根據我多年的觀(guān)察，職場(chǎng)上那些看似不夠高效的人，歸根到底，不是因為缺乏時(shí)間管理的技巧，而是因為他們原本就沒(méi)有打算真正做到高效。
因此，任何純技巧類(lèi)的解決方案注定不會(huì )湊效，這在我好幾年前開(kāi)發(fā)出一門(mén)時(shí)間管理的課程之后，就發(fā)現了。
要徹底做到高效、能夠合理地利用時(shí)間，首先需要解決的是“心法”問(wèn)題。
來(lái)自電視劇《德雷爾一家》
01
做好時(shí)間管理的“內功心法”
所謂“心法”，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是只有真真切切地發(fā)自?xún)刃牡卮_定“我必須要更加高效”，背后有一個(gè)自己想要達成的更大的目標，才有可能做到。
就像一個(gè)真正減肥成功的人，通常來(lái)說(shuō)，都是因為他清楚地認識到肥胖問(wèn)題已經(jīng)嚴重影響到了自己的健康和生活、工作的方方面面，才會(huì )痛下決心，往往這種決心才是最堅固的。
很多人想要工作更高效，充其量也不過(guò)是因為這是看起來(lái)非常政治正確的一件事。
但實(shí)際上，他甚至都沒(méi)有想過(guò)工作更高效、把領(lǐng)導布置的任務(wù)完成以后，還可以做些什么。
這樣的“高效”，又能有什么意義和價(jià)值呢？
來(lái)自電視劇《四重奏》
所以，要做好時(shí)間管理，前提的內功心法是：
你希望借由工作的高效達成什么樣的目標？
要明白，高效本身很顯然并是目標。
這個(gè)目標，每個(gè)人都不一樣。
有的人可能希望通過(guò)這樣的高效讓自己對工作更有掌控感、顯得更勝任；
有的人可能希望能夠多出一些時(shí)間來(lái)自我提升；
還有的人可能是想要減少加班、以便有更多時(shí)間照顧家庭。
總之，找出最讓自己有動(dòng)力的那個(gè)目標出來(lái)，才是做好時(shí)間管理的第一步。
來(lái)自電視劇《德雷爾一家》
02
分析工作任務(wù)
對于每個(gè)職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)，我們每天的工作任務(wù)都可以簡(jiǎn)單地劃分為2大類(lèi)：
一類(lèi)可以叫做常規性工作，它是按照一定的周期進(jìn)行循環(huán)、重復的，這個(gè)周期可能是年度、季度、月度等；
另一類(lèi)是非常規性工作，可能是大到一個(gè)臨時(shí)性的項目，小到中途被打斷的一次簡(jiǎn)單的溝通和討論。
要能夠更快速高效地處理這些工作，就首先應該對工作有個(gè)分類(lèi)。
我們可以先將按年度、半年度、季度、月度、每周和每天不同周期需要完成的常規性工作進(jìn)行羅列和整理；
然后對應地先將年度、半年度、季度和月度的工作劃入個(gè)月的月度計劃；
在具體做每天的工作計劃時(shí)，再將月度任務(wù)、每周任務(wù)及每天任務(wù)填充進(jìn)去。
來(lái)自電視劇《金秘書(shū)為何那樣》
這樣，就可以首先確保我們所有常規性的工作都被考慮到工作計劃當中了。
我們的目標是，盡量減少常規工作之外的“非常規性工作”。
因為讓我們手忙腳亂的，通常都是一些突如其來(lái)的項目和任務(wù)。
管理學(xué)大師德魯克說(shuō)：
預測未來(lái)的最佳方法是創(chuàng )造未來(lái)。
同理，減少“非常規性工作”的最佳方法是增加更多的“常規性工作”，什么意思呢？
比如，你是一名管理者，你發(fā)現總是在你做一些深度思考的時(shí)候，被下屬來(lái)讓你簽字、催你批流程又或者臨時(shí)的請示打斷。
那你完全可以將這些非常規的工作變成一項常規工作：
每天早會(huì )后就詢(xún)問(wèn)大家今天有什么要簽字、審批或者要請示的事項，讓下屬開(kāi)完會(huì )就找你；
或者干脆每天明確劃分出1到2個(gè)集中的時(shí)間，讓下屬有類(lèi)似事項不是十萬(wàn)火急都集中在這個(gè)時(shí)間段進(jìn)行。
除此之外，在月度計劃、周計劃和每日計劃中，留出一定的彈性時(shí)間。
如果有臨時(shí)事項就處理臨時(shí)事項，如果沒(méi)有就進(jìn)行一項重要但不緊急的工作，比如學(xué)習行業(yè)標桿等。
來(lái)自電視劇《平凡的榮耀》
03
時(shí)間管理的實(shí)施，盡量克服拖延
據說(shuō)現在每個(gè)人平均每天要拿起手機100多次，使用手機7小時(shí)。
除那些時(shí)刻都需要用手機工作的少數人之外，我們絕大多數人工作時(shí)的分心程度可見(jiàn)一斑。
這樣分散的注意力，自然也會(huì )讓我們在實(shí)施工作計劃時(shí)阻力重重。
因此，在具體工作時(shí)，我們需要與自己的拖延癥和分散的注意力進(jìn)行角逐，確保能夠按計劃執行任務(wù)：
來(lái)自紀錄片《成為巴菲特》
1、5分鐘起步法
當應該開(kāi)始著(zhù)手開(kāi)展一項工作卻總是沒(méi)有進(jìn)入啟動(dòng)狀態(tài)時(shí)，可以先告訴自己：好吧，我就先嘗試5分鐘再說(shuō)。
比如你要寫(xiě)一個(gè)項目總結，通常來(lái)說(shuō)，嘗試5分鐘你就會(huì )開(kāi)始構思：
這個(gè)總結我應該分為哪幾個(gè)部分？有哪些亮點(diǎn)一定要寫(xiě)上不能漏掉？有什么樣的經(jīng)驗教訓可以總結一下？
一旦開(kāi)始這樣思考，你就會(huì )將思維拉回整個(gè)項目過(guò)程的回顧和復盤(pán)，并打開(kāi)一個(gè)空白的文檔，把已經(jīng)想到的一些電子輸入進(jìn)去。
不知不覺(jué)，5分鐘過(guò)去了，但你已經(jīng)忘記了最初給自己的承諾，就順著(zhù)這個(gè)思路寫(xiě)下去了。
直到陷入一個(gè)新的難題，那時(shí)候可能也的確是需要休息一下的時(shí)刻了。
來(lái)自電視劇《意大利制造》
2、以天為單位劃定deadline
有些工作可能需要持續幾天甚至數周，在計劃之初，我們會(huì )覺(jué)得離deadline還遠，就無(wú)限拖延工作開(kāi)始的時(shí)間。
遇到這種情況，我們應該以天為單位，將工作任務(wù)分解到每天各應完成哪些具體事項。
一天結束時(shí)去檢查這個(gè)分解任務(wù)的完成情況，執行過(guò)程中也告訴自己：我今天必須完成什么具體任務(wù)。
3、完成比完美更重要，放棄完美主義幻想
絕大多數的拖延都借了完美之名。事實(shí)證明，所有完美，皆是幻象。
我們首先第一步要追求的，一定是先完成再說(shuō)。
如果完成了還有時(shí)間，我們可以來(lái)進(jìn)一步思考應該如何完善。
就像我每次寫(xiě)稿，想著(zhù)要寫(xiě)得足夠完美，跟想著(zhù)先寫(xiě)完再修改，兩種狀態(tài)下出來(lái)的文字，差別并沒(méi)有太大，但在花費的時(shí)間上卻相差很多。
可見(jiàn)，所謂完美主義的妄念，除了徒增心理負擔、加重拖延以外，并無(wú)助益。
來(lái)自電視劇《德雷爾一家》
最后，總結一下職場(chǎng)人應如何做好時(shí)間管理：
首先要弄清楚自己到底為什么想要更高效，找到那個(gè)能讓自己振奮的點(diǎn)；
其次要對自己的所有工作進(jìn)行梳理和分類(lèi)，并將常規性工作和非常規性工作分解到每一天的工作計劃中；
最后，在具體執行工作計劃時(shí)，要通過(guò)各種手段克服拖延。
能做到這些的職場(chǎng)人，在時(shí)間管理方面，將會(huì )大大上一個(gè)臺階。
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