編者按：本文來(lái)自微信公眾號“ToB行業(yè)頭條”（ID：wwwqifu），作者李曉松，36氪經(jīng)授權發(fā)布。
“ 我在公司的管理軟件上發(fā)了一項審批，領(lǐng)導卻半天看不到。不得已，我只能在微信群里@了一下領(lǐng)導?！?/p>
“ 我不知道管理軟件到底在哪里提升了效率，如果溝通、審批還得依靠微信，那為什么要買(mǎi)管理軟件，強制讓員工裝上呢？”
相信許多企業(yè)管理者都遇到過(guò)這樣的難題，員工在工作時(shí)間更喜歡使用微信，而OA、CRM等企業(yè)管理軟件則備受冷落。
企業(yè)購置管理軟件本來(lái)是為了提升辦公效率，可員工并不愿為此買(mǎi)賬。
在大多數員工眼里，管理軟件的目的就是“管理”，可誰(shuí)愿意被領(lǐng)導管著(zhù)呢？再有，企業(yè)管理軟件多半是老板強行部署的，有幾個(gè)考慮過(guò)員工的感受呢？
可我們都知道，用微信辦公有很多弊病，因為微信無(wú)法分清工作與生活的界限。
我們覺(jué)得員工每天坐在“咔咔咔”打字，搞不好他正與小學(xué)同學(xué)聊得熱火朝天。我們以為群里發(fā)的通知大家都能看到，可誰(shuí)知道哪些員工屏蔽了群聊，哪些員工故意視而不見(jiàn)。
按理說(shuō)，不管是功能較為寬泛的OA，還是偏向于銷(xiāo)售管理的CRM，都提供集打卡、考勤、審批、IM溝通、日報、周報等多種常用且能提升辦公效率的的功能。
可為什么在很多員工眼中，企業(yè)管理軟件更像是累贅，而不是效率工具呢？
“ 公司美其名曰有了OA，我們就可以在OA上溝通工作，可領(lǐng)導、同事的工作交流還是使用微信，OA除了用來(lái)打卡，還能干嘛？”
相信遇到過(guò)這種問(wèn)題的朋友不在少數，包括本文開(kāi)頭描述的員工審批還是需要在微信上@領(lǐng)導。這些情況，都是企業(yè)管理軟件與微信直接且難以調節的沖突。
作為社交神器，微信幾乎人人必備，可企業(yè)管理軟件，卻像個(gè)可有可無(wú)的東西。
紅圈營(yíng)銷(xiāo)CMO劉豪中在接受ToB行業(yè)頭條采訪(fǎng)時(shí)表示：
“現在人們的朋友圈基本都集中在微信里面，微信幾乎已經(jīng)成為手機打開(kāi)率最高的應用。辦公軟件的IM與系統化工作流，并沒(méi)有讓員工感覺(jué)到有太多的幫助?！?/p>
在劉豪中看來(lái)，企業(yè)管理軟件與微信相比，有三個(gè)根本的問(wèn)題。
第一，相較于微信，企業(yè)管理軟件的功能設計相對更專(zhuān)業(yè)，操作相對更復雜，員工的學(xué)習成本較高。
第二，企業(yè)之所以采用企業(yè)管理軟件的初衷之一，是與員工的不良習慣和惰性做對抗的，本身就有很多功能的設計是與人的習性相悖，自然會(huì )導致員工的抵觸情緒。
第三，現在，市面上有很多企業(yè)管理軟件在功能設計與產(chǎn)品交互上做的非常完善，盡管這些都是微信無(wú)法實(shí)現的，但是在用戶(hù)體驗上與微信還是存在很大的差距。微信最大的特點(diǎn)就是簡(jiǎn)單、易用。在短時(shí)間內，企業(yè)管理軟件在用戶(hù)體驗上還是很難比肩微信。
而解決問(wèn)題的關(guān)鍵，在劉豪中看來(lái)，還是需要回歸本質(zhì)，即從“產(chǎn)品+制度”的設計入手。
“產(chǎn)品設計是基礎，用戶(hù)體驗要盡可能的向微信學(xué)習，畢竟微信教育了大家怎么去使用智能手機。
不過(guò)，在不能很快解決這個(gè)問(wèn)題的情況下，企業(yè)需要做相應的獎懲制度設計，并在企業(yè)內部配合系統進(jìn)行引導執行。
包括與績(jì)效KPI進(jìn)行掛鉤等等，來(lái)保證系統能順利的落地推行，從而更好地去幫助企業(yè)實(shí)現客戶(hù)信息資產(chǎn)化的管理目標，讓銷(xiāo)售管理簡(jiǎn)單起來(lái)?！?/p>
SaaS創(chuàng )業(yè)顧問(wèn)吳昊也補充說(shuō)道：“ 員工的個(gè)人交流和員工與員工之間的交流，肯定更傾向于使用微信，因為這樣更方便拉近外面的客戶(hù)。但公司一定要想辦法把審批流放在內部的OA上跑，吸引大家盡量還是在IM里面交流?！?/strong>
不過(guò)，吳昊同樣認為：“想要OA要想黏住員工，其實(shí)沒(méi)什么特別好的辦法，只能盡可能吸引大家到OA上來(lái)處理業(yè)務(wù)。所以問(wèn)題的關(guān)鍵，不是員工為什么不用OA，而是企業(yè)到底有多少業(yè)務(wù)能在OA、CRM里面跑？”
如果企業(yè)單純?yōu)榱颂嵘?，完全不顧業(yè)務(wù)貼合度，強行部署企業(yè)管理系統，那么系統落不下去、員工不愿使用OA，是在所難免的事情。
前面說(shuō)了那么多，如果我們不想一些辦法，讓員工在辦公生活中少用微信、多用OA，那這篇文章就沒(méi)有存在的意義了。
不過(guò)，企業(yè)一定要清楚，在選購管理軟件之前，一定要從實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，要清楚自己的業(yè)務(wù)哪些能與企業(yè)管理軟件結合，哪些不能結合，不要為了效率而效率。
如果一家公司的老板、管理層每天還在微信群里溝通工作，那這家公司的OA、CRM十有八九用不起來(lái)。
道理很簡(jiǎn)單：管理層都不用OA，要讓員工怎么用呢？
所以，如果管理層有心推動(dòng)公司業(yè)務(wù)上OA，真心想讓全體員工用企業(yè)管理軟件，那就需要從他做起，帶頭解散掉所有和工作相關(guān)的微信群。
之后，管理層不管分配什么工作，都要用OA來(lái)操作。而員工為了參與工作，也必須使用OA。久而久之，員工的習慣就會(huì )被培養出來(lái)，公司自然會(huì )實(shí)現效率提升。
直到現在，我所在的公司發(fā)工資條、發(fā)放假通知，還在使用企業(yè)郵箱。不能說(shuō)企業(yè)郵箱不好，可既然我們有了OA，為什么不把這些內容遷移到OA上呢？
確實(shí)會(huì )有員工故意忽視OA上彈出的工作信息，可當工資條、放假通知這些與每位員工息息相關(guān)的事情只會(huì )出現在OA上時(shí)，他們還會(huì )假裝看不到嗎？
讓員工形成使用OA的習慣，就要讓他經(jīng)常打開(kāi)OA。短期內如果工作不能完全遷移到OA上，那就先把重要的信息通過(guò)OA發(fā)送吧。
相信很多有過(guò)報銷(xiāo)經(jīng)歷的小伙伴，都不愿意去財務(wù)辦公室，因為我們總會(huì )填錯信息，最后報銷(xiāo)單會(huì )被打回重填。
可財務(wù)是有一套完整、詳細的報銷(xiāo)流程的，為什么我們還會(huì )出錯，那是因為我們報銷(xiāo)的時(shí)候，早就忘了流程在哪里。
所以，下次再有人問(wèn)財務(wù)報銷(xiāo)、人力請假以及相關(guān)基礎性問(wèn)題時(shí)，請不要用微信回答，而要把對話(huà)轉到OA上去。
同時(shí)，財務(wù)、人力以及其他部門(mén)同事在傳輸、保存資料時(shí)，也要讓這些行為通過(guò)OA完成，這樣大家才會(huì )形成使用習慣。
就是因為每一次提問(wèn)，相關(guān)人員都會(huì )用微信回復，所以員工才舍不掉微信。
試想，幾十人、一兩百人的中小公司，財務(wù)、人力還能應對每個(gè)人的提問(wèn)，可如果公司是上千人、甚至上萬(wàn)人的大公司，誰(shuí)回復的過(guò)來(lái)？
再說(shuō)，這些人面對的問(wèn)題幾乎都是千篇一律的，而相對成熟的OA系統都有智能機器人服務(wù)，只要設置好關(guān)鍵詞，相應內容就可以直接顯示。
如果把這些環(huán)節都優(yōu)化掉，是不是能省很多時(shí)間？提升很多效率？如果員工每次用微信尋求幫助都沒(méi)人回復，他是不是會(huì )主動(dòng)來(lái)OA上尋求幫助？
不過(guò)，令我尷尬的是，我突然想查查自己的年假還剩多少天。當我在公司OA系統中輸入“年假”兩個(gè)字，并且點(diǎn)擊搜索后，OA給我來(lái)了個(gè)“啥也沒(méi)搜到”……
互聯(lián)網(wǎng)公司很喜歡提效率這個(gè)詞，可效率需要建立在彼此互相了解、彼此尊重的前提上。
舉個(gè)例子，如果一位基層員工已經(jīng)安排好每個(gè)時(shí)間段的工作，那么領(lǐng)導突然要開(kāi)會(huì )，這位員工要不要參加？
很多時(shí)候，員工并不清楚領(lǐng)導要什么時(shí)候開(kāi)會(huì )，領(lǐng)導也不知道員工一天到底在忙什么。所以，大家才會(huì )在時(shí)間上有各種沖突。
可當前大部分OA都提供日歷、時(shí)間表格這類(lèi)工具，為什么很多企業(yè)沒(méi)有把這些功能用起來(lái)呢？
領(lǐng)導、同事要開(kāi)會(huì )，需要提前約定，否則員工在自己設定好的工作時(shí)間內，就做自己的事情就好了。
而領(lǐng)導一定要放低姿態(tài)，成為遵守OA規則的人。不然，每次都以領(lǐng)導的名義臨時(shí)打破員工的既有安排，那員工還會(huì )相信OA時(shí)間工具的價(jià)值嗎？
當整個(gè)公司的員工把每個(gè)時(shí)間段的工作安排都記錄在OA上，領(lǐng)導在安排工作、召開(kāi)會(huì )議的時(shí)候，就會(huì )看到每個(gè)人的空閑忙碌狀況。這樣再約會(huì )議或是其他事情，效率是不是更高一些呢？
如果，領(lǐng)導層愿意更好地推動(dòng)效率至上原則，還可以減少公司層級，讓審批、管理的流程更簡(jiǎn)單。
甚至領(lǐng)導層可以開(kāi)放更多的閱覽權限，讓基層員工知道自己的工作狀態(tài)和工作任務(wù)，以便基層員工能夠在領(lǐng)導空閑時(shí)，與他們進(jìn)行更多的溝通與交流。
其實(shí)，以前在企業(yè)管理軟件不發(fā)達的時(shí)候，很多大公司的基層員工在跨部門(mén)協(xié)調工作，向領(lǐng)導反映問(wèn)題的時(shí)候，存在很大困難。
可由于OA等企業(yè)軟件的進(jìn)化發(fā)展，這些事情變得更簡(jiǎn)單，也更公平、更開(kāi)放。
企業(yè)管理軟件明面上是提升了企業(yè)效率，但在使用這些軟件的過(guò)程中，又何嘗不是在塑造企業(yè)的效率文化、平等文化呢？
員工為什么不愿意用OA，那是因為太多企業(yè)只把工具當工具，而不把OA當成是公司文化的一部分。
如果一家公司從萌芽階段就把企業(yè)管理工具當做公司的一部分，那么后來(lái)入職的員工從第一天起就會(huì )接受這樣的文化。當這種文化一撥一撥傳下去后，誰(shuí)能說(shuō)一家企業(yè)的管理軟件作用沒(méi)有微信大呢？
當然，如果讀者朋友還有更多讓企業(yè)管理軟件落地的好方法，歡迎在評論區和大家探討交流，以便真正提升我們的工作效率。
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