2020年是特別的一年，突如其來(lái)的疫情不僅改變了人們的生活方式，也改變了許多行業(yè)的運行規則。如今步入了后疫情時(shí)代，相信大部分企業(yè)都會(huì )把降本增效作為重點(diǎn)——實(shí)質(zhì)上是企業(yè)通過(guò)對內的一種數字化工具或方法，為企業(yè)帶來(lái)切實(shí)的利益。
在疫情期間我們就接觸過(guò)這樣的客戶(hù)，在疫情前企業(yè)將業(yè)務(wù)重點(diǎn)鋪在了市場(chǎng)對外擴張，通過(guò)廣告投放獲得了大量的客戶(hù)，但隨之而來(lái)的運營(yíng)成本也開(kāi)始明顯變高。因此企業(yè)就把視線(xiàn)轉向了內部，保持成本不變甚至降低成本的同時(shí)，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，在大幅提升效率之后實(shí)現了存量客戶(hù)的優(yōu)化運營(yíng)，進(jìn)而找到了新的增長(cháng)點(diǎn)。
一、打破信息孤島 效率翻倍
具體來(lái)說(shuō)，比如企業(yè)中辦公文檔處理和流轉是最高頻使用的場(chǎng)景，其中隱藏著(zhù)員工時(shí)間與精力的反復和浪費，某種程度上來(lái)說(shuō)是企業(yè)效率的慢性殺手?；谖覀兊漠a(chǎn)品和大量的使用實(shí)例，在這里與大家分享，如何能夠通過(guò)協(xié)作的方式，讓企業(yè)的效率得到提高，同時(shí)又保證安全可管控，這也是大部分企業(yè)關(guān)心的核心問(wèn)題之一。
企業(yè)在進(jìn)行信息化建設時(shí)，往往產(chǎn)生大量的文檔，而大多數企業(yè)的文檔都是分散在不同的地域的，這導致了企業(yè)進(jìn)行項目管理時(shí)，在協(xié)作能力不強或協(xié)作方式不成熟的時(shí)候，效率會(huì )變得很低效，同時(shí)，溝通成本也會(huì )大大增加，信息的流失率、不對稱(chēng)性，很多時(shí)候就成為了項目推進(jìn)頻頻受阻的頭號元兇。舉個(gè)很生動(dòng)的例子：項目經(jīng)理A在微信上與項目組內的成員傳達客戶(hù)需求，首先信息很容易被淹沒(méi)，組內成員也無(wú)法實(shí)時(shí)對齊進(jìn)展，而這時(shí)候項目經(jīng)理A就需要逐一跟進(jìn)、落地、匯總。原本1個(gè)小時(shí)就可以落地的需求，往往需要1天或更久。
因此，傳統的信息數據集中往往需要設定一個(gè)總負責人，然后通過(guò)多層級多地域的數據回收來(lái)完成整個(gè)流程。但如果通過(guò)協(xié)作文檔或者協(xié)作表格的方式來(lái)進(jìn)行，那么文檔就成為了一個(gè)項目管理的工具，由管理者列出所有相關(guān)地項目、進(jìn)度明細和對應地負責人，所有項目參與者都可以實(shí)時(shí)看到每個(gè)環(huán)節的進(jìn)度更新，把所有信息和所有相關(guān)的人員分享，極大的減少了個(gè)體、部門(mén)之間的重復信息詢(xún)問(wèn)，打破信息的孤島。
根據實(shí)際的測算評估，這種協(xié)作的方式基本上都能達到10倍以上的效率提升。我們的一家制造行業(yè)客戶(hù)，是廣東的一家上市公司，在每個(gè)季度對外發(fā)財報前都會(huì )感到非常的痛苦。外發(fā)財報需要財務(wù)的三大報表，而這三種類(lèi)型的報表數據，需要從6家分公司各自的系統中導出約24份科目的余額表，再整合為1份附注表，最終進(jìn)行加工。整體流程需要10位工作人員共同工作10天來(lái)完成。
運用云端解決方案之后，通過(guò)線(xiàn)上按照一定的規則自動(dòng)合并6個(gè)分公司80多個(gè)sheet至10個(gè)報表之中，同時(shí)保證數據查詢(xún)使用的連貫性，按照財務(wù)的要求再計算為三大報表的最終結果數據。這樣公司的人力從10人縮減為1人，極大的提升了報表效率。
二、打造輕業(yè)務(wù)系統 便捷協(xié)作
另一方面，企業(yè)中常見(jiàn)的系統，包括OA、CRM等等，能夠完成企業(yè)大約30%-40%的流程管理，而其他60%以上都要以非結構化數據的沉淀來(lái)完成，這往往會(huì )帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題，即如果通過(guò)一個(gè)傳統的系統來(lái)完成這60%的流程，不定性會(huì )非常大，系統的維護周期也會(huì )很長(cháng)。完成一個(gè)新需求的搭建或者去進(jìn)行系統的優(yōu)化維護，也都需要耗費一周，或者一個(gè)月的時(shí)間。特別是在一些中小微企業(yè)，很多業(yè)務(wù)都在摸索的過(guò)程中，是動(dòng)態(tài)的，也就導致了系統的多變性。
拿電商行業(yè)來(lái)說(shuō)，不同類(lèi)型的活動(dòng)層出不窮，產(chǎn)品組合以及相對應的銷(xiāo)售流程要時(shí)常進(jìn)行不定式的變動(dòng)，并且要在短期內達到整個(gè)流程的適配，包括市場(chǎng)策略、訂單跟蹤、物流配送 、售后退換等等，非常需要在短期內調整工作系統，完成業(yè)務(wù)的閉環(huán)。這種環(huán)環(huán)相扣的工作模式，不論對部門(mén)內部協(xié)作還是跨部門(mén)協(xié)作，都提出了更高的要求。這種場(chǎng)景下如果企業(yè)運用一個(gè)標準化的程序去管理，那么系統的迭代速度往往會(huì )跟不上業(yè)務(wù)的發(fā)展。
文檔在這里可以很好的支撐起業(yè)務(wù)的流轉，快速解決問(wèn)題。當文件由個(gè)體創(chuàng )建并且完成編輯，沒(méi)有和其他團隊成員或者其他事物發(fā)生關(guān)系的時(shí)候，那么這份文件就只是一份簡(jiǎn)單的數據沉淀。但當一個(gè)文檔能夠將各方團隊人員串聯(lián)起來(lái)，能夠反映組織分工，那么一個(gè)文件就是一個(gè)靈活的輕業(yè)務(wù)系統，除了單次的項目管理，也可以復用并且在動(dòng)態(tài)中進(jìn)行沉淀數據。
因此，協(xié)同文檔工具雖然能夠很大程度上解決實(shí)際工作場(chǎng)景中的問(wèn)題，但在工具的背后，也需要管理者系統性的思考和不斷完善的管理流程。畢竟對于一家企業(yè)來(lái)說(shuō)，一支高效的團隊和有效的經(jīng)營(yíng)方法才是不斷為企業(yè)創(chuàng )造價(jià)值的核心。
三、身份即密匙 安全溯源顧慮少
同時(shí)，數據資產(chǎn)對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也是一種真實(shí)的資產(chǎn)。許多企業(yè)在資產(chǎn)上云的過(guò)程中往往對于安全性有顧慮，這也是做云服務(wù)的產(chǎn)商與客戶(hù)必聊的話(huà)題之一。
其實(shí)企業(yè)的數據上云就像是將資產(chǎn)放在銀行中一樣，客戶(hù)面臨的情況可以類(lèi)比為把錢(qián)放在自己手中打理更好，還是放在銀行中打理更好？
在企業(yè)的數據管控中，作為云服務(wù)的廠(chǎng)商，有一個(gè)基本的出發(fā)點(diǎn)，就是企業(yè)所有的數據資產(chǎn)是歸企業(yè)主所有的，企業(yè)主有高級的管理權限以及相對應的操作權限。在WPS+的產(chǎn)品中，我們會(huì )將用戶(hù)的個(gè)人從屬數據資產(chǎn)與企業(yè)從屬的數據資產(chǎn)進(jìn)行分離，企業(yè)主所對應的管理權限在企業(yè)從屬數據之中，擁有企業(yè)數據完整的管理權限。
我們從文檔的創(chuàng )建、到流轉，再到追溯能夠完全的串聯(lián)起來(lái)，而市面上同類(lèi)產(chǎn)品一般會(huì )把存儲安全與文檔編輯相分離。我們認為能夠讓用戶(hù)真正感受到快捷方便，并且在編輯中無(wú)縫體驗安全、儲存、管理等，那么產(chǎn)品一定要能夠覆蓋整個(gè)生命周期。從文檔創(chuàng )建的那一刻開(kāi)始，就能夠對文檔進(jìn)行加密，以及初始的權限設置。這樣在文檔進(jìn)行流轉的過(guò)程中也能夠將權限很好的利用起來(lái)，并且進(jìn)一步去豐富操作權限和保護權限。一旦文檔面臨著(zhù)一些安全性的事故，也能夠追溯到一個(gè)文檔所有的操作記錄來(lái)理清所有的步驟。
一個(gè)很典型的場(chǎng)景是員工離職后，核心數據資產(chǎn)的交接問(wèn)題，有兩個(gè)方面，一是離職材料交接不完整，另一個(gè)是核心文件的對外泄露問(wèn)題。我們了解到，在員工離職交接的過(guò)程中，大多數情況下都是不徹底的交接，很多資產(chǎn)有折損。在這樣的情況下，WPS+的企業(yè)主或超級管理員可以在后臺，將離職員工在企業(yè)所創(chuàng )建的所有文檔一鍵移交給新的員工，很順暢的進(jìn)行完整的交接。
另一種情況則是企業(yè)有很深顧慮的一種，經(jīng)常有客戶(hù)帶著(zhù)問(wèn)題來(lái)向我們尋求解決方案，那就是核心員工離職以后文件面臨著(zhù)泄密的風(fēng)險該怎么辦？其實(shí)數據上云就可以解決這個(gè)問(wèn)題，第一我們會(huì )把身份和文件進(jìn)行綁定，對一份加密文件來(lái)說(shuō)，解密的方式就是通過(guò)身份賬號來(lái)解密；另外就是權限的設定，企業(yè)主可以在員工離職之后完全收回文件的權限，哪怕員工真的把文件帶走了，后續也無(wú)法打開(kāi)文件。
在安全保證的情況下，文檔依舊要保持流轉的便利。雖然在常識上來(lái)說(shuō)，管理的安全性和便利性往往是矛盾的兩面，一般的管控中，越是要保證安全，文檔的受限就越多。而WPS+在安全、編輯、文檔這三方面的解決方案實(shí)際上是一體的，并且都是自然產(chǎn)生和互通的產(chǎn)品，所以已經(jīng)在文檔的建立之初也保護了文檔的便利。
相信在云成為趨勢，文檔承載了更多的數據、人員、業(yè)務(wù)關(guān)系之后，企業(yè)中慢慢會(huì )形成多個(gè)動(dòng)態(tài)的輕業(yè)務(wù)系統，用高效的協(xié)作辦公方式帶來(lái)實(shí)際的業(yè)務(wù)增長(cháng)。
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