編者按：本文來(lái)自微信公眾號“秋葉大叔”（ID：qiuyedashu），作者秋葉大叔，36氪經(jīng)授權發(fā)布。
相信很多人都知道要排日程表，但日程表到底怎樣排才合理？其實(shí)很多人不清楚。
所以我之前給了我們時(shí)間營(yíng)助教可樹(shù)一個(gè)挑戰，假如可樹(shù)現在給我做秘書(shū)，她應該如何安排我的日程？
這個(gè)秘書(shū)測試，是強迫你用秘書(shū)思維去思考，如何給別人排日程，我們希望這個(gè)日程排完，除了你理解如何做一份完整日程表外，你也理解如何給自己排日程。
我們一開(kāi)始給自己排日程，最大的問(wèn)題是容易被事項的重要性緊急度干擾，導致我們的日程安排動(dòng)作走形，所以我們才建議各位先試試換位思考。
下面各位看到我們排日程表的過(guò)程，請你一步步思考，假如是你，你會(huì )怎樣安排領(lǐng)導的日程表？這種安排思路能否用在你自己的日程表？
我的領(lǐng)導秋葉大叔，每天要響應的事情很多，非常的忙。有多忙呢？給你們看看他之前某天的原定安排：
1、早上4節課，8點(diǎn)上到11點(diǎn)50分
2、微博、朋友圈日常更新
3、回復學(xué)員群消息和各種私聊消息
4、跟微軟通電話(huà)談業(yè)務(wù)合作
5、寫(xiě)最新版本公司介紹
6、下午約2點(diǎn)半到4點(diǎn)接待時(shí)間管理司馬騰老師
7、下午約4點(diǎn)到6點(diǎn)跟美麗修行談合作
8、下午約6點(diǎn)到6點(diǎn)半跟公司開(kāi)工作會(huì )議
9、晚上7點(diǎn)約香港朋友一起飯局
10、晚上9點(diǎn)到10點(diǎn)跟法國一位媽媽電話(huà)
哦對了，秋葉大叔還有很多臨時(shí)突發(fā)事件，比如約了可樹(shù)修改這篇分享文章，那就還要加多好幾項：
11、跟可樹(shù)反饋文章的問(wèn)題
12、修改這篇分享文章
13、晚上10點(diǎn)秋葉大叔又臨時(shí)在幫聲音訓練營(yíng)改招生文案
每天的事情，不僅有事先計劃好的相對固定的工作、還有臨時(shí)安排的突發(fā)工作，大叔這一天要做的事情怎么這么多呀
而我的工作之一，就是嘗試幫秋葉大叔排日程。
我是如下這么操作的。
日程表的安排，要盡量兼顧領(lǐng)導的作息習慣，爭取讓工作日程與他的精力周期匹配。
據了解，大叔每天的作息是這樣的，還比較規律健康。
注意，這張還不是日程表，是作息表。當把作息表列出來(lái)后，可以清晰的看到，秋葉大叔的一天有多少時(shí)間可以分配給工作，方便安排。
劇透一個(gè)小秘密，秋葉大叔的午休時(shí)間基本上是一個(gè)幌子，我就沒(méi)有怎么見(jiàn)過(guò)他午休。
怎么把這份工作清單，分配到表格里面呢？
假如你是秋葉大叔的秘書(shū)，會(huì )怎么填？動(dòng)手試一試~
即提前約好了幾點(diǎn)開(kāi)會(huì )、幾點(diǎn)接待客人、幾點(diǎn)講課，這些時(shí)間通常是固定不變的，按時(shí)間走就好。
填完后，發(fā)現除了晚上的22:00-24:00還有空檔，其他時(shí)間段都有安排。
在原有的計劃中，還有4項工作未安排，是否應該全部堆到晚上時(shí)間段？夠用嗎？
另外，如果有些臨時(shí)加入的事項，又應該排進(jìn)哪？
未安排事項：
1、微博、朋友圈日常更新
2、回復學(xué)員群消息和各種私聊消息
3、跟微軟通電話(huà)談業(yè)務(wù)合作
4、寫(xiě)最新版本公司介紹
5、跟可樹(shù)反饋文章的問(wèn)題（臨時(shí)加）
6、修改這篇分享文章（臨時(shí)加）
7、晚上10點(diǎn)幫聲音訓練營(yíng)改招生文案（臨時(shí)加）
有些事項，重要緊急度較高，難度較大，耗費的時(shí)間會(huì )比較多，就適合安排整塊時(shí)間來(lái)做。
例如“修改分享文章”，明天就要用，今天就必須改完。大概要耗用1小時(shí)的整塊時(shí)間，適合安排在晚上的時(shí)間段。
最后大叔告訴我他是11點(diǎn)30分開(kāi)始修改，一直改到了12點(diǎn)。
有些事情，占用的時(shí)間不多，大概半小時(shí)內就可以完成，就可以利用碎片時(shí)間，或者擠出一塊時(shí)間去做。
例如“文章的反饋”“電話(huà)會(huì )議”“寫(xiě)公司介紹”這些，我是當面看著(zhù)大叔是用午餐+午休時(shí)間完成的。
有些事情，不做也不會(huì )對工作產(chǎn)生嚴重的影響，可以拖延，也適合安排碎片時(shí)間來(lái)做，甚至干脆不做。
例如“微博、朋友圈的更新”、“回復群消息”。
時(shí)間不夠用，那就把碎片時(shí)間利用起來(lái)！例如：
上午的課間休息時(shí)間，可以發(fā)微博、發(fā)朋友圈、回復群消息
中午吃飯的時(shí)候，可以把可樹(shù)叫上，邊吃飯邊反饋文章問(wèn)題
等餐的時(shí)候，可以打電話(huà)跟微軟談業(yè)務(wù)合作事宜
吃完飯的午休時(shí)間，可以先把公司介紹快速寫(xiě)了，寫(xiě)完再休息
把日程排好后，滿(mǎn)滿(mǎn)當當特別有成就感，你也是這么排的嗎？
可是，幫領(lǐng)導排好日程后，發(fā)現了個(gè)新的問(wèn)題——找領(lǐng)導的人很多，時(shí)間不可控怎么辦？
例如：原預約是14：30-16：00接待客人，可由于塞車(chē)等原因晚到，聊到了16：20還沒(méi)結束，要讓他一直拖下去嗎？
出現這種情況，原因在于日程排得太滿(mǎn)，沒(méi)有預留空檔時(shí)間。一旦有意外出現了變動(dòng)，后面的就全都被牽動(dòng)，調整起來(lái)也很痛苦。
日程安排要預留出空檔時(shí)間，例如接待客人預約的時(shí)間是一個(gè)半小時(shí)，那就再多留出15分鐘，14:30-16:15用于接待客人。
萬(wàn)一客人拖延了，我作為秘書(shū)就要出來(lái)打斷，委婉提醒：“領(lǐng)導，不好意思，您5分鐘后還有個(gè)會(huì )議，現在必須得結束了?！?/p>
如果沒(méi)有拖延，多個(gè)幾分鐘的空檔也沒(méi)關(guān)系，還可以上個(gè)廁所、喝杯茶、休息一下或者給下一項工作做準備，也挺好。
幫領(lǐng)導安排日程，有時(shí)候還會(huì )遇到這樣的情況：
有突發(fā)事情，例如有人突然拜訪(fǎng)，有個(gè)緊急文件要馬上處理。但這些都不在計劃之中，沒(méi)有安排相應的處理時(shí)間怎么辦？
除了給工作之間留出銜接的空檔時(shí)間，還應該直接留些空檔時(shí)間，空著(zhù)不安排。
如果留出了空檔時(shí)間，就可以把事情往里面擠。例如一天8小時(shí)，可以給留2小時(shí)的空檔。不要舍不得、不要怕時(shí)間沒(méi)有好好利用。每天好好利用2個(gè)小時(shí)就夠了，其他的6個(gè)小時(shí)都是輔助性的，完成工作量的事情，它的輕重緩急沒(méi)有那么重要。
空檔留出來(lái)后，時(shí)間就有彈性了，再也不怕計劃趕不上變化：
有突發(fā)的事情，往里面擠；
工作狀態(tài)不佳，事情沒(méi)有完成，也可以往里面擠；
有人突然拜訪(fǎng)，看看日程表的空檔時(shí)間，讓對方幾點(diǎn)到幾點(diǎn)來(lái)。
如果當天真的很忙留不出空檔，就按照事情的緊急重要度，進(jìn)行延期處理。
領(lǐng)導是個(gè)超級忙的人，但有天效率特高，也沒(méi)有突發(fā)事情的打斷干擾，工作完成得很順，結果多出2個(gè)小時(shí)空檔怎么辦？
——得有事情往里面填
日程是可以調整的，把一些長(cháng)線(xiàn)的事情，或者明天的安排提前來(lái)做，明天也可以喘一口氣。
“領(lǐng)導，如果你現在有空，要不有幾件事你先處理一下？”
反正我不擔心秋葉大叔，只要一有大段時(shí)間空白，他肯定在群里聊天，聊著(zhù)聊著(zhù)就把一篇推文寫(xiě)出來(lái)了，這樣的事情見(jiàn)過(guò)多次，整個(gè)IP營(yíng)的朋友都知道他的套路了！
把“我為秋葉大叔排行程”的過(guò)程拆解一下，是這樣的幾個(gè)步驟：
【1】了解領(lǐng)導的作息
【2】列出計劃內的任務(wù)清單
【3】把剛性時(shí)間排進(jìn)日程
【4】預估非剛性事情的大概用時(shí)
【5】把非剛性事情插入預留機動(dòng)
【6】利用好碎片時(shí)間
這個(gè)日程表安排，對你是否有啟發(fā)，你自己的日程會(huì )安排了嗎？來(lái)列列你明天的日程安排吧。
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