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編者按：人工智能誕生至今已有60多年，美國的一些最大型的科技公司（Amazon、微軟、Google、Facebook等）才剛剛開(kāi)始挖掘AI的潛能，并設法弄清楚人工智能將如何改變我們的未來(lái)。本文是《Fast Company》匯編的系列文章“AI的新規則”的第二部分，介紹的是微軟打算如何讓自己生產(chǎn)力套件去適應這注意力不容易集中的世界。原文作者是Mark Sullivan，標題為：In an era of distractions, Microsoft wants AI to be your coworker
“比Wite –Out修正液好點(diǎn)?！?/p>
從億萬(wàn)富翁和大人物比爾·蓋茨嘴里說(shuō)出來(lái)的這話(huà)，可不是你預期對商業(yè)軟件現狀的評價(jià)方式——尤其是鑒于微軟的生產(chǎn)力工具（包括Word和Excel在內）幫他發(fā)了大財。
但是蓋茨認為，當今的商業(yè)軟件并不比數字時(shí)代之前的商業(yè)工具好多少。在去年七月份舉行的Microsoft Research Summit（微軟研究峰會(huì )）上，他對著(zhù)一群微軟研究人員和學(xué)者說(shuō)：“我曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，讓計算機改進(jìn)我們的工作的大部分機會(huì )就擺在我們面前，而不是身后?！?/p>
盡管Microsoft Office肯定比Wite -Out 的功能更加強大，但蓋茨對計算機可以繼續改變我們工作方式的手段持樂(lè )觀(guān)態(tài)度是正確的。人工智能很快就可以將生產(chǎn)力工具帶到一個(gè)拐點(diǎn)。經(jīng)過(guò)多年對文字、數字和圖片進(jìn)行苦力般的數字化和格式化之后，未來(lái)版本的Word、Excel和PowerPoint會(huì )更加了解你的工作以及你的工作方式。智能算法會(huì )在數據里面找到模式和含義，并利用這些見(jiàn)解來(lái)幫助你更高效地度過(guò)一天。
向更智能工作軟件的過(guò)渡已經(jīng)開(kāi)始。微軟的Cortana 個(gè)人助理可以?huà)呙枘愕碾娮余]件，并提醒你所做出過(guò)的承諾。該公司的企業(yè)軟件Microsoft 365里面有個(gè)MyAnalytics 工具，它會(huì )了解你的時(shí)間是怎么度過(guò)的。一項PowerPoint的新功能會(huì )就演講的節奏向你提供建議。
但是微軟的研究人員眼光已經(jīng)不局限在特定功能上，他們想向當今的知識工作者伸出援手。他們還在努力去了解21世紀工作本身的性質(zhì)是什么。該公司希望借助AI將工作拆分為更小的任務(wù)從而讓它們適應日益碎片化的工作日當中的可用時(shí)間片段里面。微軟希望開(kāi)發(fā)工具來(lái)幫助大家在這個(gè)容易分心的時(shí)代為我們擠出更多的時(shí)間。這種策略可能是新一代更智能的Office的關(guān)鍵。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，辦公商業(yè)軟件已經(jīng)發(fā)生了很大變化，并且還會(huì )隨著(zhù)AI的發(fā)展，合同工的大量使用以及零工經(jīng)濟的興起而發(fā)生進(jìn)一步的改變。移動(dòng)設備讓我們可以在辦公桌以外的地方完成更多的工作，但它們也把我們的個(gè)人生活與工作生活攪和到了一臺設備上。
隨著(zhù)移動(dòng)電話(huà)以及跨設備工作的興起，不管是在辦公室還是外面，因為技術(shù)導致的分心已經(jīng)達到了極高的程度。在一項對500多名員工的調查中，RescueTime 發(fā)現只有10％的受訪(fǎng)者覺(jué)得自己可以控制自己的工作時(shí)間。加州大學(xué)爾灣分校教授格Gloria Mark的研究表明，大家平均每天切換計算機屏幕的次數為566次，每天檢查電子郵件的次數是77次。在她的樣本里，Facebook用戶(hù)平均每天要查看社交媒體網(wǎng)站38次。
分散注意力的不僅僅是互聯(lián)網(wǎng)的信息過(guò)載。
在微軟研究峰會(huì )的一個(gè)演講中，Mark表示：“在信息工作場(chǎng)所，大家要不斷地兼顧互相競爭的各種需求，要不斷重新設定任務(wù)的優(yōu)先級。研究表明，工作的范圍已經(jīng)擴大，因此大家實(shí)際上要完成更多不同的項目，要做一天之內不斷地切換項目?！?/p>
這意味著(zhù)工作節奏比以往任何時(shí)候都要快，信息要更加豐富，而且更加變化多端。我們要大量不同類(lèi)型的工作，而且都是分成小塊去做。
但是Mark的研究表明，人們似乎在用一個(gè)比較舊的指標來(lái)衡量自己的生產(chǎn)力：分配給單一任務(wù)的持續時(shí)間有多長(cháng)。與此同時(shí)，他們需要想方設法給這種需要埋頭苦干的工作騰出時(shí)間。
對于我們很多人而言，專(zhuān)注投入的深度工作時(shí)代可能已經(jīng)遠去了。微軟研究院首席科學(xué)家Jaime Teevan 認為，我們不應該再去嘗試讓舊的工作流程去適應工作日碎片化的新現實(shí)。
Teevan 說(shuō)：“我們對要進(jìn)入‘心流’狀態(tài)的顧慮太多了，但實(shí)際上，完成大任務(wù)是很難的；進(jìn)入心流也是很難的。另一方面，我們又有很多碎片化的時(shí)間，這樣我們可以把任務(wù)設置得很小，從而去適配我們的時(shí)間碎片化?！?/p>
自2014年以來(lái)，Teevan 一直在發(fā)表有關(guān)微生產(chǎn)力（microproductivity）方面的研究，并且一直在談如何將其應用到技術(shù)產(chǎn)品上面。她說(shuō)“我們很努力地去思考如何幫助大家帶著(zhù)這樣的意識去完成工作……也就是對任務(wù)他們是怎么想的意識，尤其是帶著(zhù)我們的生活是碎片化的意識?！?/p>
Microproductivity 意味著(zhù)要把工作分成一系列只需要很少時(shí)間來(lái)完成的小任務(wù)（“microtasks（微任務(wù)）”），然后朝著(zhù)完成一個(gè)更大的目標而努力。
哪怕不是以系統化的方式，其實(shí)我們也已經(jīng)這么做了——比方說(shuō)，我們會(huì )利用從這棟樓走到另一棟樓的五分鐘時(shí)間來(lái)回復電子郵件。Teevan建議，更多的工作可以分為以下幾類(lèi)的微任務(wù)。
Teevan的研究表明，執行微任務(wù)可能是慢慢完成需要更長(cháng)時(shí)間高要求任務(wù)的好方法。該研究還表明，你可以通過(guò)完成一些要求沒(méi)那么高的微任務(wù)來(lái)開(kāi)展大型項目的工作，然后等你對項目習慣之后再轉移到要求更高的任務(wù)。
這也是AI可以開(kāi)始發(fā)揮作用的地方。Teevan 說(shuō)，大型項目的某些部分也許可以分解為微任務(wù)并實(shí)現自動(dòng)化，從而讓人去從事更具創(chuàng )造性和更需要投入的工作。
不過(guò)，微軟研究員Shamsi Iqbal認為，微生產(chǎn)力能定義每個(gè)人整個(gè)工作日的狀態(tài)。有些人的一天可能是高度碎片化的任務(wù)和長(cháng)時(shí)間從事單一任務(wù)的混合。微軟已經(jīng)開(kāi)發(fā)了一些功能來(lái)幫助大家投入到更大的任務(wù)里面。比方說(shuō)， Windows 10的Focus Assist功能可以配置為當你需要繼續維持心流時(shí)阻止各種通知和提醒。
如果說(shuō)微生產(chǎn)力在你看來(lái)就像是個(gè)企業(yè)陰謀——把工作任務(wù)融入到每一天的每一分鐘的話(huà)，你并不是唯一有這種看法的人，這是對這個(gè)概念的普遍反應。但是研究人員說(shuō)，微生產(chǎn)力其實(shí)跟工作沒(méi)有太大關(guān)系。它關(guān)系到的是更高效地完成相同數量的工作。已經(jīng)過(guò)充分證明的對業(yè)余時(shí)間和家庭時(shí)間的需求并不會(huì )改變。密歇根大學(xué)研究人員Walter Lasecki說(shuō)，其實(shí)同樣的微生產(chǎn)力方法一樣可以用于個(gè)人的生活任務(wù)，比如組織假期或籌劃晚餐等。
微生產(chǎn)力并不會(huì )偷走你的自由時(shí)間，相反，這更多關(guān)乎的是讓給大家控制自己如何去度過(guò)工作時(shí)間。他說(shuō)：“這是在為大家提供設計自己的工作流所需的工具。讓大家可以去控制自己的工作方式、工作時(shí)間以及工作表現，這讓我感到興奮?！?/p>
微軟剛剛開(kāi)始把自己掌握的大量AI專(zhuān)業(yè)知識應用到它的生產(chǎn)力工具上面。你會(huì )不斷看到該公司引入更多的新功能，那些新功能都是由它的算法中了解了你的偏好和工作流以及工作本身之后所驅動(dòng)的。
其實(shí)它現在已經(jīng)在收集一部分這些數據，并通過(guò)Microsoft 365的MyAnalytics 工具對其進(jìn)行組織，這項工具可以告訴你在“專(zhuān)注”模式下投入了多少時(shí)間，跟其他人協(xié)作以及進(jìn)行除工作以外的事情所花的時(shí)間。它會(huì )通過(guò)掃描你的電子郵件、會(huì )議、電話(huà)以及聊天來(lái)收集這些數據。如果你有同事的未解決請求它還會(huì )提醒你，或者當你在下班后打算向他人發(fā)送電子郵件時(shí)會(huì )警告你最好等到第二天早上。
微軟的MyAnalytics儀表板讓我們對該公司打算如何通過(guò)數據來(lái)改善工作有了一些了解。[圖片：由微軟提供]
許多功能主要由電子郵件收集而來(lái)的數據驅動(dòng)的——如果你同意的話(huà)。Cortana 可以到收件箱去查看你所做出的承諾，并提醒你去兌現這些承諾。Outlook的“Focused Inbox”可幫助你確定電子郵件的優(yōu)先級，其方法是識別與你經(jīng)常合作的人潛在的重要電子郵件，并識別新聞通訊以及機器生成的郵件，然后轉移到靠下面的位置。
像Teevan這樣的微軟研究人員及其在學(xué)術(shù)界的合作伙伴也在考慮機器學(xué)習如何幫助提高微生產(chǎn)力的事情。Lasecki 說(shuō)AI也許可以分析你正在做的工作，然后跟你一起把它分解成較小任務(wù)組成的待辦事項清單。如果你是程序員，正在開(kāi)發(fā)新的網(wǎng)站功能，則該項目邏輯上可能可以分解為這樣一些子任務(wù)，比如界面設計，文檔編制，拉取開(kāi)源代碼并進(jìn)行研究等。根據它對這些任務(wù)的了解以及你的喜好、工作習慣和時(shí)間安排，人工智能還可以幫助你弄清楚什么時(shí)候做什么樣的工作比較合適。比方說(shuō)，它可能了解到你一天中最有生產(chǎn)力的時(shí)間是上午中段和下午較晚時(shí)候，然后建議你在那些時(shí)段從事最需要創(chuàng )造力和專(zhuān)注力的任務(wù)。
這種野心勃勃的AI還沒(méi)有滲透到你的Office工具里面。如何才能將研究成果轉化為真實(shí)產(chǎn)品，微軟希望先要認真考慮清楚。盡管Teevan 說(shuō)微軟正在努力縮短將研究想法引入Word、Excel、PowerPoint和Outlook等核心應用程序的過(guò)程，但這樣的未來(lái)不大可能一蹴而就。
為此，微軟正在請求研究界提供幫助，以將其微生產(chǎn)力研究轉化為實(shí)際技術(shù)。微軟已經(jīng)為研究人員提供100萬(wàn)美元的資金，這筆錢(qián)將用于開(kāi)發(fā)利用機器學(xué)習和人工輸入將大型項目劃分為微任務(wù)的技術(shù)。它希望為那些能夠弄清楚哪些任務(wù)在移動(dòng)設備上更容易做，或者哪些任務(wù)可以在一個(gè)設備上開(kāi)始并在另一設備上完成的工具提供資金。
盡管這些研究的目標旨在超越當今的商業(yè)軟件，但它們并非純粹是推測性的。Teevan 在最近的播客中說(shuō)：“我們大家正在進(jìn)行的對生產(chǎn)力未來(lái)的研究，其實(shí)跟實(shí)際的未來(lái)無(wú)關(guān)，而是跟我們正在開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品直接相關(guān)?！?/p>
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