Excel函數實(shí)現列數較少表格分欄打印
核心提示：本文介紹如何利用Excel函數實(shí)現分欄打印，這個(gè)技巧適合打印列數比較少的Excel表格，避免出現大量空白。
本文介紹如何利用Excel函數實(shí)現分欄打印，這個(gè)技巧適合打印列數比較少的Excel表格，避免出現大量空白?！ ?
平時(shí)偶爾需要打印一些列數特少的表格，例：?jiǎn)慰瞥煽?jì)表、調資清單、施工員年檢名單、產(chǎn)品代碼表等等。以施工員年檢名單來(lái)說(shuō)就只有序號、姓名和證號3列。直接打印時(shí)由于3列表格遠小于紙張寬度會(huì )出現大量空白，不僅難看也很浪費紙張。因此很有必要把表格分欄排滿(mǎn)頁(yè)面再打印，不過(guò)Excel并沒(méi)有分欄功能，要如何實(shí)現分欄打印呢？其實(shí)在Excel 2007中用函數就可以輕松實(shí)現表格的分欄打印?！ ?
1.格式設置 用Excel 2007打開(kāi)需要分欄的“年檢名單”工作表。按住Ctrl鍵拖動(dòng)“年檢名單”工作表標簽復制出一張“年檢名單(2)”工作表，并把它重命名為“分欄”。在“分欄”工作表中按Ctrl+A鍵全選并按Delete鍵刪除數據，以得到一張邊框、行高、列寬、字體均與原表相同的空表?！ ?
按所需分欄間距調整第4列寬度，然后選中A1:D1復制，再選中第1行右擊選擇 “選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”窗口中選中“列寬”，確定把表格A1:D1的列寬設置復制到所有列?！?
2.輸入公式 在A(yíng)1輸入公式=IF(A2=“”，“”，年檢名單!$A1)，在A(yíng)2非空時(shí)顯示“年檢名單”工作表的標題A1否則為空，在B2、C3也輸入同樣公式，不過(guò)要把公式中的$A$1分別改成$B$1、$C$1以引用相應標題。
在A(yíng)2輸入公式=IF(INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”，“”，INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)))，在B2、C2也輸入同樣的公式并把公式中的A全改成B、C以引用相應列的內容?！ ?
在D2輸入1作為計算行數的依據，并設置字體顏色為白色以讓1消失。選中A2:D2向下拖動(dòng)填充柄復制到C20單元格，即可顯示首欄的19行數據。最后選中A1:D20復制，再選中1:20行進(jìn)行粘貼即可生成所有分欄表格?！ ?
公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)計算出當前單元格數據在原表中的行號。由INDIRECT函數按行、列號引用單元格，再用IF判斷當引用的單元格為空時(shí)顯示為空。COUNT($D:$D)自動(dòng)統計每頁(yè)行數，/4為原表格的列數3+1列分隔用的空列?！ ?
3.隱藏空表 上面的引用公式讓超出原表總記錄數的分欄表格不顯示數據，但表格線(xiàn)還是在的，還得設置條件格式讓空表格自動(dòng)隱藏。選中1:20行，單擊“開(kāi)始”選項卡的“條件格式”選擇“突出顯示單元格規則/其他規則”?！ ?
在“新建格式規則”窗口的“單元格值”下拉列表中選擇“空值”，單擊“格式”按鈕，在“設置單元格格式”窗口的“邊框”選項卡下單擊“無(wú)”設置為無(wú)邊框，確定后沒(méi)有數據的區域就不會(huì )顯示邊框了?！ ?
4.最后調整 切換到“視圖”選項卡單擊“頁(yè)面布局”即可看到每頁(yè)的分欄情況。直接拖動(dòng)水平標尺中的左、右邊距，讓第1頁(yè)中打印的最后一列正好是用于分欄的空列，這樣才能確保各頁(yè)的分欄數一致?！ ?
若想調整分欄間距，直接調整第4列寬度，再復制A1:D1按寬度“選擇性粘貼”到第1行即可，當然也得重新再調整左、右邊距以確保分欄數一致。若想在每頁(yè)表格上添加一個(gè)總標題的話(huà)，現在你可以單擊頁(yè)面上側的頁(yè)眉區，直接在頁(yè)眉中添加標題?！ ?
現在看一下每頁(yè)打印的行數是否適當，從圖中可以看出其實(shí)還可以再增加兩行。我們直接在2:20行間隨便選中兩行(17:18行)，右擊選擇復制，再右擊選擇“插入復制的單元格”，即可增加2行表格。反過(guò)來(lái)，如果行數過(guò)多超出頁(yè)面，則只要直接在2:20行中任選幾行右擊選擇“刪除”即可減少行數?！ ?
現在可以開(kāi)始打印了。雖然空分欄表不會(huì )顯示，但由于有公式在還是會(huì )打印出空白頁(yè)。因此打印時(shí)得選中全部有數據的列，單擊“Office”按鈕選擇“打印”，在打印窗口選中“選定區域”再打印才不會(huì )打印空白頁(yè)?；蛘咧苯又付ù蛴№?yè)碼范圍也行。以后在年檢名單工作表中填寫(xiě)修改數據后，打開(kāi)“分欄”工作表即可直接進(jìn)行分欄打印，無(wú)需再做修改?！ ?
將文檔保存成模板還可用于對其他表格進(jìn)行分欄打印。你只要把表格連標題帶數據一起復制粘貼到年檢名單工作表的A1單元格，即可分欄打印。也不一定要3列，少于3列的表格略做調整同樣可以分欄。以2列表格來(lái)說(shuō)，只要在“分欄”工作表中右擊第3列列標選擇“隱藏”，再復制A1:D1，按寬度“選擇性粘貼”到第1行，然后適當調整左、右邊距即可實(shí)現2列表格的分欄?！ ?
當然超過(guò)3列的表格就得修改公式中的列數了，因此想做成模板最好一開(kāi)始就按最多列的表格設置，再按需隱藏多余列會(huì )比較方便。此外，若粘貼的表格有兩行標題，只要在分欄工作表中選中第1行復制，再“插入復制的單元格”增加標題行。然后在A(yíng)1:C2標題行中按原表合并、設置格式后選中A1:D2復制粘貼到1:2行即可。
