［學(xué)習小組按］
今天推薦《秘書(shū)工作》雜志2015年第8期一篇文章，主要談秘書(shū)應該如何管理時(shí)間。這些管理經(jīng)驗，不只對秘書(shū)有用。
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秘書(shū)之鑰：時(shí)間管理
◎文/ 任之光
無(wú)論對于組織還是個(gè)人，時(shí)間都是最寶貴的資源之一。時(shí)間管理是秘書(shū)人員的一把鑰匙。沒(méi)有這把鑰匙，就打不開(kāi)做好秘書(shū)工作的大門(mén)。作為領(lǐng)導的參謀和助手，秘書(shū)人員應該如何在紛繁復雜的工作中做好時(shí)間管理？從實(shí)踐中我總結，要科學(xué)把握好計劃、執行和總結三個(gè)環(huán)節。
一、科學(xué)安排計劃
分清輕重緩急。要分清各項任務(wù)的輕重緩急，提前溝通，科學(xué)安排，協(xié)助做好領(lǐng)導全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中，要區分常規工作和應急工作，按任務(wù)的重要性、緊急性?xún)?yōu)先級來(lái)協(xié)調安排領(lǐng)導的時(shí)間。要把日常性工作和臨時(shí)性事務(wù)分開(kāi)，固定日常性工作的時(shí)間，如在相對固定的時(shí)間段給領(lǐng)導報送文件等。根據服務(wù)領(lǐng)導的工作計劃，也要做好自己的工作計劃，安排好完成各項任務(wù)的時(shí)間。
集中辦理要事。要掌握和配合好領(lǐng)導的時(shí)間節奏，合理有效地安排時(shí)間和任務(wù)，讓領(lǐng)導能夠在精力最旺盛的時(shí)間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時(shí)間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上，不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導交辦的大事。對于像起草重要文稿這類(lèi)時(shí)間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù)，要放在一個(gè)可以集中注意力思考的時(shí)間段，比如利用晚上的時(shí)間。
善用碎片時(shí)間。我們每天都有大量的零碎時(shí)間，這些時(shí)間應充分利用起來(lái)，處理比較瑣碎的事務(wù)，如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀要、溝通各類(lèi)會(huì )議活動(dòng)安排、回復郵件和傳真等。積細流成江河，這有助于我們做到案無(wú)積卷、日事日畢。在工作計劃中我們也要注意安排預留一些小塊的空余時(shí)間，便于應對突發(fā)的工作任務(wù)。
二、高效貫徹執行
立說(shuō)立行立改。接到領(lǐng)導指示和任務(wù)時(shí)，特別是遇到突發(fā)性、臨時(shí)性事件時(shí)，要立說(shuō)立行、馬上就辦。對重要工作任務(wù)要逐一登記，及時(shí)分解細化，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，設定工作完成期限，倒推各步驟的時(shí)間節點(diǎn)，有序推進(jìn)落實(shí)，完成一項銷(xiāo)號一項。
及時(shí)溝通協(xié)調。領(lǐng)導部署工作任務(wù)時(shí)，要迅速準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，對拿不準或容易出錯的地方，要和領(lǐng)導再次確認清楚。對于領(lǐng)導的各項部署，要協(xié)助做好后續落實(shí)，及時(shí)與職能部門(mén)溝通，抓好協(xié)調、跟進(jìn)和督辦，并及時(shí)向領(lǐng)導反饋情況?！ ?/p>
實(shí)現同頻共振。“身在兵位，胸為帥謀”，秘書(shū)要從大局和全局出發(fā)考慮問(wèn)題，多從領(lǐng)導的視角來(lái)?yè)Q位思考，多替領(lǐng)導想辦法、出思路和提建議，與領(lǐng)導形成“共振”。在服務(wù)領(lǐng)導的過(guò)程中，逐步把握和契合領(lǐng)導的工作風(fēng)格，形成適合領(lǐng)導的服務(wù)模式?！ ?/p>
三、不斷總結提升
做好工作日志。要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”，記錄下工作內容、花費時(shí)間以及在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題、解決思路和結果，記下工作中的收獲、體會(huì )和感悟。記錄的過(guò)程就是體悟升華的過(guò)程，經(jīng)過(guò)長(cháng)期的積累，一定可以不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作效率?？梢岳矛F代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經(jīng)?；仡^反思，定期形成月度工作小結，總結存在的不足，從而改進(jìn)工作方法，提高時(shí)間利用效率。
不斷學(xué)習提高。在日常工作中把學(xué)習作為一種常態(tài)，從書(shū)本和實(shí)踐中學(xué)，深化對中央大政方針的理解，深化對各部門(mén)工作內容和規律的認識，深化對法律、管理、外語(yǔ)、辦公自動(dòng)化等各領(lǐng)域知識的了解，從而不斷提高自身能力和水平，從根本上提升工作效率。
形成流程規范。要將常態(tài)化的例行工作流程化，形成操作規范，減少完成中的不確定性，節約工作時(shí)間，提高工作效率，不斷提高工作規范化水平。例如將工作計劃和日程安排流程、各類(lèi)文稿起草范式和發(fā)文流程、各類(lèi)重要會(huì )議及活動(dòng)組織籌備流程等匯編成冊，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)優(yōu)化。
（作者單位：國家自然科學(xué)基金委員會(huì )辦公室）
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