內容管理的基本原理是把整個(gè)的內容分成不同的部分。內容管理系統把文本和圖像存儲在分散空間內（或是一個(gè)數據庫或是一個(gè)分散的文件系統），而這些分散的空間都與HTML模板連接。你可以不用HTML就升級你的內容 --或是不影響到內容就改變網(wǎng)頁(yè)的可視效果和感覺(jué)。在一個(gè)網(wǎng)站的不同空間里出現的相同內容可以在一個(gè)地點(diǎn)被升級，而不必擔心它們會(huì )發(fā)生沖突。這樣的結果是，一旦這樣的模板被建立起來(lái)，即使是一個(gè)沒(méi)有技術(shù)的用戶(hù)也可以把自制的網(wǎng)頁(yè)發(fā)送到互聯(lián)網(wǎng)上面，并能夠在不用IT專(zhuān)業(yè)人士幫助的情況下就升級自己網(wǎng)頁(yè)的內容。
很多內容管理系統都在內容發(fā)送過(guò)程中扮演著(zhù)重要角色，內容發(fā)送就是把服務(wù)性?xún)热莅l(fā)送到用戶(hù)的瀏覽器上，支持一些交互作用水平。但是部分特征，如：緩存、個(gè)性化特征和聯(lián)合性特征，都可能在內容發(fā)送過(guò)程中顯現不出來(lái)。幾乎所有的內容管理系統都可以提供發(fā)送功能，即使是小的系統一般也提供這種功能。
你可能會(huì )從內容管理系統中發(fā)現很多特征，這里列出了一些，也是教給你怎樣選擇價(jià)格低廉，有應用服務(wù)提供商的系統。
設置。不管是個(gè)人用戶(hù)、軟件公司的專(zhuān)業(yè)服務(wù)組還是一個(gè)系統綜合體，在很多情況下都要依靠軟件包來(lái)安裝、配置系統，并對模板進(jìn)行設計和加密。應用服務(wù)供應商一般會(huì )為了這樣的設置收取用戶(hù)的一次性付款，這筆款項包括開(kāi)戶(hù)費、對用戶(hù)客戶(hù)管理提供幫助以及在系統上建立用戶(hù)終端界面的費用。一些應用服務(wù)供應商也為用戶(hù)提供了建立終模板的幫助服務(wù)，用戶(hù)還能夠通過(guò)他們與你的合作伙伴聯(lián)系。當然，你不必為安裝系統和客戶(hù)軟件而發(fā)愁，因為每一件事都可以通過(guò)瀏覽器來(lái)完成。
元數據。為了完全地利用內容管理系統中所有的功能，內容管理供應商需要用關(guān)鍵字標出都有哪些內容管理項目。這可以幫助用戶(hù)在站點(diǎn)上搜索出想要的結果，提高搜索內容出現的幾率。（比如：Google搜索網(wǎng)站）。但是這依然要根據個(gè)性化和聯(lián)合功能的基礎而定，根據用戶(hù)各自的設置來(lái)決定他們的搜索要求能否完全被滿(mǎn)足，或是能否把需要發(fā)送的內容成功地傳遞給企業(yè)的合作伙伴。
工作流程。把內容管理系統從企業(yè)文件管理系統中分離出來(lái)的構想還包括工作流程和程序控制工具。在很多公司里，使用內容管理系統的最關(guān)鍵原因就是由于工作流程的緣故，作為一個(gè)管理者、法律部門(mén)、普通編輯或是網(wǎng)頁(yè)發(fā)行者都必須在發(fā)送這些文書(shū)或是網(wǎng)頁(yè)之前簽署您的大名。很多內容管理系統就有過(guò)人之處，它們提供了電子郵件識別這樣的特征，這樣一個(gè)相同的內容就為批準、分流和平行發(fā)送這三種工作流程準備好了三種不同的路徑。然而，一個(gè)常見(jiàn)的內容管理系統錯誤是建立了復雜的工作流程模式，這種模式太程序化了，當用戶(hù)的需要變化是很不容易被修改--也就是說(shuō)一個(gè)低終端的系統可能會(huì )是一個(gè)比較好的選擇。
安全。不管是好是壞，很多大公司都可以為幾百位用戶(hù)提供接入內容管理系統的服務(wù)。巨大的軟件包為了專(zhuān)門(mén)對付這種挑戰已經(jīng)被設計出來(lái)了，它們?yōu)椴煌降挠脩?hù)提供了不同標準的用戶(hù)化服務(wù)。隨著(zhù)越來(lái)越少的人從事編寫(xiě)、更換和升級網(wǎng)站內容的工作，對付這種性的能力變得越來(lái)越不重要。對一個(gè)小公司或是對那些只是打算具備簡(jiǎn)單自動(dòng)化功能的公司來(lái)說(shuō)，有應用服務(wù)供應商的內容管理系統應該工作得不錯。
個(gè)性化。一個(gè)網(wǎng)站應該以不同的形式提供不同的內容，因為瀏覽這些網(wǎng)頁(yè)內容的訪(fǎng)問(wèn)者具有的是多樣的性格，他們的喜好也是大不相同的。有的人通過(guò)注冊和提供個(gè)人信息可以讓網(wǎng)站了解他們喜好--這被稱(chēng)為顯性個(gè)性化。而另一些用戶(hù)則是來(lái)去無(wú)蹤跡，網(wǎng)站無(wú)法掌握他們的信息，也就不能夠按照他們的意愿制作網(wǎng)頁(yè)或更換內容了--這被稱(chēng)為隱性個(gè)性化。通過(guò)在網(wǎng)絡(luò )上的摸索，MyYahoo為顯性個(gè)性化提供了一個(gè)卓越的榜樣。在使用方式基礎上建立的隱性個(gè)性化非常少見(jiàn)，一般只有在高終端的電子商務(wù)網(wǎng)站才能夠見(jiàn)到。一種特別普通的個(gè)性化模式可以監測用戶(hù)的瀏覽器、設備和操作系統，所以?xún)热莨芾砭捅仨氁砸环N合適的格式進(jìn)行，這一點(diǎn)是一定要引起注意的。
聯(lián)合功能。大的網(wǎng)站特別關(guān)心在線(xiàn)發(fā)行，它們需要向其他小網(wǎng)站提供大量的、使用XML進(jìn)行分析的文章，以作為網(wǎng)站收入的一部分。這樣對于每一個(gè)內容管理系統來(lái)說(shuō)對付這些工作復雜性都是很不簡(jiǎn)單的。更進(jìn)一步地說(shuō)，公司網(wǎng)站輸出這些出版物、通過(guò)電子郵件發(fā)送網(wǎng)站內容以及通過(guò)DPF文檔保存內容這些工作使用低終端的軟件包是比較合適的。
報告。像WebTrends這樣的軟件和WebSideStory這樣的應用服務(wù)供應商現在正在向用戶(hù)提供更加強大的工具，以分析網(wǎng)絡(luò )傳輸模式--訪(fǎng)問(wèn)者來(lái)自何方、他停留了多久、他去哪了等等問(wèn)題。一個(gè)有應用服務(wù)供應商的內容管理系統應該提供與此相似的功能或是允許用戶(hù)使用商業(yè)分析工具。
最后，還要注意外部采辦總是有它的危險性。一個(gè)大的電子商務(wù)網(wǎng)站并不是一個(gè)擁有應用服務(wù)供應商的內容管理系統的最佳侯選者，而選擇是要根據特殊的安全、管理和綜合需要而進(jìn)行。大多數網(wǎng)站仍然向用戶(hù)提供有幾千頁(yè)的無(wú)交互功能的網(wǎng)頁(yè)，它們需要及時(shí)的管理和頻繁地更新。只要應用服務(wù)供應商使用一個(gè)標準的XML計劃控制你的數據，而且數據都分別地被保存在了幾個(gè)HTML模板中，那么你應該重新找回所有的內容，并把它在你需要的時(shí)候傳遞到另外一個(gè)內容管理系統上面。
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