神譯局 

神譯局是36氪旗下編譯團隊，關(guān)注科技、商業(yè)、職場(chǎng)、生活等領(lǐng)域，重點(diǎn)介紹國外的新技術(shù)、新觀(guān)點(diǎn)、新風(fēng)向。

劃重點(diǎn)：

1.避免觸碰效率殺手

2.把握好一天中最重要的時(shí)間

3.創(chuàng )建具體可行的小任務(wù)

4.合理排列任務(wù)的優(yōu)先級

5.設定有挑戰的截止時(shí)間

6.采用“番茄工作法”勞逸結合

7.分批處理任務(wù)，避免分心

8.重復聽(tīng)一首歌讓自己更專(zhuān)注

9.排除阻力，將方法與愛(ài)好結合

編者按：許多人常常感覺(jué)一天里的時(shí)間不夠用，無(wú)法完成需要完成的各種事情，只能利用晚上或周末的時(shí)間加班，但這也會(huì )讓人感覺(jué)筋疲力盡。如果你也有這種情況，不妨跟著(zhù)本文學(xué)習“在更少時(shí)間完成更多工作”的方法，給自己一個(gè)機會(huì )，從今天起提高效率，告別“瞎忙”吧。文章原標題How To Get More Done In 3 Hours Than Most Do In A Week，作者為Anthony J. Yeung。本文分為上下兩篇，此為第一篇。

圖片來(lái)源：Unsplash

很多人會(huì )發(fā)現，無(wú)論是在家辦公還是在辦公室工作，都很難集中精力、提高工作效率并完成所有任務(wù)。

自2013年不再受雇于人以來(lái)，我已經(jīng)建立了一份成功的事業(yè)，開(kāi)展了不少副業(yè)，同時(shí)為幾個(gè)客戶(hù)完成了許多大型項目，并且在周游世界、在幾十個(gè)城市落腳的過(guò)程中，我每周工作的時(shí)間遠遠不到40小時(shí)。

但我的秘訣不是使用耳塞、借助咖啡、提醒自己“更自律”，也不是用了什么神奇的時(shí)間管理APP(事實(shí)上，我根本沒(méi)借助任何一款這種工具)。

在這篇文章中，我將告訴你一些具體的提高高效的方法，這些方法幫助我在不依賴(lài)意志力的情況下就迅速提高了我的工作效率，而且還獲得了很棒的結果。

這些方法都非?？尚?，無(wú)論你是老板還是員工，它們都會(huì )對你有所幫助。

一. 避免觸碰最糟糕的效率殺手。

通常，人們試圖通過(guò)增加各種工具和資源來(lái)提高工作效率:

時(shí)間管理工具，追蹤時(shí)間的APP，日歷，網(wǎng)站攔截器，工作效率書(shū)籍等等。

但是，通過(guò)這種方法讓一個(gè)本來(lái)低效的系統變得“更高效”并不會(huì )產(chǎn)生實(shí)際作用。

在你“做加法”之前，應該先從減去那些會(huì )降低你工作效率的東西開(kāi)始。

不要一天天地增加，而是要一天天地減少。減去那些不必要的東西?！钚↓垼˙ruce Lee）

規則一:永遠不要讓檢查電子郵件或信息成為你早上的第一件事。

55%的美國人在上班前會(huì )查看電子郵件。

這么早回復郵件或信息的問(wèn)題在于，它會(huì )讓人們處于一種反應狀態(tài):這種狀態(tài)會(huì )讓他們的大腦在完成重要事情之前就充滿(mǎn)了任務(wù)、壓力源和各種小問(wèn)題。

而且，由于他們在上班前就看到了自己的郵件，卻對此無(wú)能為力。這樣一來(lái)，他們整個(gè)早上都在想這些事，不能完全活在當下。

(在本文下篇，我將告訴你如何以更高效的方式處理你的電子郵件。)

規則二:關(guān)閉所有通知。

很多人的手機是就是他們注意力渙散的來(lái)源，因為有各種各樣的提醒、消息、提示和通知會(huì )接踵而來(lái)，就像口袋里裝的是嬰兒一樣吵鬧。

然而，你不可能在這種情況下集中注意力。

首先，人類(lèi)并不擅長(cháng)同時(shí)處理多項任務(wù)。不管你多么努力，如果你每隔幾分鐘就收到一次通知，你都無(wú)法很好地專(zhuān)注于你正在做的事情。

其次，如果一個(gè)通知把你從工作場(chǎng)景中拉了出來(lái)，一旦你回到原來(lái)的場(chǎng)景，你就會(huì )浪費很多時(shí)間，因為你的大腦會(huì )調整以讓你重新聚焦，然后再回到分心之前的效率水平。(實(shí)際上，這么做每次都會(huì )損失超過(guò)23分鐘。)

第三，查看通知的感覺(jué)就像藥物作用一樣:

每次你查看信息、電子郵件、提醒等，你的大腦就會(huì )釋放多巴胺，一種讓我們感覺(jué)良好的化學(xué)物質(zhì)。

最終，你的身體會(huì )對這些化學(xué)物質(zhì)上癮，你開(kāi)始渴望它——而滿(mǎn)足這種渴望的唯一方式就是查看Gmail, Slack, Instagram, Facebook等平臺上的通知消息。

一個(gè)非常簡(jiǎn)單的解決辦法就是把你的手機調成飛行模式，或者在一天的特定時(shí)間內設置成“請勿打擾”模式，特別是在早上。

對于那些想更進(jìn)一步的人，我強烈建議你關(guān)閉手機上所有應用程序上一切不必要的通知。

規則三:不要讓早上第一件事是看電視、看新聞、查看或使用社交媒體。

效率一定與高效完成你最重要的事情相關(guān)：

為你的老板做項目，經(jīng)營(yíng)你自己的事業(yè)，開(kāi)始一樣副業(yè)，寫(xiě)一本你一直想寫(xiě)的書(shū)，為馬拉松訓練，獲得一個(gè)學(xué)位都可以。

不過(guò)，我想你最重要的事應該不是Instagram、電子郵件還有體育頻道吧。

問(wèn)題在于，當人們從“消費”這些信息開(kāi)始新的一天時(shí)，在他們還沒(méi)有朝著(zhù)目標邁出一步時(shí)，他們的大腦里就已經(jīng)充斥著(zhù)(起碼大部分是)無(wú)用且分散注意力的東西。

所有這些都不能幫助他們完成最重要的任務(wù)。更糟糕的是，像刷新聞這樣的事情會(huì )讓人們感覺(jué)更消極、更有壓力、更悲觀(guān)，進(jìn)而影響工作效率。

但事出有因，為什么那么多這種事都集中在你的早晨呢......

二. 把握好一天中最重要的時(shí)間。

提高效率的訣竅很簡(jiǎn)單:

把握好你醒來(lái)后的前三個(gè)小時(shí)。

這段時(shí)間是你最有創(chuàng )造力、注意力最集中、思維最敏捷、效率最高、精力最充沛的時(shí)候。

這就是要保護好你的早晨并確保充分利用這段時(shí)間的原因。

方法如下:

首先，在一天開(kāi)始的時(shí)候，花幾分鐘完成一項很棒的晨間活動(dòng)。

早上不花時(shí)間去工作，而是用來(lái)讓自己為工作做準備，這似乎有些不合常理。但我保證這幾分鐘會(huì )改變你之后的工作效率。

如果給我八個(gè)小時(shí)砍一棵樹(shù)，我會(huì )花六個(gè)小時(shí)把斧頭磨利?！獊啿薄ち挚希ˋbraham Lincoln）

這里有一些可以稱(chēng)之為“磨斧頭”的事情:

冥想，散步，吃健康的食物，讀一些勵志的東西，寫(xiě)下你的目標，拉伸等等。

這些都不需要很復雜的過(guò)程(或者很長(cháng)時(shí)間)，只要做一些讓你覺(jué)得自己百分之百準備好了的事情（無(wú)論是精神上、身體上還是情感上），這樣你就會(huì )集中精力、感到被鼓勵、感覺(jué)積極且有動(dòng)力。

然后，一旦你開(kāi)始工作，你就會(huì )有巨大的動(dòng)力去完成所有的事情。

第二，避免做太多不重要的決定，而要每天做一些同樣的事情。

這實(shí)際上是精英級運動(dòng)員的秘密:

他們都日復一日地做著(zhù)非常無(wú)聊的日?；顒?dòng)。

他們吃不變的食物，做不變的練習，完成不變的熱身動(dòng)作。

再強調一遍，早晨是你效率最高、注意力最集中的時(shí)候。不要把你的精力浪費在瑣碎的決定上。比如“我要吃什么?我下一步做什么?我要穿什么呢?我要去哪里?”

事實(shí)上，我們每天都只能在一定時(shí)間內保持高水平的精神狀態(tài)。

通過(guò)每天做同樣的事情，你可以把較高的認知能力用在重要的事情上，因為你一天中其他所有的小細節都是“自動(dòng)操作”的。

第三，把重要的事做好。

在你早晨的日?；顒?dòng)之后，你早上開(kāi)頭3個(gè)小時(shí)可能還剩下2到2.5小時(shí)。這段時(shí)間就是你要盡你最大努力的時(shí)候。

本文的其余部分將教你如何做到這一點(diǎn)。

三.為什么你需要創(chuàng )建小任務(wù)？

很多人認為他們完成任務(wù)很艱難是因為自己懶惰或者缺乏意志力、動(dòng)力或決心。

但通常情況下，真正的原因要簡(jiǎn)單得多!

例如，某人的待辦事項清單可能是這樣的:

• 寫(xiě)一篇博客文章

• 建一個(gè)新的網(wǎng)站

真正的問(wèn)題是，這里的每項任務(wù)都讓人應接不暇!

寫(xiě)一篇博客文章或建一個(gè)新網(wǎng)站可能需要3到30個(gè)小時(shí)!

每一項任務(wù)都如此龐大且不確定，沒(méi)有預先確定要持續的時(shí)間或方法來(lái)衡量它的完成情況——除了完成整個(gè)破事。

如果最終要花30個(gè)小時(shí)，它可能會(huì )在你的待辦事項清單上停留幾天，甚至是幾周。

你需要做的是把它們拆解成理想情況下能在一個(gè)小時(shí)內完成的具體的、可操作的任務(wù)。

例如，可以將“寫(xiě)一篇博客文章”改成“寫(xiě)一個(gè)文章大綱”、“寫(xiě)一份導語(yǔ)草稿”、“擬10個(gè)不同的標題”、“寫(xiě)下200字”等等。

所有這些都是具體的、可操作且可衡量的。

就像吃糖一樣，一口的大小總是更合適:

1.對于較小的任務(wù)(比如只有20分鐘)，你會(huì )有信心完成它們。但如果你的任務(wù)是建一個(gè)(可能需要幾天、幾周或幾個(gè)月才能完成的)網(wǎng)站，那還真不知道何時(shí)才是終點(diǎn)。

2.當你把你的任務(wù)變成“一口大小”的時(shí)候，你會(huì )比以前在更短的時(shí)間內完成更多的任務(wù)。通過(guò)看到自己完成更多事情，你會(huì )獲得動(dòng)力和信心。

一旦你有了一個(gè)可行的待辦事項清單，就是時(shí)候以正確的方式安排它們了......

四. 像專(zhuān)業(yè)人士一樣排定優(yōu)先級。

給我人生帶來(lái)最大改變的一課來(lái)自“二八法則”（80/20 Rule）。

“二八法則”也被稱(chēng)為“帕累托法則”（Pareto Principle），它的意思是約80%的產(chǎn)出都來(lái)自約20%的投入。

用在生產(chǎn)力上，就是20%的工作創(chuàng )造了80%的結果。

然而，有些人只是按任意順序來(lái)完成他們的待辦事項清單。因此，他們可能會(huì )在一天結束的時(shí)候完成很多任務(wù)，但收效甚微(如果做了的話(huà))。

事實(shí)是，在每個(gè)人的待辦事項清單上，只有少數幾件事是“對你來(lái)說(shuō)最重要的”。

因此，你需要選出3件最重要的事情（不要超過(guò)3件）把它們放在首要位置。

然后，分別做這三件事，在完成這三件事之前，不要碰你清單上的其他任何事情。

通過(guò)先做這些重要的事情，你每天都會(huì )收獲最多的成果。

再說(shuō)一次，你在早晨擁有一天中最多的創(chuàng )造力、注意力和精神能量；所以，你得把一天中最好的時(shí)間用在最重要的任務(wù)上。

要找出你最重要的三個(gè)任務(wù)，可以嘗試問(wèn)自己以下問(wèn)題:

• 哪三件事絕對不能等到明天?

• 如果不做其他事，我完成哪三件事仍然可以讓自己好好生存？

• 哪三件事會(huì )對我的生活產(chǎn)生最大影響?

但是，如果你今天有5項重要任務(wù)要完成，那就排除兩件如果不做也會(huì )影響最小的事情。

然后優(yōu)先處理其他三個(gè)。

(學(xué)會(huì )如何分清輕重緩急不僅會(huì )提高你的效率，還會(huì )改變你的生活。)

譯者：Yoyo_J