能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì )看不出哪件事要先做，所以還要分類(lèi)。目前分類(lèi)的方式主要是采用地點(diǎn)為主，Home/Office/outdoor/Anywhere 等。如此你的工作效率會(huì )大大提升。
5) 多步事項
對于那些在Inbox 里面的任務(wù)不是可以一步做完的,特點(diǎn)就是不能由你一個(gè)人決定，要分解成多步在不同的時(shí)間和地點(diǎn)完成項目(projects)。
6) 未來(lái)/某一天事項
你想到的點(diǎn)子，未來(lái)才要實(shí)現的計劃等。
7) 參考資料
Inbox 里的信息和資源等。
三、組織(Organizing).其實(shí)要組織的概念就是檔案系統及工作清單兩種概念，整理完inbox里面的東西后就是管理和組織幾大類(lèi)中的東西:
1) 2 分鐘內
馬上處理，不要放著(zhù)了。如轉發(fā)郵件給同事。
2) 等待事項:
要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進(jìn)度，用outlook 的任務(wù)清單自定義屬性管理，自定義"進(jìn)展狀態(tài)""事項類(lèi)型""責任人"。
對于郵件的處理，在收件箱里建立"等待事項"文件夾，如果需要對方回復采取下一步行動(dòng)的郵件，同時(shí)抄送給自己，設置自動(dòng)過(guò)慮歸入等待事項文件夾，以便提醒自己日后等待對方答復。
3) 日程
用手機、電腦的日歷或臺歷管理。(如參加婚禮，和朋友約會(huì )，開(kāi)會(huì )時(shí)間)
4) 單步事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義"事項類(lèi)型","任務(wù)環(huán)境"表示所需地點(diǎn)。當你下一步清單超過(guò)五十個(gè)時(shí)，你就不能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì )看不出哪件事要先做，所以還要分類(lèi)。目前分類(lèi)的方式主要是采用地點(diǎn)為主，Home/Office/outdoor 等。如此你的工作效率會(huì )大大提升。
對于郵件工作，在收件箱里則設置"待讀待復"，存放需要處理但不緊急的工作。設置"今日事項"存放緊急需要處理的工作。
5) 多步事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義"事項類(lèi)型","任務(wù)環(huán)境"，列出多步事項的清單。另外用項目管理軟件或者xls列出多步事項的計劃單步事項和對應的時(shí)間點(diǎn)，分解后的事項又再進(jìn)入單步事項中進(jìn)行管理。
6) 未來(lái)/某一天事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義"事項類(lèi)型""任務(wù)環(huán)境"。
對于郵件工作，在收件箱里設置"未來(lái)事項"文件夾，存放日后某個(gè)時(shí)刻可能需要處理的工作。
7) 參考資料
需要建立一個(gè)可以收藏你所有要參考資料的檔案系統，我有一個(gè)一每日每月收藏檔案的系統，也有一個(gè)依資料不同收藏資料的檔案系統，電腦資料系統可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我幾乎可以在一分鐘內找到。
在outlook 收件箱里建立一個(gè)"GTD 存檔"文件夾，并在其中根據不同項目或郵件內容分別設置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵件內容分別歸類(lèi)存入歸檔文件夾。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔，如果只是附件需要存檔的話(huà)，還是將其另存到硬盤(pán)上，以免郵件客戶(hù)端越來(lái)越龐大，降低運行效率;
面對紛繁復雜的任務(wù)，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進(jìn)行選擇和排序呢?任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù)，在此基礎上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任
務(wù)了。
緊急任務(wù)指:如果不能按期完成，它對你或別人的價(jià)值會(huì )減少甚至消失。重要任務(wù)指:如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來(lái)的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同組合:
1.緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應具有最高的優(yōu)先級，應該從現在就開(kāi)始做。
2.緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現在需要時(shí)間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低。
3.重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的，但應該在你的時(shí)間表中占重要位置。
4.既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎?
按順序做事對任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優(yōu)先權。因此要善于區分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據價(jià)值大小，分配時(shí)間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。
但是如何排列這些任務(wù)的優(yōu)先級呢?答案是價(jià)值觀(guān)!
價(jià)值觀(guān)是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標準，它們形成我們個(gè)人特性的基礎，也是我們進(jìn)行時(shí)間管理的基礎。大多數時(shí)候，我們根據自己的價(jià)值觀(guān)采取行動(dòng)，雖然往往沒(méi)有意識到這一點(diǎn)。
什么對你而言是最重要的?家庭?工作?金錢(qián)?你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個(gè)方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會(huì )到達別的地方。
上一節練習中的事件可以分為幾個(gè)類(lèi)別:
健康--看牙醫，洗澡，等等
家庭--給家里打電話(huà)，等等
友誼--買(mǎi)禮物，回信，參加聚餐，拜訪(fǎng)朋友，等等
愛(ài)情--準備燭光晚餐，等等
工作--簡(jiǎn)報，電視節目，會(huì )議，整理材料，考試，等等
金錢(qián)--夜間兼職的面試，等等
興趣--看演唱會(huì )，等等
重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無(wú)關(guān)緊要的地方。這就是你的價(jià)值觀(guān)。
目標是我們的需求和愿望--我們想得到什么。它們應該直接源于我們的價(jià)值觀(guān)。否則，我們所做的事將無(wú)法滿(mǎn)足自己的需要。目標往往不能由單個(gè)行動(dòng)達到，需要花費相當長(cháng)的時(shí)間，并需要采取若干步驟。
例如，周末有一對矛盾:要么去外地拜訪(fǎng)朋友，要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪(fǎng)問(wèn)朋友，而不為報告做準備，你的目標很可能是:保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪(fǎng)問(wèn)朋友，而是準備報告，你的目標很可能是:盡最大努力完成工作。當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決于你的價(jià)值觀(guān)。把友誼放在前一位的價(jià)值觀(guān)可能是:你對生活的真正滿(mǎn)足源于你的家庭和朋友。把工作放在前一位的價(jià)值觀(guān)可能是:你對生活的真正滿(mǎn)足來(lái)自于追求卓越。
再如，任務(wù)表中還有一對矛盾:星期二和星期三晚上，在公司開(kāi)會(huì )、兼職面試、看演唱會(huì )三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢(qián)和興趣，對它們如何排序，也完全取決于你的價(jià)值觀(guān)和目標。一旦明確了自己的價(jià)值觀(guān)和目標，接下來(lái)制訂日程表的過(guò)程就很簡(jiǎn)單了。
首先安排固定項目首先從工作或上課時(shí)間開(kāi)始。這些時(shí)間段通常是事先就固定的。其他的活動(dòng)必須圍繞它們進(jìn)行。然后安排每天的日?；顒?dòng)，如睡覺(jué)和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時(shí)間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。
(二)根據你的生物鐘安排時(shí)間
把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時(shí)間段。把你的空余時(shí)間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值較高的時(shí)間段。例如，用大塊的時(shí)間學(xué)習新知識。
三)3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊.當你面對一個(gè)巨大的任務(wù)，被它壓得喘不過(guò)氣來(lái)的時(shí)候，試著(zhù)把它分成小塊，使它易于管理，然后相應地安排你的時(shí)間。這樣做有幾個(gè)好處，首先，你明確了完成整個(gè)任務(wù)的各個(gè)步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會(huì )減輕;其次，把一個(gè)任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進(jìn)度顯得更顯著(zhù)，并能多次體會(huì )達到目標的喜悅;再次，較小的任務(wù)段易于估計時(shí)間，從而加強對完成時(shí)間的控制。
(四)4. 充分利用零碎時(shí)間
從時(shí)間表中"剪裁"大塊大塊的時(shí)間后，剩下的邊角余料可不能浪費?？梢杂盟鼜土晫W(xué)過(guò)的知識、做一兩節操。一個(gè)利用小塊時(shí)間的技巧是:把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺(jué)做完討厭的事情。
(五)5. 為每件事情設定明確的起止時(shí)間，這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。
(六)6.留出充分的休息和娛樂(lè )時(shí)間
在制訂時(shí)間表時(shí)，千萬(wàn)不要"虐待"自己。要制訂一個(gè)切實(shí)可行的計劃，就應該為生活中真實(shí)的你"度身訂做"，預留出你需要的休息和娛樂(lè )時(shí)間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執行的時(shí)候會(huì )不斷打亂計劃，不但沒(méi)有節省時(shí)間，反而使其他事情也脫離預定軌道。
(七)7.留出機動(dòng)時(shí)間，不要把所有的時(shí)間都填滿(mǎn).為突發(fā)事件預留時(shí)間。一個(gè)填得滿(mǎn)滿(mǎn)當當的計劃表是沒(méi)有"防震"性能的，稍有意外，整個(gè)計劃都會(huì )"破碎"，無(wú)法執行。訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃:
i. 事情是按重要程度和緊急程度依次進(jìn)行的嗎?先處理重要的和緊急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入了時(shí)間表?你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。
ii. 每天應有用于自省和修訂計劃的固定時(shí)間。如果遺漏了這一部分，請在時(shí)間表中補上。
iii. 對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時(shí)間在時(shí)限內完成?沒(méi)有處理過(guò)的事情往往比你想像中要花費更多時(shí)間，為它們留下充裕的時(shí)間。
iv. 把用于生活不同方面的時(shí)間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時(shí)候，在時(shí)間表的各個(gè)單項中看不出來(lái)的問(wèn)題，會(huì )在合計數字中顯示出來(lái)。如果某部分明顯超過(guò)或低于合理的比例，請進(jìn)行調整。
下面總結了二十個(gè)節省時(shí)間的方法，請根據你的需要選用它們:
1) 對目標、任務(wù)、會(huì )議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序。
2) 從優(yōu)先級最高的事物著(zhù)手。
3) 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現在開(kāi)始做。
4) 把大的、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分。
5) 為自己創(chuàng )造一小時(shí)的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時(shí)不起作用。
6) 找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書(shū)館或空閑的辦公室。
7) 當你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì )對別人說(shuō)"不"。
8) 學(xué)會(huì )委派別人做事。
9) 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10) 減少例行事務(wù):它們不值得花費過(guò)多時(shí)間?？s短低價(jià)值的事件。拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書(shū)工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)。
11) 避免完美主義。記住80/20 定律。
12) 避免作出過(guò)多許諾。對你在有限時(shí)間內能完成的工作持現實(shí)態(tài)度。
13) 不要把時(shí)間表排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，為自己留下一定機動(dòng)時(shí)間應付突發(fā)事件。
14) 設置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應超過(guò)3 分鐘。
15) 聚精會(huì )神地做手頭的事情。
16) 處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間。
17) 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì )使它們變容易。
18) 文書(shū)工作爭取只處理一次。
19) 在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作。
20) 第一次就做好。
進(jìn)行時(shí)間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動(dòng)作，需要耐心、毅力、練習和計劃。進(jìn)行良好的時(shí)間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當雞蛋越來(lái)越多，情況越來(lái)越糟的時(shí)候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規律--這正是時(shí)間管理的內容。
工作時(shí)，要持之以恒地進(jìn)行時(shí)間管理。你要參加業(yè)務(wù)會(huì )談，要趕在截止期前完成工作。時(shí)間管理的意義不僅在于幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個(gè)人生活之間保持平衡。
四、回顧( review)與檢討(checking)
organize 完畢后，就是review以上6個(gè)大類(lèi)里面的東西。最好是每天17:30check 一遍，每周review 一次。
五、執行(DO)
實(shí)際上在do 的階段，do 的內容只有三個(gè):do 你GTD系統里面設定好的東西;do 你系統里面沒(méi)有但出現在你面前需要你作的東西;第三就是整理你下一步要do 的東西(就是GTD里面的前4 步)。
六、GTD之所以稱(chēng)之為'無(wú)壓力'，只是因為你在do 的時(shí)候，不要再傷腦筋去想著(zhù)其它事情了;因為你所有的事情都在你的GTD系統里面或者即使沒(méi)有在你系統里面，一般情況下就算出現也無(wú)傷大雅而可以納入系統或者及時(shí)處理。
七、GTD之所以更多地被我認為是一種習慣:是因為你在任何時(shí)點(diǎn)的工作都是已經(jīng)計劃好了的。只要有了空閑時(shí)間，就先看看日程;沒(méi)事的話(huà)，再看看地點(diǎn)相關(guān)的單步事項;再沒(méi)事的話(huà)，就看看多步事項，選取某個(gè)事項做項目分解;還是沒(méi)事的話(huà)，就找找someday里面的東西有沒(méi)有可以現在來(lái)作的了;還是沒(méi)有的話(huà)，就只好開(kāi)始搜集任務(wù)了?？偠灾?，你要養成好習慣:盡量不要干你GTD系統以外的事情;除非你的GTD系統不夠完善，很多事情你根本沒(méi)有計劃進(jìn)來(lái)，那么這個(gè)時(shí)候，你就需要對你現在，今后短時(shí)間內，中長(cháng)時(shí)間類(lèi)，甚至一生的事情作一個(gè)規劃，并且把它們納入到你的GTD中來(lái)。
八、善用checklist:很多東西都可以做成checklist，包括一些項目的流程，比如出差這種項目，一旦有條件激發(fā)這類(lèi)已經(jīng)流程固化的項目，則可以直接調用已經(jīng)設定好的checklist，按流程走下去，一個(gè)action 一個(gè)action地去完成。
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