本系列的所有文章都轉自《經(jīng)理人月刊.NO.63期.一次學(xué)會(huì ),筆記的技術(shù)》，跟大家分享。

第一步：確認目標

回想學(xué)生時(shí)代，你是否想過(guò)曾經(jīng)設定這樣的目標：要進(jìn)入XX大學(xué)，考試必須達到XX分，數學(xué)要考AA分以上，英語(yǔ)要考BB分以上

《弘兼史教你活用記事本》一書(shū)指出，學(xué)生時(shí)代學(xué)會(huì )的Know-How,沒(méi)有道理工作以后就不能使用，先確立自己想要達到的主目標。（例如成立銷(xiāo)售業(yè)績(jì)第一的業(yè)務(wù)員），然后以樹(shù)狀展開(kāi)，將主目標分解成數個(gè)階段目標，就能具體看見(jiàn)自己從現在起該做什么，并以此安排行事歷。

第二步：用倒推法確定計劃：從終點(diǎn)反推

細致的安排是達成目標的關(guān)鍵。要達成目標，，確認在哪個(gè)時(shí)間前要做哪些事十分重要。他建議以倒推法來(lái)做規劃，先計算出下一個(gè)階段目標距離現在大約還有多少時(shí)間，據以排出詳細的年度計劃、月度計劃、周計劃和日計劃。并遂一填寫(xiě)在行事歷中。

第三步：在顯眼處寫(xiě)下一年的目標

思考年度計劃是年度目標最終達成的先決條件要素。弘兼建議的作法是，將年度目標從大到小、一項一項寫(xiě)在年行事歷的上方明顯、或是隨身筆記本的第一頁(yè)，內容必須包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務(wù)必寫(xiě)得翔實(shí)。

必要時(shí)，也可以將各項年度目標加框，或用粗體、顏色特意加以標明，強迫自己每次翻閱行事歷時(shí)都會(huì )注意到，才不會(huì )半途而廢。

第四步：年行事歷：記下主要活動(dòng)，把握全體樣貌

有了年度目標之后，接著(zhù)還應在一年之初，在行事歷上填寫(xiě)上已知工作日程、重要企劃或私人活動(dòng)，并用 <–>標記出哪些時(shí)間已被填滿(mǎn)，哪些時(shí)間仍屬空閑，如此就能概算出自己有多少時(shí)間完成各項目標。甚至粗略計算出相關(guān)花費。弘兼強調以長(cháng)期視野清楚掌握整體樣貌是年行事歷最重要的功能。

第五步：使用記號筆，標記重大事項

每月開(kāi)始時(shí)，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填寫(xiě)月行事歷，并在空白處醒目地標記。弘兼建議，可以用熒光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來(lái)，或是將公事和私事用不同顏色做區分，務(wù)必做到一眼分清。不過(guò)行事歷可寫(xiě)字的空間通常有限，所以文字立求簡(jiǎn)潔，必須時(shí)使用代號也無(wú)妨。

第六步：切割版面，讓工作規劃更加合理完善

在行事歷上區分出上午和下午、公事和私事等空間，也是私兼推薦的做法，有助于分清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時(shí)段，陸續被填入6項企劃案完成日，顯然難以達成，這時(shí)就必須盡早從新安排工作。

《筆記女王的手帳活用術(shù)》作者林佩玲建議用十字，將月行事歷上的每格區分為四象限，分別代表重要、緊急、不重要、不緊急，然后填入當日工作，如此就能知道哪些事屬于必辦事項，不得遺漏。

第七步：醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和月度目標后，本周目標也必須寫(xiě)在行事歷上的醒目位置，做為提醒。

弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時(shí)間、場(chǎng)所、對象、及電話(huà)等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出不是自己的預定事項（例如周二~周五上司出差）和未確定的預定事項（例如周三下午總部主管可能會(huì )來(lái)）這兩種資訊，因為它們往往會(huì )對行動(dòng)安排產(chǎn)生重大影響，甚至打亂原計劃。

第八步：制訂檢查表，避免遺忘與拖延

碰到?jīng)]有非在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)執行的工作（例如去郵局續訂雜志、報紙），林佩玲建議應將此類(lèi)事項列在每日行事歷上方，并畫(huà)上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘記了，甚至一天拖過(guò)一天。

第九步：使用便利帖，擴充版面空間

如果因為行事歷空間較小，不夠寫(xiě)上眾多待辦事項時(shí)，林佩玲建議可用小張便利帖帖在行事歷上，以創(chuàng )造額外空間、發(fā)揮提醒作用，還可在當日末完成之際，直接將便利帖移動(dòng)其它時(shí)段。

當然如果某件工作不斷被延后執行，甚至帖的便利帖都沒(méi)有粘性了，那就代表這件事基本不必做，可以直接刪除了。