無(wú)論是打印電子表格還是Word文檔，我們或許常常會(huì )遇到這樣一種情形，那就是用Excel制作電子表格時(shí)只有最后兩三行位于下一頁(yè)的起始位置，或者用Word編寫(xiě)材料時(shí)只有最后一兩行處于下一頁(yè)的開(kāi)頭位置；面對這種特殊情形，如果直接打印目標文檔的話(huà)，不但打印效果無(wú)法讓人滿(mǎn)意，而且還會(huì )造成打印紙張的浪費，畢竟一張打印紙只顯示了幾個(gè)字或幾行內容確實(shí)有點(diǎn)可惜。為了節省打印紙張，相信不少人都會(huì )采用手工修改的方法，來(lái)調整目標文檔的頁(yè)邊距或字號參數，不過(guò)這種方法并不是最簡(jiǎn)單的，更為快捷的方法就是使用Word或Excel的自動(dòng)縮放功能來(lái)實(shí)現節約打印紙張的目的！
著(zhù)眼自動(dòng)縮放字體
如果待打印的材料是Word文檔，我們就可以利用Word程序自帶的縮小字體填充功能，來(lái)快速地將下一頁(yè)中的幾行內容前一張打印頁(yè)面中，這種功能并不是隨意地減少目標文檔的字號尺寸，它在不改動(dòng)原始打印效果的基礎上對目標文檔字號進(jìn)行自動(dòng)縮小，而且還要確?？s放后的字號尺寸與原始文檔的字號尺寸最為接近，同時(shí)確保后一頁(yè)的內容恰好能夠完全顯示在前一頁(yè)面中；下面就是使用Word程序自帶的自動(dòng)縮放字體功能，來(lái)節省打印紙張的具體操作步驟：
圖 1
首先運行Word應用程序，打開(kāi)事先已經(jīng)編排好的目標Word文檔材料，并在編輯窗口中單擊“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中執行“打印預覽”選項命令，將屏幕從文本編輯狀態(tài)自動(dòng)切換到打印預覽狀態(tài)；
接著(zhù)在打印預覽界面中單擊一下工具欄的“縮小字體填充”按鈕，如圖1所示；隨后，Word應用程序就會(huì )對目標打印文檔的原始文字字號進(jìn)行自動(dòng)分析，并在原始字號基礎上適當縮小字號尺寸，以便能夠將下一頁(yè)的幾行文字縮到前一張頁(yè)面中，從而實(shí)現節約打印紙張的目的。
倘若在啟用“縮小字體填充”功能后，我們發(fā)現打印預覽效果無(wú)法讓自己滿(mǎn)意的話(huà)，可以直接單擊圖1界面中的關(guān)閉打印預覽按鈕，重新返回到文檔編輯狀態(tài)，再打開(kāi)“編輯”菜單，執行其中的“撤消縮小字體填充”命令就會(huì )取消先前使用的縮小字體填充效果了。
小提示：如果待打印的材料只是供自己檢查校正使用時(shí)，我們還可以按照如下的方法來(lái)縮小文檔字號，實(shí)現更大程度地紙張節約目的：首先打開(kāi)事先已經(jīng)編排好的目標Word文檔材料，并在編輯窗口中依次執行“文件”/“打印”菜單命令，進(jìn)入到待打印文檔的打印屬性界面；找到其中的“縮放”參數選項，同時(shí)單擊一下“每頁(yè)的版數”處的下拉按鈕，從其后出現的下拉列表中我們將看到Word為我們提供了多種縮放比例；比方說(shuō)，如果我們將縮放比例設置為“8版”時(shí)，那就意味著(zhù)將8頁(yè)材料內容自動(dòng)縮小打印到一張紙上。著(zhù)眼自動(dòng)縮放頁(yè)面
倘若待打印的材料是電子表格，我們就可以利用Excel程序自帶的頁(yè)面自動(dòng)縮放功能，來(lái)快速地將下一頁(yè)中的幾行表格縮小顯示到前一張打印頁(yè)面中，這種功能并不是通過(guò)縮小目標文檔字號的方法來(lái)實(shí)現節約打印紙張目的的，而是通過(guò)調整打印頁(yè)面輸出區域的大小達到將下一頁(yè)中的幾行表格顯示到前一頁(yè)面目的的，這種縮放方法也不會(huì )修改原始文檔的打印效果。下面就是該方法的具體實(shí)現步驟：
圖 2
首先運行Excel應用程序，打開(kāi)事先已經(jīng)編排好的目標電子表格，然后在編輯窗口中單擊“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中執行“頁(yè)面設置”選項命令，打開(kāi)目標電子表格的打印頁(yè)面設置窗口；
其次單擊該窗口中的“頁(yè)面”選項卡，打開(kāi)如圖2所示的選項設置頁(yè)面；在該設置頁(yè)面的“縮放”設置項處，檢查一下“調整為”選項是否處于選中狀態(tài)，要是還沒(méi)有選中的話(huà)，我們必須及時(shí)將它重新選中，同時(shí)在“頁(yè)寬”列表框中選中數字“1”，在“頁(yè)高”列表框中也選中數字“1”，最后單擊“確定”按鈕；這么一來(lái)，當我們日后再次打印目標電子表格時(shí)，Excel程序就會(huì )對電子表格的行高、列寬參數進(jìn)行自動(dòng)縮放，同時(shí)調整打印頁(yè)面的相關(guān)參數，確保目標電子表格內容只能輸出到一張打印紙中。
著(zhù)眼自動(dòng)縮放紙型
無(wú)論是Word應用程序還是Excel應用程序，其實(shí)都還有一種按照打印紙型縮放文檔的功能，通過(guò)該功能我們也能有效地將后一頁(yè)的幾行內容打印到前一頁(yè)面中；這種功能與我們平時(shí)使用到的復印機縮小、放大功能有點(diǎn)相似，它能按照我們事先指定好的打印紙型不同，來(lái)對目標文檔的內容進(jìn)行縮放打印，而不用對目標文檔的字號或頁(yè)邊距參數進(jìn)行修改，就能實(shí)現節約打印紙張的目的。例如，要是某一目標Word文檔原先被排版成B4幅面時(shí)，出現了只有幾行內容顯示到下一頁(yè)面的現象，如果我們對打印幅面不是太在乎時(shí)，此時(shí)只需要目標Word文檔內容縮放打印到A4幅面的紙張中，就能快速地實(shí)現節約下一張紙的目的；在將B4幅面的文檔內容縮放打印到A4紙張上時(shí)，可以按照如下方法進(jìn)行操作：
圖 3
首先打開(kāi)事先已經(jīng)編輯好的Word文檔文件，并單擊文本編輯窗口的“文件”菜單項，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”項目，進(jìn)入到待打印文檔的屬性設置界面；
找到該設置界面的“縮放”設置項，并單擊“每頁(yè)的版數”處的下拉按鈕彈出下拉列表，從中選擇“1版”；隨后打開(kāi)“按紙張大小縮放”紙型列表框（如圖3所示），從中選擇“A4”項目，最后單擊“確定”按鈕，那樣的話(huà)Word程序就會(huì )自動(dòng)將B4幅面的文檔內容縮放打印到A4幅面的紙張中了，由于A(yíng)4幅面尺寸大于B4幅面尺寸，所以在B4幅面下原本需要兩頁(yè)才能顯示的內容打印到A4幅面的紙張中后，只需要一張頁(yè)面就能顯示了，這么一來(lái)就實(shí)現節約紙張的目的了。同樣地，在Excel應用程序狀態(tài)下，我們也可以實(shí)現按照紙型縮放功能來(lái)節約打印紙張的目的，只要依次單擊“文件”/“頁(yè)面設置”命令，然后在“頁(yè)面”標簽頁(yè)面中，選中“縮放比例”項目，同時(shí)將紙張大小設置為“A4”，最后單擊“確定”按鈕就可以了。
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