在秘書(shū)座談會(huì )上的講話(huà)
今天與在座的秘書(shū)座談，聽(tīng)取大家對秘書(shū)工作和公司秘書(shū)體系建設的意見(jiàn)，剛才聽(tīng)大家提了不少問(wèn)題，我談一談我的看法。
第一，秘書(shū)一定要有基本功，必須具備做一個(gè)文員的條件。
若一個(gè)秘書(shū)連文員都做不好，根本就不是一個(gè)好秘書(shū)。因此，秘書(shū)領(lǐng)域范圍內的事情，如打字、復印、操作計算機以及其它一系列的工作，都要非常熟悉、熟練，而且我認為這是今后秘書(shū)待遇調整需要考核的一個(gè)最基本的要點(diǎn)。秘書(shū)必須能承擔文員所能做的一切工作，但是不同的崗位、不同的級別和不同層次，對秘書(shū)的要求都不相同，這就需要各級部門(mén)自己制定秘書(shū)體系的具體要求。每個(gè)秘書(shū)都要努力達到這個(gè)目標和要求。
第二，秘書(shū)是經(jīng)理的助手，是管理者的助手。
這個(gè)助手的含義怎么理解，這里面就有一個(gè)善解人意的問(wèn)題。剛才你們說(shuō)收集信息情報、提供技術(shù)資料等等想法并不壞，但主要還應該體現在善解人意上。每一個(gè)部門(mén)、每一個(gè)科、甚至每一個(gè)課題，在往前推動(dòng)的過(guò)程中哪些事情要發(fā)生，有哪些問(wèn)題要注意，或者哪些方面能夠減低他們的工作量，保證他們把全部精力用在主攻方向上，那么我們就應該把這些工作接下來(lái)，由我們來(lái)承擔。如果覺(jué)得擔子太重子，可以再加一個(gè)秘書(shū)；再重了，再加一個(gè)秘書(shū)。如此往復下去，不就有了秘書(shū)科、秘書(shū)處了嘛?？偟膩?lái)說(shuō)，作為秘書(shū)就是要下定決心，不顧一切地去分擔管理者的壓力。這個(gè)分擔管理者的壓力，不是說(shuō)替他決策，出主意，而是要減輕他的大量事務(wù)性的重復性的勞動(dòng)，保證他們在主攻方向上投入很大力量，這是我認為的助手的作用。
助手也有高底之分，也有級別之分，大家不要總是爭取管理的作用，而忽略了服務(wù)的功能。秘書(shū)工作中可能有90%都是處理簡(jiǎn)單事務(wù)，可能有10%是助手性工作，因此秘書(shū)的服務(wù)功能是非常強烈的。這種強烈就表現在所有別人不做的事，都應該由你來(lái)做。當然你可以通過(guò)分流的方式，比如你打字又快又好，但你可以交給打字員去做，你做一些組織性的工作。為什么聘秘書(shū)呢？就是讓經(jīng)理們、研究開(kāi)發(fā)人員、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員專(zhuān)心從事那些別人做不了，只有他們自己能做的事情，這樣的話(huà)，秘書(shū)就真正地起到了大大解放管理干部、研究人員的職能工作。我們不是為了解放而解放，而是為了服務(wù)。為什么要服務(wù)，就是要提高總體效益。文化大革命中，童第周要洗試管，我認為洗試管沒(méi)有必要讓一個(gè)在科學(xué)家來(lái)做，他不做這件事，會(huì )多做一些別的事，為國家多做一些貢獻。我們就是為了降低整個(gè)企業(yè)的總體成本，才建立秘書(shū)服務(wù)隊伍的。如果我們不想降低成本，那么我們讓研究開(kāi)發(fā)人員、高級管理人員自己拖地板、裝訂文件，無(wú)疑減慢了他們的工作速度，降低了工作效率。這就是我們所說(shuō)的服務(wù)的概念，歸根到底就是解放生產(chǎn)力。
我曾經(jīng)在市場(chǎng)部講過(guò)，辦事處的行政秘書(shū)就是管家婆，把這個(gè)家亂七八糟的事情管理起來(lái)，主任就可以省心了，減輕了管理者的壓力。這些往往都是例行管理的事情。對于例外管理，還是應該讓經(jīng)理們去操作，而不是你們越俎代皰。至于什么是例行管理，什么是例外管理，去看基本法，都寫(xiě)得很明確。
現在我們的秘書(shū)隊伍是不是能完全擔負起這樣的責任呢？我覺(jué)得可能還有很大差距。因為我認為秘書(shū)隊伍應在考核管理上重新定位，適當調換。若辦事處正在聘文員，是不是可以適當考核辦事處行政秘書(shū)能不能擔負起行政秘書(shū)的責任，如果按標準擔負不起來(lái)，那么她就做文員，再招一個(gè)秘書(shū)來(lái)管她。新員工管老員，老員工可能不服氣，不服氣是短暫的，時(shí)間長(cháng)了，也得服氣。合理調整組織結構，合理調整組織層次。如果說(shuō)我資格很老，怎么辦？那就努力學(xué)習，只有努力學(xué)習這一條道路。將來(lái)市場(chǎng)部考核上崗這種行為會(huì )越來(lái)越普及，包括秘書(shū)系統內部也要實(shí)行。一個(gè)非常好的秘書(shū)，一考試連打字都不合格，就不可能是一個(gè)好秘書(shū)，肯定得扣分。
第三、秘書(shū)地位問(wèn)題。你們問(wèn)秘書(shū)地位究竟有多高，
這個(gè)問(wèn)題很難說(shuō)清楚。我舉一個(gè)例子給你們聽(tīng)，美國軍隊里有一種士官，不叫軍官，是士兵的士，叫士官。他們有時(shí)候連準將都可以管，但他們甚至連準尉都不是。這是美國軍旅制度確定的，土官沒(méi)有軍官資格，可他們在總參謀部做一些非常具體的工作。所以，秘書(shū)的權力、職責大小是與她本人所處的部門(mén)、崗位密不可分的，秘書(shū)的地位、崗位也是有一定區別的。說(shuō)到底秘書(shū)定位就是一個(gè)服務(wù)性的定位，但不能簡(jiǎn)單理解為端茶倒水、打字復印，不同地位的秘書(shū)其服務(wù)的意義也不同。像我們公司這么龐大的秘書(shū)隊伍，發(fā)達國家是養不起的，因為成本太高。美國的公司一般是提供好的工具，要求科技人員自己做文件，下班之前務(wù)必做完。這一系列管理制度目的就是為了降低成本。華為公司處于中國特色的情況下，所以養得起，有這么一大群秘書(shū)。而且，任何一個(gè)公司對女性都不同程度的歧視，華為公司從不歧視女員工。我們女性員工總人數占公司總人數的25%左右，這個(gè)比例是相當高的。我們在安排安全退休金以及其他方面，都是體現男女平等的。很多公司不愿意聘用女員工，是因為女員工效率低，做事達不到目標，而且女員工有一個(gè)大缺點(diǎn)，就是愛(ài)傳小話(huà)，嘮叨小話(huà)，破壞團結。本來(lái)我們錄用女員工的目的是為了給管理群增加一種潤滑劑。男性員工的最大特點(diǎn)是剛性，互相一碰撞容易出火花。中間隔著(zhù)一層彈性海綿，就不會(huì )撞出火花了。若女同志傳小話(huà)，反而是去點(diǎn)火了。既然如此，那我們就有必要調整某些部門(mén)女員工的比例，向其它部門(mén)輸送、消化一部分。華為公司聘用員工的男女比例是遵循客觀(guān)規律的，不是人為可以改變的，我們去大學(xué)招聘科技、技術(shù)人員時(shí)是沒(méi)有性別區別的。
你們感到學(xué)技術(shù)的女性與男性不平等，男性可以上前線(xiàn)去裝機，而女性大多做秘書(shū)。我認為我們公司是一律平等的，如果你們有這方面的要求，條件也符合，要求換崗位，我們是可以支持的。我們選用秘書(shū)時(shí)，基本上是不考慮專(zhuān)業(yè)的，有專(zhuān)業(yè)選擇的是個(gè)別部門(mén)，絕大多數部門(mén)是沒(méi)有專(zhuān)業(yè)限制的，只考慮潛在發(fā)展力量，什么專(zhuān)業(yè)都可以進(jìn)來(lái)，我在俄羅斯談話(huà)時(shí)說(shuō)得很清楚，我們所吸收的一大批俄羅斯博士、碩士、大學(xué)生，男性一定要專(zhuān)業(yè)對口，女性只要受過(guò)本科訓練就可以。你們感到與男性不平等，可以勇敢上前線(xiàn)。不過(guò)我認為裝機前線(xiàn)生活環(huán)境、條件比較艱苦，女性不太適合，如果你們一定要去，希望你們的長(cháng)官也要照顧一下，別放到連汽車(chē)都沒(méi)有的地方，你們單獨走一大截山路怎么辦呢？我還不放心呢。華為公司人才流動(dòng)是一種很正常的現象，所有應聘的機會(huì )你們都可以去挑戰。努力是個(gè)人爭取機會(huì )、創(chuàng )造機會(huì )，發(fā)展自己的唯一道路，而不是等到人家對你有個(gè)什么說(shuō)法，我想也不會(huì )有。國際歌里有句口號：從來(lái)就沒(méi)有什么神仙皇帝，從來(lái)就沒(méi)有救世主，全靠我們自己。我們的女員工一定要注意，提升你們的不是經(jīng)理，也不是男員工，而是你們自己，只有你們的自己創(chuàng )造你們自己的歷史，創(chuàng )造自己的前途和機遇。這些問(wèn)題，要在工作中慢慢去體會(huì )，克服自身缺點(diǎn)，表現自己的優(yōu)點(diǎn)，發(fā)揮強項，使得自己適合時(shí)代潮流。華為公司大發(fā)展的滾滾洪流，是不以人們的意志為轉移的。干部使用中任人唯親的現象也不會(huì )更多發(fā)生，將會(huì )為大家提供越來(lái)越多的機會(huì )，這些機會(huì )也靠你們自己去創(chuàng )造，我想是可以創(chuàng )造出來(lái)的。在展露自己才華時(shí)，不是靠你說(shuō)，是要看別人對你的承認。因此不要認為你們不安心工作，我們就會(huì )對你們有看法。我們公司的人才政策一貫講得是“愛(ài)一行，干一行；干一行，專(zhuān)一行”，沒(méi)有強迫大家去干一行就一定要去愛(ài)一行。秘書(shū)如果不團結起來(lái)，不大聲吶喊，就永遠改變不了自己的命運。你們可以多寫(xiě)文章，可以發(fā)表，可以上報，提出建設性意見(jiàn)，我們是會(huì )參考的。大家都可以發(fā)揮積極性，每個(gè)人都可以談?wù)J識，討論怎樣做個(gè)好秘書(shū)，秘書(shū)不是有好幾項功能嗎，可以重點(diǎn)講講服務(wù)功能。
第四，就是秘書(shū)管理系統，包括培訓、考核和定位等問(wèn)題。
這方面華為公司還沒(méi)有搞好。過(guò)去，公司處于解決溫飽狀態(tài)，重點(diǎn)一是抓產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，二是抓市場(chǎng)拓展，現在對研究開(kāi)發(fā)人員和市場(chǎng)拓展人員都有了較好的評價(jià)，但是對整個(gè)大后方，所有的管理體系，包括生產(chǎn)管理體系等等都沒(méi)有明確定位。我前幾天在生產(chǎn)部門(mén)講過(guò)，今天的生產(chǎn)已與昨天不可同日而語(yǔ)，這么復雜的體系，管理的難度與深度都是很大的。所以我認為隨著(zhù)公司的發(fā)展。要開(kāi)始狠抓管理。今天跟大家談話(huà)，目的就是要在今年里在秘書(shū)體系建設的問(wèn)題上作出努力，使得秘書(shū)體系能夠比較科學(xué)化、合理化。當然，實(shí)現在這個(gè)目標也可能需要更長(cháng)的時(shí)間，但是我們會(huì )努力往這個(gè)方向去努力。
關(guān)于秘書(shū)的培訓。我認為不一定要依賴(lài)于公司，每個(gè)人時(shí)時(shí)處處做每一件事，與任何人打交道，都是一個(gè)自我培訓的過(guò)程，這講究一個(gè)悟性。你悟性好，就可以得其精華，就可以成仙。沒(méi)有這個(gè)悟性。機會(huì )總是會(huì )從你身邊錯過(guò)。每個(gè)人都要加強自我培訓，在此基礎上上升到公司的體系，那就是寫(xiě)出你的論文來(lái)。人人都可以寫(xiě)自己的崗位，也可以寫(xiě)別人，我建議最好寫(xiě)本人的崗位，因為只有自己對自己的崗位認識較深刻，這樣可以給我們提供參考意見(jiàn)。培訓也可以共享，各部門(mén)組織后，發(fā)個(gè)NOTES，大家一起來(lái)聽(tīng)。深大也有很多秘書(shū)專(zhuān)業(yè)，可以邀請教授來(lái)講課或者自己去聽(tīng)。你想提高待遇，你就得多學(xué)習，提高自我是必不可少的。如果不提高，就可能淘汰。
公司發(fā)展這么快，其中存在不少問(wèn)題，很多建議、很多項目很好，但我們暫時(shí)沒(méi)有精力，沒(méi)有能力一一做到。有總是并不可怕，重要的是全力解決它。管理進(jìn)步需要點(diǎn)滴積累，逐步解決，找船，找橋，才能過(guò)河。當我們建立科學(xué)的秘書(shū)體系，實(shí)行大規模切換以后，秘書(shū)工作會(huì )得到一定的解放。解放了之后，秘書(shū)干什么呢？就是要研究管理系統如何進(jìn)一步優(yōu)化。
第五，談到憂(yōu)患意識，
我認為不同層次人考慮的東西不盡相同，就比如960萬(wàn)平方公里裝在國家領(lǐng)導的肚子里就不沉，可是裝在我們肚子里就很沉。所以說(shuō)我們每個(gè)人最大的憂(yōu)患意識就是如何做好本職工作。比如中試部一年改了一根線(xiàn)，使產(chǎn)品穩定，降低成本，多么偉大。憂(yōu)患每時(shí)每刻就在我們身邊，并不一定要提高到很高層次，產(chǎn)品質(zhì)量不高，返修率不低就是我們的憂(yōu)患意識。不同崗位、不同層次的人工作內容不同，需要了解的也不一樣，總之，精力應該放在搞好工作中去空抱著(zhù)那些虛無(wú)飄涉的所謂的遠大理想是錯誤的，做好本職工作最重要，這也是華為文化之一。華為公司不管社會(huì )上怎么攻擊我們，我們從不解釋?zhuān)驗槲覀儧](méi)有功夫，我們的重心是建設自己。
第六，我認為秘書(shū)是可以發(fā)展、走向經(jīng)理崗位的。
世界上很多的秘書(shū)后來(lái)都能夠做到很高的職位，秘書(shū)地位也并不低，秘書(shū)也可以拿高工資，秘書(shū)也不必一直做秘書(shū)，這是正常的。因為秘書(shū)了解的綜合面廣，有相當大的適應能力，當她在某一點(diǎn)問(wèn)題上看破紅塵時(shí)，她站起來(lái)說(shuō)話(huà)甚至比專(zhuān)業(yè)人員還要厲害。所以我們動(dòng)員一批優(yōu)秀秘書(shū)到前線(xiàn)去，到辦事處去，增加對市場(chǎng)的了解，經(jīng)受市場(chǎng)考驗，加強市場(chǎng)意識，利于將來(lái)的發(fā)展。公司今年要重點(diǎn)建立干部隊伍體系，準備成立干部部，目前雖然還沒(méi)有完整的架子，但都開(kāi)始在組建了。今年要建立一個(gè)科學(xué)的考評管理體系，還有就是建立秘書(shū)服務(wù)體系。我們現在下定決心做這件事，當體系建立起來(lái)以后，就會(huì )給你們提供機會(huì )。我們也不是先知先覺(jué)，不可能想好了一個(gè)秘書(shū)體系怎么辦，然后你再上來(lái)干。我們只能共建秘書(shū)體系。
市場(chǎng)部秘書(shū)的演講大家不是都一致稱(chēng)好嘛，你們市場(chǎng)部有一個(gè)非常好的秘書(shū)叫楊琳，她因為車(chē)禍去世了。大家可以回憶回憶她，看她是不是我們生活中一個(gè)值得學(xué)習的英雄呢？如果我們認為是英雄，大家就為她吶喊，寫(xiě)出我們的心聲，秘書(shū)的價(jià)值是由自己的呼喊而產(chǎn)生的。如果你們不自己對自己做出正確定位的話(huà)，也不會(huì )有任何救世主來(lái)為你們做這些，這就是說(shuō)命運掌握在自己手里，命運的改變靠自己。
華為公司有今天的發(fā)展，秘書(shū)的功勞功不可沒(méi)。八年來(lái)，公司在大發(fā)展時(shí)期，樹(shù)立了許多科研系統、市場(chǎng)系統的英雄，而忽略了服務(wù)系統的英雄，我認為楊琳就是秘書(shū)系統中的英雄，我號召大家向她學(xué)習。昨天的秘書(shū)已成過(guò)去，關(guān)鍵在于明天的秘書(shū)如何定位？這一點(diǎn)希望大家都去思考，我們共同動(dòng)力，創(chuàng )建華為科學(xué)的秘書(shū)管理體系。
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