“6S”管理試行辦法
第一章 總則
第一條 為營(yíng)造整齊清潔的工作環(huán)境、提高工作效率、提升學(xué)校形象；培養具有良好習慣、遵守規則的職工隊伍，結合實(shí)際制定本辦法。
第二條 本辦法適用于辦公室及周邊區域、庫房和儲物間等場(chǎng)所。
第二章 管理內容、實(shí)施細則
第三條 管理內容：
（一）整理：劃分辦公室個(gè)人責任區域，并對辦公室物品進(jìn)行公私區分、分類(lèi)整理，區分為必要物品和非必要物品。
1、辦公室個(gè)人責任區是指個(gè)人使用的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及辦公室的地面、墻面、天花板、窗臺以及相關(guān)辦公設備和設施。
2、公私區分是指對公司資料與私人資料進(jìn)行嚴格區分,個(gè)人使用的資料也要納入管理,且必須注明是“私人參考資料”，并按照要求進(jìn)行標識，避免發(fā)生工作移交的情況時(shí)出錯。
（二）整頓：整頓是將整理后留下來(lái)的物品按規定的位置擺放整齊，并加以標識，實(shí)行定置管理。對非必要物品果斷丟棄，并遵照安全、保密的原則進(jìn)行銷(xiāo)毀或轉移存放地點(diǎn)；對必要物品要妥善保存，使辦公室現場(chǎng)井井有條，做到想要什么，一分鐘之內便能拿到。
（三）清潔：清潔過(guò)程是根據整理、整頓的結果，將不需要的部分清除出去，對各自崗位周?chē)?、辦公設施定期進(jìn)行徹底清掃、清洗，保持無(wú)垃圾、無(wú)臟污。
（四）清理：在整理、整頓、清潔管理工作之后，認真維護已取得的成果，使其保持完美和最佳狀態(tài)，它是對前三項管理活動(dòng)的堅持和深入。
（五）安全：把工作現場(chǎng)所要做的工作的每一步全部列出來(lái)，然后分析每一步工作是否可能造成安全隱患。目的是為了加強職工的安全觀(guān)念，使其具有良好的安全工作意識，更加注重安全細節管理。
（六）素養：培養職工對周?chē)说膼?ài)、對工作場(chǎng)所的愛(ài)、對物品的愛(ài)；切實(shí)執行《“6S”管理試行辦法》，持之以恒，養成良好習慣。
第四條 實(shí)施細則
（一）公共區域的管理
1、辦公室地面要求平整、干凈、通暢；門(mén)窗、墻壁、天花板、室內照明設施完好整；每一間房屋內應當有定置管理圖，并且圖形與實(shí)際相符；
2、墻面只允許懸掛時(shí)鐘、定置圖及宣傳標語(yǔ)（畫(huà)），張貼或懸掛管理要求的公告板、學(xué)院特許懸掛的字畫(huà)、掛歷，其它多余物應清除；
3、室內物品存放的位置必須經(jīng)過(guò)科學(xué)的設計、認真的清理，做到合理、方便、整齊、樸實(shí)，并合理確定室內固定物品的位置和移動(dòng)物品的靜態(tài)位置；
4、辦公桌要同向擺放，避免使用者背部朝向門(mén)；
5、辦公設備：如打印機、復印機、傳真機等設施或燈具、空調、電風(fēng)扇等電器每周應檢查一次完好情況，并要求導線(xiàn)、線(xiàn)纜集束，整齊、美觀(guān)，符合安全要求；
6、電話(huà)號碼單不要張貼在任何位置，可制作成電話(huà)簿，置于電話(huà)機旁；
7、電腦內保存的文件資料分類(lèi)科學(xué)，便于查找；
8、垃圾桷(廢紙簍)應當及時(shí)進(jìn)行清理，每天至少清理一次；
9、下班后關(guān)閉所有電氣設備電源及門(mén)窗。
（二）柜、架管理
1、柜頂上不允許擺放任何物品，柜底不放任何雜物，表面保持干凈無(wú)積塵，所有物品定置放置；
2、定置圖貼在柜門(mén)左邊內側。要求所有的柜、架、盒均加上標識，明確責任部門(mén)、責任人、柜架上資料的類(lèi)別等信息。標識字體為3號宋體，如文件盒內有兩種以上，盒內要有文件類(lèi)型目錄清單。文件柜實(shí)行一柜一圖，柜內每層、每堆物品應有定置標識，標識內容與實(shí)物相吻合；
3、文件柜要每半個(gè)月整理一次，并按大小、類(lèi)別、使用頻率等進(jìn)行分類(lèi)建檔，貼上標簽；若有變動(dòng)，標簽應及時(shí)更新。
（三）資料歸位管理
1、工作臺、辦公桌面每天整理一次，在辦公時(shí)間內，桌面上只能放置當日要使用的物品和文件資料；
2、置于辦公桌上的文件架內只能存放三天內使用的文件資料，每個(gè)文件夾要分類(lèi)標識清楚，每個(gè)文件夾內的資料超過(guò)3份就必須有目錄清單;
3、文件柜內的文件、資料，一個(gè)月內經(jīng)常使用的放在上面，半年內周期性使用的放在中間，兩年內周期性使用的放在下面，做到便于查找、整齊美觀(guān)、號位一致，三年以上（含三年）要使用的歸檔保存;
4、要根據文件資料的屬性進(jìn)行不同類(lèi)別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應的標簽，避免不同文件夾的放置出現錯位。
（四）桌面狀態(tài)
1、工作人員每天下班離開(kāi)辦公室之前，均須整理個(gè)人桌面，桌面允許擺放的物品包括電腦顯示器1臺、音箱2個(gè)、電話(huà)機1臺、三格文件架1個(gè)、水杯1個(gè)、或小型植物1盆，并定位擺放，其它物品一律不得保留；
2、三格文件架內可放置9個(gè)文件夾，并通過(guò)3種顏色區分出文件的類(lèi)別，可將資料分為待處理、處理中和已處理三類(lèi)，在每個(gè)文件夾上加貼標識，使人一看就知道資料內容、責任人等信息，改變過(guò)去桌面雜亂的情況；
3、使用中班臺的，桌面靠墻側端起依次擺放三格文件架、電話(huà)機、水杯、電腦顯示器、音箱，帶鍵盤(pán)架及文具盒的，文具盒內只允許擺放紅筆、藍色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完后即時(shí)歸位；
4、使用直形辦公臺的，靠墻側端起依次擺放三格文件架、電話(huà)機、水杯、電腦顯示器、音箱，文具用完后即時(shí)歸放到最上面一格抽屜的相應位置；
5、使用組合式屏風(fēng)辦公臺的，靠墻側懸空位端起依次擺放三格文件架、電話(huà)機、水杯，屏風(fēng)直角處擺放電腦顯示器、音箱，外側或擺放小型植物1盆，文具盒內只允許擺放紅筆、藍色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完后即時(shí)歸位；
6、桌面下靠墻側依次擺放三抽柜、電腦主機；
7、辦公椅要以與之對應的辦公桌為相對位置基準，定置放置，長(cháng)時(shí)間外出辦事或下班后，無(wú)扶手辦公椅處于全推進(jìn)狀態(tài)，有扶手辦公椅應端正置于辦公桌正面。
（五）抽屜狀態(tài)
1、個(gè)人抽屜應每星期整理一次，對三個(gè)月內用不到的東西，從抽屜里清理走；
2、最上面一個(gè)抽屜用于存放文具及工作筆記本、最下面一個(gè)抽屜用于存放私人物品，私人物品應保持最低限度，如毛巾1張、肥皂1塊、衛生紙類(lèi)不超過(guò)2包、雨傘1把、藥品少量。其他抽屜只允許放置工作用品，并采用科學(xué)方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。
（六）張貼管理
1、一定要明確允許張貼的區域，可以購買(mǎi)白板專(zhuān)門(mén)用于各類(lèi)文件的張貼；
2、公告板應當分區管理，如分成“6S專(zhuān)欄”、“公告欄”、“學(xué)習園地”等；
3、一般張貼品保留3-5天，重要張貼品保留7-10天；
4、每份張貼物的左下角應注明張貼天數及起止時(shí)間，到期應由貼出人負責收回。
（七）不需要物品的清理及處理方法：
1、不需要的物品主要指沒(méi)有用的文件、資料、桌椅、文件柜（架）、文具用品等，或在一個(gè)月之內不需要使用到的滯留物品、不急用物品、劣質(zhì)產(chǎn)品。處理方法：
2、對需廢棄的物品全部進(jìn)行廢棄處理；
3、對不可廢棄或者必須保管的物品，與總務(wù)處倉庫聯(lián)系后，轉移至物品長(cháng)期保管放置區；
4、屬固定資產(chǎn)管理范圍的，及時(shí)與資產(chǎn)科聯(lián)系，經(jīng)鑒定確認后辦理相應手續。
（八）儀態(tài)儀表及素養
1、培養對周?chē)说膼?ài)、對工作場(chǎng)所的愛(ài)、對物品的愛(ài)；
2、注意儀表與形象，做到著(zhù)裝整齊，梳妝適宜；
3、工作時(shí)間使用普通話(huà)；
4、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)使用問(wèn)候語(yǔ)：“你好！****處（科）”，態(tài)度熱情、大方；
5、接待來(lái)訪(fǎng)客人時(shí)言行得體；
6、提倡禁煙，任何人不得在辦公室內吸煙。發(fā)現員工在禁煙區吸煙，每人每次罰款50元；
7、在參加會(huì )議時(shí)，必須關(guān)閉手機或調到振動(dòng)狀態(tài)。除特殊情況，一般不得接聽(tīng)電話(huà)；
8、將上述內容切實(shí)執行、持之以恒，從而養成習慣。
（九）庫房的管理
庫房是指所有材料、工具等長(cháng)期存放物品的場(chǎng)所。
1、貨架上物品擺放整齊，設置卡片或柜類(lèi)定置圖加以標識，存放工具或產(chǎn)品的柜（架）應有統一的位號標識，物品擺放與定置圖相符；
2、柜（架）的擺放要整齊，標識清楚，易于識別查找，擺放空間要符合要求，并保持通道暢通；
3、外觀(guān)顏色統一，對有須防止光線(xiàn)照射的物品；
4、庫房不得存放與職責無(wú)關(guān)的物品；
5、對存放危險物品的庫房，應設置相應的安全標識，具備相應的安全防范器具；
6、臨時(shí)存放的物品也應當有標識牌；
7、其它按照辦公室內物品管理辦法施行。
第三章 檢查、考評辦法
第五條 檢查辦法
1、每周各部門(mén)負責人例行對本單位“6S管理”活動(dòng)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行監督檢查；
2、逢單周周五為巡回檢查日,每次檢查后，將檢查記錄交給各部門(mén)負責人一份，督促當事人在期限內整改；雙周周一公布上周評比結果，并張貼于公告欄。
第六條 考評辦法
1、巡回檢查日上班前或下班后，由檢查員按“6S管理”評分體系表對各部門(mén)進(jìn)行逐項對照檢查，對檢查出的不符合項做好記錄并通報相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導責令整改，三次檢查仍不整改的單位按獎懲條款處罰；
2、各種檢查、考評、獎懲必須有記錄、有考評人員簽字，并統一上報到“6S”管理辦公室，經(jīng)匯總并經(jīng)主管領(lǐng)導審批后及時(shí)公布。
第四章 獎懲辦法
第七條 獎懲細則
1、各部門(mén)的“6S”管理執行情況，作為對部門(mén)負責人及員工的工作考核內容之一；
2、每月對各單位周檢查評分匯總平均后，得到該單位月綜合得分，在年中及年末對成績(jì)突出的部門(mén)予以獎勵；對表現差的部門(mén)和個(gè)人懲以紅牌（紅色紙做成的6S問(wèn)題揭示單），使之產(chǎn)生整改的壓力。通過(guò)不斷地增加紅牌或減少紅牌，從而達到發(fā)現問(wèn)題和解決問(wèn)題的目的;
3、對周檢查暴露出的不符合項三次不進(jìn)行整改者，對責任單位扣罰500元，單位領(lǐng)導100元；
4、所有“6S管理”考核，由“6S”辦公室開(kāi)出獎勵或處罰單，經(jīng)領(lǐng)導批準后，與財務(wù)處落實(shí)獎罰金額。
第五章 附則
第十一條 本辦法由后勤集團“6S”管理辦公室負責解釋。
第十二條 本辦法自公布之日起開(kāi)始實(shí)施。
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